Συνημμένα και μεγάλα αρχεία

Ενότητα 3: Σύνταξη email · Χρόνος ανάγνωσης: 11 λεπτά

Στόχος μαθήματος: Μετά από αυτό το μάθημα μπορείτε να υπολογίσετε αν κάποια αρχεία χωρούν σε ένα email και καταλαβαίνετε γιατί ένα συνημμένο μεγαλώνει κατά την αποστολή. Για μεγάλα αρχεία επιλέγετε τον σωστό δρόμο: σμίκρυνση, μετατροπή ή σύνδεσμο κοινής χρήσης.

Βασικές έννοιες: MIME, base64, όριο μεγέθους μηνύματος, μέγιστο μέγεθος συνημμένου, server παραλήπτη, σύνδεσμος κοινής χρήσης, ημερομηνία λήξης, pdf, σμίκρυνση φωτογραφίας, υπενθύμιση συνημμένου, vCard

Ένα συνημμένο γίνεται κείμενο

Το email σχεδιάστηκε αρχικά για απλό κείμενο. Μια φωτογραφία, ένα pdf ή ένα υπολογιστικό φύλλο αποτελείται από τυχαία bytes, τα οποία δεν μπορούν να σταλούν έτσι απλά. Γι' αυτό υπάρχει το MIME: ένα πρότυπο που χωρίζει ένα μήνυμα σε μέρη, με μια κεφαλίδα (header) για κάθε μέρος που δηλώνει τι είναι (για παράδειγμα Content-Type: application/pdf) και πώς έχει συσκευαστεί. Για τα αρχεία αυτή η συσκευασία είναι σχεδόν πάντα το base64.

Το base64 μετατρέπει κάθε 3 bytes του αρχείου σας σε 4 αναγνώσιμους χαρακτήρες (RFC 2045). Το αποτέλεσμα είναι επομένως περίπου ένα τρίτο μεγαλύτερο από το πρωτότυπο. Μια φωτογραφία 3 MB καταλαμβάνει στο email περίπου 4 MB. Έτσι φαίνεται η αρχή ενός τέτοιου συνημμένου όταν ανοίγετε τον πηγαίο κώδικα ενός μηνύματος:

Content-Type: application/pdf; name="προσφορά-bruiloft.pdf"
Content-Disposition: attachment; filename="προσφορά-bruiloft.pdf"
Content-Transfer-Encoding: base64

JVBERi0xLjcKJcfsj6IKNSAwIG9iago8PC9MZW5ndGggNiAwIFIvRmlsdGVyIC9GbGF0ZURl
Y29kZT4+CnN0cmVhbQp4nO1dW4/bNhJ+968wFigQoGBMhfVL6UNBRoqnSuUMIqI3Lff1Uq...

Κάθε γραμμή από αυτούς τους ακατάληπτους χαρακτήρες είναι ένα κομμάτι του pdf σας. Ο παραλήπτης δεν βλέπει τίποτα από αυτά: το πρόγραμμα email του τα μετατρέπει ξανά στο αρχικό αρχείο.

Υπολογισμός: χωράει σε ένα μήνυμα;

Κάθε mail server έχει ένα όριο μεγέθους μηνύματος: το μεγαλύτερο μήνυμα που δέχεται, μετρημένο μετά τη συσκευασία. Στο WebOké αυτό είναι 50 MB ανά μήνυμα, σε όλους τους mail servers. Επειδή το base64 κάνει τα πάντα ένα τρίτο μεγαλύτερα, σε ένα μήνυμα χωρούν περίπου 36 MB συνημμένων. Αυτόν τον αριθμό βλέπετε και στο webmail ως μέγιστο μέγεθος αρχείου κατά την επισύναψη.

Ο πρακτικός κανόνας για να υπολογίσετε μόνοι σας:

1. Προσθέστε το μέγεθος όλων των συνημμένων.
2. Αν το σύνολο είναι πάνω από περίπου 36 MB, δεν χωράει σε ένα email στο WebOké.
3. Αν είναι λιγότερο, χωράει στον δικό σας server. Αυτό όμως είναι μόνο η μισή ιστορία.

Το άλλο μισό είναι ο server του παραλήπτη. Και αυτός έχει όριο μεγέθους μηνύματος, το οποίο συχνά είναι χαμηλότερο από 50 MB. Πολλές υπηρεσίες δέχονται μηνύματα έως περίπου 20 έως 25 MB, αλλά αυτό διαφέρει ανά υπηρεσία και μπορεί να αλλάξει. Αν το μήνυμά σας είναι πολύ μεγάλο για τον παραλήπτη, λαμβάνετε πίσω ένα μήνυμα σφάλματος, συχνά με κωδικό όπως 552 ή με τις λέξεις "message too big" ή "message size exceeds". Το email σας τότε στάλθηκε, αλλά δεν έφτασε.

Γι' αυτό υπάρχει και ένας δεύτερος, πιο προσεκτικός κανόνας: πάνω από 15 έως 20 MB συνημμένων για κάποιον εκτός του οργανισμού σας, προτιμήστε έναν σύνδεσμο κοινής χρήσης. Έτσι δεν χρειάζεται να μαντεύετε.

