Kapcsolatok és csoportok

Modul 7: Az Ön címjegyzéke · Olvasási idő: 9 perc

Tanulási cél: A lecke után el tudja magyarázni, milyen címjegyzékeket vezet a webmail és hogyan működik az automatikus kiegészítés, továbbá úgy tud csoportot használni, hogy ne szivárogjanak ki címek.

Kulcsfogalmak: kapcsolat, személyes címjegyzék, Begyűjtött címzettek, Megbízható feladók, automatikus kiegészítés, csoport, Titkos másolat (Bcc), adattakarékosság

Miért kell címjegyzék, ha a webmail úgyis mindent megjegyez?

Sokan alig használják a címjegyzéküket. Beírnak néhány betűt a Címzett mezőbe, a webmail kiegészít egy címet, és kész. Ez működik, de a cím, amelyet a webmail felajánl, nem mindig olyan listából származik, amelyet Ön gondozott. És éppen itt csúsznak be a hibák: egy ügyfél régi címe, egy egyszer elkövetett elírás, vagy két azonos keresztnevű ember.

Egy kapcsolat egy adatlap egyetlen személyről vagy szervezetről: név, egy vagy több e-mail-cím, és ha szeretné, telefonszám, postai cím, szervezet vagy megjegyzés is. A címjegyzék ezeknek az adatlapoknak a gyűjteménye. A webmailben a címjegyzék a szerveren van, akárcsak a levelei. A postafiókjához és a bejelentkezés módjához tartozik (1.3. lecke): ha hirtelen másként jelentkezik be, például kitöltött Szerver mezővel, a címjegyzéke üresnek tűnhet.

Három címjegyzék, három cél

Ha a Kapcsolatok menüre kattint, bal oldalon nem egy, hanem három címjegyzéket lát. Mindegyiknek saját feladata van.

Az első kettő közötti különbség fontos. A Begyűjtött címzettek egy automatikus memória. Mindent megjegyez, azt az elírt címet is, amelyről a levele visszajött, és egy rég távozott kolléga régi címét is. Az Ön személyes címjegyzéke viszont olyan lista, amelyet Ön maga tart rendben.

A Megbízható feladók más célt szolgál. Nem a kiegészítésről szól, hanem a külső képekről. A webmail alapértelmezés szerint nem tölt be képeket az internetről, mert a feladók ebből láthatják, mikor nyitja meg a levelüket (2.2. lecke). Ha egy feladónál azt választja, hogy mindig megbízik benne, a feladó erre a listára kerül. A Beállítások > Beállítások > Üzenetek megjelenítése menüben ezután beállíthatja, hogy a külső források a megbízható feladóktól azonnal megjelenjenek.

Automatikus kiegészítés: kényelmes, de nézze meg, mit választ

Ha beír néhány betűt a Címzett mezőbe, a webmail a címjegyzékeiben olyan neveket és címeket keres, amelyek ezekkel kezdődnek, vagy tartalmazzák őket. Megjelenik egy rövid lista, és Ön választ. Ezt nevezzük automatikus kiegészítésnek.

Egy példa. Kovács Eszternek (eszter@example.com) van egy ügyfele, Dávid (david@example.net). Egy évvel ezelőtt tévedésből egyszer a david@example.org címre írt neki, amely nem az övé. A levél nem jött vissza, mert az a cím véletlenül létezett. Azóta két Dávid szerepel a Begyűjtött címzettek között. Ha Eszter beírja, hogy "dáv", mindkettőt látja. Ha a rosszat választja, egy árajánlat egy idegenhez kerül.

Ezért két jó szokás:

• Akiknek gyakran ír, vegye fel őket a Személyes címjegyzék listájába, teljes névvel. Így kiegészítéskor felismerhető nevet lát, nem csak egy címet.
• Ha a listában hibás vagy elavult címet lát, törölje a Begyűjtött címzettek közül. Különben a webmail továbbra is felajánlja.

Valakit gyorsan így vehet fel: nyissa meg az illető egyik levelét, kattintson a nevére a levél fölött, és válassza a Hozzáadás a címjegyzékhez lehetőséget.

Csoportok: egy név sok címhez

A csoport olyan címke, amelyet kapcsolatokra ragaszt, például "Vezetőség", "Beszállítók" vagy "Csapat". Egy kapcsolat több csoportban is lehet, és egy csoport törlése nem törli magukat a kapcsolatokat. A képen egy csoportot lát a személyes címjegyzék alatt, a három ponttal a csoportműveletekhez.

Ha egy csoportnak ír, a webmail a csoport összes címét abba a mezőbe teszi, ahol a csoportot kiválasztotta. Ezt érdemes alaposan átgondolni. Ha a csoportot a Címzett mezőben választja, a csoport minden tagja látja az összes többi címét. Egy öttagú vezetőségnél, ahol mindenki ismeri egymást, ez rendben van. Egymást nem ismerő ügyfelek csoportjánál viszont probléma.

A magánszemélyek e-mail-címei a GDPR értelmében személyes adatok. Ha negyven ügyfélnek úgy küld levelet, hogy minden cím látható, akkor ezeket a címeket mindenki másnak kiadta. Ez adatvédelmi incidens lehet (3.1. lecke). A megoldás egyszerű: a csoportot a Titkos másolat mezőben válassza ki. Így mindenki megkapja a levelet, de senki sem látja a többi címzettet. A Címzett mezőbe írja a saját címét: így a levélnek rendes címzettje van, és Ön is kap egy példányt.

Bence, Eszter kollégája, havonta ír a műhely beszállítóinak. Van egy "Beszállítók" nevű csoportja tizenkét címmel. A csoportot a Titkos másolat mezőben választja ki, a Címzett mezőbe pedig a bence@example.com címet írja. Ha egy beszállító a Válasz mindenkinek gombbal válaszol, a válasz csak Bencéhez megy, mert a többi cím nem szerepelt a levélben.

