Αναζήτηση σαν επαγγελματίας

Ενότητα 5: Οργάνωση και εύρεση · Χρόνος ανάγνωσης: 9 λεπτά

Στόχος μαθήματος: Μετά από αυτό το μάθημα μπορείτε να επιλέγετε για κάθε αναζήτηση το σωστό πεδίο, τύπο, ημερομηνία και εύρος αναζήτησης, και καταλαβαίνετε γιατί το webmail μερικές φορές δεν βρίσκει κάτι.

Βασικές έννοιες: πεδίο αναζήτησης, επιλογές αναζήτησης, Εύρος, Σε όλο το μήνυμα, Τυπος, IMAP SEARCH, εκκαθάριση αναζήτησης

Η αναζήτηση γίνεται στον server

Όταν κάνετε αναζήτηση στο webmail, δεν ψάχνει ο browser σας στα μηνύματά σας, αλλά ο mail server. Το webmail στέλνει μέσω IMAP μια εντολή αναζήτησης (IMAP SEARCH) στον server, για παράδειγμα: "δώσε μου τα μηνύματα στα Εισερχόμενα των οποίων ο αποστολέας περιέχει stelios". Ο server επιστρέφει τους αριθμούς των μηνυμάτων που ταιριάζουν και το webmail τα εμφανίζει.

Αυτό εξηγεί μερικά πράγματα:

• Η αναζήτηση είναι εξίσου γρήγορη σε ένα παλιό laptop όσο και σε έναν γρήγορο υπολογιστή, γιατί η δουλειά γίνεται στον server.
• Ψάχνετε σε όλα όσα βρίσκονται στον server, ακόμη και σε μηνύματα πολλών ετών που το πρόγραμμα email σας δεν έχει πλέον κατεβάσει.
• Ό,τι ο server δεν βλέπει ως κείμενο, δεν το βρίσκει. Το κείμενο μέσα σε ένα συνημμένο, όπως ένα pdf ή ένα αρχείο Word, δεν εξετάζεται. Μια λέξη που υπάρχει μόνο στην προσφορά ως συνημμένο, επομένως δεν θα τη βρείτε. Σε αυτή την περίπτωση αναζητήστε με βάση τον αποστολέα, το θέμα ή την περίοδο.

Πού ψάχνετε: τα πεδία

Από προεπιλογή το webmail ψάχνει στο θέμα και στον αποστολέα. Με το βελάκι στο πεδίο αναζήτησης ανοίγετε τις επιλογές αναζήτησης και επιλέγετε εσείς πού θα ψάξει το webmail. Μπορείτε να ενεργοποιήσετε περισσότερα πεδία ταυτόχρονα· ένα μήνυμα μετράει τότε ως αποτέλεσμα αν η λέξη υπάρχει σε τουλάχιστον ένα από αυτά τα πεδία.

Υπάρχουν επίσης τα Απάντηση στο και Σε συνέχεια, για τις κεφαλίδες με αυτό το όνομα. Αυτά τα χρειάζεστε σπάνια.

Γιατί όχι πάντα Σε όλο το μήνυμα; Επειδή τότε παίρνετε πολύ περισσότερα αποτελέσματα. Αν αναζητήσετε "example.net" σε όλο το μήνυμα, δεν βρίσκετε μόνο τα email του Στέλιου, αλλά κάθε email όπου εμφανίζεται κάπου αυτό το domain: σε μια υπογραφή, σε ένα προωθημένο μήνυμα, σε μια κεφαλίδα ενός server. Όσο πιο συγκεκριμένο είναι το πεδίο, τόσο πιο σύντομη η λίστα.

Τύπος και ημερομηνία: περαιτέρω περιορισμός της λίστας

Με το Τυπος επιλέγετε τι είδους μηνύματα θέλετε να δείτε: Όλα, Μη αναγνωσμένο, Σημειωμένο, Αναπάντητο, Διεγραμμένο, Μη διεγραμμένο, Με επισύναψη ή Σημασία. Αυτό λειτουργεί και χωρίς λέξη αναζήτησης. Αν επιλέξετε μόνο Τυπος Με επισύναψη στα Απεσταλμένα, βλέπετε όλα όσα στείλατε με συνημμένο.

Με την Ημερομηνία επιλέγετε μια περίοδο: νεότερο ή παλιότερο από μια εβδομάδα, έναν μήνα ή έναν χρόνο. Το "παλιότερο από ένα χρόνο" είναι χρήσιμο για το καθάρισμα (μάθημα 5.4), το "νεότερο από ένα μήνα" όταν ξέρετε ότι ήταν πρόσφατο.

