Tárhely és rendrakás

Modul 5: Rendszerezés és visszakeresés · Olvasási idő: 8 perc

Tanulási cél: A lecke után ki tudja számolni, mennyire telt meg a postafiókja, tudja, mi történik, ha megtelik, és célzottan tud helyet felszabadítani úgy, hogy a szükséges leveleket nem veszíti el.

Kulcsfogalmak: tárhelykorlát (kvóta), minden mappa beleszámít, Kiürítés, Tömörítés, nagy üzenetek, Export, biztonsági mentés

Minden postafióknak van korlátja

A postafiókjának van egy tárhelykorlátja, más néven kvótája: ez az a legnagyobb levélmennyiség, amely elfér benne, például 2 GB. A korlát az egész postafiókra vonatkozik, vagyis az összes mappára együtt. Ezt sokan elfelejtik. Ezek a mappák is beleszámítanak:

• Küldöttek: minden melléklet, amelyet Ön küldött el, ott még egyszer megtalálható.
• Archívum: ami nincs szem előtt, az még foglalja a tárhelyet.
• Kéretlen: azok a levelek is, amelyeket soha nem nyit meg.
• Kuka: a törölt üzenet a Kukába kerül, és addig beleszámít, amíg a Kukát ki nem üríti.
• Rejtett mappák: azok a mappák, amelyekre nincs feliratkozva (5.1. lecke).

A postafiók korlátja mellett általában a teljes csomagjának is van felső határa. Ha az összes postafiókja és a weboldala együtt túl nagy, akkor ebbe a határba ütközik, még akkor is, ha a saját postafiókjában van még hely.

Mennyire telt meg?

A webmailben bal oldalt lent, a mappák alatt egy kis sávot lát egy százalékkal. Ez mutatja, hogy a korlát mekkora része van használatban. Ugyanezt látja a Beállítások > Mappák menüpontban, a mappák listája alatt.

A számolás egyszerű: adja össze az összes mappa méretét, és ossza el a korláttal. Egy példa egy 1 GB-os, azaz 1024 MB-os postafiókkal:

Érkezettek     310 MB
Küldöttek      220 MB
Archívum        180 MB
Kéretlen        40 MB
Kuka            62 MB
Piszkozatok      4 MB
-------------------------
Összes         816 MB

816 / 1024 = 0,797  →  80 % foglalt

Ha kiüríti a Kéretlen mappát és a Kukát, 102 MB szabadul fel: 714 / 1024 = 0,697, vagyis 70 %. Így egy pillantással látja, melyik rendrakás hozza a legtöbbet. Vegye figyelembe, hogy a levelezőszerverek 1024-gyel számolnak: 1 GB 1024 MB.

Mi történik, ha megtelik?

Ha a postafiókja megtelt, új levél már nem fér bele. A feladó szervere elutasítást kap, a feladó pedig hibaüzenetet kap vissza, például "Mailbox full" vagy "Quota exceeded" szöveggel (a 8.4. leckében megtanulja, hogyan értelmezze az ilyen üzenetet). Ez Önnek alattomos helyzet: semmit sem lát, mert a levél meg sem érkezik. Csak akkor veszi észre, amikor egy ügyfél felhívja, hogy visszajön a levele.

Ilyenkor a küldés is akadozhat. A webmail minden elküldött üzenetről másolatot ment a Küldöttek mappába. Ha ehhez nincs elég hely, értesítést kap arról, hogy az üzenetet nem sikerült a Küldöttek mappába menteni.

Ezért sok szolgáltató e-mailben figyelmezteti, ha a postafiókja majdnem megtelt. Vegye komolyan ezt a figyelmeztetést, és rakjon rendet, mielőtt eléri a korlátot.

Helyfelszabadítás: az egyszerűtől a célzottig

Haladjon ebben a sorrendben:

1. Ürítse ki a Kéretlen mappát és a Kukát. Válassza ki a mappát, kattintson a mappák feletti három pontra, és válassza a Kiürítés lehetőséget. Ez gyakran azonnal eredményt hoz, és semmi olyat nem veszít el, amire szüksége van.
2. Keresse meg a nagy üzeneteket. Néhány nagy mellékletet tartalmazó üzenet gyakran több helyet foglal, mint ezer hétköznapi levél. Rendezze a listát az Üzenetlista beállítások menüben Méret szerint, Csökkenő sorrendben. Tegye meg ezt a Küldöttek mappában is: ott vannak az Ön saját mellékletei. Kombinálja az 5.3. lecke keresési lehetőségeivel: Típus Csatolmánnyal és Dátum egy évnél régebbi.
3. Tárolja máshol a mellékleteket. Szüksége van egy mellékletre, de magára a levélre nem? Mentse a mellékletet a saját tárhelyére vagy a felhőbe, majd törölje az üzenetet.
4. Ürítse ki újra a Kukát. Minden, amit a 2. és 3. lépésben törölt, most ott van.