Buktatók a csoportoknál

• A napi korlát. Minden címzett beleszámít abba, hány levelet küldhet naponta a tárhelycsomagja, a titkos másolatban szereplők is. Egy több száz címet tartalmazó csoport elérheti a korlátot (8.4. lecke). Ha nagy listának küld hírlevelet, használjon hírlevélküldő szolgáltatást: az a leiratkozást is kezeli, és nyilvántartja, kinek írhat valóban.
• Címzettek, akik nem kérik. A csoport nem levelezőlista. Nincs leiratkozás gomb. Ha valaki azt kéri, hogy ne írjon neki többé, valóban vegye ki a csoportból.
• Elavult csoport. A csoport olyan marad, amilyennek létrehozta. Aki távozik, benne marad, amíg Ön ki nem veszi. Időnként nézze át a csoportjait.
• Spamhírnév. Ha egyszerre sok levelet küld már nem létező címekre, sok hibaüzenet érkezik vissza. A fogadó szerverek szemében ez hanyag vagy kéretlen levelezésnek tűnik.

Csak azt őrizze meg, amire szüksége van

A GDPR ismeri az adattakarékosság elvét: nem kezel több személyes adatot, mint amennyi a célhoz szükséges, és nem őrzi tovább a szükségesnél (a GDPR 5. cikke). Egy címjegyzéknél ez a gyakorlatban a következőt jelenti:

• Azt vegye fel, ami ahhoz kell, hogy elérje az illetőt: név, cím, esetleg telefonszám. Egy ügyfél születési dátuma vagy lakcíme általában nem való bele.
• Tartson rendet. Egy öt évvel ezelőtti ügyfélnek, akinek már nem ír, nem kell benne maradnia.
• Gondoljon arra, hogy a Begyűjtött címzettek is személyes adatokat tartalmaz, és ez a lista magától növekszik.

Ez nem jogi tanácsadás. Hogy az Ön helyzetében mi szükséges, az a szervezetétől és a céljától függ.

A gyakorlatban: így működik a webmailben

Mindent a főmenü Kapcsolatok pontjában talál. Csoportot a csoportok melletti három ponttal, majd a Csoport hozzáadása paranccsal hozhat létre; a kapcsolatokat úgy teszi bele, hogy a csoportra húzza őket. Íráskor úgy választ csoportot, hogy beírja a nevét a Címzett, a Másolat vagy a Titkos másolat mezőbe, vagy a mező melletti, emberkéket ábrázoló gombbal. A lépéseket a Roundcube kézikönyv tartalmazza (8.1 és 8.2). Hogy a webmail mely címeket jegyezze meg, azt a Beállítások > Beállítások > Kapcsolatok menüben állíthatja be. Más webmailekben, például a Gmailben vagy az Outlook.com-ban, hasonlóan működik: ott a csoportokat gyakran címkéknek vagy névjegylistáknak hívják.

Összefoglalás

• A webmailnek három címjegyzéke van: Személyes címjegyzék (az Ön listája), Begyűjtött címzettek (automatikus, minden cím, amelyre levelet küldött) és Megbízható feladók (a külső tartalomhoz).
• Az automatikus kiegészítés régi és hibás címeket is felajánl; az állandó kapcsolatokat teljes névvel vegye fel a saját címjegyzékébe, a hibás címeket pedig törölje.
• A csoport minden címét abba a mezőbe teszi, ahol kiválasztja. Az egymást nem ismerő embereket a Titkos másolat mezőbe tegye.
• A nagy csoportok beleszámítanak a napi korlátba; hírlevelet hírlevélküldő szolgáltatással küldjön.
• A címjegyzékében csak azt őrizze meg, ami szükséges, és tartson rendet.

Kvíz

Feladat

D7.1. feladat: Csoport létrehozása és használata. Hozzon létre a személyes címjegyzékében három kapcsolatot (például saját magát, egy kollégát és egy barátot, vagy három kitalált személyt example.com végű címekkel), valamint egy tetszőleges nevű csoportot. Tegye a három kapcsolatot a csoportba. Kezdjen új levelet, írja a saját címét a Címzett mezőbe, és válassza ki a csoportot a Titkos másolat mezőben. Figyelje meg, mi jelenik meg a Titkos másolat mezőben. Ne küldje el a levelet, hanem mentse piszkozatként, vagy dobja el. Ezután válaszoljon: (1) Mit látott a Titkos másolat mezőben, miután kiválasztotta a csoportot: a csoport nevét vagy az egyes címeket? (2) Tegyük fel, hogy az egyik címzett a Válasz mindenkinek lehetőséget választja: ki kapja meg a választ? (3) Nézze meg a Begyűjtött címzettek listáját: van benne hibás vagy elavult cím? Mit tesz vele?

Bővebben olvasva

Ahol a webmail lépéseit ismertetjük, azok a WebOké webmailjére vonatkoznak; más webmailekben hasonlóan működik.

• Roundcube Webmail 8.1: Kapcsolatok hozzáadása és keresése
• Roundcube Webmail 8.2: Csoportok létrehozása
• Roundcube Webmail 10.1: A legfontosabb beállítások
• Levélküldési korlát
• Ingyenes tanfolyam: Biztonságos online jelenlét vállalkozóknak 8.2: Adatvédelmi incidensek és a bejelentési kötelezettség
• Általános adatvédelmi rendelet (GDPR): https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj
• A Bcc használata és az adatvédelem: levélküldés olyan csoportnak, amelynek tagjai nem ismerik egymást