Keresés profi módon

Modul 5: Rendszerezés és visszakeresés · Olvasási idő: 9 perc

Tanulási cél: A lecke után Ön minden kereséshez ki tudja választani a megfelelő keresőmezőt, típust, dátumot és hatókört, és érti, miért nem talál meg a webmail néha valamit.

Kulcsfogalmak: keresőmező, keresési beállítások, Hatókör, Teljes üzenet, Típus, IMAP SEARCH, a keresés törlése

A keresés a szerveren történik

Amikor Ön a webmailben keres, nem a böngészője kutat a levelei között, hanem a levelezőszerver. A webmail IMAP-on keresztül keresési parancsot (IMAP SEARCH) küld a szervernek, például: "add meg azokat az üzeneteket az Érkezettek mappából, amelyek feladója tartalmazza azt, hogy david". A szerver visszaküldi az illeszkedő üzenetek sorszámát, a webmail pedig megjeleníti őket.

Ez több dolgot is megmagyaráz:

• A keresés egy régi laptopon ugyanolyan gyors, mint egy gyors számítógépen, mert a munkát a szerver végzi.
• Mindent átkeres, ami a szerveren van, azokat az évekkel ezelőtti üzeneteket is, amelyeket a levelezőprogramja már nem töltött le.
• Amit a szerver nem lát szövegként, azt nem találja meg. A mellékletekben lévő szöveget, például egy pdf-ben vagy Word-fájlban, nem keresi át. Egy szót, amely csak a mellékletként csatolt árajánlatban szerepel, tehát nem fog megtalálni. Ilyenkor keressen a feladóra, a tárgyra vagy az időszakra.

Hol keres: a mezők

Alapértelmezés szerint a webmail a tárgyban és a feladóban keres. A keresőmezőben lévő kis nyíllal nyithatja meg a keresési beállításokat, és itt Ön választja ki, hol keressen a webmail. Egyszerre több mezőt is bekapcsolhat; ilyenkor egy üzenet akkor számít találatnak, ha a szó legalább az egyik mezőben szerepel.

Van még Válaszcím és Hírcsoport válasz is, az azonos nevű fejlécekhez. Ezekre ritkán van szükség.

Miért nem mindig a Teljes üzenet? Mert akkor sokkal több találatot kap. Ha a teljes üzenetben keres az "example.net" kifejezésre, akkor nemcsak Dávid leveleit találja meg, hanem minden olyan levelet, amelyben ez a domain bárhol előfordul: egy aláírásban, egy továbbított levélben, egy szerver fejlécében. Minél pontosabb a mező, annál rövidebb a lista.

Típus és dátum: a lista további szűkítése

A Típus beállítással választja ki, milyen üzeneteket szeretne látni: Összes, Olvasatlan, Megjelölt, Megválaszolatlan, Törölt, Nem lett törölve, Csatolmánnyal vagy Sürgősség. Ez keresőszó nélkül is működik. Ha a Küldöttek mappában csak a Csatolmánnyal típust választja, akkor mindent lát, amit melléklettel küldött el.

A Dátum beállítással egy időszakot választ: egy hétnél, egy hónapnál vagy egy évnél újabb vagy régebbi. Az "egy évnél régebbi" a takarításnál hasznos (5.4. lecke), az "egy hónapnál újabb" akkor, ha tudja, hogy friss levélről van szó.

A típus, a dátum és a keresőszó együtt működik. Minden további feltétel rövidebbé teszi a listát.

Hatókör: mely mappákban

A Hatókör határozza meg, mely mappákban keres a szerver:

• Aktuális mappa: csak az éppen megnyitott mappa. A leggyorsabb és a legszűkebb.
• Ez és az almappák: a megnyitott mappa és az összes alatta lévő mappa. Hasznos, ha van egy Ügyfelek mappája ügyfelenként egy almappával, vagy egy évekre bontott archívuma.
• Összes mappa: a postafiók minden mappája, a Küldöttek, a Kéretlen és a Kuka is.

Ha egyszerre több mappában keres, minden üzenetnél azt is látja, melyik mappában van. Így azonnal kiderül, hová került egy üzenet, például egy szűrő miatt.

Két dologra figyeljen. A hatókör relatív: az "Ez és az almappák" mást jelent, ha az Érkezettek mappában áll, mint ha az Ügyfelek mappában. Egy Ön által elküldött üzenet pedig a Küldöttek mappában van, nem az Érkezettek mappában. Ha egy olyan levelet keres, amelyet Ön küldött valakinek, akkor a Címzett mező és egy, a Küldöttek mappát is magában foglaló hatókör a jó választás.

