IMAP, POP e webmail: porque vê o mesmo e-mail em todo o lado

Módulo 1: Como funciona o seu e-mail · Tempo de leitura: 9 minutos

Objetivo de aprendizagem: No final desta lição, saberá explicar a diferença entre IMAP e POP, saberá o que isso significa para o seu e-mail em vários dispositivos, para o armazenamento e para uma cópia de segurança, e conseguirá verificar como os seus dispositivos estão configurados.

Conceitos-chave: IMAP, POP3, sincronizar, sinalizadores, pasta Enviados, limite de armazenamento (quota), cópia local

Duas formas de obter o e-mail

Na lição 1.1 viu que o e-mail é entregue num servidor de correio. Fica aí guardado até que um programa de e-mail o vá buscar. Para essa recolha existem dois protocolos, com uma ideia muito diferente por detrás.

• POP3 (Post Office Protocol, abreviado POP) é o mais antigo. A ideia é a de um apartado: o programa vai buscar o e-mail novo, guarda-o no seu computador e o servidor pode depois apagá-lo. A própria norma o diz: normalmente, o e-mail é descarregado e depois eliminado.
• IMAP (Internet Message Access Protocol) funciona ao contrário. O e-mail permanece no servidor. O programa mostra o que está no servidor e transmite as suas ações: ler, mover, eliminar, marcar. O servidor é a fonte e os seus dispositivos apenas o acompanham.

O webmail funciona sempre com IMAP. Nem poderia ser de outra forma: o webmail não tem um disco próprio onde guarde o seu e-mail. Mostra em tempo real o que está na sua caixa de correio no servidor.

O que o IMAP sincroniza

Com o IMAP, não é apenas o e-mail que fica igual em todo o lado, mas também tudo o que faz com ele:

• Pastas. Se criar no webmail uma pasta Clientes, essa pasta aparece também na aplicação de e-mail do seu telemóvel. As pastas estão no servidor.
• Sinalizadores. Cada mensagem tem características a que o IMAP chama sinalizadores: lida, respondida, marcada, eliminada. Se ler um e-mail no telemóvel, ele aparece também como lido no webmail. Se lhe responder no portátil, verá no webmail a seta de respondida.
• Mover e eliminar. Se arrastar uma mensagem para a Reciclagem, ela fica movida para a Reciclagem em todo o lado.

Um ponto que surpreende muitas pessoas: a pasta Enviados. O envio é feito por SMTP, e o SMTP não guarda nada. É o próprio programa de e-mail que, após o envio, coloca uma cópia na pasta Enviados no servidor. Com IMAP, essa cópia fica visível em todo o lado. Se um programa não o fizer, ou colocar a cópia noutra pasta, verá o e-mail enviado apenas nesse dispositivo. A lição 5.1 aprofunda este tema.

O que o POP faz, e porque isso causa problemas

Com POP, o programa pergunta ao servidor: que mensagens tem para mim? Vai buscá-las e pede ao servidor que as apague. Muitos programas têm uma opção como "Manter uma cópia no servidor", por vezes com um prazo, por exemplo 14 dias. Mas mesmo assim, o que faz no seu computador o servidor não fica a saber. Pastas, mensagens lidas ou respondidas ficam apenas nesse dispositivo.

Tomemos o exemplo do Tiago, colega da Inês. Há anos configurou o e-mail no computador do escritório com POP. No telemóvel usa IMAP. O que acontece?

• De manhã, o Tiago vê no telemóvel um e-mail de um fornecedor. Quando abre o programa de e-mail no escritório, este vai buscar o e-mail e apaga-o do servidor. A partir daí, o e-mail desaparece do telemóvel.
• No webmail, a pasta A receber está quase vazia, porque tudo está no computador do escritório.
• O que o Tiago envia a partir do escritório fica apenas na pasta Enviados desse computador.

É o que se costuma dizer: o POP num segundo dispositivo "rouba" o e-mail. É uma das causas mais frequentes da queixa "o meu e-mail desaparece".

Armazenamento: o limite aplica-se a tudo

Com IMAP, todo o seu e-mail está no servidor. Cada caixa de correio tem um tamanho máximo, o limite de armazenamento ou quota. Esse limite aplica-se a todas as pastas em conjunto: A receber, mas também Enviados, Rascunhos, Arquivo, Spam e Reciclagem. O e-mail eliminado que está na Reciclagem conta, portanto, até esvaziar a reciclagem.

