Módulo 5 · 5.2
Um sistema que consegue manter
Módulo 5: Organizar e encontrar · Tempo de leitura: 8 minutos
Objetivo de aprendizagem: No final desta lição, conseguirá escolher e configurar um método simples para a sua caixa de correio, de modo a ver o que ainda falta fazer e a encontrar o e-mail sem ter de o ordenar todos os dias.
Conceitos-chave: A receber como tabuleiro de trabalho, quatro decisões, sinalizar, não lida, arquivo, momentos fixos, caixa de correio partilhada
Porquê um sistema
Uma caixa de correio cheia raramente é o problema. O problema é deixar de ver o que ainda falta fazer. A pergunta de um cliente perde-se entre newsletters, uma fatura que ainda tem de pagar está na página quatro. Um sistema resolve isto com alguns acordos fixos consigo próprio. Não precisa de ser complicado. Deve sobretudo ser tão simples que daqui a três meses ainda o esteja a seguir.
Não existe um método perfeito. As pessoas trabalham de formas diferentes, e um empresário em nome individual recebe e-mails diferentes dos de uma associação. Esta lição apresenta os elementos e as opções. A escolha do que lhe convém é sua.
A receber como tabuleiro de trabalho
A base de quase todos os sistemas que funcionam: A receber é um tabuleiro de trabalho, não um arquivo. O que está em A receber ainda exige algo de si. O que está concluído sai de lá. Assim, basta um olhar para A receber para saber quanto trabalho tem pela frente.
Para isso, toma uma de quatro decisões para cada mensagem:
- Fora. Não precisa dela. Elimine-a ou, se for spam, assinale-a como spam. Uma newsletter que nunca lê: cancele a subscrição e ela deixa de chegar.
- Arquivo. Está concluída, mas quer guardá-la. Um clique em Arquivo (lição 5.1) e fica fora de vista, mas encontra-a de novo através da pesquisa (lição 5.3).
- Fazer. É preciso fazer algo que demora mais do que alguns minutos. Deixe-a ficar e dê-lhe uma sinalização (a bandeira Com sinalização), para que se destaque. Se demorar menos do que alguns minutos, trate do assunto de imediato e arquive-a depois.
- Esperar. Está à espera de uma resposta ou de um pagamento. Pode sinalizá-la ou colocá-la numa pasta própria Em espera, que revê uma vez por semana.
O mais importante é não passar à frente sem tomar uma decisão. Cada mensagem que abre e deixa ficar sem escolha terá de ser lida outra vez mais tarde.
Poucas pastas e pesquisa, ou muitas pastas
De quantas pastas precisa? Há duas escolas.
Muitas pastas: uma pasta por cliente, por projeto, por fornecedor. Vantagem: vê tudo de um cliente reunido. Desvantagem: cada mensagem exige uma decisão sobre o seu destino, e um e-mail que diz respeito a dois clientes não cabe em nenhuma das pastas. Ao fim de um ano tem muitas vezes quarenta pastas, das quais usa cinco.
Poucas pastas e pesquisa: um só arquivo, eventualmente dividido por ano, e de resto a pesquisa. Vantagem: arquivar é um clique, sem pensar. Desvantagem: tem de saber pesquisar bem. A lição 5.3 mostra que isso funciona muito bem no webmail: por remetente, destinatário, conteúdo, em todas as pastas ao mesmo tempo.
Para muitas pessoas, uma solução intermédia é a que funciona melhor: algumas pastas para o que tem mesmo de ficar à parte (por exemplo Faturas para a contabilidade) e, de resto, um só arquivo. As pastas que um filtro preenche automaticamente (módulo 6) não lhe dão trabalho. Dessas, pode haver mais algumas.
Sinalizar, não lidas e filtrar a lista
Algumas ferramentas do webmail facilitam o sistema:
- Com sinalização. Com Marcar > Com sinalização, a mensagem recebe uma bandeira e fica a vermelho na lista. A bandeira fica guardada no servidor, por isso o seu programa de e-mail e o seu telemóvel também a veem (aí chama-se muitas vezes estrela ou bandeira).
- Não lidas. Com Marcar > Como não lida, volta a pôr uma mensagem como não lida. É útil como lembrete, mas pouco fiável como sistema: um telemóvel que abra a mensagem por instantes volta a marcá-la como lida.
- Tipo nas opções de pesquisa. Em Tipo, escolha por exemplo Com sinalização ou Não respondidas. A lista mostra então apenas essas mensagens. Não respondidas é útil em A receber: são as mensagens a que ainda não respondeu. Atenção: o webmail só sabe se o próprio utilizador clicou em Responder. Se respondeu pelo telemóvel ou telefonou ao remetente, a mensagem continua a contar como não respondida, a não ser que a sua aplicação de e-mail também a marque como respondida.
