Πολλές διευθύνσεις και γραμματοκιβώτια

Ενότητα 4: Εσείς ως αποστολέας · Χρόνος ανάγνωσης: 11 λεπτά

Στόχος μαθήματος: Μετά από αυτό το μάθημα γνωρίζετε τη διαφορά ανάμεσα σε μια διεύθυνση και ένα γραμματοκιβώτιο, επιλέγετε σε κάθε περίπτωση τον καλύτερο από τέσσερις τρόπους για να εργάζεστε με περισσότερες διευθύνσεις και κάνετε σωστές συμφωνίες για ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο.

Βασικές έννοιες: γραμματοκιβώτιο, διεύθυνση, alias, forwarder, επιπλέον ταυτότητα, σύνδεση άλλου γραμματοκιβωτίου, επιλογή εναλλαγής, ιδιωτικό παράθυρο, πρόγραμμα email, κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο, σημαίες

Μια διεύθυνση δεν είναι το ίδιο με ένα γραμματοκιβώτιο

Πολλοί χρησιμοποιούν τους όρους "διεύθυνση email" και "γραμματοκιβώτιο" χωρίς διάκριση. Για αυτό το μάθημα η διαφορά είναι σημαντική.

• Ένα γραμματοκιβώτιο είναι χώρος αποθήκευσης στον server, με δικούς του φακέλους, δικό του όριο αποθηκευτικού χώρου και δικό του κωδικό πρόσβασης. Σε αυτό συνδέεστε.
• Μια διεύθυνση είναι απλώς ένα όνομα στο οποίο φτάνει αλληλογραφία. Κάθε γραμματοκιβώτιο έχει μια διεύθυνση, αλλά μια διεύθυνση δεν χρειάζεται να έχει δικό της γραμματοκιβώτιο. Μια διεύθυνση χωρίς δικό της χώρο αποθήκευσης, η οποία προωθεί την αλληλογραφία, ονομάζεται forwarder (ή alias). Σε αυτήν δεν μπορείτε να συνδεθείτε.

Παράδειγμα: το katerina@example.com είναι ένα γραμματοκιβώτιο. Το info@example.com μπορεί να είναι ένα δεύτερο γραμματοκιβώτιο, με δικό του κωδικό πρόσβασης και δικούς του φακέλους. Μπορεί όμως να είναι και ένας forwarder που προωθεί όλη την αλληλογραφία στο katerina@. Για όποιον στέλνει email δεν υπάρχει διαφορά. Για την Κατερίνα υπάρχει: στην πρώτη περίπτωση πρέπει να ελέγχει σε δύο σημεία, στη δεύτερη όλα φτάνουν σε ένα μόνο φάκελο Εισερχόμενα.

Η επιλογή σας εξαρτάται από ένα ερώτημα: πρέπει η αλληλογραφία να μένει σε δικό της χώρο ή μπορεί να φτάνει σε κάποιον άνθρωπο; Η αλληλογραφία του λογιστηρίου, που πρέπει να τη διαβάζει ο λογιστής και αργότερα και ο διάδοχός του, ανήκει σε δικό της γραμματοκιβώτιο. Η αλληλογραφία για το paraggelies@, που ούτως ή άλλως καταλήγει πάντα στην Κατερίνα, μπορεί να είναι ένας forwarder.

Τέσσερις τρόποι για να εργάζεστε με περισσότερες διευθύνσεις

1. Επιπλέον ταυτότητα με forwarder

Αν η αλληλογραφία για μια δεύτερη διεύθυνση φτάνει ούτως ή άλλως σε εσάς, κάνετε αυτή τη διεύθυνση forwarder προς το δικό σας γραμματοκιβώτιο και δημιουργείτε στο webmail μια επιπλέον ταυτότητα (μάθημα 4.1). Διαβάζετε τα πάντα σε ένα σημείο και επιλέγετε στο πεδίο Αποστολέας από ποια διεύθυνση απαντάτε. Ο έλεγχος αποστολέα του server το επιτρέπει, επειδή η διεύθυνση προωθεί στο δικό σας γραμματοκιβώτιο.

