Egy levél, amelyet elolvasnak

Modul 3: Levelek írása · Olvasási idő: 11 perc

Tanulási cél: A lecke után Ön olyan levelet tud írni, amelyet gyorsan megértenek. A tárgy megmondja, mi a teendő, a kérdés az elején áll, a felépítés áttekinthető, az idézet segít, és Ön tudatosan választ az egyszerű szöveg és a formázás között.

Kulcsfogalmak: tárgysor, kulcsmondat, levelenként egy téma, idézés, az idézet alatt vagy felett, egyszerű szöveg, HTML-szerkesztő, multipart/alternative, hangnem, Olvasási visszaigazolás

Az olvasók először átfutják a levelet

Aki megnyitja a leveleit, nem fentről lefelé olvas. Az üzenetlistában lát egy nevet és egy tárgyat, talán megnyitja a levelet, elolvassa az első sorokat, majd dönt: most foglalkozik vele, később, vagy egyáltalán nem. A jó levelet erre a néhány másodpercre írják. Ez nem a szép mondatokon múlik, hanem a sorrenden: a legfontosabb kerül előre.

Két dolog dönti el, hogy a levele túléli-e ezt az első pillantást: a tárgy és az első mondat.

A tárgy: összefoglalás teendővel

A tárgysor az egyetlen, amit a címzett a megnyitás előtt lát, és az egyetlen, amire később rákeres. A „Kérdés”, az „Infó” vagy a „Re: Re: Fwd: árajánlat” semmit sem mond. A jó tárgy két kérdésre válaszol: miről van szó, és mit vár Ön?

• Rossz: kérdés
• Jobb: Esküvő június 14.: színek és az asztalok száma
• A legjobb: Esküvő június 14.: kérem a színeket és az asztalok számát május 1-ig

Az utolsó tárgyban van egy dátum és egy teendő. Dávid megnyitás nélkül is tudja, hogy döntenie kell valamiről, és meddig. Hat hónappal később Eszter az „esküvő” vagy az „asztalok” szóra keresve megtalálja a levelet (5.3. lecke).

Ha a beszélgetés témája megváltozik, módosítsa a tárgysort is. Egy „Árajánlat” nevű levélváltás, amely már egy panaszról szól, megtalálhatatlan.

Az első mondat a kérdés

Azzal kezdje, ami a lényeg: a kérdéssel, a döntéssel vagy a hírrel. A háttér csak ezután jön. Ezt kulcsmondatnak is nevezik. Hasonlítsa össze: „Remélem, minden rendben van, itt nagy a sürgés-forgás anyák napja miatt, Bence szabadságon volt, és újra átnéztem az árajánlatot...” és „Dávid, megírná nekem május 1-ig két dolgot: a színeket és az asztalok számát?” A második változatra Dávid egyetlen válasszal reagálhat. A barátságos bevezetés nyugodtan maradhat, de ne a kérdés elé tegye.

Néhány szabály, amely ebben segít:

• Levelenként egy téma. Ha egy levélben két téma van, a második gyakran feledésbe merül. Ráadásul a levelet nem lehet egyetlen mappába archiválni vagy a megfelelő személynek továbbítani.
• Rövid bekezdések, köztük egy üres sorral. Egy tizenöt soros szövegtömböt senki sem olvas el telefonon.
• Több kérdése van? Számozza meg őket. Így a címzett ennyit válaszolhat: „1. pasztell, 2. tizennégy asztal”.
• Adjon meg dátumot, ha szüksége van valamire, és mondja meg, miért („így időben meg tudom rendelni a kertészetnél”).
• A következő lépéssel zárja a levelet, ne három felkiáltójellel.

Idézés: csak az, ami segít

Ha egy levélre válaszol, a webmail az eredeti üzenetet idézetként beteszi a válaszába: egyszerű szövegnél minden sor elé egy > jel kerül, formázásnál egy függőleges vonal. Az idézet hasznos: a címzett látja, mire reagál Ön. Egy hosszú levélváltásnál azonban az idézet minden körrel nő, míg végül a kétsoros válasza eltűnik négy képernyőnyi szöveg alatt.

Ezért törölje, ami nem szükséges. Csak azt a mondatot hagyja meg, amelyre reagál, és írja alá a válaszát. Ezt soronkénti válaszolásnak nevezik:

> Fehér rózsaszínnel, vagy inkább pasztell?
Pasztell, kérem, egy kis világoszölddel.

> Hány asztal is volt?
Tizennégy.

Hogy az idézet felett vagy alatt kezd-e, megállapodás kérdése. Az üzleti levelezésben az idézet fölé írás terjedt el, mert így a legfrissebb áll legfelül. A technikai levelezőlistákon az idézet alá vagy a sorok közé írás a szokás. Válassza azt, ami illik azokhoz, akikkel levelez, és legyen következetes. A webmailben ezt a Beállítások > Üzenetek írása > Válasznál pontnál választhatja ki.

Egy csapda: egy idézett levélváltásban néha olyan dolgok is szerepelnek, amelyeket az új címzettnek nem kell olvasnia, például egy belső megjegyzés vagy egy telefonszám. Olvassa át az idézetet, mielőtt valakit hozzáad vagy továbbítja a levelet.

Egyszerű szöveg vagy formázás?

Egy levél kétféleképpen készülhet.