Ο τύπος, η ημερομηνία και η λέξη αναζήτησης λειτουργούν μαζί. Κάθε επιπλέον κριτήριο κάνει τη λίστα πιο σύντομη.

Εύρος: σε ποιους φακέλους

Το Εύρος καθορίζει σε ποιους φακέλους ψάχνει ο server:

• Τρέχων φάκελος: μόνο ο φάκελος που έχετε ανοιχτό. Το πιο γρήγορο και το πιο περιορισμένο.
• Αυτός και υποφάκελοι: ο φάκελος που έχετε ανοιχτό μαζί με όλους τους φακέλους κάτω από αυτόν. Χρήσιμο αν έχετε έναν φάκελο Πελάτες με έναν υποφάκελο ανά πελάτη, ή ένα αρχείο χωρισμένο ανά έτος.
• Όλοι οι φάκελοι: κάθε φάκελος στο γραμματοκιβώτιό σας, και τα Απεσταλμένα, τα Ανεπιθύμητα και ο Κάδος Απορριμάτων.

Όταν ψάχνετε σε περισσότερους φακέλους ταυτόχρονα, βλέπετε σε κάθε μήνυμα και σε ποιον φάκελο βρίσκεται. Έτσι βλέπετε αμέσως πού κατέληξε ένα μήνυμα, για παράδειγμα λόγω ενός φίλτρου.

Προσέξτε δύο πράγματα. Το εύρος είναι σχετικό: το "Αυτός και υποφάκελοι" σημαίνει κάτι διαφορετικό όταν βρίσκεστε στα Εισερχόμενα από ό,τι όταν βρίσκεστε στον φάκελο Πελάτες. Και ένα μήνυμα που στείλατε εσείς βρίσκεται στα Απεσταλμένα, όχι στα Εισερχόμενα. Αν ψάχνετε ένα email που στείλατε εσείς σε κάποιον, η σωστή επιλογή είναι το πεδίο Παραλήπτης και ένα εύρος που περιλαμβάνει τα Απεσταλμένα.

Μια προσέγγιση σε τρία βήματα

Αν ψάχνετε κάτι και δεν ξέρετε από πού να ξεκινήσετε, προχωρήστε από το στενό στο ευρύ:

1. Τι ξέρετε με βεβαιότητα; Τον αποστολέα, μια λέξη από το θέμα, περίπου πότε. Επιλέξτε το πεδίο που αντιστοιχεί.
2. Πού βρίσκεται πιθανότατα; Επιλέξτε το μικρότερο εύρος που σίγουρα είναι σωστό.
3. Δεν βρέθηκε τίποτα; Διευρύνετε βήμα βήμα: προσθέστε το Σώμα, μετά Όλοι οι φάκελοι, και μόνο στο τέλος Σε όλο το μήνυμα. Κοιτάξτε επίσης στα Ανεπιθύμητα και στον Κάδο Απορριμάτων· αυτούς τους εξετάζετε αυτόματα με την επιλογή Όλοι οι φάκελοι.

Αναζητήστε ένα μέρος ενός ονόματος όταν δεν είστε σίγουροι για το υπόλοιπο: μόνο το επώνυμο "Παπαδοπούλου" βρίσκει επίσης την "Κατερίνα Παπαδοπούλου". Τα κεφαλαία γράμματα δεν παίζουν ρόλο.

Μετά την αναζήτηση μην ξεχάσετε την εκκαθάριση της αναζήτησης με το Χ στο πεδίο αναζήτησης. Αλλιώς η λίστα παραμένει φιλτραρισμένη και νομίζετε ότι λείπουν μηνύματα. Επιπλέον, οι επιλογές που κάνατε παραμένουν για την επόμενη αναζήτησή σας. Όποιος απορεί που μια απλή αναζήτηση ξαφνικά ψάχνει σε όλους τους φακέλους, συχνά έχει ξεχάσει ότι την είχε ρυθμίσει έτσι την προηγούμενη φορά.

Αναζήτηση στο βιβλίο διευθύνσεων

Το βιβλίο διευθύνσεων έχει δικό του πεδίο αναζήτησης. Εκεί ψάχνετε με βάση το όνομα ή τη διεύθυνση, και με την Αναζήτηση στο επάνω μέρος πιο αναλυτικά, για παράδειγμα με βάση τον οργανισμό. Αυτό είναι ανεξάρτητο από την αναζήτηση στα μηνύματά σας. Η ενότητα 7 ασχολείται αναλυτικότερα με το βιβλίο διευθύνσεων.