Λάβετε επίσης υπόψη: ένα μήνυμα με μεγάλα συνημμένα θα βρίσκεται στον φάκελο Απεσταλμένα σας και στο γραμματοκιβώτιο του παραλήπτη. Μετράει και στους δύο για τον αποθηκευτικό χώρο (μάθημα 5.4). Αν στείλετε το ίδιο αρχείο των 20 MB σε πέντε άτομα, θα βρίσκεται πέντε φορές στους παραλήπτες και μία φορά σε εσάς.

Σμίκρυνση: πρώτα το μεγαλύτερο κέρδος

Πριν δημιουργήσετε σύνδεσμο κοινής χρήσης, ελέγξτε αν το αρχείο μπορεί να γίνει μικρότερο. Δεν είναι όλα τα αρχεία εξίσου μεγάλα σε σχέση με το περιεχόμενό τους.

• Οι φωτογραφίες από κινητό ή κάμερα είναι συχνά αρκετά MB η καθεμία, επειδή αποθηκεύονται σε πλήρη ανάλυση. Για μια οθόνη αρκεί ένα κλάσμα αυτής. Αν σμικρύνετε μια φωτογραφία, για παράδειγμα σε πλάτος 2000 pixels, συνήθως γίνεται πολλές φορές μικρότερη, χωρίς να βλέπετε διαφορά στην οθόνη. Αυτό είναι σχεδόν πάντα το μεγαλύτερο κέρδος.
• Έγγραφα: μια προσφορά σε μορφή .docx μπορεί να είναι μεγάλη λόγω ενσωματωμένων εικόνων και μερικές φορές εμφανίζεται διαφορετικά στον παραλήπτη. Ένα pdf είναι συχνά μικρότερο, φαίνεται παντού ίδιο και δεν μπορεί να τροποποιηθεί κατά λάθος.
• Τα σαρωμένα έγγραφα είναι εικόνες. Σαρώστε σε χαμηλότερη ανάλυση ή σε ασπρόμαυρο, αν δεν χρειάζεται χρώμα.
• Η συμπίεση σε zip βοηθά σε αρχεία κειμένου και υπολογιστικά φύλλα, αλλά ελάχιστα σε φωτογραφίες, βίντεο και pdf: αυτά είναι ήδη συμπιεσμένα.

Στα βίντεο η σμίκρυνση συχνά δεν αρκεί. Ένα βίντεο λίγων λεπτών ξεπερνά εύκολα τα 36 MB. Τότε ο σύνδεσμος κοινής χρήσης είναι ο μόνος σωστός δρόμος.

Ο σύνδεσμος κοινής χρήσης: το αρχείο μένει, ο σύνδεσμος ταξιδεύει

Με έναν σύνδεσμο κοινής χρήσης ανεβάζετε το αρχείο σε έναν online αποθηκευτικό χώρο, όπως το Nextcloud ή ένα άλλο cloud, και στέλνετε μόνο έναν σύνδεσμο. Το email μένει μικρό, ο παραλήπτης κατεβάζει το αρχείο όποτε θέλει και εσείς μπορείτε αργότερα να ανακαλέσετε τον σύνδεσμο.

Ένας καλός σύνδεσμος κοινής χρήσης έχει:

• μια ημερομηνία λήξης, ώστε το αρχείο να μην μένει δημόσιο για χρόνια·
• έναν κωδικό πρόσβασης για εμπιστευτικά αρχεία, τον οποίο δίνετε μέσω άλλου καναλιού (sms ή τηλέφωνο), όχι στο ίδιο email·
• μόνο ανάγνωση, εκτός αν ο άλλος πρέπει πραγματικά να ανεβάσει κάτι πίσω.

Μια παγίδα: ένας σύνδεσμος κοινής χρήσης χωρίς κωδικό λειτουργεί για οποιονδήποτε τον έχει. Αν ο παραλήπτης προωθήσει το email σας, και ο επόμενος παραλήπτης έχει πρόσβαση στο αρχείο. Για προσωπικά δεδομένα ή προσφορές, ο κωδικός και η ημερομηνία λήξης δεν είναι πολυτέλεια.

Μια άλλη παγίδα: ορισμένοι παραλήπτες δεν εμπιστεύονται συνδέσμους, και δικαίως μετά από τόσο phishing (μάθημα 2.4). Γι' αυτό γράψτε στο email τι να περιμένουν: "Θα λάβετε έναν σύνδεσμο προς το Nextcloud μας, το αρχείο ονομάζεται foto's-bruiloft.zip και ο σύνδεσμος ισχύει έως την 1η Ιουνίου."

Ξεχασμένα συνημμένα και μια επαγγελματική κάρτα

Ποιος δεν έχει γράψει ποτέ "δείτε το συνημμένο" και μετά δεν επισύναψε τίποτα; Το webmail μπορεί να σας προειδοποιήσει: με την επιλογή Υπενθύμιση για συνημμένα ελέγχει κατά την Αποστολή αν το κείμενό σας περιέχει λέξεις όπως "συνημμένο" ενώ δεν υπάρχει συνημμένο. Αυτή η υπενθύμιση είναι από προεπιλογή απενεργοποιημένη· την ενεργοποιείτε στις Ρυθμίσεις > Δημιουργία Μηνυμάτων.

