Ajustar o ecrã à sua medida

Módulo 2: Ler e-mail · Tempo de leitura: 8 minutos

Objetivo de aprendizagem: Depois desta lição, conhece a disposição do webmail e consegue configurar de forma consciente a lista de mensagens, o momento em que uma mensagem conta como lida, o idioma, o fuso horário e o aspeto.

Conceitos-chave: lista de pastas, lista de mensagens, painel de pré-visualização, Lista de opções, ordenar, Modo de lista, tópico, Marcar mensagens como lidas, fuso horário, visual da interface

Três colunas, cada uma com a sua função

Depois de iniciar sessão, vê um ecrã dividido em colunas. Na imagem, vê à esquerda o menu e as pastas, ao centro a lista de mensagens e à direita a mensagem aberta.

• As pastas: A receber, Rascunhos, Enviados, Spam, Reciclagem e as suas próprias pastas. O número junto a uma pasta é o número de mensagens não lidas. Por baixo das pastas encontra uma pequena barra que mostra o quanto a sua caixa de correio está cheia.
• A lista de mensagens: as mensagens da pasta escolhida. No topo encontram-se Selecionar, Tópicos, Opções e o campo de pesquisa.
• O painel de pré-visualização: a mensagem em que clica na lista. Por cima estão os botões para responder, reencaminhar, eliminar e outros.

Esta disposição é também conhecida como modelo de três colunas. A vantagem é que pode percorrer rapidamente uma lista sem ter de abrir e fechar cada mensagem. A desvantagem verá mais adiante: basta clicar numa mensagem para que conte como lida.

Quase tudo o que configura aqui fica guardado no próprio webmail, junto da sua caixa de correio. Por isso, não importa em que computador inicia sessão. Mas aplica-se apenas ao webmail. A aplicação de e-mail do seu telemóvel tem as suas próprias definições de ordenação e de apresentação.

A lista: ordenação e Modo de lista

Com Opções, por cima da lista de mensagens, abre a Lista de opções. Na imagem vê três escolhas:

• Ordenar por: por exemplo, por Data de receção, Data de envio, remetente, assunto ou Tamanho. Com Nenhum, as mensagens aparecem pela ordem em que chegaram à pasta. Tenha atenção à diferença entre as duas datas: a Data de envio é o cabeçalho Date, preenchido pelo próprio remetente (lição 1.1). Se o relógio do remetente estiver errado, ou se um spammer indicar uma data no futuro, essa mensagem fica dias seguidos no topo. A Data de receção é o momento em que o seu servidor recebeu a mensagem; quem a determina é o seu próprio servidor, não o remetente.
• Ordenação: decrescente coloca o mais recente ou o maior no topo, crescente o mais antigo ou o mais pequeno.
• Modo de lista: Lista mostra cada mensagem separadamente, Tópicos agrupa as mensagens que pertencem umas às outras.

Ordenar por tamanho é um truque útil quando a sua caixa de correio começa a ficar cheia (lição 5.4). Ordenar por remetente ajuda quando quer percorrer todo o correio de um mesmo cliente. Para o trabalho do dia a dia, a maioria das pessoas prefere a data, em ordem decrescente.

Tópicos: práticos e por vezes confusos

Na lição 1.1 viu que cada mensagem tem um identificador único, o Message-ID. Quando o Diogo responde a um e-mail da Inês, o programa de e-mail dele coloca na resposta dois cabeçalhos que remetem para esse identificador: In-Reply-To (a mensagem a que ele responde) e References (toda a cadeia). Assim, o webmail consegue construir um tópico: a mensagem original com todas as respostas por baixo, incluindo as suas próprias respostas, se estiverem na mesma pasta.

Os tópicos são práticos quando troca muitos e-mails sobre um mesmo assunto, por exemplo com o Diogo sobre o bouquet de noiva dele. Vê a conversa toda junta e não perde nenhuma resposta.

Tornam-se confusos nestas situações:

• Um programa omite a referência. Alguns programas ou formulários acrescentam Re: ao assunto, mas não incluem References. Nesse caso, a resposta aparece solta na lista ou é agrupada apenas pelo assunto.
• O mesmo assunto, outra conversa. Agrupar por assunto pode juntar mensagens que nada têm a ver umas com as outras, como dez e-mails com o assunto "Fatura" de fornecedores diferentes.
• Um assunto novo numa cadeia antiga. Se o Tiago responder a um e-mail antigo para perguntar algo novo, a pergunta dele desaparece num tópico antigo. Por isso, para um assunto novo, comece sempre um e-mail novo (lição 3.2).

Em caso de dúvida, desative os Tópicos; pode sempre voltar a ativá-los. O webmail memoriza essa escolha por pasta. Assim, pode manter a pasta A receber em lista e usar tópicos apenas numa pasta com uma longa correspondência com um cliente.

