Címzett, Cc, Bcc és Válaszcím

Modul 3: Levelek írása · Olvasási idő: 11 perc

Tanulási cél: A lecke után minden címzettnél tudatosan választ a Címzett, a Cc és a Bcc között. Tudja, pontosan mit tesz a Válasz mindenkinek, a Válaszcím és a továbbítás, és el tudja kerülni, hogy e-mail-címek kiszivárogjanak.

Kulcsfogalmak: Címzett, Cc, Bcc, boríték, Válasz mindenkinek, Válasz a listának, Válaszcím (Reply-To), Hírcsoport válasz, továbbítás csatolmányként, adatvédelmi incidens, napi korlát

Három mező, három szerep

Levélírásnál alapértelmezés szerint egy mezőt lát a címzettek számára. A mellette lévő pluszjellel további mezőket adhat hozzá. Ezek a mezők nem díszítésként szolgálnak: mindegyik elárulja a címzettnek, mi a szerepe.

A Címzett mező annak szól, akinek tennie kell valamit, vagy akitől választ vár. Ha három embert ír a Címzett mezőbe, mindhárman megszólítva érzik magukat. Vagy éppen egyikük sem, mert mindenki azt hiszi, hogy majd más intézi. Ezért lehetőleg egyetlen személyt írjon a Címzett mezőbe, vagy az első mondatban nevezze meg, ki mit csinál.
A Cc (carbon copy, azaz másolat) annak szól, aki csak olvassa a levelet. Akit a Cc mezőbe ír, annak nem kell tennie semmit, de tudja, mi történik. Minden címzett látja, ki szerepel a Cc mezőben.
A Bcc (blind carbon copy, a webmailben Titkos másolat) annak szól, aki olyan másolatot kap, amelyet a többiek nem láthatnak. Aki a Bcc mezőben szerepel, az láthatatlan a Címzett és a Cc mezőben szereplők számára, és a Bcc címzettjei egymást sem látják.

Hogyan lehet láthatatlan a Bcc, ha a levél mégis megérkezik ezekhez az emberekhez? A magyarázat a boríték és a fejlécek közötti különbség, amelyet az 1.1. leckében ismert meg. A levelezőszerver a borítékon szereplő címekre kézbesít (RCPT TO). A To és a Cc fejléc csupán szöveg az üzeneten belül. Bcc esetén a levelezőprogram felírja a címet a borítékra, de a Bcc fejlécet eltávolítja abból az üzenetből, amelyet a többiek kapnak. Az üzenetformátum szabványa (RFC 5322) pontosan ezt a működést írja le.

A Bcc és a GDPR: egy látható cím adatvédelmi incidens lehet

Egy olyan e-mail-cím, mint a david@example.net, személyes adat: egy azonosítható emberhez tartozik. Ha egyetlen levelet küld negyven ügyfélnek, és mindegyiküket a Címzett vagy a Cc mezőbe írja, akkor minden ügyfél megkapja a másik harminckilenc címét. Ehhez ők soha nem járultak hozzá.

A GDPR az ilyen eseményt adatvédelmi incidensnek nevezi (GDPR 4. cikk 12. pont): olyan biztonsági hiba, amely többek között a személyes adatok jogosulatlan közléséhez vezet. Egyszerűen fogalmazva: adatszivárgás. Az, hogy be kell-e jelentenie a felügyeleti hatóságnál, az érintett emberekre jelentett kockázattól függ (33. cikk). Egy virágbolt negyven ügyfelének címe más, mint egy adósságokkal foglalkozó beszélgetőcsoport negyven résztvevőjének címe: a második esetben már maga a tény is érzékeny információ, hogy valaki szerepel a listán. Ha bizonytalan, dokumentálja az esetet, és járjon utána, hogy szükséges-e a bejelentés. A Biztonságosan online tanfolyam ezzel részletesebben foglalkozik.

A szabály egyszerű: ha olyan embereknek ír, akik nem ismerik egymást (vagy nem kell ismerniük egymást), tegye őket a Bcc mezőbe, saját magát pedig a Címzett mezőbe. Ez akkor is érvényes, ha a címjegyzékéből egy csoportot választ: a webmail ilyenkor az összes címet abba a mezőbe teszi, amelyet éppen használ.

