Een klant laat bestanden aanleveren met een bestandsaanvraag met wachtwoord en einddatum

De vraag: "Mijn klanten moeten stukken aanleveren: loonstroken, facturen, foto's. Mailen gaat niet goed met grote bestanden en is niet veilig. Hoe regel ik dat ze bestanden bij mij neerzetten, zonder dat ze iets anders zien?"

De oplossing: een bestandsaanvraag per klant, in een eigen map, met een wachtwoord en een einddatum. De klant uploadt via zijn browser en heeft geen account nodig.

Stap 1: een map per klant

1. Maak in Bestanden een map voor aanleveringen, bijvoorbeeld Aanleveringen.
2. Maak daarin een map per klant, bijvoorbeeld Aanleveringen/Bakkerij De Linde 2026 (zie Mappen maken, verplaatsen, kopiëren en hernoemen).

Zo kan een klant nooit bij de bestanden van een andere klant, en weet je meteen van wie iets is.

Stap 2: de bestandsaanvraag maken

1. Klik op Nieuw en kies Maak bestandsaanvraag.
2. Vul bij Onderwerp aanvraag in wat je vraagt, bijvoorbeeld "Jaarstukken 2026".
3. Kies bij Uploadbestemming de map van deze klant.
4. Zet bij Notitie voor ontvanger precies wat je nodig hebt en voor wanneer. Die tekst ziet de klant bovenaan de uploadpagina.

Stap 3: wachtwoord en einddatum

1. Klik op Doorgaan.
2. Vink Stel een opgave vervaldatum in aan en kies een datum een paar dagen na je deadline.
3. Vink Instellen wachtwoord aan en kies een wachtwoord.
4. Klik op Doorgaan en kopieer de Delen link met het knopje rechts in het veld.

Stap 4: de link en het wachtwoord versturen

Stuur de link zelf naar je klant, bijvoorbeeld in een e-mail. Stuur het wachtwoord via een ander kanaal: per sms, WhatsApp of telefonisch. Zo heeft iemand die de mail onderschept nog niets aan de link.

Je klant opent de link, typt het wachtwoord en klikt op Uploaden of sleept zijn bestanden in het venster. Hij ziet alleen je notitie en de uploadknop, niet wat er al in de map staat.

Stap 5: binnengekomen bestanden opvolgen

• In de app Activiteit en in het tabblad Activiteit van de map zie je wat er binnenkwam en wanneer (zie Chat en activiteit bij een bestand).
• Na de einddatum werkt de link vanzelf niet meer. Ben je eerder klaar, haal de share dan weg in het tabblad Delen van de map, of onder Shares en Bestandsaanvragen.
• Zet je klant per jaar of per opdracht een nieuwe aanvraag klaar. Zo blijft alles netjes gescheiden.

Let op: wat klanten uploaden, telt mee voor jouw opslag (zie Wie gedeelde bestanden gebruikt, gebruikt jouw opslag). Ruim oude aanleveringen dus op of archiveer ze.

Meer uitleg over de bestandsaanvraag zelf staat in Bestanden laten aanleveren: bestandsdrop en bestandsaanvraag.