Modul 5 · 5.2
Egy fenntartható rendszer
Modul 5: Rendszerezés és visszakeresés · Olvasási idő: 8 perc
Tanulási cél: A lecke után Ön ki tud választani és be tud állítani egy egyszerű munkamódszert a postafiókjához, így látja, mi vár még elintézésre, és visszatalálja a leveleit anélkül, hogy minden nap rendezgetnie kellene.
Kulcsfogalmak: Érkezettek mint munkatálca, négy döntés, jelölés, olvasatlan, archívum, állandó időpontok, közös postafiók
Miért kell egy rendszer?
A teli postafiók ritkán maga a probléma. A gond az, hogy már nem látja, mi vár még elintézésre. Egy ügyfél kérdése elsikkad a hírlevelek között, egy még kifizetendő számla a negyedik oldalon van. Egy rendszer ezt néhány állandó, saját magával kötött megállapodással oldja meg. Nem kell bonyolultnak lennie. Mindenekelőtt annyira egyszerűnek kell lennie, hogy három hónap múlva is alkalmazza.
Nincs legjobb módszer. Az emberek különbözőképpen dolgoznak, és egy egyéni vállalkozás más leveleket kap, mint egy egyesület. Ez a lecke megadja az építőköveket és a választási lehetőségeket. Ön dönti el, mi illik Önhöz.
Az Érkezettek mint munkatálca
Szinte minden működő rendszer lényege: az Érkezettek mappa munkatálca, nem archívum. Ami az Érkezettek mappában van, az még vár valamire Öntől. Ami kész, az kikerül onnan. Így egyetlen pillantás az Érkezettek mappára azonnal megmutatja, mennyi munka vár Önre.
Ehhez minden üzenetnél négy döntés közül hoz meg egyet:
- Törlés. Nincs rá szüksége. Törölje, vagy jelentse spamként, ha spam. Egy hírlevél, amelyet soha nem olvas: iratkozzon le róla, így nem is érkezik többé.
- Archívum. Az ügy lezárult, de meg szeretné őrizni. Egy kattintás az Archiválás gombra (lecke 5.1), és az üzenet eltűnik a szeme elől, de kereséssel visszatalálja (lecke 5.3).
- Elintézés. Olyan teendő van vele, amely néhány percnél tovább tart. Hagyja a helyén, és lássa el jelöléssel (a Megjelölt zászlóval), hogy feltűnjön. Ha néhány percnél kevesebb időt vesz igénybe, intézze el azonnal, majd archiválja.
- Várakozás. Válaszra vagy fizetésre vár. Megjelölheti, vagy áthelyezheti egy saját Várakozás mappába, amelyet hetente egyszer átnéz.
A legfontosabb, hogy ne lépjen tovább döntés nélkül. Minden üzenetet, amelyet megnyit, és döntés nélkül a helyén hagy, később újra el kell olvasnia.
Kevés mappa és keresés, vagy sok mappa
Hány mappára van szüksége? Erről két iskola létezik.
Sok mappa: egy mappa ügyfelenként, projektenként, beszállítónként. Előny: egy ügyfél minden levelét egy helyen látja. Hátrány: minden üzenetnél dönteni kell, hová kerüljön, és egy két ügyfelet érintő levél egyikbe sem illik. Egy év után gyakran negyven mappája van, amelyek közül ötöt használ.
Kevés mappa és keresés: egyetlen archívum, esetleg évenként felosztva, minden más pedig keresés. Előny: az archiválás egy kattintás, gondolkodás nélkül. Hátrány: jól kell tudnia keresni. A lecke 5.3 megmutatja, hogy ez a webmailben nagyon jól megy: feladó, címzett, tartalom szerint, egyszerre az összes mappában.
Sokaknak egy köztes megoldás válik be a legjobban: néhány mappa azokhoz a dolgokhoz, amelyeknek valóban külön helyük kell (például Számlák a könyveléshez), minden más pedig egyetlen archívumba kerül. Azok a mappák, amelyeket egy szűrővel automatikusan töltet fel (modul 6), nem jelentenek Önnek munkát. Ezekből tehát lehet valamivel több.
Jelölés, olvasatlan és a lista szűrése
A webmail néhány eszköze megkönnyíti a rendszer használatát:
- Megjelölt. A Jelölés > Megjelölt paranccsal az üzenet zászlót kap, és pirossá válik a listában. A zászló a szerveren tárolódik, így a levelezőprogramja és a telefonja is látja (ott gyakran csillagnak vagy zászlónak hívják).
- Olvasatlan. A Jelölés > Olvasatlanként paranccsal egy üzenetet visszaállíthat olvasatlanra. Emlékeztetőként hasznos, rendszerként viszont megbízhatatlan: ha a telefon egy pillanatra megnyitja az üzenetet, az ismét olvasottá válik.
- Típus a keresési beállításokban. A Típus mezőben válassza például a Megjelölt vagy a Megválaszolatlan lehetőséget. Ekkor a lista csak ezeket az üzeneteket mutatja. A Megválaszolatlan az Érkezettek mappában hasznos: ezek azok az üzenetek, amelyekre még nem válaszolt. Figyelem: a webmail csak azt tudja, hogy Ön a Válasz gombra kattintott-e. Ha telefonról válaszolt vagy visszahívta a feladót, az üzenet továbbra is megválaszolatlannak számít, hacsak a levelezőalkalmazása nem jelöli meg azt is megválaszoltként.
