Uma boa assinatura

Módulo 4: O utilizador como remetente · Tempo de leitura: 10 minutos

Objetivo de aprendizagem: No final desta lição, saberá criar uma assinatura curta e útil com a linha separadora correta, compreenderá por que razão os programas de e-mail reconhecem essa linha e escolherá de forma consciente entre uma assinatura em texto simples e uma com formatação ou logótipo.

Conceitos-chave: assinatura, linha separadora "-- ", RFC 3676, regra prática das quatro linhas (RFC 1855), texto simples, assinatura HTML, imagem externa, imagem incorporada, aviso legal

Para que serve uma assinatura

Uma assinatura (no webmail chama-se Assinatura) é o pequeno texto que aparece automaticamente por baixo das suas mensagens. O objetivo é prático: o destinatário deve saber, sem ter de procurar, quem é o remetente e de que outra forma o pode contactar. Pense em alguém que lê no telemóvel, às 8 da manhã, o seu e-mail sobre uma entrega e lhe quer telefonar. Se o seu número estiver no fim da mensagem, telefona. Se não estiver em lado nenhum, responde por e-mail e fica à espera.

O que deve constar:

• o seu nome e, se quiser, a sua função;
• o nome da sua organização;
• um número de telefone onde possa ser contactado;
• o seu site.

O que não deve constar: todo o seu historial de moradas, três números de telefone, cinco ícones de redes sociais, uma frase do dia e uma cópia do seu endereço de e-mail (esse já está em From). Quanto mais lá colocar, menos as pessoas leem.

A linha separadora: dois hífenes e um espaço

Por cima de uma assinatura deve existir uma linha fixa: dois hífenes e um espaço, e mais nada nessa linha.

Até quinta-feira!
Inês

--
Inês Santos | Atelier Floral Example
+351 000 000 000 | www.example.com

Essa linha -- é uma convenção antiga da Usenet que também é habitual no e-mail. A norma para e-mail em texto simples (RFC 3676, secção 4.3) descreve-a como a separação entre o texto e a assinatura. O espaço faz parte dela: "--" sem espaço é apenas uma linha com dois hífenes.

Porque é que isto importa? Porque os programas de e-mail reconhecem a linha. Muitos programas mostram tudo o que está abaixo dela numa cor mais clara e omitem a assinatura quando responde a uma mensagem. Sem essa linha, a assinatura volta a entrar na citação a cada ronda de uma conversa. Ao fim de dez respostas, o e-mail contém dez cópias da mesma assinatura.

O webmail coloca automaticamente a linha separadora por cima da sua assinatura quando a preenche em Assinatura. Por isso, não a escreva novamente, caso contrário ficam duas. E tenha cuidado ao copiar de um processador de texto: este por vezes remove o espaço no fim de uma linha.

Curta: a regra prática das quatro linhas

Já em 1995, a netiqueta para utilizadores da internet (RFC 1855) apresentava uma regra prática: mantenha a sua assinatura curta, com um máximo de quatro linhas. Na altura, o motivo era que as pessoas pagavam a ligação ao minuto. Esse motivo desapareceu, mas a regra continua a ser boa: uma assinatura de quatro linhas é lida, uma de doze linhas é ignorada.

Quatro linhas chegam se combinar a informação de forma inteligente. Utilize um separador como | para colocar dois dados na mesma linha:

--
Inês Santos | Atelier Floral Example
Flores para casamentos e empresas
+351 000 000 000 | www.example.com

São três linhas, com tudo aquilo de que o Diogo precisa.

Texto simples ou HTML, e aquele logótipo

Uma assinatura pode ser em texto simples ou com formatação (HTML), tal como as suas mensagens (lição 3.2).

Uma assinatura em texto simples chega igual a todo o lado, em qualquer telemóvel e em qualquer programa. Para a maioria das pessoas, é a melhor opção.

Uma assinatura HTML pode conter negrito, cor, uma ligação associada a uma palavra e um logótipo. Isso traz algumas armadilhas:

• Uma assinatura com formatação só é apresentada se também escrever a mensagem com formatação. Se escrever em texto simples, a assinatura aparece como texto normal por baixo da mensagem.
• Um logótipo pode ser incluído de duas formas. Como imagem externa: uma imagem com um endereço web que já está no seu site. O e-mail continua pequeno, mas muitos programas não carregam imagens externas automaticamente (tal como o próprio webmail, lição 2.2). O destinatário vê então uma caixa vazia. Ou como imagem incorporada: a imagem segue como anexo em cada e-mail. Nesse caso é visível, mas cada e-mail fica maior e, para alguns destinatários, aparece um clipe em cada mensagem, como se houvesse um anexo.
• Um logótipo de 300 KB por baixo de cada e-mail, mesmo por baixo de "Ótimo, até amanhã", é um desperdício do espaço de armazenamento de todos. Mantenha o logótipo pequeno, com algumas dezenas de KB.
• Nunca coloque dados importantes, como o seu número de telefone, apenas numa imagem. Uma imagem não pode ser copiada e um leitor de ecrã não a consegue ler em voz alta.