• Egyszerű szöveg: csak betűk, a szövegben nincs félkövér, szín vagy kép. Mindenhová ugyanúgy érkezik meg, kicsi, és minden képernyőn jól olvasható, egy egyszerű levelezőalkalmazásban vagy képernyőolvasóval is.
• HTML (formázás): félkövér, címsorok, színek, szavak mögé rejtett linkek és képek. A formázott levelet küldő levelezőprogram általában ugyanabban az üzenetben egy egyszerű szöveges változatot is küld. Ezt multipart/alternative formátumnak nevezik: a címzett azt a változatot kapja, amelyet a programja a legjobban meg tud jeleníteni.

A formázásnak akkor van értelme, ha a tartalmat segíti: egy időpontokat tartalmazó táblázat, egy címsor minden rész fölött, egy félkövérrel kiemelt határidő. Nincs értelme, ha csak díszítés: színes betűk, háttér vagy öt különböző betűtípus. A formázás el is veszhet, vagy másképp érkezhet meg, például ha a címzett csak egyszerű szöveget olvas. Ezért a jelentést soha ne csak színnel jelölje („a piros dátumok foglaltak”).

A WebOké webmailjében alapértelmezés szerint egyszerű szövegben ír. A HTML-szerkesztőt üzenetenként a szövegmező bal felső sarkában lévő, képet ábrázoló gombbal kapcsolhatja be, vagy alapértelmezettként a Beállítások > Üzenetek írása pontnál.

Hangnem, átolvasás és az Olvasási visszaigazolás

A levélből hiányzik az Ön hangja és arca. Egy rövid mondat, amelyet Ön hatékonynak szán, a másik félnek nyersnek tűnhet. Néhány hasznos szabály: köszönjön és köszönjön el, írja azt, hogy „megtenné”, ne azt, hogy „meg kell tennie”, soha ne írjon olyat, amit nem mondana ki hangosan a címzettnek, és ha dühös, várjon a küldéssel. Ha a piszkozatot félreteszi, és egy óra múlva átolvassa (3.4. lecke), sok bosszúságtól kíméli meg magát.

Mielőtt a Küldés gombra kattint, olvassa át még egyszer: jó-e a címzett, jó-e a tárgy, a kérdés áll-e az elején, csatolta-e a mellékletet (3.3. lecke)?

Az Olvasási visszaigazolás beállítással arra kéri a címzettet, hogy jelezze, megnyitotta-e a levelét. Mértékkel használja. A címzett egy kérdést lát a képernyőn, elutasíthatja, és sok program soha nem küld visszaigazolást. A hiányzó visszaigazolás tehát semmit sem jelent. Ha ráadásul minden levélnél visszaigazolást kér, az bizalmatlannak tűnik. Ha biztosan tudni szeretné, hogy valami megérkezett, egyszerűen kérdezze meg a levél szövegében.

A gyakorlatban: így működik a webmailben

Azt, hogy az idézet felett vagy alatt ír, a Beállítások > Üzenetek írása pontnál választhatja ki. Itt azt is beállíthatja, hogy alapértelmezés szerint formázással írjon-e. A HTML-szerkesztőt üzenetenként a képet ábrázoló gombbal kapcsolhatja be. Az Olvasási visszaigazolás az Új üzenet képernyő jobb oldalán, a beállítások között található. A Roundcube kézikönyv lépésről lépésre bemutatja a gombokat. Más webmailekben és levelezőprogramokban a beállítások hasonló nevűek, az írási szabályok pedig mindenhol érvényesek.

Összefoglalás

• Az első pillantásra írjon: a tárgy és az első mondat dönti el, hogy elolvassák-e a levelét.
• A jó tárgy megmondja, miről van szó és mit vár Ön, lehetőleg dátummal.
• Levelenként egy téma, rövid bekezdések, számozott kérdések és egyértelmű következő lépés.
• Csak azt idézze, ami segít; válasszon az idézet feletti vagy alatti írás között, és tartsa magát hozzá.
• Formázást csak akkor használjon, ha a tartalmat segíti; Olvasási visszaigazolást legfeljebb kivételesen kérjen.

Kvíz

Feladat

D3.2. feladat: Egy rendezetlen e-mail átírása. Nyissa meg a slechte-mail.txt anyagot: ez Eszter levele Dávidnak „kérdés” tárggyal, amelyben négy téma keveredik, és a valódi kérdés csak a végén jön. Írja át a webmailben új üzenetként, saját magának címezve (ne küldje el másnak). Használja ezt az ellenőrzőlistát: a tárgy megmondja, miről van szó, mi a teendő és meddig; az első mondat a kérdés; a kérdések számozottak; a témához nem tartozó dolgok kikerültek (vagy külön levélbe kerültek); a Címzett mezőben csak az szerepel, akinek válaszolnia kell; a levél rövidebb az eredetinél. Ezután válaszoljon: melyik mondat volt valójában a lényeg az eredetiben, mit hagyott ki és miért, és Bence a Címzett mezőbe, a Cc mezőbe kerüljön, vagy egyáltalán ne szerepeljen? Végül vesse össze a feladathoz tartozó mintaválasszal.

Bővebben olvasva

Ahol a webmail lépései szerepelnek, azok a WebOké webmailjére vonatkoznak; más webmailekben hasonlóan működik.

• Roundcube Webmail 4.2: Válasz és továbbítás
• Roundcube Webmail 4.4: Formázás, piszkozatok és további beállítások
• Roundcube Webmail 10.1: A legfontosabb beállítások
• Roundcube Webmail 9.1: Keresés a levelek között