Módulo 3 · 3.1

Para, Cc, Bcc e Responder para

Módulo 3: Escrever e-mail · Tempo de leitura: 11 minutos

Objetivo de aprendizagem: Depois desta lição, saberá escolher de forma consciente, para cada destinatário, entre Para, Cc e Bcc. Saberá também o que fazem exatamente Responder a todos, Responder para e o reencaminhamento, e evitará expor endereços de outras pessoas.

Conceitos-chave: Para, Cc, Bcc, envelope, Responder a todos, Responder à lista, Responder para (Reply-To), No seguimento de, reencaminhar como anexo, violação de dados, limite diário

Três campos, três papéis

Ao escrever um e-mail, vê por predefinição um único campo para destinatários. Com o sinal de mais ao lado, pode acrescentar outros. Estes campos não são decoração: cada campo diz ao destinatário qual é o seu papel.

Para destina-se a quem tem de fazer alguma coisa ou a quem se espera uma resposta. Se colocar três pessoas em Para, as três sentem-se visadas. Ou, pelo contrário, nenhuma delas reage, porque cada uma pensa que outra tratará do assunto. Por isso, coloque de preferência uma só pessoa em Para, ou indique na primeira frase quem faz o quê.
Cc (carbon copy, uma cópia em papel químico) destina-se a quem acompanha a conversa. Quem está em Cc não precisa de fazer nada, mas fica a saber o que se passa. Todos os destinatários veem quem está em Cc.
Bcc (blind carbon copy) destina-se a quem recebe uma cópia que os outros não devem ver. Quem está em Bcc é invisível para os destinatários em Para e Cc, e os destinatários em Bcc também não se veem uns aos outros.

Como pode o Bcc ser invisível, se o e-mail chega de facto a essas pessoas? Isso deve-se à diferença entre o envelope e os cabeçalhos, que viu na lição 1.1. O servidor de e-mail entrega a mensagem aos endereços que constam do envelope (RCPT TO). Os cabeçalhos To e Cc são apenas texto dentro da mensagem. No caso do Bcc, o seu programa de e-mail coloca o endereço no envelope, mas retira o cabeçalho Bcc da mensagem que os outros recebem. A norma para o formato das mensagens (RFC 5322) descreve exatamente esse comportamento.

Bcc e o RGPD: um endereço visível pode ser uma violação de dados

Um endereço de e-mail como diogo@example.net é um dado pessoal: pertence a uma pessoa identificável. Se enviar um e-mail a quarenta clientes e os colocar todos em Para ou Cc, cada cliente recebe os endereços dos outros trinta e nove. Nenhum deles deu autorização para isso.

O RGPD designa uma situação destas como violação de dados pessoais (artigo 4.º, ponto 12): uma violação da segurança que provoca, entre outras coisas, a divulgação não autorizada de dados pessoais. Em linguagem corrente: uma fuga de dados. Se tem de a notificar à autoridade de controlo depende do risco para as pessoas em causa (artigo 33.º). Quarenta endereços de clientes de uma florista não são o mesmo que quarenta endereços de participantes num grupo de apoio sobre dívidas: no segundo caso, o simples facto de alguém constar da lista já revela algo sensível. Em caso de dúvida, registe o incidente e verifique se é necessário notificá-lo. O curso Seguro online aprofunda este tema.

A regra é simples: se enviar um e-mail a um grupo de pessoas que não se conhecem (nem precisam de se conhecer), coloque-as em Bcc e coloque o seu próprio endereço em Para. Isto também se aplica quando escolhe um grupo do seu livro de endereços: a webmail coloca então todos os endereços no campo que estiver a utilizar.

Uma armadilha que poucas pessoas conhecem: um destinatário em Bcc que clique em Responder a todos torna-se visível. A sua resposta vai para todos os que estão em Para e Cc, e estes ficam a saber, de repente, que essa pessoa recebeu uma cópia oculta. Se colocar alguém em Bcc apenas para acompanhar a conversa, peça-lhe que não responda. Se quiser envolver alguém abertamente, utilize o Cc.

Responder: Responder, Responder a todos, Responder à lista

Numa mensagem recebida, dispõe de três formas de responder.

Responder envia a resposta apenas ao remetente (ou ao endereço indicado em Responder para, veja abaixo).
Responder a todos envia a resposta ao remetente e a todos os que estão em Para e Cc. Utilize esta opção apenas se todos os outros precisarem realmente da sua resposta. Um "Obrigado!" enviado a vinte pessoas é apenas ruído.
Responder à lista (através da seta ao lado de Responder a todos) destina-se a mensagens de uma lista de distribuição. O software da lista coloca um cabeçalho List-Post na mensagem (RFC 2369), e a webmail envia então a sua resposta para a lista em vez de a enviar para a pessoa que escreveu a mensagem.

Se tiver dúvidas entre Responder e Responder a todos, verifique os campos Para e Cc antes de enviar. Vê exatamente quem vai receber a mensagem. Retire quem não deve estar incluído.

Responder para e No seguimento de

Com Responder para (o cabeçalho Reply-To) indica que pretende receber as respostas a este e-mail noutro endereço. Por exemplo, a Inês envia um e-mail a partir de ines@example.com sobre uma encomenda, mas quer que as respostas cheguem ao endereço partilhado info@example.com, para que o Tiago também as veja. Preenche então info@example.com no campo Responder para. Quando o cliente clica em Responder, info@ já aparece como destinatário.

O campo Responder para é também um truque muito usado por burlões: o remetente parece correto, mas a sua resposta vai para um domínio completamente diferente (lição 2.4). Por isso, verifique de vez em quando, nas suas próprias respostas, o endereço que a webmail preenche.

