Contactos e grupos

Módulo 7: O seu livro de endereços · Tempo de leitura: 9 minutos

Objetivo de aprendizagem: No final desta lição, saberá explicar que livros de endereços a webmail mantém e como funciona o preenchimento automático, e saberá usar um grupo sem expor endereços.

Conceitos-chave: contacto, livro de endereços pessoal, Destinatários recolhidos, Remetentes de confiança, preenchimento automático, grupo, Bcc, minimização de dados

Porquê um livro de endereços, se a webmail já se lembra de tudo?

Muitas pessoas quase não usam o livro de endereços. Escrevem algumas letras no campo Destinatário, a webmail completa um endereço e pronto. Funciona, mas o endereço que a webmail completa nem sempre vem de uma lista mantida por si. E é precisamente aí que as coisas correm mal: um endereço antigo de um cliente, um erro de escrita que cometeu um dia ou duas pessoas com o mesmo nome próprio.

Um contacto é uma ficha com dados sobre uma pessoa ou organização: um nome, um ou mais endereços de e-mail e, se quiser, também telefone, morada, organização ou uma nota. O livro de endereços é o conjunto dessas fichas. Na webmail, o livro de endereços está guardado no servidor, tal como o seu correio. Pertence à sua caixa de correio e à forma como inicia sessão (lição 1.3): se de repente iniciar sessão de outra forma, por exemplo com o campo Servidor preenchido, o seu livro de endereços pode parecer vazio.

Três livros de endereços, três finalidades

Ao clicar em Contactos, vê à esquerda não um, mas três livros de endereços. Cada um tem a sua própria função.

A diferença entre os dois primeiros é importante. Destinatários recolhidos é uma memória automática. Guarda tudo, incluindo aquele endereço com um erro de escrita para o qual o e-mail foi devolvido e o endereço antigo de um colega que já saiu há muito tempo. O seu livro de endereços pessoal é uma lista que o próprio utilizador mantém limpa.

Remetentes de confiança tem outra função. Não serve para completar endereços, mas sim para as imagens externas. Por predefinição, a webmail não carrega imagens da internet, porque com elas os remetentes conseguem ver quando abre o e-mail deles (lição 2.2). Se indicar que confia sempre num remetente, este entra nesta lista. Em Definições > Preferências > Visualização de mensagens pode então escolher que os recursos externos de remetentes confiáveis sejam mostrados de imediato.

Preenchimento automático: prático, mas veja bem o que escolhe

Quando escreve algumas letras no campo Destinatário, a webmail procura nos seus livros de endereços nomes e endereços que comecem por essas letras ou as contenham. Aparece uma pequena lista e escolhe um. A isto chama-se preenchimento automático.

Um exemplo. Inês Santos (ines@example.com) tem um cliente chamado Diogo (diogo@example.net). Há um ano, enviou-lhe uma vez, por engano, um e-mail para diogo@example.org, um endereço que não é dele. Esse e-mail não foi devolvido, porque esse endereço, por acaso, existia. Desde então, há dois Diogos em Destinatários recolhidos. Quando a Inês escreve "dio", vê os dois. Se escolher o errado, um orçamento vai parar às mãos de um desconhecido.

Por isso, dois hábitos:

• Coloque as pessoas a quem envia e-mail com frequência em Endereços pessoais, com o nome completo. Assim, no preenchimento automático vê um nome reconhecível em vez de apenas um endereço.
• Se vir na lista um endereço errado ou desatualizado, elimine-o de Destinatários recolhidos. Caso contrário, a webmail continuará a sugeri-lo.

Uma forma rápida de adicionar alguém: abra uma mensagem dessa pessoa, clique no nome dela por cima da mensagem e escolha Adicionar à lista de contactos.

Grupos: um nome para muitos endereços

Um grupo é uma etiqueta que cola em contactos, como "Direção", "Fornecedores" ou "Equipa". Um contacto pode pertencer a vários grupos, e eliminar um grupo não elimina os próprios contactos. Na imagem vê um grupo por baixo do livro de endereços pessoal, com os três pontos para as ações do grupo.

Quando envia um e-mail a um grupo, a webmail coloca todos os endereços do grupo no campo onde escolhe o grupo. É aqui que convém pensar bem. Se escolher o grupo no campo Destinatário (Para), todas as pessoas do grupo veem os endereços de todas as outras. Numa direção de cinco pessoas que se conhecem, isso não é problema. Num grupo de clientes que não se conhecem, é um problema.

Os endereços de e-mail de pessoas são dados pessoais na aceção do RGPD. Se enviar um e-mail a quarenta clientes com todos os endereços visíveis, deu esses endereços a todos os outros. Isso pode constituir uma violação de dados (lição 3.1). A solução é simples: escolha o grupo no campo Bcc. Assim, todos recebem o e-mail, mas ninguém vê os outros destinatários. Coloque o seu próprio endereço em Para: o e-mail tem um destinatário correto e recebe uma cópia.

