Módulo 5 · 5.3
Pesquisar como um profissional
Módulo 5: Organizar e encontrar · Tempo de leitura: 9 minutos
Objetivo de aprendizagem: Após esta lição, saberá escolher, para cada pesquisa, o campo de pesquisa, o tipo, a data e o âmbito adequados, e compreenderá porque é que o webmail por vezes não encontra algo.
Conceitos-chave: campo de pesquisa, opções de pesquisa, Âmbito, Mensagem completa, Tipo, IMAP SEARCH, limpar a pesquisa
A pesquisa é feita no servidor
Quando pesquisa no webmail, não é o seu navegador que percorre o seu e-mail, mas sim o servidor de correio. O webmail envia, através de IMAP, um pedido de pesquisa (IMAP SEARCH) ao servidor, por exemplo: "dê-me as mensagens em A receber cujo remetente contém diogo". O servidor devolve os números das mensagens que correspondem e o webmail apresenta-as.
Isto explica algumas coisas:
- A pesquisa é tão rápida num portátil antigo como num computador rápido, porque o trabalho é feito no servidor.
- Pesquisa tudo o que está no servidor, incluindo mensagens de há anos que o seu programa de e-mail já não descarregou.
- O que o servidor não vê como texto, não encontra. O texto de um anexo, como um PDF ou um ficheiro Word, não é pesquisado. Uma palavra que apenas consta do orçamento em anexo não será, portanto, encontrada. Nesse caso, pesquise pelo remetente, pelo assunto ou pelo período.
Onde pesquisa: os campos
Por predefinição, o webmail pesquisa no assunto e no remetente. Através da pequena seta no campo de pesquisa, abre as opções de pesquisa e escolhe onde o webmail procura. Pode ativar vários campos ao mesmo tempo; uma mensagem conta então como resultado se a palavra constar de pelo menos um desses campos.
| Campo | Onde o webmail pesquisa | Exemplo |
|---|---|---|
| Assunto | o cabeçalho Subject | "orçamento" |
| Remetente | o cabeçalho From, nome e endereço | "diogo" ou "example.net" |
| Destinatário | o cabeçalho To | o endereço de um fornecedor a quem enviou um e-mail |
| Cc | o cabeçalho Cc | alguém que recebeu uma cópia |
| Bcc | o cabeçalho Bcc (apenas no seu próprio correio enviado) | quem incluiu de forma oculta |
| Corpo | o texto da mensagem | uma palavra do próprio e-mail |
| Mensagem completa | cabeçalhos e texto em conjunto | quando não sabe onde está a palavra |
Existem também Responder a e No seguimento de, para os cabeçalhos com esse nome. Raramente precisará deles.
Porque não usar sempre Mensagem completa? Porque obtém muito mais resultados. Se pesquisar "example.net" na mensagem completa, não encontra apenas e-mails do Diogo, mas qualquer e-mail em que esse domínio apareça em algum lado: numa assinatura, num e-mail reencaminhado, num cabeçalho de um servidor. Quanto mais específico o campo, mais curta a lista.
Tipo e data: restringir ainda mais a lista
Com Tipo escolhe que mensagens pretende ver: Todos, Não lidas, Com sinalização, Não respondidas, Eliminadas, Não eliminada, Com anexo ou Prioridade. Isto funciona também sem palavra de pesquisa. Se escolher apenas o Tipo Com anexo em Enviados, vê tudo o que enviou com um anexo.
Com Data escolhe um período: mais recente ou mais antigo do que uma semana, um mês ou um ano. "Com mais de um ano" é útil para fazer limpeza (lição 5.4), "Com menos de um mês" quando sabe que foi recente.
Tipo, data e palavra de pesquisa funcionam em conjunto. Cada critério adicional torna a lista mais curta.
Âmbito: em que pastas
O Âmbito determina em que pastas o servidor pesquisa:
- Pasta atual: apenas a pasta que tem aberta. É a opção mais rápida e mais restrita.
- Esta pasta e subpastas: a pasta que tem aberta e todas as pastas abaixo dela. Útil se tiver uma pasta Clientes com uma subpasta por cliente, ou um arquivo dividido por ano.
- Todas as pastas: todas as pastas da sua caixa de correio, incluindo Enviados, Spam e Reciclagem.
Se pesquisar em várias pastas ao mesmo tempo, vê também, em cada mensagem, em que pasta se encontra. Assim percebe de imediato onde uma mensagem foi parar, por exemplo devido a um filtro.