No seguimento de (o cabeçalho Mail-Followup-To) vem do mundo das listas de distribuição. Serve para indicar para onde devem ir as respostas seguintes numa discussão, por exemplo apenas para a lista e não também para si pessoalmente. Nem todos os programas de e-mail o utilizam. No e-mail profissional comum, deixe este campo vazio.

Reencaminhar: no corpo da mensagem ou como anexo

Com Reencaminhar, envia uma mensagem recebida a outra pessoa. Com a seta ao lado, escolhe a forma:

no corpo da mensagem (inline): a mensagem original aparece como citação por baixo do seu texto. É prático para pôr alguém rapidamente a par do assunto. O destinatário pode lê-la como um e-mail normal.
como anexo: a mensagem original completa segue como ficheiro .eml, com todos os cabeçalhos. Precisa desta opção quando alguém tem de conseguir ver de onde veio realmente um e-mail, por exemplo quando reencaminha uma mensagem de phishing para um serviço de apoio.

Ao reencaminhar, preste atenção ao que consta da citação. Uma conversa longa contém muitas vezes endereços, números de telefone ou acordos de pessoas que não sabem que a está a partilhar com outra pessoa. Retire o que o novo destinatário não precisa de ver.

Muitos destinatários: o limite diário

Uma caixa de correio destina-se a e-mail pessoal, não a newsletters. Para evitar abusos, só pode enviar um número limitado de e-mails por dia. Na WebOké, esse limite aplica-se ao seu pacote no seu conjunto: todas as caixas de correio, a webmail e o seu website. Atenção: cada destinatário conta. Uma mensagem com duzentos endereços em Bcc equivale a duzentos e-mails. Se pretende contactar regularmente um grupo grande, utilize um serviço de newsletters. Esse serviço trata também do cancelamento da subscrição e de uma lista bem mantida, o que faz parte de uma boa newsletter. Outros fornecedores aplicam limites semelhantes.

Exemplo: um e-mail, três campos

A Inês envia ao Diogo o orçamento para as flores do casamento.

Para:  Diogo <diogo@example.net>
Cc:   Tiago <tiago@example.com>
Responder para: info@example.com
Assunto: Orçamento flores do casamento 14 de junho: aprovação até 1 de maio, por favor

O Diogo tem de dar a sua aprovação, por isso está em Para. O Tiago prepara as flores e acompanha a conversa: Cc. O Diogo vê que o Tiago acompanha a conversa, e ainda bem, porque o Tiago talvez lhe telefone mais tarde. As respostas chegam a info@, endereço que a Inês e o Tiago consultam.

Na prática: como funciona na webmail

Em Nova mensagem encontra o campo Destinatário. Com o sinal de mais à direita desse campo, acrescenta Cc, Bcc, Responder para e No seguimento de. Com o botão com as figuras de pessoas, escolhe contactos ou um grupo do seu livro de endereços. Por cima de uma mensagem aberta encontra Responder, Responder a todos (com Responder à lista sob a seta) e Reencaminhar (com a escolha entre no corpo da mensagem ou como anexo). Os passos constam do Manual do Roundcube. Noutras webmails, como o Gmail ou o Outlook.com, os botões têm nomes muito parecidos e funcionam de forma semelhante.

O ecrã Nova mensagem com Remetente, Para, Assunto, o texto e o botão Enviar — (1) Remetente, (2) Para, (3) Assunto, (4) a sua mensagem, (5) Enviar

Resumo

Para destina-se a quem tem de fazer alguma coisa, Cc a quem acompanha a conversa e Bcc a quem deve permanecer invisível.
O Bcc funciona através do envelope: o endereço recebe o e-mail, mas o cabeçalho Bcc não segue na mensagem enviada aos outros.
Endereços visíveis de pessoas que não se conhecem podem constituir uma violação de dados (artigo 4.º, ponto 12, do RGPD); a obrigação de notificar depende do risco (artigo 33.º).
Utilize Responder a todos apenas se todos precisarem da sua resposta; um destinatário em Bcc que a utilize denuncia-se a si próprio.
Responder para envia as respostas para outro endereço; cada destinatário conta para o limite diário.

Questionário

Exercício

Exercício A3.1: Quem coloca onde? Leia as cinco situações e escolha, para cada uma, se a pessoa ou o grupo indicado pertence a Para, Cc ou Bcc. (1) A Inês envia o orçamento para as flores do casamento e quer que o Diogo o aprove: onde coloca o Diogo? (2) No mesmo e-mail, a Inês quer que o Tiago saiba o que foi combinado; o Tiago não precisa de fazer nada e o Diogo pode ver que o Tiago acompanha a conversa: onde coloca o Tiago? (3) A Inês envia um e-mail a quarenta clientes que não se conhecem a informar que a loja estará fechada no 25 de Abril: onde coloca os clientes? (4) A Inês pede ao serviço de entregas (planeamento@example.org) e ao Tiago que confirmem, antes de sexta-feira, se podem trabalhar no sábado; espera uma resposta de ambos: onde coloca o serviço de entregas? (5) A Inês responde à reclamação de um cliente e quer guardar uma cópia no seu próprio endereço de arquivo arquivo@example.com; esse endereço não faz nada com o e-mail e o cliente não precisa de o ver: onde coloca arquivo@example.com? Para cada situação, escolhe uma opção nos campos de seleção e o programa compara as suas respostas com a chave. Para cada situação, vê se a sua escolha está correta e porquê.

Para saber mais

Os passos descritos na webmail aplicam-se à webmail da WebOké; noutras webmails o funcionamento é semelhante.

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