Avisos legais: curtos e prudentes

Por baixo de muitos e-mails profissionais aparece um texto longo como "Este e-mail destina-se exclusivamente ao destinatário. Se não for o destinatário, deverá..." Um aviso legal deste tipo tem pouco valor jurídico. O destinatário não o aceitou e o aviso está por baixo de uma mensagem que já foi lida. Um aviso legal também torna o e-mail mais longo do que a própria mensagem, sobretudo numa conversa longa.

Se, ainda assim, quiser incluir algo, limite-se a uma frase curta e factual, sem promessas nem afirmações. Se precisar de dados legais nos e-mails profissionais, como um número de registo, coloque-os na sua assinatura e não num bloco de texto.

Quando a sua assinatura é inserida

Em Definições > Composição de mensagens define como o webmail trata a sua assinatura: se é sempre inserida, também em respostas e reencaminhamentos, e se fica abaixo ou acima da mensagem citada. Se escrever acima da citação (lição 3.2), escolha também que a assinatura fique acima da citação. Caso contrário, fica no fundo de tudo, por baixo da mensagem antiga, onde ninguém a encontra.

Se tiver várias identidades (lição 4.1), cada identidade tem a sua própria assinatura. Se escolher outra identidade em Remetente, a assinatura muda com ela.

Na prática: assim funciona no webmail

A assinatura é criada em Definições > Identidades: clique no seu endereço e preencha o campo Assinatura. O botão com a imagem abre uma barra de ferramentas de formatação. Em Definições > Composição de mensagens define quando e onde a assinatura é inserida. Ao escrever, pode adicioná-la ou trocá-la com o botão Assinatura. O Manual do Roundcube descreve os passos. Noutros webmails e programas de e-mail funciona de forma semelhante, embora nem todos os programas coloquem automaticamente a linha separadora.

Resumo

• Uma assinatura indica o seu nome, organização, telefone e site; nada mais.
• A linha separadora é exatamente "-- " (dois hífenes e um espaço, RFC 3676 secção 4.3); os programas reconhecem-na e omitem a assinatura ao citar.
• Regra prática: no máximo quatro linhas (RFC 1855).
• O texto simples chega bem a todo o lado; um logótipo é pequeno, e os dados importantes nunca estão apenas numa imagem.
• Os avisos legais têm pouco valor jurídico: curtos e prudentes, ou omitidos.

Questionário

Exercício

Exercício A4.2: Submeter a sua assinatura para correção. Em Definições > Identidades, configure uma assinatura na sua identidade e envie um e-mail para si próprio com WMC A4.2 no assunto. Abra o e-mail recebido, escolha Mais > Exportar e carregue o ficheiro .eml. O programa lê o ficheiro apenas em memória e verifica: o assunto contém A4.2; existe uma parte de texto; existe uma linha separadora que é exatamente "-- " (com espaço: verde; "--" sem espaço: laranja; sem linha separadora: vermelho); a assinatura abaixo da linha separadora tem no máximo quatro linhas (verde), cinco ou seis linhas (laranja) ou mais (vermelho); a assinatura contém o seu nome ou parte do seu nome de apresentação, ou um número de telefone ou site; se a mensagem for HTML, inclui também uma versão em texto simples (multipart/alternative); e uma imagem na assinatura que segue como anexo e tem mais de 50 KB dá laranja. Para cada regra verá verde, laranja ou vermelho, com explicação.

Para saber mais

Os passos indicados para o webmail aplicam-se ao webmail da WebOké; noutros webmails funciona de forma semelhante.

• Roundcube Webmail 5.2: Criar uma assinatura
• Roundcube Webmail 5.1: O seu nome como remetente
• Roundcube Webmail 10.1: As definições mais importantes
• RFC 3676, secção 4.3 Usenet Signature Convention (em inglês): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc3676
• RFC 1855, Netiquette Guidelines (em inglês): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc1855