Egy jó aláírás

Modul 4: Ön mint feladó · Olvasási idő: 10 perc

Tanulási cél: A lecke után Ön rövid, jól használható aláírást tud készíteni a helyes elválasztó sorral, tudja, miért ismerik fel ezt a sort a levelezőprogramok, és tudatosan választ az egyszerű szöveges és a formázott vagy logós aláírás között.

Kulcsfogalmak: aláírás (a webmailben: Aláírás), "-- " elválasztó sor, RFC 3676, a négysoros ökölszabály (RFC 1855), egyszerű szöveg, HTML-aláírás, külső kép, beágyazott kép, jogi nyilatkozat

Mire való az aláírás

Az aláírás (a webmailben a neve Aláírás) az a szövegrész, amely automatikusan az Ön üzenetei alá kerül. A célja gyakorlati: a címzettnek keresgélés nélkül tudnia kell, kicsoda Ön, és hogyan érheti el másképp. Gondoljon valakire, aki reggel 8-kor a telefonján olvassa az Ön kiszállításról szóló levelét, és fel szeretné hívni Önt. Ha a száma ott van a levél alján, felhívja. Ha sehol sincs, visszaír és vár.

Ami belekerül:

• az Ön neve, és esetleg a beosztása;
• a szervezete neve;
• egy telefonszám, amelyen elérhető;
• a weboldala.

Ami nem kerül bele: a teljes címtörténete, három telefonszám, öt közösségimédia-ikon, a nap bölcsessége és az e-mail-címe másolata (az már szerepel a From mezőben). Minél többet ír bele, annál kevesebbet olvasnak el belőle.

Az elválasztó sor: két kötőjel és egy szóköz

Az aláírás fölé egy állandó sor tartozik: két kötőjel és egy szóköz, és semmi más azon a soron.

Csütörtökön találkozunk!
Eszter

--
Kovács Eszter | Example Virágműhely
+36 000 000 000 | www.example.com

Ez a -- sor egy régi Usenet-megállapodás, amely az e-mailben is bevett szokás. Az egyszerű szöveges levelek szabványa (RFC 3676, 4.3. szakasz) a szöveg és az aláírás közötti elválasztásként írja le. A szóköz hozzátartozik: a szóköz nélküli "--" csak egy két kötőjelből álló sor.

Miért számít ez? Mert a levelezőprogramok felismerik ezt a sort. Sok program halványabb színnel jelenít meg mindent, ami alatta van, és kihagyja az aláírást, amikor Ön válaszol egy üzenetre. E sor nélkül a beszélgetés minden körében újra bekerül az aláírás az idézetbe. Tíz válasz után ugyanannak az aláírásnak tíz példánya van a levélben.

A webmail maga teszi az elválasztó sort az aláírás fölé, ha Ön az Aláírás mezőben adja meg. Ezért ne gépelje be még egyszer, különben kettő lesz belőle. És vigyázzon, ha szövegszerkesztőből másol: az néha eltávolítja a sor végén álló szóközt.

Röviden: a négysoros ökölszabály

Már 1995-ben megadta az internetezők netikettje (RFC 1855) az ökölszabályt: legyen rövid az aláírása, legfeljebb négy sor. Akkor az volt az oka, hogy az emberek percre fizettek az internetkapcsolatukért. Ez az ok már megszűnt, de a szabály ma is jó: egy négysoros aláírást elolvasnak, egy tizenkét sorosat átugranak.

Négy sor elég, ha ügyesen kombinál. Használjon egy elválasztó jelet, például a | jelet, hogy két adatot egy sorba tegyen:

--
Kovács Eszter | Example Virágműhely
Virágok esküvőkre és cégeknek
+36 000 000 000 | www.example.com

Ez három sor, és benne van minden, amire Dávidnak szüksége van.

Egyszerű szöveg vagy HTML, és az a logó

Az aláírás lehet egyszerű szöveges vagy formázott (HTML), akárcsak az Ön üzenetei (3.2. lecke).

Az egyszerű szöveges aláírás mindenhol ugyanúgy jelenik meg, minden telefonon és minden programban. A legtöbb ember számára ez a legjobb választás.

A HTML-aláírás tartalmazhat félkövér szöveget, színeket, egy szó mögé tett linket és logót. Ennek van néhány buktatója:

• A formázott aláírás csak akkor jelenik meg, ha az üzenetet is formázva írja. Ha egyszerű szöveggel ír, akkor sima szövegként kerül az üzenete alá.
• A logó kétféleképpen kerülhet a levélbe. Külső képként: egy webcímmel rendelkező kép, amely már fent van a weboldalán. A levél kicsi marad, de sok program nem tölti be automatikusan a külső képeket (ahogy maga a webmail sem, 2.2. lecke). A címzett ilyenkor egy üres keretet lát. Vagy beágyazott képként: a kép mellékletként minden levéllel együtt megy. Ekkor látható, de minden levél nagyobb lesz, és egyes címzetteknél minden üzenet mellett gemkapocs jelenik meg, mintha melléklete lenne.
• Egy 300 KB-os logó minden levél alatt, még a "Rendben, holnap találkozunk" alatt is, mindenki tárhelyét feleslegesen terheli. Tartsa kicsiben a logót, néhány tíz KB-on.
• A fontos adatokat, például a telefonszámát, soha ne tegye kizárólag képbe. A képet nem lehet kimásolni, és a képernyőolvasó sem tudja felolvasni.

