Ένα email που διαβάζεται

Ενότητα 3: Σύνταξη email · Χρόνος ανάγνωσης: 11 λεπτά

Στόχος μαθήματος: Μετά από αυτό το μάθημα μπορείτε να γράψετε ένα email που γίνεται γρήγορα κατανοητό: με θέμα που λέει τι πρέπει να γίνει, την ερώτηση στην αρχή, καθαρή δομή, παράθεση που βοηθά και συνειδητή επιλογή ανάμεσα σε απλό κείμενο και μορφοποίηση.

Βασικές έννοιες: γραμμή θέματος, πρόταση-κλειδί, ένα θέμα ανά email, παράθεση, κάτω ή πάνω από την παράθεση, Απλό κείμενο, επεξεργαστής HTML, multipart/alternative, ύφος, Αναφορά Παράδοσης

Οι αναγνώστες πρώτα κοιτάζουν γρήγορα

Όποιος ανοίγει το email του δεν διαβάζει από πάνω προς τα κάτω. Βλέπει στη λίστα μηνυμάτων ένα όνομα και ένα θέμα, ίσως το ανοίγει, διαβάζει τις πρώτες γραμμές και μετά αποφασίζει: τώρα, αργότερα ή καθόλου. Ένα καλό email είναι γραμμένο για αυτά τα λίγα δευτερόλεπτα. Δεν είναι θέμα ωραίων προτάσεων, αλλά σειράς: το σημαντικότερο πρώτα.

Δύο πράγματα καθορίζουν αν το email σας θα περάσει αυτή την πρώτη ματιά: το θέμα και η πρώτη πρόταση.

Το θέμα: μια σύνοψη με ενέργεια

Η γραμμή θέματος είναι το μόνο που βλέπει ο παραλήπτης πριν ανοίξει το μήνυμα, και το μόνο με το οποίο θα το αναζητήσει αργότερα. «Μια ερώτηση», «Πληροφορίες» ή «Re: Re: Fwd: προσφορά» δεν λένε τίποτα. Ένα καλό θέμα απαντά σε δύο ερωτήσεις: για ποιο πράγμα πρόκειται και τι περιμένετε;

• Κακό: μια ερώτηση
• Καλύτερο: Γάμος 14 Ιουνίου: χρώματα και αριθμός τραπεζιών
• Άριστο: Γάμος 14 Ιουνίου: χρώματα και αριθμός τραπεζιών έως 1 Μαΐου, παρακαλώ

Το τελευταίο θέμα περιέχει μια ημερομηνία και μια ενέργεια. Ο Στέλιος ξέρει χωρίς να ανοίξει το μήνυμα ότι πρέπει να αποφασίσει κάτι, και μέχρι πότε. Έξι μήνες αργότερα η Κατερίνα βρίσκει ξανά το email αναζητώντας «γάμος» ή «τραπέζια» (μάθημα 5.3).

Αν η συζήτηση αλλάξει θέμα, αλλάξτε και τη γραμμή θέματος. Μια συζήτηση που λέγεται «Προσφορά» αλλά τώρα αφορά ένα παράπονο δεν βρίσκεται πουθενά.

Η πρώτη πρόταση είναι η ερώτηση

Ξεκινήστε με το ουσιώδες: την ερώτηση, την απόφαση ή το νέο. Το πλαίσιο έρχεται μετά. Αυτό λέγεται και πρόταση-κλειδί. Συγκρίνετε το «Ελπίζω να είστε όλοι καλά, εδώ έχουμε πολλή δουλειά με τη Γιορτή της Μητέρας, ο Νίκος ήταν σε διακοπές και ξανακοίταξα την προσφορά...» με το «Στέλιο, μπορείτε να μου πείτε έως 1 Μαΐου δύο πράγματα: τα χρώματα και τον αριθμό των τραπεζιών;» Στη δεύτερη εκδοχή ο Στέλιος μπορεί να απαντήσει με τη μία. Μια φιλική εισαγωγή είναι μια χαρά, αλλά μην τη βάζετε πριν από την ερώτηση.

Μερικοί κανόνες που βοηθούν:

• Ένα θέμα ανά email. Δύο θέματα σε ένα email συχνά σημαίνει ότι το δεύτερο ξεχνιέται. Επιπλέον, δεν μπορείτε να αρχειοθετήσετε το email σε έναν φάκελο ή να το προωθήσετε στο σωστό άτομο.
• Σύντομες παράγραφοι, με μια κενή γραμμή ανάμεσα. Ένα κομμάτι δεκαπέντε γραμμών δεν το διαβάζει κανείς στο κινητό.
• Πολλές ερωτήσεις; Αριθμήστε τες. Έτσι ο παραλήπτης μπορεί να απαντήσει με «1. παστέλ, 2. δεκατέσσερα τραπέζια».
• Αναφέρετε ημερομηνία όταν χρειάζεστε κάτι, και πείτε γιατί («για να προλάβω να παραγγείλω από το φυτώριο»).
• Κλείστε με το επόμενο βήμα, όχι με τρία θαυμαστικά.