Κατάλληλο για: ένα άτομο με πολλές διευθύνσεις. Δεν είναι κατάλληλο αν η αλληλογραφία αυτής της διεύθυνσης πρέπει να φυλάσσεται χωριστά.

2. Σύνδεση άλλου γραμματοκιβωτίου και εναλλαγή

Αν έχετε πραγματικά δύο γραμματοκιβώτια, το καθένα με δικό του κωδικό πρόσβασης, μπορείτε να συνδέσετε το δεύτερο με μια επιπλέον ταυτότητα. Για τον σκοπό αυτό συμπληρώνετε το όνομα του server, τη διεύθυνση και τον κωδικό πρόσβασης του δεύτερου γραμματοκιβωτίου. Στη συνέχεια εμφανίζεται πάνω από τους φακέλους σας μια επιλογή εναλλαγής: με ένα κλικ βρίσκεστε στο άλλο γραμματοκιβώτιο, με τους δικούς του φακέλους και την αλληλογραφία του, χωρίς να συνδεθείτε ξανά. Ό,τι στέλνετε τότε φεύγει από εκείνο το γραμματοκιβώτιο και αποθηκεύεται στον δικό του φάκελο Απεσταλμένα.

Κατάλληλο για: όποιον εργάζεται τακτικά σε δύο ή τρία γραμματοκιβώτια και δεν θέλει να αποσυνδέεται συνεχώς. Προσοχή: αν αλλάξετε αργότερα τον κωδικό πρόσβασης του συνδεδεμένου γραμματοκιβωτίου, αλλάξτε τον και στην ταυτότητα. Στο webmail της WebOké μπορείτε να συνδέσετε μόνο γραμματοκιβώτια που φιλοξενούνται στη WebOké.

3. Δύο γραμματοκιβώτια δίπλα δίπλα σε ιδιωτικό παράθυρο

Ο browser σας θυμάται ανά παράθυρο ποιος έχει συνδεθεί (μάθημα 1.3). Αν ανοίξετε ένα ιδιωτικό παράθυρο (στο Chrome και στο Edge: incognito), αυτό το παράθυρο έχει δική του, κενή συνεδρία. Εκεί μπορείτε να συνδεθείτε με ένα δεύτερο γραμματοκιβώτιο, ενώ το πρώτο παραμένει ανοιχτό στο κανονικό σας παράθυρο. Μόλις κλείσετε το ιδιωτικό παράθυρο, η σύνδεση αυτή χάνεται.

Κατάλληλο για: μια σύντομη ματιά σε άλλο γραμματοκιβώτιο που και που, χωρίς καμία ρύθμιση. Δεν είναι πρακτικό αν το κάνετε κάθε μέρα.

4. Ένα πρόγραμμα email με πολλούς λογαριασμούς

Ένα πρόγραμμα email όπως το Thunderbird, το Outlook ή το Apple Mail εμφανίζει πολλούς λογαριασμούς δίπλα δίπλα, με μία λίστα μη αναγνωσμένων μηνυμάτων και ειδοποιήσεις για όλους. Λειτουργεί μέσω IMAP (μάθημα 1.2), επομένως βλέπετε την ίδια αλληλογραφία όπως στο webmail. Μπορείτε επίσης να διαβάζετε email χωρίς σύνδεση, για παράδειγμα στο τρένο.

Κατάλληλο για: όποιον εργάζεται όλη την ημέρα με πολλά γραμματοκιβώτια. Μπορείτε κάλλιστα να το συνδυάσετε με το webmail.

Ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο για πολλά άτομα

Μια συνηθισμένη διάταξη: το info@example.com είναι ξεχωριστό γραμματοκιβώτιο και η Κατερίνα και ο Νίκος το παρακολουθούν και οι δύο. Αυτό λειτουργεί καλά, αν γνωρίζετε πώς το καταγράφει το IMAP και κάνετε μερικές συμφωνίες.

