Vários endereços e caixas de correio

Módulo 4: O utilizador como remetente · Tempo de leitura: 11 minutos

Objetivo de aprendizagem: No final desta lição, conhece a diferença entre um endereço e uma caixa de correio, escolhe para cada situação a melhor de quatro formas de trabalhar com vários endereços e sabe definir boas regras para uma caixa de correio partilhada.

Conceitos-chave: caixa de correio, endereço, alias, redirecionamento, identidade adicional, associar outra caixa de correio, seletor de troca, janela privada, programa de e-mail, caixa de correio partilhada, sinalizadores

Um endereço não é o mesmo que uma caixa de correio

Muitas pessoas usam "endereço de e-mail" e "caixa de correio" como sinónimos. Para esta lição, a diferença é importante.

• Uma caixa de correio é espaço de armazenamento no servidor, com pastas próprias, um limite de armazenamento próprio e uma palavra-passe própria. É nela que inicia sessão.
• Um endereço é apenas um nome para o qual chega e-mail. Cada caixa de correio tem um endereço, mas um endereço não precisa de ter uma caixa de correio própria. Um endereço sem armazenamento próprio que reencaminha o e-mail chama-se redirecionamento (ou alias). Não é possível iniciar sessão nele.

Exemplo: ines@example.com é uma caixa de correio. info@example.com pode ser uma segunda caixa de correio, com palavra-passe e pastas próprias. Mas também pode ser um redirecionamento que reencaminha todo o e-mail para ines@. Para quem envia, não há diferença. Para a Inês, há: no primeiro caso, tem de consultar dois sítios; no segundo, tudo chega a uma única pasta A receber.

A escolha depende de uma pergunta: o e-mail tem de ficar num local próprio, ou pode chegar à caixa de alguém? O e-mail da contabilidade, que tem de ser lido pelo contabilista e, mais tarde, por quem o substituir, deve ficar numa caixa de correio própria. O e-mail para encomendas@, que acaba sempre por chegar à Inês, pode ser um redirecionamento.

Quatro formas de trabalhar com vários endereços

1. Identidade adicional com redirecionamento

Se o e-mail para um segundo endereço chega de qualquer forma até si, transforme esse endereço num redirecionamento para a sua própria caixa de correio e crie uma identidade adicional no webmail (lição 4.1). Lê tudo num só local e escolhe em Remetente o endereço a partir do qual responde. A verificação de remetente do servidor permite-o, porque o endereço reencaminha para a sua caixa de correio.

Indicado para: uma pessoa com vários endereços. Não é indicado se o e-mail desse endereço tiver de ser guardado em separado.

2. Associar outra caixa de correio e alternar

Se tiver realmente duas caixas de correio, cada uma com a sua palavra-passe, pode associar a segunda a uma identidade adicional. Para isso, introduz o nome do servidor, o endereço e a palavra-passe da segunda caixa de correio. Depois, aparece por cima das suas pastas um seletor de troca: com um clique, passa para a outra caixa de correio, com as suas próprias pastas e mensagens, sem voltar a iniciar sessão. O que enviar a partir daí sai dessa caixa de correio e fica na respetiva pasta Enviados.

Indicado para: quem trabalha regularmente em duas ou três caixas de correio e não quer terminar sessão a toda a hora. Atenção: se mais tarde alterar a palavra-passe da caixa de correio associada, altere-a também na identidade. No webmail da WebOké, só pode associar caixas de correio alojadas na WebOké.

3. Duas caixas de correio lado a lado numa janela privada

O seu navegador memoriza, por janela, quem tem sessão iniciada (lição 1.3). Se abrir uma janela privada (no Chrome e no Edge, modo de navegação anónima), essa janela tem uma sessão própria e vazia. Pode iniciar sessão nela com uma segunda caixa de correio enquanto a primeira continua aberta na janela normal. Ao fechar a janela privada, essa sessão desaparece.

Indicado para: consultar de vez em quando outra caixa de correio, sem configurar nada. Pouco prático se o fizer todos os dias.

4. Um programa de e-mail com várias contas

Um programa de e-mail como o Thunderbird, o Outlook ou o Apple Mail mostra várias contas lado a lado, com uma única lista de mensagens não lidas e notificações para tudo. Funciona através de IMAP (lição 1.2), pelo que vê as mesmas mensagens que no webmail. Também pode ler e-mail sem ligação, por exemplo no comboio.

Indicado para: quem trabalha o dia inteiro com muitas caixas de correio. Pode combiná-lo sem problemas com o webmail.

Uma caixa de correio partilhada por várias pessoas

Uma configuração frequente: info@example.com é uma caixa de correio própria, e a Inês e o Tiago consultam-na ambos. Isto funciona bem, desde que saiba como o IMAP memoriza o estado das mensagens e combine algumas regras.

O que o servidor partilha são os sinalizadores: lida, respondida, marcada. Se o Tiago abrir uma mensagem, ela aparece também como lida para a Inês. Se a Inês responder a partir de info@, a mensagem recebe a seta de respondida, e o Tiago também a vê. A pasta Enviados de info@ mostra o que foi enviado em nome de info@, seja por quem for.