Παράθεση: μόνο ό,τι βοηθά

Όταν απαντάτε σε ένα email, το webmail βάζει το αρχικό μήνυμα ως παράθεση στην απάντησή σας, με ένα > μπροστά από κάθε γραμμή στο απλό κείμενο ή με μια κάθετη γραμμή στη μορφοποίηση. Η παράθεση είναι χρήσιμη: ο παραλήπτης βλέπει σε τι απαντάτε. Σε μια μακριά συζήτηση όμως η παράθεση μεγαλώνει με κάθε γύρο, μέχρι η απάντησή σας των δύο γραμμών να χάνεται κάτω από τέσσερις οθόνες κείμενο.

Γι' αυτό αφαιρέστε ό,τι δεν χρειάζεται. Αφήστε μόνο την πρόταση στην οποία απαντάτε και γράψτε την απάντησή σας από κάτω. Αυτό λέγεται απάντηση ανάμεσα στις γραμμές (inline):

> Θέλετε λευκό με ροζ ή κάτι πιο παστέλ;
Παστέλ, παρακαλώ, με λίγο ανοιχτό πράσινο.

> Πόσα τραπέζια ήταν;
Δεκατέσσερα.

Το αν ξεκινάτε πάνω ή κάτω από την παράθεση είναι θέμα συμφωνίας. Στα επαγγελματικά email έχει καθιερωθεί να γράφετε πάνω από την παράθεση, γιατί το πιο πρόσφατο βρίσκεται στην κορυφή. Στις τεχνικές λίστες αλληλογραφίας ο κανόνας είναι κάτω ή ανάμεσα στις γραμμές. Επιλέξτε ό,τι ταιριάζει στους ανθρώπους με τους οποίους αλληλογραφείτε, και να είστε συνεπείς. Το webmail σάς αφήνει να επιλέξετε στο Ρυθμίσεις > Δημιουργία Μηνυμάτων > Στις απαντήσεις.

Μια παγίδα: σε μια συζήτηση με παράθεση υπάρχουν μερικές φορές πράγματα που ο νέος παραλήπτης δεν χρειάζεται να διαβάσει, όπως ένα εσωτερικό σχόλιο ή ένας αριθμός τηλεφώνου. Ξαναδιαβάστε την παράθεση πριν προσθέσετε κάποιον ή προωθήσετε το μήνυμα.

Απλό κείμενο ή μορφοποίηση;

Ένα email μπορεί να είναι γραμμένο με δύο τρόπους.

• Απλό κείμενο: μόνο γράμματα, χωρίς έντονα, χρώματα ή εικόνες μέσα στο κείμενο. Φτάνει παντού ίδιο, είναι μικρό και διαβάζεται καλά σε κάθε οθόνη, ακόμη και σε μια απλή εφαρμογή email ή σε πρόγραμμα ανάγνωσης οθόνης.
• HTML (μορφοποίηση): με έντονα, επικεφαλίδες, χρώματα, συνδέσμους πίσω από λέξεις και εικόνες. Ένα πρόγραμμα email που στέλνει μορφοποίηση συνήθως στέλνει και μια εκδοχή απλού κειμένου στο ίδιο μήνυμα. Αυτό λέγεται multipart/alternative: ο παραλήπτης λαμβάνει την εκδοχή που το πρόγραμμά του μπορεί να εμφανίσει καλύτερα.

Η μορφοποίηση έχει νόημα όταν βοηθά το περιεχόμενο: ένας πίνακας με ώρες, μια επικεφαλίδα πάνω από κάθε ενότητα, μια προθεσμία με έντονα γράμματα. Δεν έχει νόημα όταν είναι μόνο διακόσμηση: χρωματιστά γράμματα, φόντο ή πέντε γραμματοσειρές. Η μορφοποίηση μπορεί επίσης να χαθεί ή να φτάσει διαφορετικά, για παράδειγμα αν ο παραλήπτης διαβάζει μόνο απλό κείμενο. Γι' αυτό μη βάζετε ποτέ το νόημα μόνο σε ένα χρώμα («οι κόκκινες ημερομηνίες είναι πλήρεις»).

Στο webmail της WebOké γράφετε από προεπιλογή σε απλό κείμενο. Τον επεξεργαστή HTML τον ενεργοποιείτε ανά μήνυμα με το κουμπί με την εικόνα πάνω αριστερά στο πλαίσιο κειμένου, ή ως προεπιλογή στο Ρυθμίσεις > Δημιουργία Μηνυμάτων.

Ύφος, έλεγχος και η Αναφορά Παράδοσης

Στο email λείπουν η φωνή και το πρόσωπό σας. Μια σύντομη πρόταση που εσείς εννοείτε ως αποτελεσματική μπορεί να φανεί απότομη στον άλλον. Μερικοί πρακτικοί κανόνες: χαιρετήστε και κλείστε ευγενικά, γράψτε «μπορείτε να...» αντί για «πρέπει να...», μη γράφετε ποτέ κάτι που δεν θα λέγατε και φωναχτά στον παραλήπτη, και περιμένετε πριν από την αποστολή όταν είστε θυμωμένοι. Αν αφήσετε ένα πρόχειρο και το ξαναδιαβάσετε μία ώρα αργότερα (μάθημα 3.4), αποφεύγετε πολλές μεταμέλειες.