Módszer három lépésben

Ha keres valamit, és nem tudja, hol kezdje, haladjon a szűktől a tág felé:

1. Mit tud biztosan? A feladót, egy szót a tárgyból, nagyjából az időpontot. Válassza az ehhez tartozó mezőt.
2. Hol lehet valószínűleg? Válassza a legszűkebb hatókört, amely biztosan jó.
3. Nincs találat? Bővítse lépésről lépésre: vegye hozzá a Törzs mezőt, aztán az Összes mappa hatókört, és csak utána a Teljes üzenet mezőt. Nézzen be a Kéretlen és a Kuka mappába is; ezeket az Összes mappa hatókörrel automatikusan átkeresi.

Ha nem biztos a teljes névben, keressen egy részére: már a "Kovács" vezetéknév is megtalálja a "Kovács Eszter" nevet. A kis- és nagybetűk nem számítanak.

A keresés után ne felejtse el törölni a keresést a keresőmezőben lévő kis X-szel. Különben a lista szűrve marad, és azt hiheti, hogy levelek hiányoznak. Ráadásul a kiválasztott beállítások a következő keresésnél is megmaradnak. Aki meglepődik, hogy egy egyszerű keresés hirtelen az összes mappában keres, az gyakran elfelejtette, hogy előző alkalommal így állította be.

Keresés a címjegyzékben

A címjegyzéknek saját keresőmezője van. Itt névre vagy címre kereshet, a felül lévő Keresés gombbal pedig részletesebben is, például szervezetre. Ez független a levelekben való kereséstől. A 7. modul részletesebben foglalkozik a címjegyzékkel.

A gyakorlatban: így működik a webmailben

A keresőmező az üzenetlista felett található; a benne jobbra lévő kis nyíl nyitja meg a keresési beállításokat a mezőkkel, a Típus, a Dátum és a Hatókör beállítással. A keresőmezőben lévő kis boríték egy kattintással csak az olvasatlan üzeneteket jeleníti meg. A lépéseket a Roundcube-kézikönyv Keresés a levelekben című része írja le. Más webmailekben hasonlóan működik: a Gmail és az Outlook.com keresősávja speciális beállításokat is kínál, a Gmail pedig ismer olyan keresőszavakat, mint a from: és a has:attachment.

Összefoglalás

• A keresés a levelezőszerveren történik (IMAP SEARCH); a mellékletekben lévő szöveget nem keresi át.
• Válassza a legpontosabb mezőt: a Feladó, a Címzett vagy a Tárgy kevesebb felesleges találatot ad, mint a Teljes üzenet.
• A Típus és a Dátum rövidebbé teszi a listát, keresőszó nélkül is.
• Hatókör: Aktuális mappa, Ez és az almappák, vagy Összes mappa. A saját elküldött levelei a Küldöttek mappában vannak.
• Haladjon a szűktől a tág felé, és ha végzett, törölje a keresést.

Kvíz

Feladat

Feladat A5.3: Melyik keresés? Eszter postafiókjában van Érkezettek, Küldöttek, Kéretlen és Kuka mappa, egy Ügyfelek mappa ügyfelenként egy almappával, valamint egy évekre bontott Archívum. Minden kérdésnél válassza ki a Hatókört (Aktuális mappa, Ez és az almappák vagy Összes mappa) és a keresőmezőt (Tárgy, Feladó, Címzett, Törzs vagy Teljes üzenet). Mindig a legszűkebb hatókört és a legpontosabb mezőt válassza, amely biztosan működik. 1. Eszternél az Érkezettek mappa van megnyitva. Biztosan tudja, hogy a david@example.net címről érkezett levél még ott van, de fogalma sincs, mi volt a tárgya. 2. Eszter egy olyan levelet keres, amelyet ő maga küldött a szallitas@example.org címre. Nem tudja, hogy még a Küldöttek mappában van-e, vagy már valamelyik archívummappában. 3. Eszternél az Ügyfelek mappa van megnyitva. Tudja, hogy egy ügyfél egyszer a levele szövegében, de nem a tárgyában leírta a "virágkapu" szót, de már nem emlékszik, melyik ügyfél volt az. A program kérdésenként összeveti az Ön által választott hatókört és mezőt a megoldókulccsal, és minden hibánál magyarázatot ad.

Bővebben olvasva

Ahol a lecke a webmail lépéseit írja le, azok a WebOké webmailjére vonatkoznak; más webmailekben hasonlóan működik.

• Roundcube Webmail 9.1: Keresés a levelek között
• Roundcube Webmail 8.1: Kapcsolatok hozzáadása és keresése
• Postafiók vagy törölt e-mailek visszaállítása a biztonsági mentésből
• RFC 9051, IMAP 4rev2 verzió, a SEARCH paranccsal (angol nyelven): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc9051