Van egy csapda is: az automatikus olvasottnak jelölés. Ha a webmail úgy van beállítva, hogy egy üzenet azonnal olvasottá válik, amint megjelenik az előnézeti ablakban, az olvasatlan állapot elveszíti a jelentését. A Beállítások > Beállítások > Postafiók nézet alatt választhatja ki, hány másodperc után számít egy üzenet olvasottnak (lecke 2.1).
Állandó időpontok
Aki egész nap minden új levélre azonnal reagál, kevés más munkára jut ideje. Egy rendszer állandó időpontokkal működik jobban: például reggel, ebéd után és a nap végén. Minden ilyen alkalommal a négy döntéssel feldolgozza az Érkezettek mappát. Hetente egyszer átnézi a megjelölt üzeneteket és a Várakozás mappát. Hogy milyen gyakran néz rá, az a munkájától függ. Egy ügyfélkérdéseket kapó webáruház gyakrabban, mint egy egyesület. A lényeg az, hogy Ön döntsön, ne pedig minden értesítés döntsön Ön helyett.
Közös postafiók
Ha egy postafiókban, például az info@ címen, többen dolgoznak, megállapodásokra van szükség, különben ketten válaszolnak, vagy senki. Például:
- Aki egy üzenettel foglalkozni kezd, azonnal megjelöli (a zászlót mindenki látja, mert a szerveren tárolódik).
- A válasz után az üzenet az archívumba kerül, így az Érkezettek mappa azt mutatja, mi van még nyitva.
- A válaszok ugyanarról a címről és ugyanazzal az aláírással mennek ki (modul 4).
- Naponta egy személy felel azért, hogy az Érkezettek mappa kiürüljön.
Azt is beszéljék meg, mit nem tesznek: senki ne állítson be ehhez a postafiókhoz POP-pal működő levelezőprogramot, mert akkor a levelek eltűnnek a többiek elől (lecke 1.2).
A gyakorlatban: így működik a webmailben
A Jelölés az üzenet feletti eszköztárban található; az Archiválás gomb akkor jelenik meg, ha a Beállítások > Beállítások > Különleges mappák alatt kiválasztott egy archív mappát. A Típus és a többi szűrő a keresési beállításokban található (a keresőmezőben lévő kis nyíl). A lépéseket a Roundcube kézikönyv Jelölés, áthelyezés és törlés, valamint Üzenetek archiválása című részei írják le. Más webmailekben hasonlóan működik: a Gmailben van Archiválás gomb és csillagok, az Outlook.com-ban Archiválás gomb és jelzők.
Összefoglalás
- Az Érkezettek mappa munkatálca: ami benne van, az még vár valamire Öntől.
- Minden üzenetnél hozzon egy döntést: törlés, archívum, elintézés (jelölés) vagy várakozás.
- Kevés mappa és jó keresés kevesebb munkával jár, mint sok mappa; a szűrő által feltöltött mappák semmibe sem kerülnek.
- A jelölések és a megválaszolt állapot a szerveren tárolódnak, így a közös postafiókban a kollégák is látják őket.
- Az Érkezettek mappát állandó időpontokban dolgozza fel, és kössön megállapodásokat, ha a postafiókot másokkal közösen használja.
Kvíz
Feladat
Feladat D5.2: Az Ön rendszerezési terve. Nyissa meg a saját postafiókját a webmailben. Számolja meg, hány mappája van (Beállítások > Mappák), és hány olvasatlan üzenet van az Érkezettek mappában. Ezután válasszon egy rendszert: kevés mappa és archívum, sok mappa, vagy köztes megoldás. Állítsa be: válasszon archív mappát a Különleges mappák alatt, ha még nincs ilyen, szüntesse meg azokat a mappákat, amelyeket egy éve nem használt (előbb helyezze át a leveleket az archívumába), és egyszer dolgozza fel az Érkezettek mappát a négy döntéssel. Ezután válaszolja meg saját magának: hány mappája volt, és hány van most? Hány üzenet maradt az Érkezettek mappában, és valóban mindegyik vár még valamire Öntől? Milyen állandó időpontokban néz rá ezentúl a leveleire? És ha közös postafiókot használ: milyen két megállapodást köt a kollégáival?
D5.2. feladat: Az Ön rendszerezési terve
Ezt a feladatot saját maga végzi el, senki nem ellenőrzi. Pipálja ki, amit elvégzett, és jelölje meg a feladatot elvégzettként.
Egy működő rendszer: a Beérkezett üzenetek mappa az Ön munkatálcája. Minden üzenetnél eldönti: törlés, archiválás, teendő (zászló) vagy várakozás. A legtöbb embernek kevés mappa és jó keresés jobban beválik, mint több tucat mappa. Jelöljön ki egy állandó időpontot a zászlós üzenetek és a munkatálca átnézésére.
A pipái és jegyzetei csak ebben a böngészőben maradnak meg, sehova nem küldjük el őket. Ha bejelentkezett, a Fiókomban csak azt tároljuk, hogy elvégezte a feladatot.
Bővebben olvasva
Ahol a webmail lépései szerepelnek, azok a WebOké webmailjére vonatkoznak; más webmailekben hasonlóan működik.