Identidades: quem é o utilizador como remetente

Módulo 4: O utilizador como remetente · Tempo de leitura: 11 minutos

Objetivo de aprendizagem: No final desta lição, saberá configurar uma identidade de forma a que os destinatários vejam de imediato quem está a enviar o e-mail, saberá o que cada campo faz nos cabeçalhos e compreenderá por que só pode enviar a partir de determinados endereços.

Conceitos-chave: identidade, nome exibido, From, Organization, Responder a (Reply-To), cópia Bcc, identidade predefinida, controlo do remetente, reencaminhador, SPF, DMARC

O que o destinatário vê de si

Quando o Diogo recebe um e-mail da Inês, vê primeiro uma coisa na sua lista de mensagens: o nome do remetente. Esse nome vem do cabeçalho From, que é composto por duas partes:

From: Inês Santos | Atelier Floral Example <ines@example.com>

A parte entre os sinais de menor e maior é o endereço. A parte que vem antes é o nome exibido. A maioria dos programas de e-mail mostra na lista apenas o nome exibido. Se este faltar, vê-se apenas o endereço, ou apenas a parte antes do @. Um e-mail de "info" não diz nada a ninguém. Um e-mail de "Inês Santos | Atelier Floral Example" diz.

No webmail, esse conjunto de nome, endereço e algumas definições adicionais é uma identidade. Tem pelo menos uma: a do endereço com que inicia sessão. Pode criar mais, por exemplo para um segundo endereço (lição 4.3).

Um bom nome exibido:

• é o seu próprio nome, o nome da sua organização ou uma combinação: "Inês Santos | Atelier Floral Example" ou "Atelier Floral Example";
• não é um endereço de e-mail. Um nome exibido como "ines@example.com" parece suspeito, porque é exatamente isso que os burlões fazem: mostrar como nome um endereço que não corresponde ao endereço real;
• é reconhecível para o destinatário. Se envia e-mails a clientes, estes reconhecem muitas vezes a loja mais depressa do que o seu nome próprio.

Recorde a lição 2.2: qualquer pessoa pode preencher qualquer nome exibido. Por isso, o nome nada diz sobre a autenticidade. Mas, para o seu próprio e-mail, é a primeira coisa que conta.

Os outros campos de uma identidade

Uma identidade tem mais campos do que o nome e o endereço. Cada campo torna-se um cabeçalho na sua mensagem ou tem um efeito no envio.

• Entidade torna-se o cabeçalho Organization. Alguns programas mostram-no junto ao remetente. É útil se o seu nome exibido for apenas o seu próprio nome. Não é obrigatório.
• Responder a torna-se o cabeçalho Reply-To (lição 3.1). Se aqui preencher info@example.com, todas as respostas a e-mails desta identidade vão para info@. Normalmente deixa-se este campo vazio: as respostas devem regressar a quem escreveu. Um Responder a fixo de que se esqueceu é uma causa clássica de "nunca recebi resposta".
• Bcc envia cada mensagem que envia também como cópia oculta para um endereço fixo. Por exemplo, para que um colega veja todos os orçamentos. Os destinatários não veem esse endereço. Mas pense bem: esse colega sabe que recebe tudo, e é necessário?
• Marcar como predefinido determina que identidade o webmail escolhe quando começa uma nova mensagem. Ao responder, o webmail escolhe normalmente a identidade do endereço para o qual o e-mail foi enviado.
• Assinatura é a sua assinatura (lição 4.2).

Controlo do remetente: por que não pode preencher qualquer endereço

No campo Email de uma identidade pode, em princípio, escrever qualquer endereço. Ainda assim, o servidor recusa uma mensagem se a enviar a partir de um endereço que não lhe pertence. A isto chama-se controlo do remetente. Sem esse controlo, qualquer pessoa que inicie sessão numa caixa de correio no mesmo servidor poderia enviar e-mails em nome de outra pessoa: o vizinho no servidor, ou um intruso numa única caixa de correio roubada que passaria a enviar phishing em nome de toda a organização.

Na WebOké, pode enviar a partir de:

• o endereço com que iniciou sessão;
• um endereço que reencaminha para a sua caixa de correio, um reencaminhador, no mesmo servidor.

A Inês, com sessão iniciada como ines@example.com, quer também poder enviar e-mails como encomendas@example.com? Nesse caso, cria para encomendas@ um reencaminhador para ines@ e uma identidade adicional com esse endereço. Sem reencaminhador, recebe uma mensagem como "Account ... can not send emails from ...". Outros fornecedores aplicam regras semelhantes, embora com outros nomes (por exemplo, "enviar como" ou "send as").

Por que não um endereço Gmail através de outro servidor

Uma pergunta frequente: "Posso criar no webmail uma identidade com o meu endereço Gmail?" A resposta é não, e isso não é apenas uma regra da WebOké. O domínio gmail.com pertence à Google. A Google publica no DNS que servidores podem enviar e-mail para esse domínio (SPF), assina o seu próprio e-mail (DKIM) e pede aos destinatários que recusem ou coloquem no spam o e-mail que não esteja conforme (DMARC). Um e-mail com um endereço Gmail no From que venha de outro servidor não cumpre essas regras. Na melhor das hipóteses, vai parar ao spam; na pior, não chega ao destino. O mesmo se aplica a qualquer outro domínio com uma política DMARC rigorosa, incluindo o seu próprio domínio, se o tiver configurado corretamente. O curso E-mail em ordem explica o SPF, o DKIM e o DMARC.