Két beállítás is van, amely magától kicsiben tartja a postafiókját. Ezeket a Beállítások > Beállítások > Szerverbeállítások menüpontban, a Karbantartás részben találja:

• Törölt elemek mappa ürítése kilépéskor: a Kuka kiürül, amikor kijelentkezik. Hasznos, de kijelentkezés után már nincs második esélye.
• Üzenetek közvetlen törlése a levélszemét mappából: a törölt kéretlen levelek nem kerülnek előbb a Kukába.

Kiürítés és Tömörítés: a különbség

A mappaműveletek menüjében a Kiürítés és a Tömörítés lehetőséget is látja. A Kiürítés a kiválasztott mappa összes üzenetét törli. A Tömörítés mást csinál: IMAP-ban egy üzenet megjelölhető töröltként anélkül, hogy már eltűnt volna. Egyes levelezőprogramok így működnek: áthúzzák az üzenetet ahelyett, hogy a Kukába helyeznék. A Tömörítés ezeket a megjelölt üzeneteket ténylegesen eltávolítja. Ha egy mappában áthúzott üzeneteket lát, a Tömörítés helyet szabadít fel.

Előbb mentés, aztán törlés

Szeretné megőrizni a régi leveleket, de nem a szerveren? Akkor először készítsen másolatot:

• Egy üzenet: Még > Export. Egy .eml-fájlt kap, amelyet később szinte bármelyik levelezőprogramban újra megnyithat.
• Több üzenet egyszerre: jelölje ki őket, és válassza a Még > Export lehetőséget. Ekkor egy zip-fájlt kap, amelyben az összes üzenet .eml formátumban szerepel.
• Nagy mennyiség: állítson be a számítógépén egy levelezőprogramot, amely helyben tárolja a leveleket. Így lehet egy nagy archívumot is letölteni a szerverről.

Mielőtt törli a leveleket a szerverről, ellenőrizze, hogy a másolat megnyitható-e. A kiürített Kuka ugyanis végleg eltűnik. Néha még visszaállítható a szerver biztonsági mentéséből, de ne erre építsen.

A gyakorlatban: így működik a webmailben

A tárhelysáv bal oldalt lent található; a Kiürítés és a Tömörítés a mappák feletti három pont menüjében van; méret szerinti rendezést az üzenetlista feletti Beállítások menüben végezhet. A Roundcube kézikönyv „Megtelt a postafiókja” részében leírja a lépéseket. Más webmailekben hasonlóan működik: a Gmail a tárhelyét megosztja a Drive-val és a Fotókkal, az Outlook.com pedig a tárhely beállításainál mutatja a használatot.

Összefoglalás

• A tárhelykorlát az összes mappára együtt vonatkozik, a Küldöttek, Archívum, Kéretlen és Kuka mappára, valamint a rejtett mappákra is.
• Számolás: adja össze a mappákat, és ossza el a korláttal; 1 GB 1024 MB.
• A megtelt postafiók elutasítja az új leveleket; a feladó hibaüzenetet kap, Ön semmit sem vesz észre.
• Kezdje a Kéretlen mappa és a Kuka kiürítésével, majd keresse meg a nagy üzeneteket (a Küldöttek mappában is), végül ürítse ki újra a Kukát.
• Exportálja, amit meg szeretne őrizni, és ellenőrizze a másolatot, mielőtt bármit véglegesen töröl.

Kvíz

Feladat

A5.4. feladat: Számolás a tárhelyével. Eszter postafiókja 2 GB-os, azaz 2048 MB. A mappái ekkorák: Érkezettek 612 MB, Küldöttek 388 MB, Archívum 455 MB, Kéretlen 96 MB, Kuka 173 MB és Piszkozatok 12 MB. 1. kérdés: a postafiókja hány százaléka van használatban? 2. kérdés: hány százaléka van használatban, miután kiürítette a Kéretlen mappát és a Kukát? Mindkét kérdésnél egész számot adjon meg (egész százalékra kerekítve, százalékjel nélkül). A program 1 százalékos tűréssel összeveti a válaszait a megoldókulccsal, és hiba esetén megmutatja, hogyan kell kiszámolni.

Bővebben olvasva

Ahol webmailes lépések szerepelnek, azok a WebOké webmailjére vonatkoznak; más webmailekben hasonlóan működik.

• Roundcube Webmail 13.3: Megtelt a postafiókja
• Roundcube Webmail 10.1: A legfontosabb beállítások
• Postafiók kiürítése tárhely felszabadításához a DirectAdminban
• E-mailek helyi tárolása a levelezőszerveren lévő tárhely megtakarítása érdekében
• Hogyan ellenőrizhetem az e-mail-használatomat?
• Ingyenes tanfolyam: E-mail rendben: beállítás és megfelelő kézbesítés 3.2: Tárhely, kvóta és a megtelt postafiók
• Hibaüzenetek megoldva 1.6: 552: megtelt postafiók vagy túl nagy üzenet