Tenha em atenção dois aspetos. O âmbito é relativo: "Esta pasta e subpastas" significa algo diferente quando está em A receber do que quando está em Clientes. E uma mensagem que o próprio utilizador enviou está em Enviados, não em A receber. Se procura um e-mail que enviou a alguém, a escolha certa é o campo Destinatário e um âmbito que inclua Enviados.
Um método em três passos
Se procura algo e não sabe por onde começar, avance do mais restrito para o mais amplo:
- O que sabe com certeza? O remetente, uma palavra do assunto, aproximadamente quando. Escolha o campo correspondente.
- Onde é provável que esteja? Escolha o âmbito mais pequeno que seja de certeza suficiente.
- Não encontrou nada? Alargue passo a passo: acrescente Corpo, depois Todas as pastas e só então Mensagem completa. Verifique também Spam e Reciclagem; com Todas as pastas, estas são pesquisadas automaticamente.
Pesquise por parte de um nome se não tiver a certeza do resto: apenas o apelido "Santos" encontra também "Inês Santos". Maiúsculas e minúsculas são indiferentes.
Depois de pesquisar, não se esqueça de limpar a pesquisa com a cruz no campo de pesquisa. Caso contrário, a lista continua filtrada e pode pensar que falta correio. Além disso, as opções escolhidas mantêm-se para a pesquisa seguinte. Quem se surpreende por uma pesquisa normal procurar de repente em todas as pastas, muitas vezes esqueceu-se de que a configurou assim da última vez.
Pesquisar no seu livro de endereços
O livro de endereços tem o seu próprio campo de pesquisa. Aí pesquisa por nome ou endereço e, com Pesquisar na parte superior, de forma mais detalhada, por exemplo por organização. Isto é independente da pesquisa no seu correio. O módulo 7 aborda o livro de endereços em pormenor.
Na prática: assim funciona no webmail
O campo de pesquisa encontra-se acima da lista de mensagens; a pequena seta à direita abre as opções de pesquisa com os campos, Tipo, Data e Âmbito. O pequeno envelope no campo de pesquisa mostra, com um clique, apenas as mensagens não lidas. Os passos encontram-se no Manual do Roundcube, em Pesquisar no seu e-mail. Noutros webmails funciona de forma semelhante: o Gmail e o Outlook.com têm uma barra de pesquisa com opções avançadas, e o Gmail aceita operadores de pesquisa como from: e has:attachment.
Resumo
- A pesquisa é feita no servidor de correio (IMAP SEARCH); o texto dos anexos não é pesquisado.
- Escolha o campo mais específico: Remetente, Destinatário ou Assunto geram menos ruído do que Mensagem completa.
- Tipo e Data tornam a lista mais curta, mesmo sem palavra de pesquisa.
- Âmbito: Pasta atual, Esta pasta e subpastas, ou Todas as pastas. O seu próprio correio enviado está em Enviados.
- Avance do mais restrito para o mais amplo e limpe a pesquisa quando terminar.
Questionário
Exercício
Exercício A5.3: Que pesquisa? A Inês tem na sua caixa de correio as pastas A receber, Enviados, Spam, Reciclagem, uma pasta Clientes com uma subpasta por cliente e um Arquivo dividido por ano. Para cada pergunta, escolha o Âmbito (Pasta atual, Esta pasta e subpastas ou Todas as pastas) e o campo de pesquisa (Assunto, Remetente, Destinatário, Corpo ou Mensagem completa). Escolha sempre o âmbito mais pequeno e o campo mais específico que funcionem com certeza. 1. A Inês tem A receber aberta. Tem a certeza de que o e-mail de diogo@example.net ainda lá está, mas não faz ideia de qual era o assunto. 2. A Inês procura um e-mail que ela própria enviou para entregas@example.org. Não sabe se ainda está em Enviados ou se já está numa das pastas de arquivo. 3. A Inês tem a pasta Clientes aberta. Sabe que um cliente escreveu um dia a palavra "arco" no texto do seu e-mail, mas não no assunto, e já não se lembra de que cliente se tratava. O programa compara, para cada pergunta, o seu âmbito e o seu campo com a chave de respostas e dá uma explicação para cada erro.
Para saber mais
Os passos indicados para o webmail aplicam-se ao webmail da WebOké; noutros webmails funciona de forma semelhante.
- Roundcube Webmail 9.1: Pesquisar no seu e-mail
- Roundcube Webmail 8.1: Adicionar e encontrar contactos
- Recuperar caixa de correio ou e-mails eliminados a partir da cópia de segurança
- RFC 9051, IMAP versão 4rev2, com o comando SEARCH (em inglês): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc9051