Με την Επισύναψη vCard στέλνετε μια επαφή από το βιβλίο διευθύνσεών σας ως επαγγελματική κάρτα (ένα αρχείο .vcf). Ο παραλήπτης την προσθέτει με ένα κλικ στο δικό του βιβλίο διευθύνσεων. Είναι χρήσιμο όταν θέλετε να δώσετε σε κάποιον τα στοιχεία ενός συναδέλφου ή προμηθευτή. Περισσότερα για το vCard στο μάθημα 7.2.

Στην πράξη: έτσι λειτουργεί στο webmail

Στην οθόνη Δημιουργία μηνύματος προσθέτετε ένα συνημμένο με την Επισύναψη στο επάνω μέρος ή με την Επισύναψη αρχείου στα δεξιά, ή σύρετε ένα αρχείο στο πλαίσιο στα δεξιά. Εκεί βλέπετε και το μέγιστο μέγεθος αρχείου. Η υπενθύμιση για ξεχασμένα συνημμένα βρίσκεται στις Ρυθμίσεις > Δημιουργία Μηνυμάτων. Ο Οδηγός Roundcube περιγράφει τα βήματα. Σε άλλα webmail λειτουργεί παρόμοια, αλλά το όριο ανά μήνυμα διαφέρει ανά πάροχο.

Σύνοψη

• Τα συνημμένα συσκευάζονται ως κείμενο με base64 και γι' αυτό γίνονται περίπου ένα τρίτο μεγαλύτερα (3 bytes γίνονται 4 χαρακτήρες).
• Στο WebOké ένα μήνυμα μπορεί να είναι έως 50 MB· αυτό αντιστοιχεί σε περίπου 36 MB συνημμένων.
• Οι servers των παραληπτών συχνά δέχονται λιγότερα· για μεγάλα αρχεία προς εξωτερικούς παραλήπτες προτιμήστε σύνδεσμο κοινής χρήσης.
• Σμικρύνετε πρώτα τις φωτογραφίες και μετατρέψτε τα έγγραφα σε pdf· το zip δεν βοηθά σε φωτογραφίες και βίντεο.
• Ένας σύνδεσμος κοινής χρήσης έχει ημερομηνία λήξης και, για εμπιστευτικά αρχεία, κωδικό που δίνεται μέσω άλλου καναλιού.

Κουίζ

Άσκηση

Άσκηση A3.3: Χωράει σε ένα μήνυμα; Βασιστείτε στον πρακτικό κανόνα του WebOké: περίπου 36 MB συνημμένων χωρούν σε ένα μήνυμα των 50 MB, επειδή το base64 κάνει τα πάντα περίπου ένα τρίτο μεγαλύτερα. Για τις περιπτώσεις 1 έως 3 επιλέξτε "χωράει" ή "δεν χωράει, σύνδεσμος". (1) Η Κατερίνα στέλνει στον Στέλιο δύο pdf: την προσφορά των 3 MB και το σχέδιο λουλουδιών των 5 MB. (2) Ο Νίκος θέλει να στείλει στην Κατερίνα ένα βίντεο από το στήσιμο μιας γαμήλιας αψίδας· το αρχείο είναι 120 MB. (3) Η Κατερίνα θέλει να στείλει στον Στέλιο δώδεκα φωτογραφίες από προηγούμενες νυφικές ανθοδέσμες, 3,5 MB η καθεμία, απευθείας από την κάμερά της, σε ένα email. Ερώτηση 4: Η Κατερίνα πρέπει να κάνει χώρο για ένα άλλο email και μπορεί να σμικρύνει πρώτα ένα αρχείο. Ποιο αρχείο επιλέγετε: (a) προσφορά-bruiloft.pdf των 0,4 MB, (b) bruidsboeket.jpg των 9 MB απευθείας από την κάμερα, (c) prijslijst.docx των 0,2 MB; Το πρόγραμμα συγκρίνει τις τέσσερις απαντήσεις σας με το κλειδί και δείχνει τον υπολογισμό για κάθε περίπτωση.

Περαιτέρω ανάγνωση

Όπου αναφέρονται βήματα στο webmail, ισχύουν για το webmail του WebOké· σε άλλα webmail λειτουργεί παρόμοια.

• Roundcube Webmail 4.3: Αποστολή συνημμένων
• Το email απορρίφθηκε: message too big
• Λύσεις για μηνύματα σφάλματος 1.6: 552: Mailbox γεμάτο ή πολύ μεγάλο μήνυμα
• Δωρεάν μάθημα Το email σε τάξη: ρύθμιση και σωστή παράδοση 3.2: Αποθηκευτικός χώρος, quota και γεμάτο mailbox
• RFC 2045, MIME μέρος 1, ενότητα 6.8 για το base64 (στα αγγλικά): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc2045