Uma mensagem de ausência bem feita

Módulo 6: Automático: filtros e ausência · Tempo de leitura: 9 minutos

Objetivo de aprendizagem: Depois desta lição, saberá explicar como funciona uma mensagem de ausência no servidor e quem a recebe ou não. Saberá também configurar uma mensagem de ausência que se liga e desliga sozinha e que não revela nada que possa ajudar burlões.

Conceitos-chave: mensagem de ausência, Sieve vacation, Intervalo de resposta (:days), Os meus endereços de email (:addresses), List-Id, Auto-Submitted, Hora de início e Hora de fim, Ação para mensagem recebida

Um filtro que responde

Tecnicamente, uma mensagem de ausência é um filtro. Fica no mesmo conjunto de filtros que os seus outros filtros (lição 6.1) e, por isso, também é executada no servidor, no momento em que o e-mail chega. O seu portátil pode estar desligado. A extensão Sieve chama-se vacation (RFC 5230). É assim que o webmail escreve uma mensagem de ausência para as férias de Natal:

require ["date","relational","vacation"];
# rule:[Ausente do Escritório]
if allof (currentdate :zone "+0100" :value "ge" "date" "2026-12-21", currentdate :zone "+0100" :value "le" "date" "2027-01-03")
{
	vacation :days 7 :addresses ["ines@example.com","info@example.com"] :subject "Ausente até 3 de janeiro, inclusive" "Obrigado pelo seu e-mail. Estarei ausente até 3 de janeiro, inclusive. Para encomendas, pode contactar o Tiago: tiago@example.com.";
}

O que lá está:

• currentdate ... "ge" ... "2026-12-21" e "le" ... "2027-01-03": a data atual tem de ser igual ou posterior a 21 de dezembro e igual ou anterior a 3 de janeiro. São a sua Hora de início e a sua Hora de fim. Fora desse período, o filtro não faz nada. :zone "+0100" é o fuso horário das suas definições.
• vacation :days 7: o mesmo endereço recebe, no máximo, uma resposta a cada 7 dias.
• :addresses [...]: os endereços que são seus.
• :subject e o texto a seguir: o assunto e o conteúdo da resposta.

Uma resposta por remetente por intervalo

Sem limite, quem lhe enviasse dez e-mails receberia dez vezes a mesma resposta. Por isso, o servidor memoriza a quem já respondeu. Dentro do Intervalo de resposta (em Sieve :days), o mesmo remetente não recebe uma segunda resposta. Se não escolher nada, aplicam-se, segundo a norma, 7 dias (RFC 5230, secção 4.1). Para umas férias de duas semanas, 7 é um bom valor: quem voltar a escrever passada uma semana recebe um lembrete de que continua ausente. Normalmente não é possível escolher menos de 1 dia.

A resposta vai para o remetente do envelope (Return-Path, lição 1.1), não necessariamente para o endereço em From. Num e-mail comum, é o mesmo. Em newsletters e sistemas, é muitas vezes um endereço técnico, e é exatamente essa a intenção: assim, uma resposta automática não chega a uma pessoa que nada pode fazer com ela.

Quem não recebe resposta

Uma mensagem de ausência pode causar muitos danos se responder ao e-mail errado: respostas para uma lista de correio com mil membros, ou duas mensagens automáticas que reagem uma à outra sem fim. Por isso, a norma (RFC 5230, secção 4.6) determina que o servidor não responde a:

• e-mail com um cabeçalho List-Id ou outros cabeçalhos List: newsletters e listas de correio;
• e-mail com um cabeçalho Auto-Submitted com um valor diferente de "no": mensagens automáticas, como outra mensagem de ausência ou uma notificação de um sistema;
• e-mail de endereços como MAILER-DAEMON ou de endereços que começam por "owner-" ou terminam em "-request".

A própria resposta leva o cabeçalho Auto-Submitted: auto-replied. Assim, outra mensagem de ausência sabe que não deve responder de volta, e não se cria um ciclo.

Os meus endereços de email: responder só quando o e-mail é para si

O servidor só responde se um dos seus endereços constar dos cabeçalhos To ou Cc (RFC 5230, secção 4.5). Assim evita responder a e-mail que chegou através de uma lista ou em Bcc. O servidor só sabe em parte quais os endereços que são seus: conhece com certeza o endereço da sua caixa de correio, mas não o endereço info@ que é reencaminhado para si.

É por isso que o campo Os meus endereços de email é importante (em Sieve :addresses). Indique aí todos os endereços em que recebe e-mail, incluindo os endereços reencaminhados. Com Preencher com todos os meus endereços, o webmail copia os endereços das suas identidades. Se se esquecer do info@, um cliente que escreva para info@ não recebe mensagem de ausência e talvez fique à espera em vão.

Início, fim e o que acontece ao e-mail

Com uma Hora de início e uma Hora de fim, a mensagem liga-se e desliga-se sozinha. É a forma mais segura: não corre o risco de se esquecer de a desligar. Se deixar estes campos vazios, a mensagem fica ativa enquanto o Estado estiver em Ligar. Uma mensagem de ausência que continua ativa semanas depois das férias é um erro conhecido e confunde os clientes.

