Pastas e pastas especiais

Módulo 5: Organizar e encontrar · Tempo de leitura: 9 minutos

Objetivo de aprendizagem: No final desta lição, saberá explicar onde ficam realmente as suas pastas, que pastas especiais existem e como um programa de e-mail as reconhece. Saberá também detetar por si próprio uma pasta Enviados duplicada ou uma pasta de spam mal configurada.

Conceitos-chave: pasta no servidor, pasta especial, SPECIAL-USE, separador, subpasta, subscrever, pasta de arquivo

As suas pastas ficam no servidor

No módulo 1 viu que o webmail comunica com o servidor de correio através de IMAP. O mesmo acontece com as pastas. Uma pasta criada no webmail não é criada no seu navegador, mas sim no servidor. Por isso, vê a mesma pasta de imediato no programa de e-mail do portátil e na aplicação de e-mail do telemóvel. Se mover uma mensagem no telemóvel para a pasta Clientes, essa mensagem também aparece em Clientes no webmail.

Isto tem três consequências que convém conhecer:

• Eliminar uma pasta é definitivo. Se eliminar uma pasta, o e-mail que nela se encontra também desaparece, em todos os dispositivos ao mesmo tempo. Não existe uma "Reciclagem para pastas".
• Todas as pastas contam para o seu espaço de armazenamento. Incluindo as pastas que quase nunca abre, como Arquivo ou Enviados. É esse o tema da lição 5.4.
• Mudar o nome afeta tudo o que remete para a pasta. Um filtro que move e-mail para "Faturas" deixa de funcionar se mudar o nome da pasta para "Contas". A lição 6.2 volta a este assunto.

Subpastas e o separador

As pastas podem estar umas dentro das outras, por exemplo uma pasta por cliente dentro de uma pasta Clientes. No servidor, cada pasta tem um único nome completo. O nível é indicado por um separador: um carácter fixo entre as partes do nome. Na WebOké, esse carácter é um ponto. A pasta Diogo dentro de Clientes chama-se, portanto, Clientes.Diogo no servidor. Uma pasta dentro de A receber chama-se INBOX.Fornecedores, porque no servidor a pasta A receber chama-se sempre INBOX.

O webmail não mostra estes nomes completos. Vê uma árvore com pastas recuadas e o nome em português A receber. Ainda assim, é útil conhecer o nome real. Vai encontrá-lo num script de filtro (módulo 6), ao configurar um programa de e-mail e em mensagens de erro. Outros servidores de correio utilizam por vezes uma barra como separador (Clientes/Diogo). A ideia é a mesma.

Como o ponto é o separador, não o pode utilizar num nome de pasta. Se escrever "Orçamentos 2026.1" no webmail, recebe a indicação de que o nome contém um carácter não permitido. Um programa de e-mail transforma-o por vezes, sem aviso, numa pasta "1" dentro de "Orçamentos 2026". Escolha, por isso, nomes sem ponto.

Pastas especiais: Rascunhos, Enviados, Spam, Reciclagem e Arquivo

Algumas pastas têm uma tarefa fixa. Um rascunho tem de ser guardado algures, uma mensagem enviada também, tal como o e-mail eliminado e o spam. São as pastas especiais. A dificuldade: antigamente, cada programa de e-mail tinha os seus próprios nomes. O Outlook utilizava "Sent Items", o Apple Mail "Sent Messages", o Thunderbird "Sent". Assim, numa única caixa de correio surgiam facilmente três pastas para e-mail enviado.

Por isso existe uma norma: SPECIAL-USE (RFC 6154). O servidor coloca uma etiqueta na pasta que tem uma determinada tarefa. Um programa de e-mail que conheça a norma lê essas etiquetas e utiliza a pasta certa, seja qual for o seu nome. As etiquetas são:

Na WebOké, estas pastas chamam-se no servidor Drafts, Sent, Junk, Trash e Archive. O webmail mostra-as em português. Atenção à pasta de spam: no servidor chama-se Junk, o webmail mostra-a como Spam e um programa de e-mail como Lixo Eletrónico ou Correio não solicitado. É três vezes a mesma pasta. O filtro de spam só aprende com essa pasta (lição 8.2).

Porque vê por vezes duas pastas Enviados

Um programa de e-mail que não lê as etiquetas ou que está mal configurado cria uma pasta própria com o seu próprio nome. Vê então, por exemplo, ao lado de Enviados, uma pasta "Sent Items" dentro de A receber. A consequência: o que envia a partir do portátil fica numa pasta e o que envia a partir do webmail fica na outra. E acaba por procurar sem encontrar.