Egy csapda, amelyet kevesen ismernek: az a Bcc-címzett, aki a Válasz mindenkinek gombra kattint, felfedi önmagát. A válasza mindenkihez eljut, aki a Címzett és a Cc mezőben szerepel, és ők hirtelen látják, hogy rejtett másolatot kapott. Ha valakit azért tesz a Bcc mezőbe, hogy olvassa a levelezést, kérje meg, hogy ne válaszoljon. Ha valakit nyíltan szeretne bevonni, használja a Cc mezőt.

Válaszadás: Válasz, Válasz mindenkinek, Válasz a listának

Egy beérkezett üzenetre háromféleképpen válaszolhat.

A Válasz csak a feladónak megy (vagy a Válaszcím mezőben megadott címre, lásd lent).
A Válasz mindenkinek a feladónak és mindenkinek megy, aki a Címzett és a Cc mezőben szerepel. Csak akkor használja, ha a válaszára valóban mindenki másnak is szüksége van. Egy „Köszönöm!” húsz embernek csak zaj.
A Válasz a listának (a Válasz mindenkinek melletti kis nyíllal érhető el) levelezőlistáról érkezett levelekhez való. A listakezelő szoftver List-Post fejlécet tesz az üzenetbe (RFC 2369), és a webmail ilyenkor a listára küldi a válaszát, nem pedig annak a személynek, aki a levelet írta.

Ha nem biztos benne, hogy a Válasz vagy a Válasz mindenkinek gombot használja, küldés előtt nézze meg a Címzett és a Cc mezőt. Pontosan látja, ki kapja meg a levelet. Törölje azokat, akiknek nincs ott a helyük.

Válaszcím és Hírcsoport válasz

A Válaszcím mezővel (a Reply-To fejléc) azt jelzi: a levélre adott válaszokat egy másik címre kéri. Eszter például a eszter@example.com címről küld levelet egy rendelésről, de azt szeretné, hogy a válaszok a közös info@example.com címre érkezzenek, hogy Bence is lássa őket. Ekkor a Válaszcím mezőbe az info@example.com címet írja. Ha az ügyfél a Válasz gombra kattint, már az info@ cím szerepel címzettként.

A Válaszcím a csalók kedvelt trükkje is: a feladó rendben lévőnek tűnik, de a válasza egy egészen más domainre megy (2.4. lecke). Ezért saját válaszainál is nézze meg időnként, milyen címet tölt ki a webmail.

A Hírcsoport válasz (a Mail-Followup-To fejléc) a levelezőlisták világából származik. Ezzel jelzi, hová kerüljenek a további hozzászólások egy beszélgetésben, például csak a listára, és ne Önnek személyesen is. Nem minden levelezőprogram veszi figyelembe. Hétköznapi üzleti levelezésben hagyja üresen.

Továbbítás: a szövegben vagy csatolmányként

A Továbbítás gombbal egy beérkezett üzenetet küldhet el valaki másnak. A mellette lévő kis nyíllal választhatja ki a módját:

a szövegben (inline): a régi üzenet idézetként kerül az Ön szövege alá. Hasznos, ha valakit gyorsan tájékoztatni szeretne. A címzett szokásos levélként olvashatja.
csatolmányként: a teljes eredeti üzenet .eml-fájlként megy vele, az összes fejléccel együtt. Erre akkor van szükség, ha valakinek látnia kell, honnan érkezett valójában a levél, például ha egy adathalász levelet továbbít egy ügyfélszolgálatnak.

Továbbításkor figyeljen arra, mi szerepel az idézetben. Egy hosszú levélváltás gyakran tartalmaz címeket, telefonszámokat vagy megállapodásokat olyan emberektől, akik nem tudják, hogy Ön másnak továbbítja azokat. Törölje, amit az új címzettnek nem kell látnia.

Sok címzett: a napi korlát

Egy postafiók személyes levelezésre készült, nem hírlevelekre. A visszaélések megelőzése érdekében naponta korlátozott számú levelet küldhet. A WebOké-nál ez a korlát a teljes csomagjára együttesen érvényes: az összes postafiókra, a webmailre és a weboldalára. Figyelem: minden címzett számít. Egyetlen üzenet kétszáz címmel a Bcc mezőben kétszáz levélnek felel meg. Ha rendszeresen nagy csoportot szeretne elérni, használjon hírlevélszolgáltatást. Az a leiratkozást és a rendezett listát is kezeli, ami egy hírlevélhez hozzátartozik. Más szolgáltatóknál is léteznek hasonló korlátok.