O Tiago, colega da Inês, envia todos os meses um e-mail aos fornecedores do atelier. Tem um grupo "Fornecedores" com doze endereços. Escolhe o grupo no campo Bcc e coloca tiago@example.com em Para. Se um fornecedor responder com Responder a todos, essa resposta vai apenas para o Tiago, porque os outros endereços não constavam do e-mail.

Armadilhas dos grupos

• O limite diário. Cada destinatário conta para o número de e-mails que o seu pacote pode enviar por dia, também em Bcc. Um grupo de algumas centenas de endereços pode atingir o seu limite (lição 8.4). Para enviar uma newsletter a uma lista grande, utilize um serviço de newsletters: este trata também do cancelamento da subscrição e regista a quem pode de facto enviar e-mail.
• Destinatários que não querem receber. Um grupo não é uma lista de correio. Não tem botão para cancelar a subscrição. Se alguém pedir para deixar de receber e-mails, retire mesmo essa pessoa do grupo.
• Um grupo desatualizado. Um grupo fica tal como o criou. Quem sai continua lá até o retirar. Reveja os seus grupos de vez em quando.
• Reputação de spam. Muitos e-mails ao mesmo tempo para endereços que já não existem geram muitas mensagens de erro. Para os servidores de destino, isso parece um envio descuidado ou indesejado.

Guarde o que precisa, e não mais

O RGPD prevê o princípio da minimização de dados: não trata mais dados pessoais do que os necessários para a sua finalidade e não os conserva durante mais tempo do que o necessário (artigo 5.º do RGPD). Para um livro de endereços, isto significa na prática:

• Registe o que precisa para contactar alguém: nome, endereço, talvez um número de telefone. A data de nascimento ou a morada particular de um cliente normalmente não fazem lá falta.
• Faça limpezas. Um cliente de há cinco anos a quem já não envia e-mails não precisa de continuar lá.
• Tenha presente que Destinatários recolhidos também contém dados pessoais e que essa lista cresce sozinha.

Isto não constitui aconselhamento jurídico. O que é necessário na sua situação depende da sua organização e da sua finalidade.

Na prática: assim funciona na webmail

Encontra tudo em Contactos, no menu principal. Para criar um grupo, use os três pontos junto aos grupos e depois Adicionar grupo; para colocar contactos no grupo, arraste-os para ele. Ao escrever, escolhe um grupo escrevendo o nome em Para, Cc ou Bcc, ou com o pequeno botão com as figuras de pessoas junto ao campo. Os passos estão descritos no Manual do Roundcube (8.1 e 8.2). Os endereços que a webmail memoriza definem-se em Definições > Preferências > Contactos. Noutras webmails, como Gmail ou Outlook.com, funciona de forma semelhante: aí, os grupos chamam-se muitas vezes etiquetas ou listas de contactos.

Resumo

• A webmail tem três livros de endereços: Endereços pessoais (a sua lista), Destinatários recolhidos (automático, tudo aquilo para onde enviou e-mail) e Remetentes de confiança (para conteúdo externo).
• O preenchimento automático também sugere endereços antigos e errados; coloque os contactos habituais com o nome completo no seu próprio livro de endereços e elimine os endereços errados.
• Um grupo coloca todos os endereços no campo onde o escolhe. Pessoas que não se conhecem vão para Bcc.
• Os grupos grandes contam para o limite diário; uma newsletter envia-se com um serviço de newsletters.
• Guarde no seu livro de endereços apenas o necessário e faça limpezas.

Questionário

Exercício

Exercício D7.1: Criar e utilizar um grupo. No seu livro de endereços pessoal, crie três contactos (por exemplo, o próprio, um colega e um amigo, ou três pessoas fictícias com endereços em example.com) e um grupo com um nome à sua escolha. Coloque os três contactos no grupo. Comece um novo e-mail, coloque o seu próprio endereço em Para e escolha o grupo em Bcc. Observe o que aparece no campo Bcc. Não envie o e-mail: guarde-o como rascunho ou elimine-o. Depois, responda: (1) O que viu no campo Bcc depois de escolher o grupo: o nome do grupo ou os endereços individuais? (2) Suponha que um destinatário escolhe Responder a todos: quem recebe essa resposta? (3) Veja em Destinatários recolhidos: existe lá algum endereço errado ou desatualizado? O que faz com ele?

Para saber mais

Os passos descritos para a webmail aplicam-se à webmail da WebOké; noutras webmails funciona de forma semelhante.

• Roundcube Webmail 8.1: Adicionar e encontrar contactos
• Roundcube Webmail 8.2: Criar grupos
• Roundcube Webmail 10.1: As definições mais importantes
• Limite para o envio de correio eletrónico
• Curso gratuito Seguro online para empresários 8.2: Fugas de dados e o dever de notificação
• Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD): https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj
• Utilizar Bcc e privacidade: enviar e-mails a um grupo de pessoas que não se conhecem