Se pretende enviar e-mails a partir de um endereço de outra entidade, faça-o através dessa própria entidade.

Exemplo: três identidades numa só caixa de correio

A Inês inicia sessão com ines@example.com. Tem três identidades:

• Inês Santos | Atelier Floral Example com ines@example.com: a predefinida, para e-mails pessoais com clientes.
• Atelier Floral Example com encomendas@example.com: para confirmações de encomendas. encomendas@ é um reencaminhador para ines@.
• Atelier Floral Example com info@example.com: para perguntas gerais. Também info@ é um reencaminhador para ines@.

Na identidade encomendas@ deixou o campo Responder a vazio, para que os clientes respondam simplesmente para encomendas@ e essas respostas lhe cheguem através do reencaminhador. Em todas as identidades preencheu Entidade com "Atelier Floral Example".

Se observar os cabeçalhos de um e-mail enviado a partir da segunda identidade, vê:

From: Atelier Floral Example <encomendas@example.com>
Organization: Atelier Floral Example

Não existe nenhum cabeçalho Bcc na mensagem que o Diogo recebe, mesmo que a Inês tenha configurado uma cópia Bcc. Essa cópia segue apenas pelo envelope.

Armadilhas

• Apenas um endereço, sem nome. O seu e-mail aparece na lista como "info" ou "ines". Menos reconhecível e, por vezes, mais facilmente no spam.
• Um nome exibido que parece um endereço. Os filtros de spam e os destinatários atentos desconfiam disso.
• Um Responder a esquecido. As respostas vão para um endereço que ninguém consulta.
• Uma identidade para um endereço sem reencaminhador. O envio falha com uma mensagem sobre o endereço.
• A identidade errada numa nova mensagem. Verifique o campo Remetente antes de enviar, sobretudo se tiver várias identidades.

Na prática: como funciona no webmail

As identidades são geridas em Definições > Identidades. Clique no seu endereço para preencher Nome exibido, Entidade, Responder a, Bcc e Assinatura, ou em Criar para uma identidade adicional. Ao escrever, escolhe em Remetente a identidade que pretende utilizar. O reencaminhador é criado no painel de gestão do seu alojamento (na WebOké, o DirectAdmin). O Manual do Roundcube descreve os passos. Noutros webmails funciona de forma semelhante; no Gmail, por exemplo, chama-se "Enviar email como".

Resumo

• O nome exibido é o que os destinatários veem na sua lista: torne-o reconhecível e não utilize um endereço de e-mail.
• Entidade torna-se o cabeçalho Organization, Responder a torna-se Reply-To; deixe normalmente Responder a vazio.
• Um Bcc na sua identidade envia cada mensagem, sem que se veja, para um endereço fixo.
• O servidor só lhe permite enviar a partir do seu próprio endereço ou de um reencaminhador para a sua caixa de correio no mesmo servidor.
• Um endereço de outra entidade (como o Gmail) não pode ser utilizado através do seu próprio servidor: o SPF e o DMARC fazem com que o envio falhe.

Questionário

Exercício

Exercício A4.1: Mandar verificar o seu remetente. Configure a sua identidade em Definições > Identidades: um Nome exibido claro e, se quiser, a Entidade. Em seguida, envie um e-mail para si próprio com WMC A4.1 no assunto. Abra o e-mail recebido, escolha Mais > Exportar (obtém um ficheiro .eml) e carregue esse ficheiro. O programa lê o ficheiro apenas em memória e não guarda nada. Verifica o seguinte: o assunto contém A4.1; o From tem um nome exibido que não é um endereço de e-mail e não é igual à parte antes do @; o domínio no From não é um domínio de exemplo como example.com; não existe nenhum cabeçalho Bcc visível na mensagem; o Organization está preenchido (recomendação, laranja se estiver vazio); e mostra o que consta do Reply-To (a título informativo, para que veja se se esqueceu de um Responder a). Para cada linha, recebe verde, laranja ou vermelho, com uma explicação.

Para saber mais

Os passos descritos no webmail aplicam-se ao webmail da WebOké; noutros webmails funciona de forma semelhante.

• Roundcube Webmail 5.1: O seu nome como remetente
• Roundcube Webmail 5.3: Enviar a partir de outro endereço
• Enviar e-mails a partir de vários aliases, erro: Account xxx can not send emails from
• Mensagens de erro resolvidas 1.8: Account ... can not send emails from ...
• Curso gratuito E-mail em ordem: configurar e garantir uma boa entrega 4.1: Porque é que o correio acaba na pasta de spam
• Curso gratuito Seguro online para empresários 3.3: Afzender e cabeçalhos: como ler