Στην πράξη: έτσι λειτουργεί στο webmail

Το πεδίο αναζήτησης βρίσκεται πάνω από τη λίστα μηνυμάτων· το βελάκι στα δεξιά του ανοίγει τις επιλογές αναζήτησης με τα πεδία, τον Τυπος, την Ημερομηνία και το Εύρος. Ο μικρός φάκελος αλληλογραφίας στο πεδίο αναζήτησης εμφανίζει με ένα κλικ μόνο τα μη αναγνωσμένα μηνύματα. Τα βήματα υπάρχουν στον Οδηγό του Roundcube, στην ενότητα Αναζήτηση στα μηνύματά σας. Σε άλλα webmail λειτουργεί παρόμοια: το Gmail και το Outlook.com έχουν μια γραμμή αναζήτησης με προηγμένες επιλογές, και το Gmail υποστηρίζει λέξεις αναζήτησης όπως from: και has:attachment.

Σύνοψη

• Η αναζήτηση γίνεται στον mail server (IMAP SEARCH)· το κείμενο στα συνημμένα δεν εξετάζεται.
• Επιλέξτε το πιο συγκεκριμένο πεδίο: Αποστολέας, Παραλήπτης ή Θέμα δίνουν λιγότερο θόρυβο από το Σε όλο το μήνυμα.
• Ο Τυπος και η Ημερομηνία κάνουν τη λίστα πιο σύντομη, ακόμη και χωρίς λέξη αναζήτησης.
• Εύρος: Τρέχων φάκελος, Αυτός και υποφάκελοι ή Όλοι οι φάκελοι. Τα δικά σας απεσταλμένα μηνύματα βρίσκονται στα Απεσταλμένα.
• Προχωρήστε από το στενό στο ευρύ και κάντε εκκαθάριση της αναζήτησης όταν τελειώσετε.

Κουίζ

Άσκηση

Άσκηση A5.3: Ποια αναζήτηση; Η Κατερίνα έχει στο γραμματοκιβώτιό της τους φακέλους Εισερχόμενα, Απεσταλμένα, Ανεπιθύμητα, Κάδος Απορριμάτων, έναν φάκελο Πελάτες με έναν υποφάκελο ανά πελάτη, και ένα Αρχείο χωρισμένο ανά έτος. Επιλέξτε σε κάθε ερώτηση το Εύρος (Τρέχων φάκελος, Αυτός και υποφάκελοι ή Όλοι οι φάκελοι) και το πεδίο αναζήτησης (Θέμα, Αποστολέας, Παραλήπτης, Σώμα ή Σε όλο το μήνυμα). Επιλέγετε κάθε φορά το μικρότερο εύρος και το πιο συγκεκριμένο πεδίο που σίγουρα λειτουργεί. 1. Η Κατερίνα έχει ανοιχτά τα Εισερχόμενα. Είναι σίγουρη ότι το email από το stelios@example.net βρίσκεται ακόμη εκεί, αλλά δεν έχει ιδέα ποιο ήταν το θέμα. 2. Η Κατερίνα ψάχνει ένα email που έστειλε η ίδια στο paradosi@example.org. Δεν ξέρει αν βρίσκεται ακόμη στα Απεσταλμένα ή ήδη σε κάποιον από τους φακέλους του αρχείου. 3. Η Κατερίνα έχει ανοιχτό τον φάκελο Πελάτες. Ξέρει ότι κάποιος πελάτης κάποτε έγραψε τη λέξη "αψίδα" στο κείμενο του email του, αλλά όχι στο θέμα, και δεν θυμάται πια ποιος πελάτης ήταν. Το πρόγραμμα συγκρίνει σε κάθε ερώτηση το εύρος και το πεδίο σας με τις σωστές απαντήσεις και δίνει εξήγηση για κάθε λάθος.

Περαιτέρω ανάγνωση

Όπου περιγράφονται βήματα στο webmail, ισχύουν για το webmail της WebOké· σε άλλα webmail λειτουργεί παρόμοια.

• Roundcube Webmail 9.1: Αναζήτηση στα email σας
• Roundcube Webmail 8.1: Προσθήκη και εύρεση επαφών
• Επαναφορά mailbox ή διαγραμμένων email από το αντίγραφο ασφαλείας
• RFC 9051, IMAP έκδοση 4rev2, με την εντολή SEARCH (στα αγγλικά): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc9051