Quando conta uma mensagem como lida?

Esta é a definição que faz mais diferença e que poucas pessoas conhecem. Na lição 1.2 viu que "lida" é um sinalizador no servidor. O webmail coloca esse sinalizador conforme o que estiver definido em Definições > Preferências > Visualização da Caixa de entrada, em Marcar mensagens como lidas. As escolhas são imediatamente, após alguns segundos ou nunca.

Se estiver em imediatamente, acontece o seguinte: de manhã, a Inês percorre a pasta A receber com as teclas de seta para ver o que chegou. Cada mensagem que aparece por instantes no painel de pré-visualização conta como lida. Incluindo a pergunta do Diogo a que ela ainda tinha de responder. No telemóvel, essa mensagem também já não aparece a negrito. Uma semana depois, ela já não se lembra de que havia uma pergunta pendente.

Com após 5 ou 10 segundos, uma mensagem só conta como lida se olhar realmente para ela durante algum tempo. Quem usa as mensagens não lidas como lista de tarefas faz melhor em escolher nunca e marcar manualmente com Marcar > Como lida(s). Não há escolha certa nem errada, mas deve ser uma escolha consciente.

Outras definições que contam

• Linhas por página (Visualização da Caixa de entrada): por predefinição, 50. Mais por página significa menos navegação entre páginas, mas a lista carrega um pouco mais devagar.
• Atualizar (Interface do utilizador): com que frequência o webmail verifica se há correio novo. Com o botão Atualizar não precisa de esperar.
• Idioma e Fuso horário (Interface do utilizador): a hora na lista é convertida para o seu fuso horário. Com Auto, o webmail adota o fuso horário do seu computador. Se este estiver errado, os e-mails parecem ter chegado uma hora mais cedo ou mais tarde. Isso é incómodo quando precisa de demonstrar quando algo chegou.
• Visual da interface (Interface do utilizador): o aspeto do webmail. Na WebOké pode escolher entre WebOké, Stretched Elastic (mais largo, para ecrãs grandes), Aurora e Workbench.
• Modo escuro: com o botão Modo escuro, no canto inferior esquerdo do menu. Depois disso, o mesmo botão passa a chamar-se Modo claro.

Na prática: como funciona no webmail

As definições da lista encontram-se por cima da lista de mensagens, em Opções. O resto está em Definições > Preferências, nas secções Interface do utilizador e Visualização da Caixa de entrada. Não se esqueça de clicar em Guardar em cada secção. Os passos estão descritos no manual do Roundcube, em O ecrã num relance, A lista de mensagens e Idioma, aspeto e modo escuro. Noutros webmails, como o Gmail ou o Outlook.com, funciona de forma semelhante: também aí pode desativar as conversas e escolher quando uma mensagem conta como lida, embora os botões tenham outros nomes.

Resumo

• O webmail tem pastas, uma lista de mensagens e um painel de pré-visualização; as suas definições aplicam-se ao webmail, não aos seus outros dispositivos.
• Com Opções escolhe a ordenação e o Modo de lista: Lista ou Tópicos.
• Os tópicos seguem In-Reply-To e References; sem essas referências ou com o mesmo assunto, podem induzir em erro.
• Marcar mensagens como lidas determina se basta olhar para uma mensagem para que conte como lida; escolha de forma consciente.
• Verifique o seu fuso horário, caso contrário as horas na lista não estão corretas.

Questionário

Exercício

Exercício D2.1: A sua disposição. Configure três coisas no webmail de forma consciente: escolha se ativa ou desativa os Tópicos (Opções, por cima da lista), escolha uma ordenação e escolha, em Definições > Preferências > Visualização da Caixa de entrada, quando uma mensagem conta como lida (imediatamente, após alguns segundos ou nunca). Clique em Guardar e trabalhe assim durante um dia. Depois, responda a estas perguntas: Porque escolheu estas três definições, e isso corresponde à sua forma de trabalhar com o e-mail? Houve alguma mensagem que, de outra forma, teria ficado marcada como lida sem que a tivesse realmente lido? As horas na lista coincidem com o relógio do seu computador?

Para saber mais

Os passos descritos para o webmail aplicam-se ao webmail da WebOké; noutros webmails funciona de forma semelhante.

• Roundcube Webmail 2.1: O ecrã num relance
• Roundcube Webmail 2.2: A lista de mensagens: ordenar e agrupar por tópicos
• Roundcube Webmail 2.3: Idioma, aspeto e modo escuro
• Roundcube Webmail 10.1: As definições mais importantes
• Curso gratuito E-mail em ordem: configurar e garantir uma boa entrega 3.1: Pastas e sincronização: porque tem duas pastas "Enviados"
• RFC 5322, Internet Message Format, sobre Message-ID, In-Reply-To e References (em inglês): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc5322