Armazenamento e limpeza

Módulo 5: Organizar e encontrar · Tempo de leitura: 8 minutos

Objetivo de aprendizagem: Depois desta lição, saberá calcular quão cheia está a sua caixa de correio, saberá o que acontece quando fica cheia e conseguirá libertar espaço de forma orientada, sem perder e-mails de que precisa.

Conceitos-chave: limite de armazenamento (quota), todas as pastas contam, Esvaziar, Compactar, mensagens grandes, Exportar, cópia de segurança

Todas as caixas de correio têm um limite

A sua caixa de correio tem um limite de armazenamento, também chamado quota: a quantidade máxima de e-mail que lá cabe, por exemplo 2 GB. Esse limite aplica-se à caixa de correio inteira, ou seja, a todas as pastas em conjunto. É algo que muitas pessoas esquecem. Estas pastas também contam:

• Enviados: cada anexo que o utilizador enviou está lá guardado outra vez.
• Arquivo: longe da vista não significa fora do armazenamento.
• Spam: incluindo e-mails que nunca abre.
• Reciclagem: uma mensagem eliminada fica na Reciclagem e continua a contar até a esvaziar.
• Pastas ocultas: pastas às quais não está subscrito (lição 5.1).

Além do limite da caixa de correio, o seu pacote de alojamento tem normalmente também um limite global. Se todas as suas caixas de correio e o seu website juntos ocuparem demasiado espaço, atingirá esse limite, mesmo que a sua própria caixa de correio ainda tenha espaço livre.

Quão cheia está?

Na webmail vê, no canto inferior esquerdo, por baixo das pastas, uma pequena barra com uma percentagem. É a parte do seu limite que está em uso. A mesma informação aparece em Definições > Pastas, por baixo da lista de pastas.

O cálculo é simples: some o tamanho de todas as pastas e divida pelo limite. Um exemplo com uma caixa de correio de 1 GB, ou seja, 1024 MB:

A receber      310 MB
Enviados       220 MB
Arquivo        180 MB
Spam            40 MB
Reciclagem      62 MB
Rascunhos        4 MB
-------------------------
Total          816 MB

816 / 1024 = 0,797  →  80 % cheia

Se esvaziar o Spam e a Reciclagem, saem 102 MB: 714 / 1024 = 0,697, ou seja, 70 %. Assim percebe de imediato que ação de limpeza traz mais resultado. Tenha em conta que os servidores de e-mail calculam com 1024: 1 GB são 1024 MB.

O que acontece quando fica cheia

Quando a sua caixa de correio está cheia, deixa de caber e-mail novo. O servidor do remetente recebe uma recusa e o remetente recebe uma mensagem de erro, com textos como "Mailbox full" ou "Quota exceeded" (na lição 8.4 aprende a ler uma mensagem destas). Para si, isto é traiçoeiro: não vê nada, porque o e-mail nunca chega. Só se apercebe quando um cliente telefona a dizer que o e-mail dele foi devolvido.

O envio também pode falhar. A webmail guarda uma cópia de cada mensagem enviada em Enviados. Se não houver espaço para isso, recebe um aviso de que não foi possível guardar a mensagem em Enviados.

Por isso, muitos fornecedores enviam um aviso por e-mail quando a caixa de correio está quase cheia. Leve esse aviso a sério e faça a limpeza antes de atingir o limite.

Libertar espaço: do mais fácil ao mais orientado

Siga esta ordem:

1. Esvazie o Spam e a Reciclagem. Selecione a pasta, clique nos três pontos por cima das pastas e escolha Esvaziar. Isto liberta muitas vezes espaço de imediato e não perde nada de que precise.
2. Procure as mensagens grandes. Algumas mensagens com anexos grandes ocupam muitas vezes mais espaço do que mil e-mails normais. Ordene a lista através de Lista de opções por Tamanho, decrescente. Faça o mesmo em Enviados: é lá que estão todos os seus próprios anexos. Combine isto com as opções de pesquisa da lição 5.3: Tipo Com anexo e Data Com mais de um ano.
3. Guarde os anexos noutro local. Precisa do anexo, mas não do e-mail? Guarde o anexo no seu próprio armazenamento ou na nuvem e elimine depois a mensagem.
4. Esvazie novamente a Reciclagem. Tudo o que eliminou nos passos 2 e 3 está agora lá.