Αυτό που μοιράζεται ο server είναι οι σημαίες: αναγνωσμένο, απαντημένο, επισημασμένο. Αν ο Νίκος ανοίξει ένα μήνυμα, εμφανίζεται και στην Κατερίνα ως αναγνωσμένο. Αν η Κατερίνα το απαντήσει από το info@, παίρνει το βελάκι της απάντησης, και αυτό το βλέπει και ο Νίκος. Ο φάκελος Απεσταλμένα του info@ δείχνει τι έχει σταλεί εκ μέρους του info@, από οποιονδήποτε.

Εδώ βρίσκονται αμέσως και οι παγίδες:

• Το "Αναγνωσμένο" δεν σημαίνει "διεκπεραιωμένο". Ο Νίκος ανοίγει ένα μήνυμα, βλέπει ότι αφορά την Κατερίνα και το αφήνει. Η Κατερίνα το βλέπει ως αναγνωσμένο και το προσπερνά. Κανείς δεν απαντά.
• Διπλή απάντηση. Η Κατερίνα και ο Νίκος ανοίγουν το ίδιο ερώτημα ταυτόχρονα και απαντούν και οι δύο, με ελαφρώς διαφορετικές πληροφορίες.
• Απάντηση από λάθος γραμματοκιβώτιο. Ο Νίκος στέλνει απάντηση από το δικό του γραμματοκιβώτιο αντί από το info@. Τότε η απάντηση δεν εμφανίζεται στον κοινόχρηστο φάκελο Απεσταλμένα και η Κατερίνα δεν ξέρει ότι έχει ήδη γίνει.

Μερικές συμφωνίες που το αποτρέπουν:

1. Όποιος αναλαμβάνει ένα μήνυμα, το επισημαίνει (με τη σημαία) ή το μετακινεί σε έναν φάκελο "In progress". Όποιος βλέπει ένα επισημασμένο μήνυμα, το αφήνει.
2. Οι απαντήσεις στέλνονται πάντα από το info@, ώστε να εμφανίζονται στον κοινόχρηστο φάκελο Απεσταλμένα. Όποιος απαντά από το δικό του γραμματοκιβώτιο, βάζει το info@ σε Cc.
3. Ό,τι έχει διεκπεραιωθεί μεταφέρεται στο Αρχείο. Τα Εισερχόμενα περιέχουν μόνο ό,τι μένει να γίνει (μάθημα 5.2).
4. Κάθε άτομο έχει δική του ταυτότητα μέσα στο info@, για παράδειγμα "Νίκος | Ατελιέ λουλουδιών Example", ώστε ο πελάτης να ξέρει ποιος απαντά.

Ένα τελευταίο σημείο: αν μοιράζεστε τον κωδικό πρόσβασης του info@ με περισσότερα άτομα, πρέπει να τον αλλάξετε όταν φεύγει ένας συνάδελφος και να τον γνωστοποιήσετε στους υπόλοιπους. Με ένα συνδεδεμένο γραμματοκιβώτιο (τρόπος 2) τον αλλάζετε στη συνέχεια και στην ταυτότητα.

Στην πράξη: έτσι λειτουργεί στο webmail

Μια επιπλέον ταυτότητα τη δημιουργείτε στις Ρυθμίσεις > Ταυτότητες > Δημιουργία. Εκεί βρίσκετε επίσης την ενότητα Σύνδεση άλλου γραμματοκιβωτίου, με την επιλογή Ενεργοποίηση και τα στοιχεία του δεύτερου γραμματοκιβωτίου. Μετά την αποθήκευση κάνετε εναλλαγή με την επιλογή εναλλαγής πάνω από τους φακέλους σας. Έναν forwarder και ένα νέο γραμματοκιβώτιο τα δημιουργείτε στον πίνακα διαχείρισης της φιλοξενίας σας (στη WebOké: DirectAdmin). Ένα ιδιωτικό παράθυρο το ανοίγετε με Ctrl+Shift+N (Chrome, Edge) ή Ctrl+Shift+P (Firefox). Ο Οδηγός του Roundcube περιγράφει τα βήματα. Σε άλλο webmail η διαδικασία είναι παρόμοια· το Gmail και το Outlook.com, για παράδειγμα, έχουν δικούς τους τρόπους για να προσθέσετε έναν δεύτερο λογαριασμό.

