Een openbare link maken: lezen, bewerken, wachtwoord, vervaldatum en downloadlimiet

Met een openbare link deel je een bestand of map met iedereen, ook met mensen zonder Nextcloud. Wie de link heeft, kan het openen in zijn browser. Je bepaalt zelf of de ander alleen mag kijken of ook mag bewerken, en je kunt een wachtwoord en een vervaldatum instellen.

Een link maken

1. Klik met de rechtermuisknop op het bestand of de map, kies Details en open het tabblad Delen.
2. Klik onder Extern delen op het plusje bij Creëer openbare link.
3. De link is gemaakt en staat als Delen link in de lijst. Met de kopieerknop (1) zet je hem op je klembord; plak hem in een e-mail, WhatsApp-bericht of chat. Met de drie puntjes (2) open je het menu van de link.

De instellingen van de link

Onder de naam van de link staat wat de ontvanger mag, bijvoorbeeld Alleen bekijken. Klik erop om dat snel te wijzigen. In het menu met de drie puntjes vind je:

1. Bewerk link: alle instellingen van de link, zie hieronder.
2. Genereer QR code: een QR-code van de link, handig op een poster of flyer.
3. Nog een link toevoegen: een tweede link met andere instellingen.
4. Delen stoppen: de link intrekken.

Kies Bewerk link voor de instellingen:

Bovenaan kies je wat de ontvanger mag: Alleen bekijken, Bewerken toestaan of Aangepaste machtigingen. Bij een link op een map kun je de ander ook alleen bestanden laten neerzetten, zie Bestanden laten aanleveren: bestandsdrop en bestandsaanvraag. Klap daarna Geavanceerde instellingen open:

• Deel het label: een naam voor de link, handig als je meerdere links hebt.
• Instellen wachtwoord (1): zet een wachtwoord op de link. Stuur het wachtwoord via een ander kanaal dan de link zelf, bijvoorbeeld de link per mail en het wachtwoord per sms.
• Stel vervaldatum in (2): na deze datum werkt de link niet meer.
• Verberg download (3): de ontvanger kan het bestand bekijken maar ziet geen downloadknop. Echt tegenhouden doe je daar niet mee; een schermafbeelding maken kan altijd.
• Notitie voor ontvanger (4): een korte uitleg die de ontvanger bij de link ziet.
• Beperk downloads (5): de link stopt nadat het bestand een bepaald aantal keer is gedownload.

Klik op Update share (6) om je wijzigingen op te slaan. Met Verwijder share trek je de link in.

Wat ziet de ontvanger?

De ontvanger opent de link in zijn browser. Een pdf of foto opent meteen in de browser; bij een map ziet hij de bestanden in de huisstijl van je WebOké Nextcloud. Afhankelijk van de rechten kan hij bekijken, downloaden of bewerken. Een account heeft hij niet nodig.

Meerdere links en links intrekken

Je kunt voor hetzelfde bestand meerdere links maken, bijvoorbeeld een aparte link per klant, elk met een eigen wachtwoord of vervaldatum. Een link intrekken doe je in het menu van de link met Delen stoppen. De link werkt dan direct niet meer.

Let op: een link zonder wachtwoord werkt voor iedereen die hem heeft, ook als hij wordt doorgestuurd. Deel je gevoelige bestanden, gebruik dan altijd een wachtwoord en een vervaldatum.

Welke links je allemaal hebt gemaakt, zie je in Bestanden onder Shares, zie Gedeeld met jou: overzicht, weigeren en opnieuw delen.