Anexos e ficheiros grandes

Módulo 3: Escrever e-mail · Tempo de leitura: 11 minutos

Objetivo de aprendizagem: Depois desta lição, saberá calcular se os ficheiros cabem num só e-mail, compreenderá porque é que um anexo fica maior ao ser enviado e escolherá o caminho certo para ficheiros grandes: reduzir, converter ou usar uma ligação de partilha.

Conceitos-chave: MIME, base64, limite por mensagem, tamanho máximo dos anexos, servidor de destino, ligação de partilha, data de expiração, pdf, reduzir fotografias, lembrete de anexos, vCard

Um anexo transformado em texto

O e-mail foi concebido, na sua origem, para texto simples. Uma fotografia, um pdf ou uma folha de cálculo é composto por bytes arbitrários, que não podem ser enviados tal como estão. É por isso que existe o MIME: uma norma que divide uma mensagem em partes, cada uma com um cabeçalho que indica o que é (por exemplo Content-Type: application/pdf) e como foi empacotada. Para ficheiros, esse empacotamento é quase sempre base64.

O base64 converte cada 3 bytes do seu ficheiro em 4 carateres legíveis (RFC 2045). O resultado fica, portanto, cerca de um terço maior do que o original. Uma fotografia de 3 MB ocupa no e-mail cerca de 4 MB. Eis o início de um anexo destes quando se consulta o código-fonte de uma mensagem:

Content-Type: application/pdf; name="orçamento-casamento.pdf"
Content-Disposition: attachment; filename="orçamento-casamento.pdf"
Content-Transfer-Encoding: base64

JVBERi0xLjcKJcfsj6IKNSAwIG9iago8PC9MZW5ndGggNiAwIFIvRmlsdGVyIC9GbGF0ZURl
Y29kZT4+CnN0cmVhbQp4nO1dW4/bNhJ+968wFigQoGBMhfVL6UNBRoqnSuUMIqI3Lff1Uq...

Cada linha desta confusão é um pedaço do seu pdf. O destinatário não vê nada disto: o programa de e-mail dele reconstrói o ficheiro original.

Fazer contas: cabe numa só mensagem?

Cada servidor de e-mail tem um limite por mensagem: a maior mensagem que aceita, medida depois do empacotamento. Na WebOké, esse limite é de 50 MB por mensagem, em todos os servidores de e-mail. Como o base64 aumenta tudo em um terço, numa só mensagem cabem cerca de 36 MB de anexos. É também esse o valor que a webmail apresenta como tamanho máximo de ficheiro ao adicionar anexos.

A regra prática para fazer as contas:

1. Some o tamanho de todos os anexos.
2. Se o total for superior a cerca de 36 MB, não cabe num só e-mail na WebOké.
3. Se for inferior, cabe no seu servidor. Mas isso é apenas metade da história.

A outra metade é o servidor de destino. Este também tem um limite por mensagem, muitas vezes inferior a 50 MB. Muitos serviços aceitam mensagens até cerca de 20 a 25 MB, mas isso varia de serviço para serviço e pode mudar. Se a mensagem for demasiado grande para o destinatário, recebe de volta uma mensagem de erro, muitas vezes com um código como 552 ou as palavras "message too big" ou "message size exceeds". O seu e-mail foi enviado, mas não chegou ao destino.

Por isso, uma segunda regra prática, mais prudente: acima de 15 a 20 MB de anexos para alguém fora da sua organização, é preferível optar por uma ligação de partilha. Assim não precisa de adivinhar.

Tenha também em conta que uma mensagem com anexos grandes fica guardada na sua pasta Enviados e na caixa de correio do destinatário. Conta para o espaço de armazenamento de ambos (lição 5.4). Se enviar o mesmo ficheiro de 20 MB a cinco pessoas, ele fica guardado cinco vezes nos destinatários e uma vez na sua caixa.

Reduzir o tamanho: primeiro o maior ganho

Antes de criar uma ligação de partilha, verifique se o ficheiro pode ficar mais pequeno. Nem todos os ficheiros têm um tamanho proporcional ao que contêm.

• Fotografias de um telemóvel ou de uma câmara têm muitas vezes vários MB cada, porque são guardadas em resolução máxima. Para ver num ecrã, basta uma fração disso. Reduzir uma fotografia para, por exemplo, 2000 píxeis de largura torna-a normalmente muitas vezes mais pequena, sem diferença visível no ecrã. Este é quase sempre o maior ganho.
• Documentos: um orçamento em .docx pode ser grande devido às imagens inseridas e, por vezes, aparece de forma diferente ao destinatário. Um pdf é muitas vezes mais pequeno, tem o mesmo aspeto em qualquer lado e não pode ser alterado por engano.
• Documentos digitalizados são imagens. Digitalize com uma resolução mais baixa ou a preto e branco quando a cor não for necessária.
• Comprimir em zip ajuda com ficheiros de texto e folhas de cálculo, mas quase nada com fotografias, vídeo e pdf: estes já estão comprimidos.