Példa: egy levél, három mező

Eszter elküldi Dávidnak az esküvői virágokra vonatkozó árajánlatot.

Címzett:  Dávid <david@example.net>
Cc:   Bence <bence@example.com>
Válaszcím: info@example.com
Tárgy: Árajánlat esküvői virágokra június 14.: kérem jóváhagyását május 1. előtt

Dávidnak jóvá kell hagynia az ajánlatot, ezért ő a Címzett mezőben szerepel. Bence készíti a virágokat, és olvassa a levelezést: Cc. Dávid látja, hogy Bence is olvassa a levelet, és ez így jó, mert Bence később talán felhívja őt. A válaszok az info@ címre érkeznek, amelyet Eszter és Bence is figyel.

A gyakorlatban: így működik a webmailben

Az Új üzenet ablakban található a Címzett mező. A mező jobb oldalán lévő pluszjellel adhatja hozzá a Cc, a Titkos másolat, a Válaszcím és a Hírcsoport válasz mezőt. Az emberkéket ábrázoló gombbal névjegyeket vagy egy csoportot választhat a címjegyzékéből. Egy megnyitott üzenet felett található a Válasz, a Válasz mindenkinek (a nyíl alatt a Válasz a listának lehetőséggel) és a Továbbítás (a szövegben vagy csatolmányként választással). A lépéseket a Roundcube-kézikönyv ismerteti. Más webmailekben, például a Gmailben vagy az Outlook.com-ban, a gombok neve szinte ugyanaz, és hasonlóan működnek.

Az Új üzenet képernyő a Feladó, Címzett és Tárgy mezőkkel, az üzenet szövegével és a Küldés gombbal — (1) Feladó, (2) Címzett, (3) Tárgy, (4) az Ön üzenete, (5) Küldés

Összefoglalás

A Címzett mező annak szól, akinek tennie kell valamit, a Cc annak, aki olvassa a levelet, a Bcc annak, akinek láthatatlannak kell maradnia.
A Bcc a borítékon keresztül működik: a cím megkapja a levelet, de a Bcc fejléc nem jut el a többiekhez.
Az egymást nem ismerő emberek látható címe adatvédelmi incidens lehet (GDPR 4. cikk 12. pont); hogy be kell-e jelenteni, az a kockázattól függ (33. cikk).
A Válasz mindenkinek gombot csak akkor használja, ha mindenkinek szüksége van a válaszára; az a Bcc-címzett, aki használja, felfedi magát.
A Válaszcím egy másik címre irányítja a válaszokat; minden címzett beleszámít a napi korlátba.

Kvíz

Feladat

Feladat A3.1: Kit hová ír? Olvassa el az öt helyzetet, és mindegyiknél döntse el, hogy az említett személy vagy csoport a Címzett, a Cc vagy a Bcc mezőbe való. (1) Eszter elküldi az esküvői virágokra vonatkozó árajánlatot, és azt szeretné, hogy Dávid jóváhagyja: hová írja Dávidot? (2) Ugyanebben a levélben Eszter azt szeretné, hogy Bence tudja, miben állapodtak meg; Bencének nem kell tennie semmit, és Dávid láthatja, hogy Bence is olvassa: hová írja Bencét? (3) Eszter negyven, egymást nem ismerő ügyfelének írja meg, hogy a bolt augusztus 20. alkalmából zárva tart: hová írja az ügyfeleket? (4) Eszter a futárszolgálatot (tervezes@example.org) és Bencét is arra kéri, hogy péntek előtt erősítsék meg, ráérnek-e szombaton; mindkettőjüktől választ vár: hová írja a futárszolgálatot? (5) Eszter egy ügyfél panaszára válaszol, és másolatot szeretne a saját archív címére, az archivum@example.com címre; ez a cím nem tesz semmit a levéllel, és az ügyfélnek nem kell látnia: hová írja az archivum@example.com címet? Minden helyzetnél a legördülő mezőkből választ, a program pedig összeveti a válaszait a megoldókulccsal. Minden helyzetnél látja, hogy helyes-e a választása, és miért.

Bővebben olvasva

Ahol webmailes lépések szerepelnek, azok a WebOké webmailjére vonatkoznak; más webmailekben hasonlóan működik.

Sütik a WebOké oldalán

Sütibeállítások

Szükséges

Marketing