Mellékletek és nagy fájlok

Modul 3: Levelek írása · Olvasási idő: 11 perc

Tanulási cél: A lecke után ki tudja számolni, hogy a fájlok beleférnek-e egyetlen levélbe, érti, miért lesz nagyobb a melléklet küldéskor, és nagy fájloknál a megfelelő utat választja: kicsinyítés, átalakítás vagy megosztási link.

Kulcsfogalmak: MIME, base64, üzenetméret-korlát, maximális mellékletméret, fogadó szerver, megosztási link, lejárati dátum, pdf, fotó kicsinyítése, csatolmány-emlékeztető, vCard

A mellékletből szöveg lett

Az e-mailt eredetileg sima szövegre tervezték. Egy fotó, egy pdf vagy egy táblázat tetszőleges bájtokból áll, és ezek nem küldhetők el csak úgy. Ezért létezik a MIME: egy megállapodás, amely az üzenetet részekre osztja, és minden részhez tartozik egy fejléc, amely megmondja, mi az (például Content-Type: application/pdf), és hogyan van becsomagolva. Fájloknál ez a csomagolás szinte mindig base64.

A base64 a fájl minden 3 bájtját 4 olvasható karakterré alakítja (RFC 2045). Az eredmény tehát nagyjából egyharmaddal nagyobb az eredetinél. Egy 3 MB-os fotó a levélben körülbelül 4 MB helyet foglal. Így néz ki egy ilyen melléklet eleje, ha megtekinti egy üzenet forrását:

Content-Type: application/pdf; name="árajánlat-esküvő.pdf"
Content-Disposition: attachment; filename="árajánlat-esküvő.pdf"
Content-Transfer-Encoding: base64

JVBERi0xLjcKJcfsj6IKNSAwIG9iago8PC9MZW5ndGggNiAwIFIvRmlsdGVyIC9GbGF0ZURl
Y29kZT4+CnN0cmVhbQp4nO1dW4/bNhJ+968wFigQoGBMhfVL6UNBRoqnSuUMIqI3Lff1Uq...

Ennek a zagyvaságnak minden sora a pdf-je egy darabja. A címzett ebből semmit sem lát: a levelezőprogramja visszaalakítja az eredeti fájllá.

Számolás: belefér egyetlen üzenetbe?

Minden levelezőszervernek van egy üzenetméret-korlátja: a legnagyobb üzenet, amelyet elfogad, a becsomagolás után mérve. A WebOké-nál ez üzenetenként 50 MB, minden levelezőszerveren. Mivel a base64 mindent egyharmaddal nagyobbá tesz, egy üzenetbe körülbelül 36 MB melléklet fér. Ezt a számot a webmailben is látja maximális fájlméretként a csatoláskor.

Az ökölszabály, amellyel saját maga is számolhat:

1. Adja össze az összes melléklet méretét.
2. Ha ez több mint körülbelül 36 MB, akkor a WebOké-nál nem fér bele egyetlen levélbe.
3. Ha kevesebb, akkor az Ön szerverén belefér. De ez csak a történet egyik fele.

A másik fele a fogadó szerver. Annak is van üzenetméret-korlátja, és ez gyakran kisebb 50 MB-nál. Sok szolgáltatás nagyjából 20 és 25 MB közötti méretig fogad el üzeneteket, de ez szolgáltatásonként eltér, és változhat is. Ha az üzenete túl nagy a címzett számára, hibaüzenetet kap vissza, gyakran olyan kóddal, mint az 552, vagy a „message too big” vagy „message size exceeds” szavakkal. Ilyenkor a levelét ugyan elküldte, de nem érkezett meg.

Ezért egy második, óvatosabb ökölszabály: ha a szervezetén kívüli címzettnek 15-20 MB-nál több mellékletet küldene, inkább válasszon megosztási linket. Így nem kell találgatnia.

Gondoljon arra is, hogy a nagy mellékletekkel küldött üzenet ott lesz az Ön Küldöttek mappájában és a címzett postafiókjában is. Mindkettőjüknél beleszámít a tárhelybe (lecke 5.4). Ha ugyanazt a 20 MB-os fájlt öt embernek küldi el, akkor ötször lesz meg a címzetteknél, és egyszer Önnél.

Kicsinyítés: először a legokosabb nyereség

Mielőtt megosztási linket készítene, nézze meg, kisebbé tehető-e a fájl. Nem minden fájl akkora, amekkorának a tartalma alapján lennie kellene.

• A telefonnal vagy fényképezőgéppel készült fotók gyakran darabonként több MB-osak, mert teljes felbontásban vannak elmentve. Képernyőn való megtekintéshez ennek töredéke is elég. Ha egy fotót például 2000 pixel szélesre kicsinyít, az általában a többszörösére csökkenti a méretét, anélkül hogy a képernyőn különbséget látna. Szinte mindig ez a legnagyobb nyereség.
• Dokumentumok: egy .docx formátumú árajánlat a beillesztett képek miatt nagy lehet, és a címzettnél néha másképp jelenik meg. Egy pdf gyakran kisebb, mindenhol ugyanúgy néz ki, és nem lehet véletlenül módosítani.
• A beszkennelt dokumentumok képek. Szkenneljen kisebb felbontással, vagy fekete-fehérben, ha nincs szükség színekre.
• A tömörítés (zip) szövegfájloknál és táblázatoknál segít, de fotóknál, videóknál és pdf-eknél alig: ezek már eleve tömörítettek.

Videónál a kicsinyítés gyakran nem segít eléggé. Egy néhány perces kisfilm könnyen nagyobb 36 MB-nál. Ilyenkor a megosztási link az egyetlen jó megoldás.

