Faire prendre rendez-vous via une page de rendez-vous

Avec un calendrier de rendez-vous, vous laissez vos clients, élèves ou membres planifier eux-mêmes un rendez-vous avec vous. Vous déterminez quand vous êtes disponible et combien de temps dure un rendez-vous. Vous envoyez un lien; quiconque l'ouvre ne voit que les créneaux libres et en choisit un. Le rendez-vous s'ajoute automatiquement à votre agenda. Vous n'avez besoin d'aucun service de réservation séparé.

Créer un calendrier de rendez-vous

1. Cliquez dans l'Agenda sur le petit plus à côté de Calendriers de rendez-vous (1).

2. Dans la fenêtre Créer un calendrier de rendez-vous, renseignez les informations :
   • Nom du rendez-vous (1) : le nom que le client voit, par exemple Entretien de prise de contact.
   • Localisation et Description : où cela se passe et ce que le client peut attendre.
   • Créer une conversation Talk : chaque rendez-vous réservé reçoit son propre lien pour se réunir en ligne (uniquement dans les formules avec Office, voir Qu'est-ce que Talk et qui y a accès ?).
   • Durée (minutes) (2) et Incréments : combien de temps dure un rendez-vous et à quel intervalle de minutes un rendez-vous peut commencer.
   • Agenda de réservation (3) : dans quel agenda les rendez-vous réservés apparaissent. Dans Agendas pour vérifier s'il y a des conflits, vous choisissez quels agendas comptent également, afin que personne ne réserve alors que vous avez déjà autre chose de prévu.
   • Visibilité (4) : laissez ce paramètre sur Privé, accessible uniquement via le lien si seules les personnes disposant du lien peuvent réserver.

3. Faites défiler jusqu'à Disponibilités de réservation. Par défaut, du lundi (1) au vendredi de 9:00 à 17:00 sont renseignés. Adaptez les horaires, ajoutez une plage supplémentaire avec le petit plus ou supprimez une plage avec la petite corbeille. Un jour sans plage affiche Aucun horaire défini.

4. Sous Restrictions de planification (1), vous définissez : une marge avant ou après chaque rendez-vous, le délai minimal avant qu'une personne puisse réserver, un nombre maximal de rendez-vous par jour et jusqu'à quelle échéance il est possible de réserver à l'avance.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Partager le lien

Votre calendrier de rendez-vous se trouve désormais dans l'Agenda sous Calendriers de rendez-vous. Placez le curseur de la souris dessus et ouvrez le menu avec les trois points :

• Prévisualiser : consultez la page de rendez-vous telle qu'un client la voit.
• Copier le lien : le lien vers votre page de rendez-vous, à diffuser.
• Copier : créer un second calendrier sur la base de celui-ci, par exemple pour un entretien plus long.
• Modifier et Supprimer.

Envoyez le lien par e-mail, intégrez-le à votre signature ou à votre site web (voir Une agenda publique ou une page de rendez-vous sur votre site web).

Comment une personne réserve un rendez-vous

1. Le client ouvre le lien et voit les créneaux libres.
2. Il choisit une date et un créneau horaire, renseigne son nom et son adresse e-mail, éventuellement avec une remarque, et clique sur Prendre rendez-vous.
3. Le client reçoit un e-mail pour confirmer le rendez-vous. Ce n'est qu'après cette confirmation que le rendez-vous est définitif.
4. Le rendez-vous apparaît dans votre agenda de réservation et vous en êtes informé.

Astuce : vérifiez que votre adresse e-mail figure dans votre profil (voir Compléter votre profil : nom, photo, adresse e-mail, langue et fuseau horaire). Votre Nextcloud envoie les confirmations en votre nom.