Quando a caixa de correio está cheia, deixa de caber e-mail novo. O remetente recebe então a mensagem de volta com uma mensagem de erro. Com POP, este problema é menor, porque o servidor é esvaziado constantemente. É a única razão pela qual algumas pessoas ainda usam POP. É preferível trabalhar com IMAP e fazer limpezas de vez em quando, ou guardar o e-mail antigo localmente com um programa de e-mail (lição 5.4).

O portátil avariado

Imagine: o portátil da Inês cai da mesa e deixa de arrancar. O que perdeu ela?

• Com IMAP: nada do seu e-mail. Inicia sessão no webmail ou configura o novo portátil, e tudo volta a aparecer: pastas, e-mail enviado, lido e não lido. O que pode ter perdido: rascunhos que ainda não estavam no servidor e e-mail que ela própria tinha movido para uma pasta local no portátil.
• Com POP: todo o e-mail que o portátil foi buscar e que o servidor apagou. Se não tinha uma cópia de segurança do portátil, esse e-mail perdeu-se.

O IMAP é, portanto, uma forma de segurança, mas não é uma cópia de segurança. Se eliminar uma mensagem e esvaziar a reciclagem, ela desaparece em todo o lado ao mesmo tempo. Um erro sincroniza tão depressa como uma ação correta. Por isso é bom saber se o seu fornecedor faz cópias de segurança e como pode exportar o e-mail importante.

Que definições correspondem a cada protocolo

No seu programa de e-mail, nas definições da conta, pode ver que tipo de conta é. Pontos de referência:

Estas são as portas habituais com encriptação, também na WebOké. Uma conta só pode ter uma forma de obter o e-mail. Se quiser passar de POP para IMAP, na maioria dos programas terá de adicionar a conta de novo. Antes disso, salvaguarde o e-mail que existe apenas localmente, por exemplo arrastando-o para as novas pastas IMAP.

Na prática: assim funciona no webmail

O webmail usa sempre IMAP. O que fizer no webmail aparece, portanto, em qualquer programa de e-mail que também use IMAP, e vice-versa. O grau de ocupação da sua caixa de correio vê-se no canto inferior esquerdo do webmail, na barra por baixo das pastas. No manual do Roundcube, em O que é o webmail, explica-se como o webmail e o programa de e-mail funcionam em conjunto. Noutros serviços de webmail, como Gmail ou Outlook.com, funciona de forma semelhante: também mostram o que está no servidor.

Resumo

• O POP descarrega o e-mail para um único dispositivo e normalmente apaga-o do servidor; o IMAP mantém o e-mail no servidor.
• O IMAP sincroniza pastas e sinalizadores (lida, respondida, marcada). O webmail funciona sempre com IMAP.
• A pasta Enviados é uma cópia que o próprio programa de e-mail coloca no servidor.
• O limite de armazenamento aplica-se a todas as pastas em conjunto, incluindo Reciclagem e Spam.
• O IMAP protege contra um dispositivo avariado, mas não é uma cópia de segurança: uma eliminação acontece em todo o lado ao mesmo tempo.

Questionário

Exercício

Exercício D1.2: Assim está configurado o seu e-mail. Em cada dispositivo onde usa o e-mail (computador, telemóvel, tablet), procure nas definições da conta se utiliza IMAP ou POP, e qual o servidor e a porta para receção e envio. Anote estes dados numa lista. Depois, abra o webmail e a aplicação de e-mail do telemóvel lado a lado e compare as pastas: vê as mesmas pastas e está o mesmo e-mail em Enviados? Responda então a estas perguntas: Algum dos seus dispositivos usa POP e, se sim, isso faz desaparecer e-mail dos outros dispositivos? Onde está a sua pasta Enviados: no servidor (visível em todo o lado) ou apenas num dispositivo? O que perderia se o seu dispositivo principal avariasse amanhã?

Para saber mais

Os passos descritos para o webmail aplicam-se ao webmail da WebOké; noutros serviços de webmail funciona de forma semelhante.

• Roundcube Webmail 1.1: O que é o webmail?
• IMAP ou POP3: qual é a diferença e qual deve escolher?
• Como verifico a utilização do meu e-mail?
• Curso gratuito E-mail em ordem: configurar e garantir uma boa entrega 1.3: IMAP e POP3: aceder ao correio
• Curso gratuito E-mail em ordem: configurar e garantir uma boa entrega 3.1: Pastas e sincronização: porque tem duas pastas "Enviados"
• Curso gratuito E-mail em ordem: configurar e garantir uma boa entrega 3.2: Armazenamento, quota e uma caixa de correio cheia
• RFC 9051, IMAP versão 4 revisão 2 (em inglês): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc9051
• RFC 1939, Post Office Protocol versão 3 (em inglês): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc1939