Resolve-se assim:

1. Descubra que pasta tem a etiqueta \Sent. Essa é a verdadeira.
2. No programa de e-mail, defina essa pasta como pasta das mensagens enviadas.
3. Mova as mensagens da pasta duplicada para a pasta verdadeira.
4. Só depois elimine a pasta duplicada, já vazia.

O mesmo pode acontecer com os rascunhos, a reciclagem e a pasta de spam. Uma pasta "Spam" criada por si dentro de A receber não é a pasta de spam: o filtro de spam não coloca lá nada e também não aprende com ela.

Subscrever: mostrar ou ocultar

Uma pasta pode existir sem que a veja. Um programa de e-mail mostra apenas as pastas que subscreveu. No webmail, isso corresponde ao interruptor ao lado de cada pasta em Definições > Pastas. Se o desligar, a pasta desaparece da sua lista de pastas, mas o e-mail nela contido continua a existir e conta para o seu espaço de armazenamento. Se lhe faltar uma pasta, verifique primeiro se não está simplesmente oculta.

A pasta de arquivo

Uma pasta de arquivo destina-se a e-mail já tratado que pretende guardar. A diferença em relação a uma pasta normal: o webmail tem um botão próprio Arquivo para ela. Com um clique, a mensagem fica no seu arquivo. Em Dividir arquivo por, escolhe se o arquivo é repartido automaticamente em subpastas, por exemplo por ano. Surgem então pastas como Archive.2025 e Archive.2026. Isto mantém os arquivos grandes rápidos, porque uma pasta com dezenas de milhares de mensagens carrega mais devagar.

Na prática: assim funciona no webmail

As pastas são criadas e geridas em Definições > Pastas, onde estão também os interruptores para subscrever. Que pasta o webmail utiliza para cada tarefa pode ser consultado em Definições > Preferências > Pastas especiais. Deixe estas definições como estão, a não ser que saiba exatamente porque está a alterar algo. Os passos estão descritos no Manual do Roundcube (Criar e gerir pastas, Arquivar mensagens). Noutros webmails funciona de forma semelhante: o Gmail utiliza etiquetas em vez de pastas, mas um programa de e-mail vê-as também como pastas através de IMAP; o Outlook.com tem pastas como aqui.

Resumo

• As pastas ficam no servidor: o que faz no webmail vê-se em todos os seus dispositivos, e eliminar uma pasta remove o e-mail que nela se encontra.
• Na WebOké, o ponto é o separador: Clientes.Diogo é a pasta Diogo dentro de Clientes, INBOX é A receber.
• As pastas especiais reconhecem-se pela sua etiqueta (RFC 6154): \Drafts, \Sent, \Junk, \Trash, \Archive. No servidor, a pasta de spam chama-se Junk.
• Surgem duas pastas Enviados quando um programa de e-mail cria uma pasta própria; a pasta com \Sent é a verdadeira.
• Uma pasta oculta (não subscrita) continua a existir e conta para o seu espaço de armazenamento.

Questionário

Exercício

Exercício A5.1: Ler a lista de pastas do servidor. Abra o material mappen-1.txt. Trata-se da saída literal de um comando IMAP LIST, com o qual um programa de e-mail pede a lista de pastas, incluindo as etiquetas SPECIAL-USE. Cada linha que começa com * LIST corresponde a uma pasta: entre parênteses os atributos, depois o separador entre aspas e, no fim, o nome completo da pasta. Preencha quatro elementos: o nome da verdadeira pasta Enviados, o nome da pasta de spam, o separador e o nome da pasta que está a mais porque um programa de e-mail a criou em duplicado. Escreva os nomes das pastas exatamente como aparecem no ficheiro, sem as aspas à volta. O programa compara as suas respostas com a chave de respostas e indica, para cada resposta, se está correta, com uma explicação.

Para saber mais

Os passos descritos para o webmail aplicam-se ao webmail da WebOké; noutros webmails funciona de forma semelhante.

• Roundcube Webmail 6.1: Criar e gerir pastas
• Roundcube Webmail 6.2: Arquivar mensagens
• Pastas na sua caixa de correio: Caixa de entrada, Enviados, Rascunhos, Reciclagem, Lixo eletrónico e Arquivo
• Curso gratuito E-mail em ordem: configurar e garantir uma boa entrega 3.1: Pastas e sincronização: porque tem duas pastas "Enviados"
• RFC 6154, IMAP LIST Extension for Special-Use Mailboxes (em inglês): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc6154