IMAP, POP και webmail: γιατί βλέπετε παντού τα ίδια μηνύματα

Ενότητα 1: Πώς λειτουργεί το email σας · Χρόνος ανάγνωσης: 9 λεπτά

Στόχος μαθήματος: Μετά από αυτό το μάθημα μπορείτε να εξηγήσετε τη διαφορά ανάμεσα σε IMAP και POP, γνωρίζετε τι σημαίνει αυτό για το email σας σε πολλές συσκευές, για τον αποθηκευτικό χώρο και για ένα αντίγραφο ασφαλείας, και μπορείτε να ελέγξετε πώς είναι ρυθμισμένες οι συσκευές σας.

Βασικές έννοιες: IMAP, POP3, συγχρονισμός, σημαίες (flags), φάκελος Απεσταλμένα, όριο αποθηκευτικού χώρου (quota), τοπικό αντίγραφο

Δύο τρόποι λήψης email

Στο μάθημα 1.1 είδατε ότι το email παραδίδεται σε έναν mail server. Εκεί παραμένει μέχρι να το παραλάβει ένα πρόγραμμα email. Για αυτή την παραλαβή υπάρχουν δύο πρωτόκολλα, με πολύ διαφορετική λογική.

• POP3 (Post Office Protocol, σύντομα POP) είναι το παλαιότερο. Η ιδέα είναι μια ταχυδρομική θυρίδα: το πρόγραμμά σας παραλαμβάνει τα νέα μηνύματα, τα αποθηκεύει στον υπολογιστή σας και ο server μπορεί στη συνέχεια να τα διαγράψει. Το ίδιο το πρότυπο το λέει: κανονικά τα μηνύματα κατεβαίνουν και στη συνέχεια διαγράφονται.
• IMAP (Internet Message Access Protocol) λειτουργεί αντίστροφα. Τα μηνύματα παραμένουν στον server. Το πρόγραμμά σας δείχνει τι υπάρχει στον server και μεταβιβάζει τις ενέργειές σας: ανάγνωση, μετακίνηση, διαγραφή, επισήμανση. Ο server είναι η πηγή, οι συσκευές σας απλώς τον βλέπουν.

Το webmail λειτουργεί πάντα με IMAP. Δεν θα μπορούσε άλλωστε να γίνει διαφορετικά: το webmail δεν έχει δικό του δίσκο όπου φυλάσσει τα μηνύματά σας. Δείχνει σε πραγματικό χρόνο τι υπάρχει στο γραμματοκιβώτιό σας στον server.

Τι συγχρονίζει το IMAP

Με το IMAP δεν συγχρονίζονται μόνο τα ίδια τα μηνύματα, αλλά και όλα όσα κάνετε με αυτά:

• Φάκελοι. Αν δημιουργήσετε στο webmail έναν φάκελο Πελάτες, αυτός εμφανίζεται και στην εφαρμογή email του τηλεφώνου σας. Οι φάκελοι βρίσκονται στον server.
• Σημαίες. Κάθε μήνυμα έχει ιδιότητες που το IMAP ονομάζει σημαίες (flags): αναγνωσμένο, απαντημένο, επισημασμένο, διαγραμμένο. Αν διαβάσετε ένα μήνυμα στο τηλέφωνό σας, εμφανίζεται και στο webmail ως αναγνωσμένο. Αν το απαντήσετε από το laptop σας, βλέπετε στο webmail το βελάκι της απάντησης.
• Μετακίνηση και διαγραφή. Αν σύρετε ένα μήνυμα στον Κάδος Απορριμάτων, μετακινείται στον Κάδος Απορριμάτων παντού.

Ένα σημείο που εκπλήσσει πολλούς: ο φάκελος Απεσταλμένα. Η αποστολή γίνεται μέσω SMTP, και το SMTP δεν αποθηκεύει τίποτα. Το πρόγραμμα email σας, μετά την αποστολή, τοποθετεί μόνο του ένα αντίγραφο στον φάκελο Απεσταλμένα στον server. Με το IMAP αυτό το αντίγραφο είναι ορατό παντού. Αν ένα πρόγραμμα δεν το κάνει αυτό, ή βάζει το αντίγραφο σε άλλον φάκελο, τότε βλέπετε τα απεσταλμένα σας μόνο σε εκείνη τη μία συσκευή. Το μάθημα 5.1 εξετάζει το θέμα αναλυτικότερα.

Τι κάνει το POP και γιατί δημιουργεί προβλήματα

Με το POP το πρόγραμμα ρωτά τον server: ποια μηνύματα έχετε για μένα; Τα παραλαμβάνει και ζητά από τον server να τα διαγράψει. Πολλά προγράμματα έχουν μια επιλογή όπως «Διατήρηση αντιγράφου στον server», μερικές φορές με προθεσμία, για παράδειγμα 14 ημέρες. Ακόμη και τότε όμως ισχύει: ό,τι κάνετε στον υπολογιστή σας, ο server δεν το γνωρίζει. Φάκελοι, αναγνωσμένα ή απαντημένα μένουν σε εκείνη τη μία συσκευή.