Σύνοψη

• Ένα γραμματοκιβώτιο έχει δικό του χώρο αποθήκευσης και κωδικό πρόσβασης· ένας forwarder είναι απλώς μια διεύθυνση που προωθεί την αλληλογραφία.
• Επιπλέον ταυτότητα με forwarder: ένα άτομο, πολλές διευθύνσεις, όλα σε ένα σημείο.
• Σύνδεση άλλου γραμματοκιβωτίου: εναλλαγή ανάμεσα σε πραγματικά γραμματοκιβώτια χωρίς νέα σύνδεση.
• Ιδιωτικό παράθυρο για περιστασιακή χρήση, πρόγραμμα email για όποιον εργάζεται όλη την ημέρα με πολλά γραμματοκιβώτια.
• Σε ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο όλοι οι χρήστες μοιράζονται τις σημαίες· συμφωνήστε ποιος αναλαμβάνει τι και απαντάτε από την κοινόχρηστη διεύθυνση.

Κουίζ

Άσκηση

Άσκηση A4.3: Ποιος τρόπος ταιριάζει; Διαβάστε τις τέσσερις περιπτώσεις και επιλέξτε για καθεμία τον καλύτερο τρόπο: "επιπλέον ταυτότητα με forwarder", "σύνδεση άλλου γραμματοκιβωτίου", "ιδιωτικό παράθυρο" ή "πρόγραμμα email". (1) Η Κατερίνα θέλει να στέλνει email και ως paraggelies@example.com· αυτή η διεύθυνση δεν έχει δικό της γραμματοκιβώτιο και όλη η αλληλογραφία της μπορεί κάλλιστα να φτάνει στα δικά της Εισερχόμενα. (2) Ο Νίκος έχει το δικό του γραμματοκιβώτιο και διαχειρίζεται επίσης το γραμματοκιβώτιο logistirio@example.com, που έχει δικό του κωδικό πρόσβασης και φιλοξενείται στον ίδιο πάροχο· εργάζεται στο webmail και θέλει πολλές φορές την ημέρα να κάνει εναλλαγή ανάμεσά τους με ένα κλικ, χωρίς να συνδέεται ξανά. (3) Η Κατερίνα θέλει στον δικό της φορητό υπολογιστή να ρίξει μία φορά μια ματιά στο γραμματοκιβώτιο ενός ασκούμενου, δίπλα στο δικό της γραμματοκιβώτιο, χωρίς καμία ρύθμιση, και μετά ο υπολογιστής δεν πρέπει να θυμάται τίποτα. (4) Ο Νίκος εργάζεται όλη την ημέρα με τέσσερα γραμματοκιβώτια, θέλει ειδοποιήσεις για νέα μηνύματα και στα τέσσερα και θέλει να μπορεί να διαβάζει την αλληλογραφία του στο τρένο χωρίς σύνδεση. Για κάθε περίπτωση επιλέγετε από τα πεδία επιλογής· το πρόγραμμα συγκρίνει με το κλειδί απαντήσεων και εξηγεί για κάθε περίπτωση το γιατί.

Περαιτέρω ανάγνωση

Όπου αναφέρονται βήματα στο webmail, ισχύουν για το webmail της WebOké· σε άλλο webmail η διαδικασία είναι παρόμοια.

• Roundcube Webmail 5.3: Αποστολή από άλλη διεύθυνση
• Roundcube Webmail 5.4: Χρήση πολλών γραμματοκιβωτίων
• Αποστολή email από πολλαπλά aliases, σφάλμα: Account xxx can not send emails from
• Δημιουργία νέας διεύθυνσης email (λογαριασμού email)
• Προώθηση email σε άλλη διεύθυνση (forwarders, το catch-all δεν συνιστάται)
• Δωρεάν μάθημα Το email σε τάξη: ρύθμιση και σωστή παράδοση 3.3: Aliases, ανακατεύθυνση και catch-all: χρήσιμα, αλλά με κινδύνους
• IMAP ή POP3: ποια είναι η διαφορά και ποιο να επιλέξετε;