Em Ação para mensagem recebida, escolhe o que acontece ao próprio e-mail. Deixe esta opção em Manter. O vacation deixa a mensagem simplesmente na sua caixa de correio (RFC 5230, secção 4.7), e o utilizador quer ler, quando regressar, o que chegou. Eliminar significa que o e-mail que recebe desaparece. Redirecionar para ou Enviar cópia para só fazem sentido para um colega da sua própria organização, com as mesmas desvantagens referidas na lição 6.2.

O que deve e não deve escrever

Uma boa mensagem de ausência é curta e ajuda o remetente a avançar:

• Quando regressa, ou até quando não responde.
• Quem assume o seu trabalho entretanto, com um endereço ou número de telefone que esteja a ser atendido.
• O que o remetente pode fazer se for urgente.

E o que não deve escrever: pormenores que ajudem burlões e assaltantes. A resposta vai para todas as pessoas que lhe escrevem, incluindo spammers e desconhecidos. Não indique, portanto, que vai estar três semanas no estrangeiro, para onde vai, o seu número pessoal ou o nome do seu substituto com uma função que um burlão possa explorar ("contacte o nosso contabilista João para pagamentos"). Um burlão gosta de usar uma mensagem destas para escrever um e-mail falso credível, por exemplo um pagamento urgente em nome de alguém que, de qualquer forma, não está contactável.

Exemplo de uma boa mensagem:

Assunto: Ausente até 3 de janeiro, inclusive

Obrigado pelo seu e-mail. Volto a ler o meu e-mail a partir de 4 de janeiro.
Para encomendas e questões, pode contactar info@example.com.

Não em duplicado

Também pode configurar uma mensagem de ausência no painel de gestão do seu alojamento, no caso da WebOké no DirectAdmin. Utilize apenas uma das duas. Se ambas estiverem ativas, todas as pessoas recebem duas respostas automáticas.

Na prática: assim funciona no webmail

A mensagem de ausência encontra-se em Definições > Ausente do Escritório, com Assunto, Corpo, Hora de início, Hora de fim e Estado e, em Definições avançadas, Os meus endereços de email, Intervalo de resposta e Ação para mensagem recebida. O resultado pode ser consultado em Filtros > Ações > Editar conjunto de filtros. Os passos encontram-se no manual do Roundcube, em Configurar uma mensagem de ausência. Noutros webmails funciona de forma semelhante: o Gmail tem uma resposta automática de férias nas definições, o Outlook.com tem respostas automáticas.

Resumo

• Uma mensagem de ausência é um filtro Sieve (vacation, RFC 5230) executado no servidor.
• O mesmo remetente recebe, no máximo, uma resposta por Intervalo de resposta; sem escolha, são 7 dias.
• Não há resposta a listas de correio (List-Id) nem a e-mail automático (Auto-Submitted), e só há resposta se um dos seus endereços constar de To ou Cc.
• Em Os meus endereços de email, indique também os endereços reencaminhados, utilize uma data de início e de fim e deixe a ação em Manter.
• Escreva quando regressa e a quem as pessoas se podem dirigir, mas sem pormenores que ajudem burlões.

Questionário

Exercício

Exercício A6.3: Submeter a sua resposta automática para correção. Na sua própria caixa de correio, prepare uma mensagem de ausência em Definições > Ausente do Escritório, com uma Hora de início e uma Hora de fim ambas no futuro; assim, a mensagem ainda não fica realmente ativa e ninguém recebe agora uma resposta. Preencha um assunto, um texto, Os meus endereços de email e um Intervalo de resposta, e deixe Ação para mensagem recebida em Manter. Depois, cole o seu conjunto de filtros (Definições > Filtros > Ações > Editar conjunto de filtros, copiar tudo) ou carregue o ficheiro obtido com Descarregar. O programa lê o script em memória (nada é guardado) e verifica: existe uma ação vacation; :days é, no mínimo, 1; o assunto não está vazio; o texto tem mais de 40 caracteres; existe um limite de data com currentdate (caso contrário, laranja: não se esquecerá de a desligar?); :addresses contém, pelo menos, um endereço (caso contrário, laranja); e a mensagem é mantida, ou seja, sem discard e sem redirecionamento para um endereço fora do seu domínio. Depois do exercício, desligue novamente a mensagem se não precisar dela.

Para saber mais

Os passos indicados para o webmail aplicam-se ao webmail da WebOké; noutros webmails funciona de forma semelhante.

• Roundcube Webmail 7.3: Configurar uma mensagem de ausência
• Roundcube Webmail 7.1: Criar um filtro
• Curso gratuito Seguro online para empresários 1.2: Phishing, fraude do CEO e fraude de faturas
• Regras de e-mail no servidor (filtros no servidor)
• RFC 5230, Sieve Email Filtering: Vacation Extension (em inglês): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc5230
• Porque é que nem todos recebem a sua mensagem de ausência