Importálás, exportálás és költözés

Modul 7: Az Ön címjegyzéke · Olvasási idő: 9 perc

Tanulási cél: A lecke után Ön fájlként át tudja vinni a kapcsolatait a webmailbe és onnan máshová, tudatosan választ a vCard és a CSV között, és elkerüli az ismétlődéseket és az elveszett csoportokat.

Kulcsfogalmak: vCard (.vcf), CSV, mező hozzárendelése, csoport-hozzárendelés (CATEGORIES), ismétlődések, A teljes címjegyzék cseréje, biztonsági mentés, CardDAV

A címjegyzék nem költözik magától

Ha a levelezését egyik szolgáltatótól a másikhoz költözteti, a levelek és a mappák általában átkerülnek: ezek az IMAP-szerveren vannak, és egy költöztető eszköz átmásolja őket. A címjegyzék viszont máshol található. A webmailben ez egy önálló lista, amely a webmailhez tartozik, nem a postafiókhoz. A levelezés költöztetése tehát nem viszi magával. Ugyanez fordítva is igaz: aki a Gmailről vagy az Outlookról új postafiókra vált, a kapcsolatait hátrahagyja, amíg maga át nem viszi őket.

Az átvitel egy fájllal történik. A régi programból exportál, kap egy fájlt, és ezt a fájlt importálja az újba. Két fájltípussal találkozhat gyakran.

vCard: a névjegykártya

A vCard egy .vcf kiterjesztésű szöveges fájl. Minden kártya BEGIN:VCARD sorral kezdődik és END:VCARD sorral végződik. A kettő között soronként egy adat áll, előtte egy rögzített névvel. Dávid kártyája így néz ki:

BEGIN:VCARD
VERSION:3.0
FN:Farkas Dávid
N:Farkas;Dávid;;;
EMAIL;TYPE=INTERNET:david@example.net
ORG:Example Nagykereskedés
TEL;TYPE=WORK:+36 1 123 4567
CATEGORIES:Ügyfelek
END:VCARD

• A VERSION megmondja, hogy a formátum melyik verziójáról van szó. A 4.0-s verziót az RFC 6350 írja le; a 3.0-s verzió régebbi, de még szinte minden program ezt használja és olvassa. A webmail 3.0-s verzióban exportál.
• Az FN a teljes név úgy, ahogy látja, az N pedig a név részekre bontva (vezetéknév, keresztnév).
• Az EMAIL, a TEL és az ORG magától értetődik. Egy kártyán több cím és telefonszám is lehet.
• A CATEGORIES a csoportok sora. Ha Dávid az Ön "Ügyfelek" csoportjában van, a webmail exportáláskor ezt ide írja.

Egy .vcf fájl tartalmazhat egyetlen kártyát vagy akár több százat egymás után. A vCard előnye: minden mező jelentése rögzített. A programnak nem kell kitalálnia, mi a telefonszám.

CSV: táblázat megállapodások nélkül

A CSV (comma-separated values) szövegként tárolt táblázat: az első sor az oszlopneveket tartalmazza, minden további sor egy személy, az értékek között vesszővel vagy pontosvesszővel. Megnyithatja egy táblázatkezelőben. Ez hasznos egy lista rendbetételéhez, de van egy hátránya: az oszlopokra nincs rögzített megállapodás. A Google másképp nevez el egy oszlopot, mint az Outlook, és egy magyar nyelvű Outlook megint másképp, mint egy angol nyelvű.

Ezért a webmailnek CSV fájl esetén az oszlopokat a saját mezőihez kell hozzárendelnie. Ha egy oszlopot nem ismer fel, megkérdezi Önt, melyik oszlop melyik mezőhöz tartozik. Ellenőrizze alaposan ezt a hozzárendelést. Klasszikus hiba: a munkahelyi e-mail címet tartalmazó oszlop nem kerül hozzárendelésre, és száz kapcsolatot kap e-mail cím nélkül.

Még két buktató a CSV-nél:

• Furcsa karakterek. Ha importálás után "Müller" helyett "Müller" jelenik meg, a fájl nem UTF-8 kódolással lett elmentve. Mentse el újra a táblázatkezelőben CSV formátumban, UTF-8 kódolással, és importálja újra.
• Elválasztó karakter. Egy magyar nyelvű táblázatkezelő gyakran pontosvesszőt használ. Ha minden egyetlen oszlopba kerül, a program rosszul olvasta be az elválasztó karaktert.

Ha választhat, válassza a vCardot. A Google Névjegyek, az Outlook és az Apple Kontaktok egyaránt tud vCard vagy CSV formátumban exportálni.

Importálás kár nélkül

A Kapcsolatok > Importálás menüpontban választhatja ki a fájlt. Alatta két beállítás található, amelyeken múlik, hogy rendezett importálást vagy kusza címjegyzéket kap.

A Csoport hozzárendelések importálása határozza meg, mit kezd a webmail a fájlban lévő csoportokkal (a CATEGORIES sorokkal):

A teljes címjegyzék cseréje először mindent töröl, ami a címjegyzékben van, majd a fájl tartalmát teszi a helyére. Ez csak akkor jó, ha a fájl valóban mindent tartalmaz, amit meg szeretne tartani. Alapértelmezésként hagyja kikapcsolva.

És mi a helyzet az ismétlődésekkel? Ha már van egy kapcsolat ugyanazzal az e-mail címmel és ugyanazzal a névvel, a webmail importáláskor kihagyja. Ha a név másképp van írva ("Farkas Dávid" és "Farkas D."), nem ismeri fel ismétlődésként, és a személy kétszer kerül be. Ha tehát véletlenül kétszer importálja ugyanazt a fájlt, nem nagy a baj. Ha két forrásból importál eltérő írásmódokkal, utána tegyen rendet.

