Φάκελοι και ειδικοί φάκελοι

Ενότητα 5: Οργάνωση και εύρεση · Χρόνος ανάγνωσης: 9 λεπτά

Στόχος μαθήματος: Μετά από αυτό το μάθημα μπορείτε να εξηγήσετε πού βρίσκονται πραγματικά οι φάκελοί σας, ποιοι ειδικοί φάκελοι υπάρχουν και πώς τους αναγνωρίζει ένα πρόγραμμα email. Μπορείτε επίσης να εντοπίσετε μόνοι σας έναν διπλό φάκελο Απεσταλμένα ή έναν λάθος ρυθμισμένο φάκελο spam.

Βασικές έννοιες: φάκελος στον server, ειδικός φάκελος, SPECIAL-USE, διαχωριστικό, υποφάκελος, εγγραφή σε φάκελο, φάκελος αρχειοθέτησης

Οι φάκελοί σας βρίσκονται στον server

Στην ενότητα 1 είδατε ότι το webmail επικοινωνεί με τον mail server μέσω IMAP. Αυτό ισχύει και για τους φακέλους. Έναν φάκελο που δημιουργείτε στο webmail δεν τον δημιουργείτε στον browser σας, αλλά στον server. Γι' αυτό βλέπετε αμέσως τον ίδιο φάκελο στο πρόγραμμα email του laptop σας και στην εφαρμογή email του τηλεφώνου σας. Αν μετακινήσετε ένα μήνυμα στο τηλέφωνό σας στον φάκελο Πελάτες, θα βρίσκεται και στο webmail στον φάκελο Πελάτες.

Αυτό έχει τρεις συνέπειες που πρέπει να γνωρίζετε:

• Η διαγραφή ενός φακέλου είναι οριστική. Αν διαγράψετε έναν φάκελο, χάνονται και τα μηνύματα που περιέχει, σε όλες τις συσκευές ταυτόχρονα. Δεν υπάρχει φάκελος "Κάδος Απορριμάτων για φακέλους".
• Όλοι οι φάκελοι μετρούν στον αποθηκευτικό σας χώρο. Ακόμη και φάκελοι που σχεδόν ποτέ δεν ανοίγετε, όπως Αρχειοθέτηση ή Απεσταλμένα. Γι' αυτό μιλά το μάθημα 5.4.
• Η μετονομασία επηρεάζει ό,τι παραπέμπει στον φάκελο. Ένα φίλτρο που μετακινεί μηνύματα στον φάκελο "Τιμολόγια" δεν λειτουργεί πια αν μετονομάσετε τον φάκελο σε "Λογαριασμοί". Το μάθημα 6.2 επανέρχεται σε αυτό.

Υποφάκελοι και το διαχωριστικό

Οι φάκελοι μπορούν να βρίσκονται ο ένας κάτω από τον άλλο, για παράδειγμα ένας φάκελος ανά πελάτη κάτω από έναν φάκελο Πελάτες. Στον server κάθε φάκελος έχει ένα πλήρες όνομα. Το επίπεδο δηλώνεται με ένα διαχωριστικό: έναν σταθερό χαρακτήρα ανάμεσα στα τμήματα του ονόματος. Στο WebOké αυτός είναι η τελεία. Ο φάκελος Στέλιος κάτω από τον φάκελο Πελάτες ονομάζεται επομένως στον server Πελάτες.Στέλιος. Ένας φάκελος κάτω από τα Εισερχόμενα ονομάζεται INBOX.Προμηθευτές, γιατί στον server τα Εισερχόμενα ονομάζονται πάντα INBOX.

Το webmail δεν εμφανίζει αυτά τα πλήρη ονόματα. Βλέπετε ένα δέντρο με φακέλους σε εσοχή και την ελληνική ονομασία Εισερχόμενα. Ωστόσο είναι χρήσιμο να γνωρίζετε το πραγματικό όνομα. Θα το συναντήσετε σε ένα script φίλτρου (ενότητα 6), κατά τη ρύθμιση ενός προγράμματος email και σε μηνύματα σφάλματος. Άλλοι mail servers χρησιμοποιούν μερικές φορές την κάθετο ως διαχωριστικό (Πελάτες/Στέλιος). Η ιδέα είναι η ίδια.

Επειδή η τελεία είναι το διαχωριστικό, δεν μπορείτε να τη χρησιμοποιήσετε σε όνομα φακέλου. Αν πληκτρολογήσετε στο webmail "Προσφορές 2026.1", θα λάβετε το μήνυμα ότι το όνομα περιέχει χαρακτήρα που δεν επιτρέπεται. Ένα πρόγραμμα email μερικές φορές το μετατρέπει χωρίς προειδοποίηση σε έναν φάκελο "1" κάτω από τον φάκελο "Προσφορές 2026". Επιλέξτε λοιπόν ονόματα χωρίς τελεία.