Há também uma armadilha: marcar automaticamente como lida. Se o webmail estiver configurado para marcar uma mensagem como lida logo que aparece no painel de pré-visualização, o estado não lida perde o significado. Em Definições > Preferências > Visualização da Caixa de entrada escolhe ao fim de quantos segundos uma mensagem conta como lida (lição 2.1).
Momentos fixos
Quem passa o dia a reagir a cada novo e-mail tem pouco tempo para outro trabalho. Um sistema funciona melhor com momentos fixos: por exemplo de manhã, depois do almoço e ao fim do dia. Em cada momento, trata A receber com as quatro decisões. Uma vez por semana, revê as mensagens sinalizadas e a pasta Em espera. A frequência depende do seu trabalho. Uma loja online com perguntas de clientes consulta o e-mail mais vezes do que uma associação. O essencial é ser o utilizador a escolher, em vez de deixar que cada notificação escolha por si.
Uma caixa de correio partilhada
Se várias pessoas trabalham na mesma caixa de correio, como info@, são necessários acordos, caso contrário respondem duas pessoas ou ninguém. Por exemplo:
- Quem pega numa mensagem sinaliza-a de imediato (todos veem a bandeira, porque fica no servidor).
- Depois da resposta, a mensagem vai para o arquivo, para que A receber mostre o que está em aberto.
- As respostas saem do mesmo endereço e com a mesma assinatura (módulo 4).
- Uma pessoa é responsável, em cada dia, por deixar A receber vazia.
Combinem também o que não se faz: ninguém configura um programa de e-mail com POP nesta caixa de correio, porque assim o e-mail desaparece para os outros (lição 1.2).
Na prática: como funciona no webmail
Encontra Marcar na barra de ferramentas por cima da mensagem; Arquivo aparece como botão assim que tiver escolhido uma pasta de arquivo em Definições > Preferências > Pastas especiais. Tipo e os outros filtros estão nas opções de pesquisa (a pequena seta no campo de pesquisa). Os passos estão descritos no manual do Roundcube, em Marcar, mover e eliminar e em Arquivar mensagens. Noutros webmails funciona de forma semelhante: o Gmail tem um botão Arquivar e estrelas, o Outlook.com um botão Arquivar e bandeiras.
Resumo
- A receber é um tabuleiro de trabalho: o que lá está ainda exige algo de si.
- Tome uma decisão para cada mensagem: fora, arquivo, fazer (sinalizar) ou esperar.
- Poucas pastas com uma boa pesquisa dá menos trabalho do que muitas pastas; as pastas preenchidas por um filtro não custam nada.
- As sinalizações e o estado respondida ficam no servidor e, por isso, também são visíveis para os colegas numa caixa de correio partilhada.
- Trate A receber em momentos fixos e estabeleça acordos se partilhar uma caixa de correio.
Questionário
Exercício
Exercício D5.2: O seu plano de organização. Abra a sua própria caixa de correio no webmail. Conte quantas pastas tem (Definições > Pastas) e quantas mensagens não lidas estão em A receber. Depois, escolha um sistema: poucas pastas mais arquivo, muitas pastas ou uma solução intermédia. Configure-o: escolha uma pasta de arquivo em Pastas especiais, se ainda não tiver uma, elimine as pastas que não usou durante um ano (mova primeiro o e-mail para o seu arquivo) e trate A receber uma vez com as quatro decisões. Em seguida, responda para si próprio: quantas pastas tinha e quantas tem agora? Quantas mensagens continuam em A receber, e todas elas ainda exigem realmente algo de si? Em que momentos fixos vai passar a consultar o seu e-mail? E, se partilhar uma caixa de correio: que dois acordos vai estabelecer com os seus colegas?
Exercício D5.2: O seu plano de organização
Este exercício faz você mesmo; ninguém o verifica. Assinale o que já fez e marque o exercício como concluído.
Um sistema prático: a Caixa de entrada é a sua bandeja de trabalho. Para cada mensagem decide: apagar, arquivar, tratar (sinalizar) ou aguardar. Poucas pastas e uma boa pesquisa funcionam melhor para a maioria das pessoas do que dezenas de pastas. Reserve um momento fixo para rever as mensagens sinalizadas e a bandeja de trabalho.
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Para saber mais
Os passos indicados para o webmail aplicam-se ao webmail da WebOké; noutros webmails funciona de forma semelhante.