Existem também duas definições que mantêm a caixa de correio pequena automaticamente, em Definições > Preferências > Definições do servidor, na secção Manutenção:

• Esvaziar reciclagem ao sair: a Reciclagem é esvaziada quando termina a sessão. Prático, mas deixa de ter uma segunda oportunidade depois de sair.
• Eliminar diretamente as mensagens no Spam: o spam que elimina não passa primeiro pela Reciclagem.

Esvaziar e Compactar: a diferença

No menu de ações da pasta encontra tanto Esvaziar como Compactar. Esvaziar elimina todas as mensagens da pasta selecionada. Compactar é outra coisa: no IMAP, uma mensagem pode estar marcada como eliminada sem ter sido ainda removida. Alguns programas de e-mail funcionam assim: riscam a mensagem em vez de a mover para a Reciclagem. Compactar remove de facto essas mensagens marcadas. Se vir numa pasta mensagens riscadas, Compactar liberta espaço.

Primeiro guardar, depois eliminar

Quer conservar e-mails antigos, mas não no servidor? Faça primeiro uma cópia:

• Uma mensagem: Mais > Exportar. Obtém um ficheiro .eml que pode voltar a abrir mais tarde em praticamente qualquer programa de e-mail.
• Várias mensagens de uma vez: selecione-as e escolha Mais > Exportar. Obtém então um ficheiro zip com todas as mensagens em formato .eml.
• Grandes quantidades: configure no seu computador um programa de e-mail que guarde o correio localmente. É também a forma de retirar um arquivo grande do servidor.

Verifique se a cópia abre corretamente antes de eliminar o e-mail no servidor. Uma Reciclagem esvaziada desaparece de vez. Por vezes ainda é possível recuperar a partir de uma cópia de segurança do servidor, mas não conte com isso como plano.

Na prática: assim funciona na webmail

A barra de armazenamento está no canto inferior esquerdo; Esvaziar e Compactar estão no menu dos três pontos por cima das pastas; a ordenação por tamanho faz-se através de Opções, por cima da lista de mensagens. O manual do Roundcube descreve os passos em A sua caixa de correio está cheia. Noutras webmails funciona de forma semelhante: o Gmail partilha o armazenamento com o Drive e o Fotos, e o Outlook.com mostra a utilização nas definições de armazenamento.

Resumo

• O limite de armazenamento aplica-se a todas as pastas em conjunto, incluindo Enviados, Arquivo, Spam, Reciclagem e pastas ocultas.
• Cálculo: some as pastas e divida pelo limite; 1 GB são 1024 MB.
• Uma caixa de correio cheia recusa e-mail novo; o remetente recebe uma mensagem de erro e o utilizador não se apercebe de nada.
• Comece por esvaziar o Spam e a Reciclagem, procure depois as mensagens grandes (também em Enviados) e esvazie de seguida novamente a Reciclagem.
• Exporte o que pretende conservar e verifique a cópia antes de eliminar algo definitivamente.

Questionário

Exercício

Exercício A5.4: Fazer contas ao seu espaço de armazenamento. A Inês tem uma caixa de correio de 2 GB, ou seja, 2048 MB. As pastas dela têm os seguintes tamanhos: A receber 612 MB, Enviados 388 MB, Arquivo 455 MB, Spam 96 MB, Reciclagem 173 MB e Rascunhos 12 MB. Pergunta 1: que percentagem da caixa de correio está em uso? Pergunta 2: que percentagem está em uso depois de ela esvaziar o Spam e a Reciclagem? Em ambas as perguntas, indique um número inteiro (arredondado à percentagem inteira, sem o símbolo de percentagem). O programa compara as suas respostas com a chave de respostas, com uma margem de 1 por cento, e em caso de erro mostra como se faz o cálculo.

Para saber mais

Os passos indicados para a webmail aplicam-se à webmail do WebOké; noutras webmails funciona de forma semelhante.

• Roundcube Webmail 13.3: A sua caixa de correio está cheia
• Roundcube Webmail 10.1: As definições mais importantes
• Limpar uma caixa de correio para libertar espaço no DirectAdmin
• Guardar o e-mail localmente para poupar espaço no servidor de correio
• Como verifico a utilização do meu e-mail?
• Curso gratuito E-mail em ordem: configurar e garantir uma boa entrega 3.2: Armazenamento, quota e uma caixa de correio cheia
• Mensagens de erro resolvidas 1.6: 552 Mailbox full ou message too big