É aqui que estão as armadilhas:

• "Lida" não significa "tratada". O Tiago abre uma mensagem, vê que é para a Inês e deixa-a ficar. A Inês vê-a como lida e passa-a à frente. Ninguém responde.
• Respostas em duplicado. A Inês e o Tiago abrem a mesma pergunta ao mesmo tempo e respondem ambos, com informações ligeiramente diferentes.
• Responder a partir da caixa de correio errada. O Tiago envia uma resposta a partir da sua própria caixa de correio em vez de info@. A resposta não fica na pasta Enviados partilhada e a Inês não sabe que o assunto já foi tratado.

Algumas regras que evitam estas situações:

1. Quem pega numa mensagem marca-a (com o sinalizador) ou move-a para uma pasta "Em andamento". Quem vê uma mensagem marcada, deixa-a para quem a assumiu.
2. As respostas são sempre enviadas a partir de info@, para ficarem na pasta Enviados partilhada. Quem responder a partir da sua própria caixa de correio coloca info@ em Cc.
3. Quando um assunto estiver tratado, a mensagem vai para Arquivo. A pasta A receber contém apenas o que ainda está por fazer (lição 5.2).
4. Cada pessoa tem uma identidade própria dentro de info@, por exemplo "Tiago | Atelier Floral Example", para que o cliente saiba quem está a responder.

Um último ponto: se partilhar a palavra-passe de info@ com várias pessoas, tem de a alterar quando um colega sai e comunicá-la aos restantes. Com uma caixa de correio associada (forma 2), altere-a depois também na identidade.

Na prática: como funciona no webmail

Uma identidade adicional cria-se em Definições > Identidades > Criar. Aí encontra também a secção Associar outra caixa de correio, com Ativar e os dados da segunda caixa de correio. Depois de guardar, alterna com o seletor de troca por cima das suas pastas. Um redirecionamento e uma nova caixa de correio criam-se no painel de gestão do seu alojamento (na WebOké, o DirectAdmin). Uma janela privada abre-se com Ctrl+Shift+N (Chrome, Edge) ou Ctrl+Shift+P (Firefox). O Manual do Roundcube descreve os passos. Noutros webmails funciona de forma semelhante; o Gmail e o Outlook.com, por exemplo, têm formas próprias de adicionar uma segunda conta.

Resumo

• Uma caixa de correio tem armazenamento próprio e uma palavra-passe; um redirecionamento é apenas um endereço que reencaminha.
• Identidade adicional com redirecionamento: uma pessoa, vários endereços, tudo num só local.
• Associar outra caixa de correio: alternar entre caixas de correio reais sem voltar a iniciar sessão.
• Janela privada para uso ocasional, programa de e-mail para quem trabalha o dia inteiro com muitas caixas de correio.
• Numa caixa de correio partilhada, todos os utilizadores partilham os sinalizadores; combine quem trata de quê e responda a partir do endereço partilhado.

Questionário

Exercício

Exercício A4.3: Qual é a forma adequada? Leia as quatro situações e escolha para cada uma a melhor forma: "identidade adicional com redirecionamento", "associar outra caixa de correio", "janela privada" ou "programa de e-mail". (1) A Inês quer também enviar e-mail como encomendas@example.com; esse endereço não tem caixa de correio própria e todo o e-mail para ele pode simplesmente chegar à pasta A receber dela. (2) O Tiago tem a sua própria caixa de correio e gere também a caixa de correio contabilidade@example.com, que tem palavra-passe própria e está no mesmo fornecedor; trabalha no webmail e quer alternar entre as duas várias vezes por dia com um clique, sem voltar a iniciar sessão. (3) A Inês quer, no seu próprio portátil, consultar uma única vez a caixa de correio de um estagiário, ao lado da sua, sem configurar nada, e depois o portátil não deve memorizar nada. (4) O Tiago trabalha o dia inteiro com quatro caixas de correio, quer notificações de novo e-mail para as quatro e quer poder ler o seu e-mail no comboio sem ligação. Escolha a resposta para cada situação nos campos de seleção; o programa compara com a chave e explica para cada situação porquê.

Para saber mais

Os passos indicados para o webmail aplicam-se ao webmail da WebOké; noutros webmails funciona de forma semelhante.

• Roundcube Webmail 5.3: Enviar a partir de outro endereço
• Roundcube Webmail 5.4: Utilizar várias caixas de correio
• Enviar e-mails a partir de vários aliases, erro: Account xxx can not send emails from
• Criar um novo endereço de e-mail/caixa de correio
• Reencaminhar o e-mail para outro endereço (reencaminhadores, catch-all não recomendado)
• Curso gratuito E-mail em ordem: configurar e garantir uma boa entrega 3.3: Apelidos, encaminhamento e captura de erros: úteis, mas com riscos
• IMAP ou POP3: qual é a diferença e qual deve escolher?