Πριν πατήσετε Αποστολή, ξαναδιαβάστε μία φορά: είναι σωστός ο παραλήπτης, είναι σωστό το θέμα, είναι η ερώτηση στην αρχή, υπάρχει το συνημμένο (μάθημα 3.3);

Με την επιλογή Αναφορά Παράδοσης ζητάτε από τον παραλήπτη να σας ενημερώσει ότι άνοιξε το email σας. Χρησιμοποιήστε τη με μέτρο. Ο παραλήπτης βλέπει ένα ερώτημα στην οθόνη, μπορεί να αρνηθεί, και πολλά προγράμματα δεν στέλνουν ποτέ επιβεβαίωση. Η απουσία επιβεβαίωσης λοιπόν δεν σημαίνει τίποτα. Επιπλέον, αν ζητάτε επιβεβαίωση σε κάθε email, δείχνετε δυσπιστία. Αν θέλετε να είστε σίγουροι ότι κάτι έφτασε, απλώς ζητήστε το μέσα στο κείμενο.

Στην πράξη: έτσι λειτουργεί στο webmail

Επιλέγετε πάνω ή κάτω από την παράθεση στο Ρυθμίσεις > Δημιουργία Μηνυμάτων. Εκεί ορίζετε επίσης αν γράφετε από προεπιλογή με μορφοποίηση. Τον επεξεργαστή HTML τον ενεργοποιείτε ανά μήνυμα με το κουμπί με την εικόνα. Την Αναφορά Παράδοσης θα τη βρείτε στις επιλογές στα δεξιά της οθόνης Δημιουργία μηνύματος. Ο Οδηγός Roundcube περιγράφει τα κουμπιά βήμα προς βήμα. Σε άλλα webmail και σε προγράμματα email οι επιλογές έχουν παρόμοια ονόματα, και οι κανόνες γραφής ισχύουν παντού.

Σύνοψη

• Γράψτε για την πρώτη ματιά: το θέμα και η πρώτη πρόταση καθορίζουν αν το email σας θα διαβαστεί.
• Ένα καλό θέμα λέει για τι πρόκειται και τι περιμένετε, κατά προτίμηση με ημερομηνία.
• Ένα θέμα ανά email, σύντομες παράγραφοι, αριθμημένες ερωτήσεις και ένα σαφές επόμενο βήμα.
• Παραθέστε μόνο ό,τι βοηθά. Επιλέξτε πάνω ή κάτω από την παράθεση και μείνετε σε αυτό.
• Μορφοποίηση μόνο όταν βοηθά το περιεχόμενο. Ζητήστε Αναφορά Παράδοσης μόνο κατ' εξαίρεση.

Κουίζ

Άσκηση

Άσκηση D3.2: Ξαναγράψτε ένα ακατάστατο email. Ανοίξτε το υλικό slechte-mail.txt: ένα email της Κατερίνας προς τον Στέλιο με θέμα «μια ερώτηση», στο οποίο τέσσερα θέματα είναι ανακατεμένα και η πραγματική ερώτηση έρχεται μόλις στο τέλος. Ξαναγράψτε το στο webmail ως νέο μήνυμα προς τον εαυτό σας (μην το στείλετε σε άλλον). Χρησιμοποιήστε αυτή τη λίστα ελέγχου: το θέμα λέει για τι πρόκειται, τι πρέπει να γίνει και μέχρι πότε· η πρώτη πρόταση είναι η ερώτηση· οι ερωτήσεις είναι αριθμημένες· ό,τι δεν ανήκει σε αυτό το θέμα έχει αφαιρεθεί (ή πάει σε ξεχωριστό email)· στο Προς βρίσκεται μόνο όποιος πρέπει να απαντήσει· το email είναι πιο σύντομο από το πρωτότυπο. Στη συνέχεια απαντήστε: ποια πρόταση του πρωτοτύπου ήταν στην ουσία ο πυρήνας, τι παραλείψατε και γιατί, και ο Νίκος ανήκει στο Προς, στο Cc ή πουθενά; Τέλος, συγκρίνετε με την υποδειγματική απάντηση αυτής της άσκησης.

Περαιτέρω ανάγνωση

Όπου περιγράφονται βήματα στο webmail, ισχύουν για το webmail της WebOké· σε άλλα webmail λειτουργεί με παρόμοιο τρόπο.

• Roundcube Webmail 4.2: Απάντηση και προώθηση
• Roundcube Webmail 4.4: Μορφοποίηση, πρόχειρα και επιπλέον επιλογές
• Roundcube Webmail 10.1: Οι σημαντικότερες ρυθμίσεις
• Roundcube Webmail 9.1: Αναζήτηση στα email σας