Jogi nyilatkozatok: röviden és óvatosan

Sok üzleti levél alatt hosszú szöveg áll, például: "Ez az e-mail kizárólag a címzettnek szól. Ha Ön nem a címzett, kérjük..." Az ilyen jogi nyilatkozatnak csekély a jogi értéke. A címzett nem fogadta el, és egy már elolvasott üzenet alatt áll. A nyilatkozat ráadásul hosszabbá teheti a levelet, mint maga a levél, különösen egy hosszú levélváltásban.

Ha mégis szeretne valamit feltüntetni, maradjon egy rövid, tényszerű mondatnál, ígéretek és állítások nélkül. Ha üzleti levelek alatt kötelező adatokat kell megadnia, például cégjegyzékszámot, azokat az aláírásába tegye, ne egy hosszú szövegtömbbe.

Mikor kerül az aláírás a levél alá

A Beállítások > Üzenetek írása részben adhatja meg, hogyan kezelje a webmail az aláírását: mindig a levél alá kerüljön-e, válaszoláskor és átirányításkor is, és az idézett üzenet alatt vagy felett jelenjen-e meg. Ha az idézet fölé ír (3.2. lecke), akkor azt is válassza, hogy az aláírás az idézet fölé kerüljön. Különben egészen alulra kerül, a régi üzenet alá, ahol senki sem találja meg.

Ha több azonosítója van (4.1. lecke), minden azonosítónak saját aláírása van. Ha a Feladó mezőben másik azonosítót választ, az aláírás is vele együtt vált.

A gyakorlatban: így működik a webmailben

Az aláírást a Beállítások > Azonosítók részben hozza létre: kattintson a címére, és töltse ki az Aláírás mezőt. A képet ábrázoló gombbal formázási eszköztárat kap. A Beállítások > Üzenetek írása részben állíthatja be, mikor és hová kerüljön az aláírás. Íráskor az Aláírás gombbal adhatja hozzá vagy cserélheti le. A Roundcube kézikönyv leírja a lépéseket. Más webmailekben és levelezőprogramokban hasonlóan működik, bár nem minden program teszi maga az elválasztó sort az aláírás fölé.

Összefoglalás

• Az aláírás megadja a nevét, a szervezetét, a telefonszámát és a weboldalát; ennél többet nem.
• Az elválasztó sor pontosan "-- " (két kötőjel és egy szóköz, RFC 3676, 4.3. szakasz); a programok felismerik, és idézéskor kihagyják az aláírást.
• Ökölszabály: legfeljebb négy sor (RFC 1855).
• Az egyszerű szöveg mindenhol jól jelenik meg; a logó legyen kicsi, és a fontos adatok soha ne csak képben szerepeljenek.
• A jogi nyilatkozatoknak csekély a jogi értéke: röviden és óvatosan, vagy hagyja el őket.

Kvíz

Feladat

Feladat A4.2: Az aláírása ellenőriztetése. A Beállítások > Azonosítók részben állítson be aláírást az azonosítójához, és küldjön magának egy levelet, amelynek tárgyában szerepel a WMC A4.2. Nyissa meg a beérkezett levelet, válassza a Még > Export lehetőséget, és töltse fel az .eml-fájlt. A program a fájlt csak a memóriában olvassa be, és ellenőrzi: a tárgy tartalmazza az A4.2 kódot; van szöveges rész; van olyan elválasztó sor, amely pontosan "-- " (szóközzel: zöld; "--" szóköz nélkül: narancs; nincs elválasztó sor: piros); az elválasztó sor alatti aláírás legfeljebb négy sor (zöld), öt vagy hat sor (narancs) vagy több (piros); az aláírás tartalmazza a nevét vagy a megjelenített neve egy részét, illetve egy telefonszámot vagy weboldalt; ha az üzenete HTML, van benne egyszerű szöveges változat is (multipart/alternative); és ha az aláírásban mellékletként küldött, 50 KB-nál nagyobb kép van, az narancs. Minden sornál zöld, narancs vagy piros jelzést lát magyarázattal.

Bővebben olvasva

Ahol a webmail lépései szerepelnek, azok a WebOké webmailjére vonatkoznak; más webmailekben hasonlóan működik.

• Roundcube Webmail 5.2: Aláírás létrehozása
• Roundcube Webmail 5.1: Az Ön neve feladóként
• Roundcube Webmail 10.1: A legfontosabb beállítások
• RFC 3676, 4.3. szakasz, Usenet Signature Convention (angol nyelvű): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc3676
• RFC 1855, Netiquette Guidelines (angol nyelvű): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc1855