Πάρτε για παράδειγμα τον Νίκο, συνάδελφο της Κατερίνας. Πριν από χρόνια ρύθμισε το email στον υπολογιστή του γραφείου με POP. Στο τηλέφωνό του χρησιμοποιεί IMAP. Τι συμβαίνει;

• Το πρωί ο Νίκος βλέπει στο τηλέφωνό του ένα μήνυμα από έναν προμηθευτή. Όταν στο γραφείο ανοίγει το πρόγραμμα email, αυτό παραλαμβάνει το μήνυμα και το διαγράφει από τον server. Στη συνέχεια το μήνυμα έχει εξαφανιστεί από το τηλέφωνό του.
• Στο webmail τα Εισερχόμενα είναι σχεδόν άδεια, γιατί όλα βρίσκονται στον υπολογιστή του γραφείου.
• Ό,τι στέλνει ο Νίκος από το γραφείο βρίσκεται μόνο σε εκείνον τον υπολογιστή, στα Απεσταλμένα.

Αυτό το λέμε συχνά έτσι: το POP σε μια δεύτερη συσκευή «κλέβει» τα μηνύματα. Είναι μία από τις πιο συνηθισμένες αιτίες του παραπόνου «τα μηνύματά μου εξαφανίζονται».

Αποθηκευτικός χώρος: το όριο ισχύει για όλα

Με το IMAP όλα τα μηνύματά σας βρίσκονται στον server. Κάθε γραμματοκιβώτιο έχει ένα μέγιστο μέγεθος, το όριο αποθηκευτικού χώρου ή quota. Το όριο αυτό ισχύει για όλους τους φακέλους μαζί: τα Εισερχόμενα, αλλά και τα Απεσταλμένα, τα Πρόχειρα, το Αρχείο, τα Ανεπιθύμητα και τον Κάδος Απορριμάτων. Τα διαγραμμένα μηνύματα στον Κάδος Απορριμάτων λοιπόν μετρούν μέχρι να αδειάσετε τον κάδο.

Όταν το γραμματοκιβώτιο είναι γεμάτο, δεν χωρούν πλέον νέα μηνύματα. Ο αποστολέας τότε λαμβάνει πίσω το μήνυμά του με ένα μήνυμα σφάλματος. Με το POP αυτό σας απασχολεί λιγότερο, επειδή ο server αδειάζει συνεχώς. Αυτός είναι ο μόνος λόγος για τον οποίο κάποιοι χρησιμοποιούν ακόμη POP. Καλύτερα είναι να δουλεύετε με IMAP και να κάνετε πότε πότε καθαριότητα, ή να αποθηκεύετε τα παλιά μηνύματα τοπικά με ένα πρόγραμμα email (μάθημα 5.4).

Το χαλασμένο laptop

Ας υποθέσουμε ότι το laptop της Κατερίνας πέφτει από το τραπέζι και δεν ξεκινά πια. Τι έχει χάσει;

• Με IMAP: τίποτα από τα μηνύματά της. Συνδέεται στο webmail ή ρυθμίζει το νέο της laptop, και όλα εμφανίζονται ξανά: φάκελοι, απεσταλμένα, αναγνωσμένα και μη αναγνωσμένα. Αυτό που μπορεί να έχει χαθεί: πρόχειρα που δεν είχαν ακόμη αποθηκευτεί στον server, και μηνύματα που είχε μετακινήσει η ίδια σε έναν τοπικό φάκελο στο laptop.
• Με POP: όλα τα μηνύματα που παρέλαβε το laptop και που διέγραψε ο server. Αν δεν είχε αντίγραφο ασφαλείας του laptop, αυτά τα μηνύματα έχουν χαθεί.

Το IMAP είναι λοιπόν μια μορφή ασφάλειας, αλλά όχι αντίγραφο ασφαλείας. Αν διαγράψετε ένα μήνυμα και αδειάσετε τον κάδο, εξαφανίζεται παντού ταυτόχρονα. Ένα λάθος συγχρονίζεται εξίσου γρήγορα με μια σωστή ενέργεια. Γι' αυτό είναι καλό να γνωρίζετε αν ο πάροχός σας κρατά αντίγραφα ασφαλείας, και πώς μπορείτε εσείς να εξαγάγετε σημαντικά μηνύματα.