Egy példa. Eszter egy régi levelezőprogramról vált. Ott vCard formátumban exportálja a kapcsolatait, 212 kártyát. A "Mind (csoport létrehozása, amennyiben szükséges)" beállítással importál, és "A teljes címjegyzék cseréje" beállítást kikapcsolva hagyja. Ezután újra látja a régi "Ügyfelek" és "Beszállítók" csoportjait, és rákeres néhány névre, amely mindkét programban megvolt, hogy eltávolítsa az ismétlődéseket.

Ha egy levélben mellékletként névjegykártyát kap, nem kell először elmentenie: a webmail egy .vcf melléklet mellett gombot jelenít meg, amellyel a címjegyzékéhez adhatja.

Exportálás biztonsági mentésként

Exportálni a Kapcsolatok > Export menüpontban lehet. Egyetlen .vcf fájlt kap az összes kapcsolatával; a mellette lévő nyíllal választhat az Összes exportálása és a Kijelöltek exportálása (csak a kijelöltek) között. Ha a kapcsolatai csoportokban vannak, ezek CATEGORIES sorként szerepelnek a fájlban. Nyissa meg a fájlt egy szövegszerkesztőben, és ellenőrizze: ha látja a csoportneveket, egy importáláskor ezek is átkerülnek.

Az export egyben az Ön biztonsági mentése is. A levelei a szerveren vannak, és a szerverről biztonsági mentés készül, de a címjegyzékét egyetlen rossz kattintással törölheti A teljes címjegyzék cseréje beállítással. Évente néhány export, biztonságos helyen tárolva, egy percbe kerül. Gondoljon azonban arra, hogy egy ilyen fájl személyes adatokat tartalmaz. Ne hagyja szanaszét a Letöltések mappában vagy egy megosztott mappában.

A telefonján lévő címjegyzék egy másik címjegyzék

A telefonján lévő kapcsolatok és a webmail címjegyzéke két különálló lista. Egy új kapcsolat a telefonján nem jelenik meg magától a webmailben, és fordítva sem. A levelezőprogramja IMAP-pal csak a leveleit tölti le, kapcsolatokat nem.

Ha minden eszközén egyetlen címjegyzéket szeretne, CardDAV-ra van szüksége: ez egy szabvány a kapcsolatok szinkronizálására egy szerver és az eszközei között. A Nextcloud például tudja ezt, és a telefonok és levelezőprogramok is támogatják. A WebOké webmailje nem szinkronizál CardDAV-val; ott importálást és exportálást használ. Válasszon tehát egyetlen helyet hiteles forrásként, és onnan időnként vigyen át egy exportot.

A gyakorlatban: így működik a webmailben

Az Importálás és az Export a Kapcsolatok oldal tetején található. Az importálás .vcf vagy CSV fájlból történhet. A lépésről lépésre leírás a Roundcube kézikönyvben található (8.3). Más webmailekben hasonlóan működik: a Gmail és az Outlook.com kapcsolatainál is van importálás és exportálás, többnyire ugyanezzel a két fájltípussal.

Összefoglalás

• A címjegyzék a levelezés költöztetésekor nem kerül át magától: vigye át exporttal és importálással.
• A vCard (.vcf) rögzített mezőket használ, a csoportokat CATEGORIES sorként tárolja; a CSV egy táblázat, amelynek oszlopait hozzá kell rendelni.
• Hagyja kikapcsolva A teljes címjegyzék cseréje beállítást, és a csoportoknál tudatosan válasszon a Nincs, a Mind vagy a Csak már létező csoportoknak lehetőség közül.
• A webmail csak azonos cím és azonos név esetén ismeri fel az ismétlődéseket; importálás után tegyen rendet.
• Az export az Ön biztonsági mentése, és személyes adatokat tartalmaz; a telefonján lévő címjegyzék egy másik lista.

Kvíz

Feladat

Feladat A7.2: Az adatai ellenőriztetése: címjegyzék. Exportálja a címjegyzékét a webmailben (Kapcsolatok > Export; egy .vcf fájlt kap), és töltse fel. Ha még kevés kapcsolata van, előbb hozzon létre legalább hármat, és legalább egyet tegyen egy csoportba. A program a fájlt csak a memóriában olvassa be, és semmit nem tárol. Ellenőrzi, hogy legalább 3 kártya van-e; a verzió 3.0 vagy 4.0-e; minden kártyán van-e név (FN) és e-mail cím; nincsenek-e ismétlődések (ugyanaz az e-mail cím két kártyán); és van-e legalább egy csoport (CATEGORIES, ennek hiányában narancssárga). Csak darabszámokat lát, például "24 kártya, 2 e-mail cím nélkül, 1 ismétlődés", neveket vagy címeket soha. Zöld, ha minden rendben van; narancssárga, ha hiányzik a csoport, ha vannak név vagy e-mail cím nélküli kártyák, vagy ha vannak ismétlődések; piros, ha 3-nál kevesebb kártya van, vagy ha a verzió ismeretlen.

Bővebben olvasva

Ahol a webmail lépései szerepelnek, azok a WebOké webmailjére vonatkoznak; más webmailekben hasonlóan működik.

• Roundcube Webmail 8.3: Kapcsolatok importálása és exportálása
• Roundcube Webmail 8.2: Csoportok létrehozása
• Postafiók vagy törölt e-mailek visszaállítása a biztonsági mentésből
• RFC 6350, vCard Format Specification (angol nyelvű): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc6350
• Címjegyzéke áthelyezése a Gmailből vagy az Outlookból a webmailbe