A megosztási link: a fájl a helyén marad, a link utazik

Megosztási link használatakor a fájlt egy online tárhelyre teszi, például a Nextcloudba vagy egy másik felhőbe, és csak egy linket küld el. A levél kicsi marad, a címzett akkor tölti le a fájlt, amikor akarja, Ön pedig később visszavonhatja a linket.

Egy jó megosztási linknek van:

• lejárati dátuma, hogy a fájl ne maradjon évekig nyilvános;
• bizalmas fájloknál jelszava, amelyet más csatornán ad meg (SMS-ben vagy telefonon), nem ugyanabban a levélben;
• csak olvasási joga, hacsak a másik félnek tényleg nem kell valamit visszatöltenie.

Egy csapda: a jelszó nélküli megosztási link mindenkinek működik, akinél megvan a link. Ha a címzett továbbküldi a levelét, a következő címzett is hozzáfér a fájlhoz. Személyes adatoknál vagy árajánlatoknál ezért a jelszó és a lejárati dátum nem luxus.

Egy másik csapda: egyes címzettek nem bíznak a linkekben, ami a sok adathalászat után jogos is (lecke 2.4). Ezért írja meg a levélben, mire számíthatnak: „Kap egy linket a Nextcloudunkhoz, a fájl neve esküvői-fotók.zip, és a link június 1-ig működik.”

Elfelejtett mellékletek és egy névjegy

Ki ne írta volna már, hogy „lásd a mellékletet”, aztán nem csatolt semmit? A webmail figyelmeztetheti Önt: az Emlékeztessen az elfelejtett csatolmányra beállítással a Küldés gombra kattintáskor ellenőrzi, hogy a szövege tartalmaz-e olyan szavakat, mint a „melléklet”, miközben nincs csatolmány. Ez az emlékeztető alapértelmezés szerint ki van kapcsolva; a Beállítások > Üzenetek írása menüpontban kapcsolhatja be.

A vCard csatolása funkcióval a címjegyzéke egyik kapcsolatát névjegyként küldheti el (egy .vcf-fájlként). A címzett egy kattintással felveheti a saját címjegyzékébe. Hasznos, ha valakinek át szeretné adni egy kolléga vagy beszállító adatait. A vCardról bővebben a 7.2. leckében olvashat.

A gyakorlatban: így működik a webmailben

Az Új üzenet képernyőn a felül található Csatolás gombbal vagy a jobb oldali Fájl csatolása gombbal adhat hozzá mellékletet, vagy behúzhat egy fájlt a jobb oldali mezőbe. Ott látja a maximális fájlméretet is. Az elfelejtett mellékletekre figyelmeztető emlékeztető a Beállítások > Üzenetek írása menüpontban található. A Roundcube kézikönyve leírja a lépéseket. Más webmailekben hasonlóan működik, de az üzenetenkénti korlát szolgáltatónként eltér.

Összefoglalás

• A mellékleteket a base64 szövegként csomagolja be, így nagyjából egyharmaddal nagyobbak lesznek (3 bájtból 4 karakter lesz).
• A WebOké-nál egy üzenet 50 MB lehet; ez körülbelül 36 MB mellékletnek felel meg.
• A fogadó szerverek gyakran kevesebbet fogadnak el; külső címzettnek szánt nagy fájloknál inkább megosztási linket használjon.
• Először kicsinyítse a fotókat, a dokumentumokat pedig alakítsa pdf-be; a tömörítés fotóknál és videóknál nem segít.
• A megosztási link kapjon lejárati dátumot, bizalmas fájloknál pedig jelszót, amelyet más csatornán ad meg.

Kvíz

Feladat

Feladat A3.3: Elfér egy levélben? Induljon ki a WebOké-nál érvényes ökölszabályból: körülbelül 36 MB melléklet fér bele egy 50 MB-os üzenetbe, mert a base64 mindent nagyjából egyharmaddal nagyobbá tesz. Az 1-3. helyzetnél válassza a „belefér” vagy a „nem fér bele, megosztási link” lehetőséget. (1) Eszter két pdf-et küld Dávidnak: a 3 MB-os árajánlatot és az 5 MB-os virágtervet. (2) Bence egy videót szeretne küldeni Eszternek egy esküvői virágkapu felépítéséről; a fájl 120 MB. (3) Eszter tizenkét fotót szeretne küldeni Dávidnak korábbi menyasszonyi csokrokról, egyenként 3,5 MB-osat, közvetlenül a fényképezőgépéről, egyetlen levélben. 4. kérdés: Eszternek helyet kell csinálnia egy másik levélhez, és egy fájlt előbb kicsinyíthet. Melyik fájlt választja: (a) árajánlat-esküvő.pdf, 0,4 MB, (b) menyasszonyi-csokor.jpg, 9 MB, közvetlenül a fényképezőgépről, (c) árlista.docx, 0,2 MB? A program összeveti a négy válaszát a megoldókulccsal, és helyzetenként megmutatja a számítást.

Bővebben olvasva

Ahol a webmail lépései szerepelnek, azok a WebOké webmailjére vonatkoznak; más webmailekben hasonlóan működik.

• Roundcube Webmail 4.3: Csatolmányok küldése
• Elutasított e-mail: az üzenet mérete túl nagy
• Hibaüzenetek megoldva 1.6: 552: megtelt postafiók vagy túl nagy üzenet
• Ingyenes tanfolyam: E-mail rendben: beállítás és megfelelő kézbesítés 3.2: Tárhely, kvóta és a megtelt postafiók
• RFC 2045, MIME 1. rész, 6.8. szakasz a base64-ről (angol nyelven): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc2045