Ποιες ρυθμίσεις ανήκουν σε ποιο πρωτόκολλο

Στο πρόγραμμα email σας βλέπετε στις ρυθμίσεις λογαριασμού τι είδους λογαριασμός είναι. Σημεία αναγνώρισης:

Αυτές είναι οι συνήθεις θύρες με κρυπτογράφηση, και στη WebOké. Ένας λογαριασμός μπορεί να έχει πάντα μόνο έναν τρόπο παραλαβής. Αν θέλετε να περάσετε από POP σε IMAP, στα περισσότερα προγράμματα πρέπει να προσθέσετε ξανά τον λογαριασμό. Πριν από αυτό, φροντίστε να διασώσετε τα μηνύματα που υπάρχουν μόνο τοπικά, για παράδειγμα σύροντάς τα στους νέους φακέλους IMAP.

Στην πράξη: έτσι λειτουργεί στο webmail

Το webmail χρησιμοποιεί πάντα IMAP. Ό,τι κάνετε στο webmail το βλέπετε λοιπόν σε κάθε πρόγραμμα email που επίσης λειτουργεί με IMAP, και αντίστροφα. Πόσο γεμάτο είναι το γραμματοκιβώτιό σας το βλέπετε κάτω αριστερά στο webmail, στη μικρή μπάρα κάτω από τους φακέλους. Στον Οδηγό Roundcube, στο κεφάλαιο Τι είναι το webmail, εξηγείται πώς συνεργάζονται το webmail και ένα πρόγραμμα email. Σε άλλα webmail, όπως το Gmail ή το Outlook.com, η λειτουργία είναι παρόμοια: και αυτά δείχνουν ό,τι υπάρχει στον server.

Σύνοψη

• Το POP παραλαμβάνει τα μηνύματα σε μία συσκευή και συνήθως τα διαγράφει από τον server· το IMAP αφήνει τα μηνύματα στον server.
• Το IMAP συγχρονίζει φακέλους και σημαίες (αναγνωσμένο, απαντημένο, επισημασμένο). Το webmail λειτουργεί πάντα με IMAP.
• Ο φάκελος Απεσταλμένα είναι ένα αντίγραφο που το πρόγραμμα email σας τοποθετεί μόνο του στον server.
• Το όριο αποθηκευτικού χώρου ισχύει για όλους τους φακέλους μαζί, και για τον Κάδος Απορριμάτων και τα Ανεπιθύμητα.
• Το IMAP σας προστατεύει από μια χαλασμένη συσκευή, αλλά δεν είναι αντίγραφο ασφαλείας: η διαγραφή γίνεται παντού ταυτόχρονα.

Κουίζ

Άσκηση

Άσκηση D1.2: Έτσι είναι ρυθμισμένο το email σας. Σε κάθε συσκευή από την οποία στέλνετε email (υπολογιστής, τηλέφωνο, tablet), αναζητήστε στις ρυθμίσεις λογαριασμού αν χρησιμοποιεί IMAP ή POP, ποιον server και ποια θύρα για λήψη και αποστολή. Σημειώστε τα σε μια λίστα. Στη συνέχεια ανοίξτε το webmail και την εφαρμογή email του τηλεφώνου σας δίπλα δίπλα και συγκρίνετε τους φακέλους: βλέπετε τους ίδιους φακέλους, και υπάρχουν τα ίδια μηνύματα στα Απεσταλμένα; Απαντήστε έπειτα σε αυτές τις ερωτήσεις: Χρησιμοποιεί κάποια από τις συσκευές σας POP, και αν ναι, εξαφανίζονται εξαιτίας αυτού μηνύματα από τις άλλες συσκευές σας; Πού βρίσκεται ο φάκελος Απεσταλμένα: στον server (ορατός παντού) ή μόνο σε μία συσκευή; Τι θα χάνατε αν η πιο σημαντική συσκευή σας χαλούσε αύριο;

Περαιτέρω ανάγνωση

Όπου περιγράφονται βήματα στο webmail, αυτά ισχύουν για το webmail της WebOké· σε άλλα webmail η λειτουργία είναι παρόμοια.

• Roundcube Webmail 1.1: Τι είναι το webmail;
• IMAP ή POP3: ποια είναι η διαφορά και ποιο να επιλέξετε;
• Πώς ελέγχω τη χρήση του email μου;
• Δωρεάν μάθημα Το email σε τάξη: ρύθμιση και σωστή παράδοση 1.3: IMAP και POP3: λήψη αλληλογραφίας
• Δωρεάν μάθημα Το email σε τάξη: ρύθμιση και σωστή παράδοση 3.1: Φάκελοι και συγχρονισμός: γιατί έχετε δύο φορές «Απεσταλμένα»
• Δωρεάν μάθημα Το email σε τάξη: ρύθμιση και σωστή παράδοση 3.2: Αποθηκευτικός χώρος, quota και γεμάτο mailbox
• RFC 9051, IMAP έκδοση 4 αναθεώρηση 2 (στα αγγλικά): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc9051
• RFC 1939, Post Office Protocol έκδοση 3 (στα αγγλικά): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc1939