Ειδικοί φάκελοι: Πρόχειρα, Απεσταλμένα, Ανεπιθύμητα, Κάδος Απορριμάτων και Αρχειοθέτηση

Ορισμένοι φάκελοι έχουν σταθερό ρόλο. Ένα πρόχειρο πρέπει να αποθηκεύεται κάπου, όπως και ένα απεσταλμένο μήνυμα, τα διαγραμμένα μηνύματα και το spam. Αυτοί είναι οι ειδικοί φάκελοι. Η δυσκολία: παλαιότερα κάθε πρόγραμμα email είχε τα δικά του ονόματα. Το Outlook χρησιμοποιούσε "Sent Items", το Apple Mail "Sent Messages", το Thunderbird "Sent". Έτσι, σε ένα γραμματοκιβώτιο δημιουργούνταν εύκολα τρεις φάκελοι για τα απεσταλμένα.

Γι' αυτό υπάρχει ένα πρότυπο: το SPECIAL-USE (RFC 6154). Ο server βάζει μια ετικέτα στον φάκελο που έχει συγκεκριμένο ρόλο. Ένα πρόγραμμα email που γνωρίζει το πρότυπο διαβάζει αυτές τις ετικέτες και χρησιμοποιεί τον σωστό φάκελο, όποιο όνομα κι αν έχει. Οι ετικέτες είναι:

Στο WebOké αυτοί οι φάκελοι ονομάζονται στον server Drafts, Sent, Junk, Trash και Archive. Το webmail τους εμφανίζει στα ελληνικά. Προσέξτε τον φάκελο spam: στον server ονομάζεται Junk, το webmail τον εμφανίζει ως Ανεπιθύμητα και ένα πρόγραμμα email ως Ανεπιθύμητη αλληλογραφία. Πρόκειται τρεις φορές για τον ίδιο φάκελο. Μόνο αυτόν τον φάκελο χρησιμοποιεί το φίλτρο spam για να μαθαίνει (μάθημα 8.2).

Γιατί μερικές φορές βλέπετε δύο φακέλους Απεσταλμένα

Ένα πρόγραμμα email που δεν διαβάζει τις ετικέτες ή είναι λάθος ρυθμισμένο δημιουργεί μόνο του έναν φάκελο με το δικό του όνομα. Τότε βλέπετε, για παράδειγμα, δίπλα στα Απεσταλμένα έναν φάκελο "Sent Items" κάτω από τα Εισερχόμενα. Η συνέπεια: ό,τι στέλνετε από το laptop σας βρίσκεται στον έναν φάκελο και ό,τι στέλνετε από το webmail στον άλλο. Και ψάχνετε χωρίς αποτέλεσμα.

Έτσι το λύνετε:

1. Βρείτε ποιος φάκελος έχει την ετικέτα \Sent. Αυτός είναι ο πραγματικός.
2. Ορίστε στο πρόγραμμα email αυτόν τον φάκελο ως φάκελο για τα απεσταλμένα μηνύματα.
3. Μετακινήστε τα μηνύματα από τον διπλό φάκελο στον πραγματικό.
4. Μόνο μετά διαγράψτε τον κενό διπλό φάκελο.

Το ίδιο μπορεί να συμβεί με τα πρόχειρα, τον κάδο απορριμάτων και τον φάκελο spam. Ένας φάκελος "Spam" που δημιουργήσατε μόνοι σας κάτω από τα Εισερχόμενα δεν είναι ο φάκελος spam: το φίλτρο spam δεν βάζει τίποτα εκεί και δεν μαθαίνει από αυτόν.

Εγγραφή: εμφάνιση ή απόκρυψη

Ένας φάκελος μπορεί να υπάρχει χωρίς να τον βλέπετε. Ένα πρόγραμμα email εμφανίζει μόνο τους φακέλους στους οποίους είστε εγγεγραμμένοι. Στο webmail αυτό είναι ο διακόπτης δίπλα σε κάθε φάκελο στις Ρυθμίσεις > Φάκελοι. Αν τον απενεργοποιήσετε, ο φάκελος εξαφανίζεται από τη λίστα φακέλων σας, αλλά τα μηνύματα που περιέχει εξακολουθούν να υπάρχουν και μετρούν στον αποθηκευτικό σας χώρο. Αν σας λείπει κάποιος φάκελος, ελέγξτε πρώτα μήπως είναι απλώς κρυμμένος.

Ο φάκελος αρχειοθέτησης

Ένας φάκελος αρχειοθέτησης προορίζεται για μηνύματα που έχετε ολοκληρώσει αλλά θέλετε να κρατήσετε. Η διαφορά από έναν κανονικό φάκελο: το webmail έχει γι' αυτόν ξεχωριστό κουμπί Αρχειοθέτηση. Με ένα κλικ το μήνυμα βρίσκεται στο αρχείο σας. Στην επιλογή Τμηματοποίηση αρχείου με βάση ορίζετε αν το αρχείο θα χωρίζεται αυτόματα σε υποφακέλους, για παράδειγμα ανά έτος. Τότε δημιουργούνται φάκελοι όπως Archive.2025 και Archive.2026. Έτσι τα μεγάλα αρχεία παραμένουν γρήγορα, γιατί ένας φάκελος με δεκάδες χιλιάδες μηνύματα φορτώνει πιο αργά.