No caso do vídeo, reduzir o tamanho muitas vezes não chega. Um vídeo de poucos minutos ultrapassa facilmente os 36 MB. Nesse caso, a ligação de partilha é o único caminho adequado.

A ligação de partilha: o ficheiro fica, a ligação viaja

Com uma ligação de partilha, coloca o ficheiro num armazenamento online, como o Nextcloud ou outra nuvem, e envia apenas uma ligação. O e-mail fica pequeno, o destinatário descarrega o ficheiro quando quiser e o utilizador pode revogar a ligação mais tarde.

Uma boa ligação de partilha tem:

• uma data de expiração, para que o ficheiro não fique público durante anos;
• uma palavra-passe para ficheiros confidenciais, comunicada por outro canal (SMS ou telefone) e não no mesmo e-mail;
• apenas leitura, a menos que a outra pessoa precise mesmo de carregar algo.

Uma armadilha: uma ligação de partilha sem palavra-passe funciona para qualquer pessoa que a tenha. Se o destinatário reencaminhar o seu e-mail, o destinatário seguinte também consegue aceder ao ficheiro. Para dados pessoais ou orçamentos, uma palavra-passe e uma data de expiração não são, portanto, um luxo.

Outra armadilha: alguns destinatários desconfiam de ligações, com razão depois de tanto phishing (lição 2.4). Por isso, indique no e-mail o que podem esperar: "Vai receber uma ligação para o nosso Nextcloud, o ficheiro chama-se fotos-casamento.zip e a ligação funciona até 1 de junho."

Anexos esquecidos e um cartão de visita

Quem nunca escreveu "segue em anexo" e depois não anexou nada? A webmail pode avisá-lo: com Lembrar sobre anexos esquecidos, ao clicar em Enviar, verifica se o texto contém palavras como "anexo" sem que exista qualquer anexo. Este lembrete está desativado por predefinição; pode ativá-lo em Definições > Composição de mensagens.

Com Anexar vCard, envia um contacto do seu livro de endereços como cartão de visita (um ficheiro .vcf). O destinatário guarda-o com um clique no seu próprio livro de endereços. É prático quando quer dar a alguém os dados de um colega ou fornecedor. Mais sobre vCard na lição 7.2.

Na prática: como funciona na webmail

No ecrã Nova mensagem, adiciona um anexo com Anexar, na parte superior, ou com Adicionar anexo, à direita, ou arrasta um ficheiro para a caixa à direita. É aí que também vê o tamanho máximo de ficheiro. O lembrete de anexos esquecidos encontra-se em Definições > Composição de mensagens. O Manual do Roundcube descreve os passos. Noutras webmails funciona de forma semelhante, mas o limite por mensagem varia consoante o fornecedor.

Resumo

• Os anexos são empacotados como texto com base64 e ficam, por isso, cerca de um terço maiores (3 bytes passam a 4 carateres).
• Na WebOké, uma mensagem pode ter 50 MB, o que corresponde a cerca de 36 MB de anexos.
• Os servidores de destino aceitam muitas vezes menos; para ficheiros grandes destinados ao exterior, prefira uma ligação de partilha.
• Reduza primeiro as fotografias e converta os documentos em pdf; comprimir em zip não ajuda com fotografias e vídeo.
• Uma ligação de partilha deve ter uma data de expiração e, para ficheiros confidenciais, uma palavra-passe enviada por outro canal.

Questionário

Exercício

Exercício A3.3: Cabe num só e-mail? Parta da regra prática da WebOké: cerca de 36 MB de anexos cabem numa mensagem de 50 MB, porque o base64 aumenta tudo em cerca de um terço. Para as situações 1 a 3, escolha "cabe" ou "não cabe, ligação de partilha". (1) A Inês envia ao Diogo dois pdf: o orçamento de 3 MB e o plano floral de 5 MB. (2) O Tiago quer enviar à Inês um vídeo da montagem de um arco de casamento; o ficheiro tem 120 MB. (3) A Inês quer enviar ao Diogo doze fotografias de ramos de noiva anteriores, cada uma com 3,5 MB, diretamente da câmara, num só e-mail. Pergunta 4: a Inês precisa de libertar espaço para outro e-mail e pode reduzir primeiro um ficheiro. Que ficheiro escolhe: (a) orçamento-casamento.pdf de 0,4 MB, (b) ramo-noiva.jpg de 9 MB diretamente da câmara, (c) tabela-precos.docx de 0,2 MB? O programa compara as suas quatro respostas com a chave e mostra o cálculo de cada situação.

Para saber mais

Os passos descritos na webmail aplicam-se à webmail da WebOké; noutras webmails funciona de forma semelhante.

• Roundcube Webmail 4.3: Enviar anexos
• Email rejeitado: mensagem demasiado grande
• Mensagens de erro resolvidas 1.6: 552 Mailbox full ou message too big
• Curso gratuito E-mail em ordem: configurar e garantir uma boa entrega 3.2: Armazenamento, quota e uma caixa de correio cheia
• RFC 2045, MIME parte 1, secção 6.8 sobre base64 (em inglês): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc2045