Στην πράξη: έτσι λειτουργεί στο webmail

Δημιουργείτε και διαχειρίζεστε φακέλους στις Ρυθμίσεις > Φάκελοι· εκεί βρίσκονται και οι διακόπτες για την εγγραφή. Ποιον φάκελο χρησιμοποιεί το webmail για κάθε ρόλο, το βλέπετε στις Ρυθμίσεις > Προτιμήσεις > Ειδικοί Φάκελοι. Αφήστε τις ρυθμίσεις εκεί όπως είναι, εκτός αν ξέρετε ακριβώς γιατί αλλάζετε κάτι. Τα βήματα περιγράφονται στον Οδηγό Roundcube (Δημιουργία και διαχείριση φακέλων, Αρχειοθέτηση μηνυμάτων). Σε άλλο webmail λειτουργεί παρόμοια: το Gmail χρησιμοποιεί ετικέτες αντί για φακέλους, αλλά ένα πρόγραμμα email τις βλέπει μέσω IMAP επίσης ως φακέλους· το Outlook.com έχει φακέλους όπως εδώ.

Σύνοψη

• Οι φάκελοι βρίσκονται στον server: ό,τι κάνετε στο webmail το βλέπετε σε όλες τις συσκευές σας, και η διαγραφή ενός φακέλου διαγράφει και τα μηνύματα που περιέχει.
• Στο WebOké το διαχωριστικό είναι η τελεία: Πελάτες.Στέλιος είναι ο φάκελος Στέλιος κάτω από τον φάκελο Πελάτες, INBOX είναι τα Εισερχόμενα.
• Τους ειδικούς φακέλους τους αναγνωρίζετε από την ετικέτα τους (RFC 6154): \Drafts, \Sent, \Junk, \Trash, \Archive. Ο φάκελος spam ονομάζεται στον server Junk.
• Δύο φάκελοι Απεσταλμένα δημιουργούνται όταν ένα πρόγραμμα email φτιάχνει δικό του φάκελο· ο φάκελος με την ετικέτα \Sent είναι ο πραγματικός.
• Ένας κρυμμένος φάκελος (χωρίς εγγραφή) εξακολουθεί να υπάρχει και μετρά στον αποθηκευτικό σας χώρο.

Κουίζ

Άσκηση

Άσκηση A5.1: Ανάγνωση της λίστας φακέλων του server. Ανοίξτε το υλικό mappen-1.txt. Πρόκειται για την αυτούσια έξοδο μιας εντολής IMAP LIST, με την οποία ένα πρόγραμμα email ζητά τους φακέλους, μαζί με τις ετικέτες του SPECIAL-USE. Κάθε γραμμή που αρχίζει με * LIST είναι ένας φάκελος: σε παρένθεση τα χαρακτηριστικά, μετά το διαχωριστικό σε εισαγωγικά και στο τέλος το πλήρες όνομα του φακέλου. Συμπληρώστε τέσσερα στοιχεία: το όνομα του πραγματικού φακέλου Απεσταλμένα, το όνομα του φακέλου spam, το διαχωριστικό και το όνομα του φακέλου που περισσεύει, επειδή ένα πρόγραμμα email τον δημιούργησε διπλό. Πληκτρολογήστε τα ονόματα των φακέλων ακριβώς όπως εμφανίζονται στο αρχείο, χωρίς τα εισαγωγικά γύρω τους. Το πρόγραμμα συγκρίνει τις απαντήσεις σας με το κλειδί απαντήσεων και δείχνει για κάθε απάντηση αν είναι σωστή, με επεξήγηση.

Περαιτέρω ανάγνωση

Όπου περιγράφονται βήματα στο webmail, ισχύουν για το webmail του WebOké· σε άλλο webmail λειτουργεί παρόμοια.

• Roundcube Webmail 6.1: Δημιουργία και διαχείριση φακέλων
• Roundcube Webmail 6.2: Αρχειοθέτηση μηνυμάτων
• Φάκελοι στο mailbox σας: Εισερχόμενα, Απεσταλμένα, Πρόχειρα, Κάδος απορριμμάτων, Ανεπιθύμητα και Αρχείο
• Δωρεάν μάθημα Το email σε τάξη: ρύθμιση και σωστή παράδοση 3.1: Φάκελοι και συγχρονισμός: γιατί έχετε δύο φορές «Απεσταλμένα»
• RFC 6154, IMAP LIST Extension for Special-Use Mailboxes (στα αγγλικά): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc6154