Πρόχειρα, έτοιμες απαντήσεις και πρόσθετες επιλογές

Ενότητα 3: Σύνταξη email · Χρόνος ανάγνωσης: 10 λεπτά

Στόχος μαθήματος: Μετά από αυτό το μάθημα γνωρίζετε πού αποθηκεύονται τα πρόχειρα και τα έτοιμα κείμενα απάντησης, μπορείτε να επεξεργαστείτε ένα μήνυμα σαν νέο και γνωρίζετε τι κάνουν και τι δεν κάνουν οι επιλογές Αναφορά Παράδοσης, Κατάσταση αναφοράς παράδοσης, Προτεραιότητα και Αποθήκευση απεσταλμένου στο φάκελο.

Βασικές έννοιες: πρόχειρο, φάκελος Πρόχειρα, αυτόματη αποθήκευση, Απαντήσεις, Επεξεργασία σαν νέο, Αναφορά Παράδοσης, Κατάσταση αναφοράς παράδοσης (DSN), Προτεραιότητα, Αποθήκευση απεσταλμένου στο φάκελο

Πρόχειρα: ένα μισοτελειωμένο μήνυμα στον server

Ένα πρόχειρο είναι ένα μήνυμα που δεν έχει σταλεί ακόμη. Αν κατά τη σύνταξη κάνετε κλικ στην Αποθήκευση, το webmail τοποθετεί το μήνυμά σας στον φάκελο Πρόχειρα. Αν δεν κάνετε τίποτα, το webmail το αποθηκεύει και μόνο του, κάθε λίγα λεπτά. Πόσο συχνά, το ρυθμίζετε στις Ρυθμίσεις > Δημιουργία Μηνυμάτων.

Σημασία έχει το πού βρίσκεται αυτό το πρόχειρο. Ο φάκελος Πρόχειρα είναι ένας κανονικός φάκελος IMAP στον mail server (μάθημα 1.2). Το πρόχειρο λοιπόν δεν βρίσκεται στον browser σας ούτε στον φορητό σας υπολογιστή, αλλά στον server. Αυτό έχει τρεις συνέπειες:

• Μπορείτε να ξεκινήσετε ένα μήνυμα στο γραφείο και να το ολοκληρώσετε στο σπίτι ή στο τηλέφωνό σας. Ανοίξτε τον φάκελο Πρόχειρα και κάντε διπλό κλικ στο μήνυμα.
• Αν ο browser σας κολλήσει ή κλείσετε κατά λάθος την καρτέλα, χάνετε το πολύ τα τελευταία λίγα λεπτά.
• Ένα πρόχειρο υπολογίζεται στον αποθηκευτικό σας χώρο και διαβάζεται εξίσου εύκολα με τα υπόλοιπα μηνύματά σας. Όποιος έχει πρόσβαση στο γραμματοκιβώτιό σας, έχει πρόσβαση και στα πρόχειρά σας.

Όταν στείλετε το πρόχειρο, το webmail το αφαιρεί από τα Πρόχειρα και τοποθετεί την απεσταλμένη εκδοχή στα Απεσταλμένα.

Μια παγίδα: αν εκτός από το webmail χρησιμοποιείτε και ένα πρόγραμμα email, τότε και τα δύο πρέπει να χρησιμοποιούν τον ίδιο φάκελο ως Πρόχειρα. Διαφορετικά, δεν βλέπετε στο ένα πρόγραμμα ό,τι ξεκινήσατε στο άλλο. Το μάθημα 5.1 εξηγεί αυτούς τους ειδικούς φακέλους. Μια δεύτερη παγίδα: αν ανοίξετε το ίδιο πρόχειρο ταυτόχρονα σε δύο προγράμματα και το αποθηκεύσετε και στα δύο, θα έχετε δύο εκδοχές.

Τα πρόχειρα είναι επίσης ένα καλό εργαλείο για να μη στέλνετε βιαστικά. Γράψτε ένα δύσκολο μήνυμα, αποθηκεύστε το ως πρόχειρο και διαβάστε το ξανά μία ώρα αργότερα. Συχνά θα δείτε τι μπορεί να γίνει καλύτερο (μάθημα 3.2).

Απαντήσεις: έτοιμα κείμενα με ένα κλικ

Λαμβάνετε συχνά την ίδια ερώτηση; Η Κατερίνα λαμβάνει κάθε εβδομάδα μηνύματα όπως «Κάνετε παραδόσεις και το Σαββατοκύριακο;» και «Πόσο καιρό κρατάει μια ανθοδέσμη;». Αντί να πληκτρολογεί κάθε φορά την ίδια απάντηση, δημιουργεί ένα Κείμενο απάντησης: ένα έτοιμο κείμενο με όνομα, το οποίο εισάγει με ένα κλικ κατά τη σύνταξη.

Ένα Κείμενο απάντησης δεν είναι αυτόματη απάντηση. Τίποτα δεν γίνεται από μόνο του: εσείς επιλέγετε το κείμενο, μπορείτε να το προσαρμόσετε και το στέλνετε οι ίδιοι. Γι' αυτό δεν υπάρχει πρόβλημα να προσθέσετε και μια προσωπική φράση. Στην ουσία, αυτό πρέπει να το κάνετε πάντα: μια απάντηση που προφανώς προέρχεται από πρότυπο φαίνεται ψυχρή.

Συμβουλές για καλά κείμενα απάντησης:

• Δώστε τους ένα σύντομο, αναγνωρίσιμο όνομα, όπως «Παράδοση Σαββατοκύριακο».
• Γράψτε τα ώστε να στέκονται αυτοτελώς, χωρίς προσφώνηση και χαιρετισμό. Αυτά τα γράφετε μόνοι σας σε κάθε μήνυμα, ώστε το όνομα του πελάτη να είναι σωστό.
• Μη βάζετε στοιχεία που παλιώνουν γρήγορα, όπως μια τιμή ή μια ημερομηνία, ή ελέγχετέ τα τακτικά.

Τα κείμενα απάντησης αποθηκεύονται από το webmail μαζί με τις ρυθμίσεις σας, όχι στο γραμματοκιβώτιό σας. Τα έχετε λοιπόν στο webmail σε κάθε συσκευή, αλλά όχι σε ένα πρόγραμμα email όπως το Outlook ή το Thunderbird. Αυτά έχουν τα δικά τους πρότυπα.

Επεξεργασία σαν νέο

Μερικές φορές θέλετε να στείλετε ξανά ένα μήνυμα, αλλά λίγο διαφορετικό: την ίδια πρόσκληση σε μια νέα ομάδα ή ένα μήνυμα που στείλατε παλαιότερα αλλά δεν έφτασε. Με την Επεξεργασία σαν νέο (σε ένα ανοιχτό μήνυμα, κάτω από τα Περισσότερα) το webmail ανοίγει ένα νέο μήνυμα με τους ίδιους παραλήπτες, το ίδιο θέμα, το ίδιο κείμενο και τα ίδια συνημμένα. Προσαρμόζετε ό,τι χρειάζεται και το στέλνετε.

Η διαφορά από την Προώθηση: με την Προώθηση δημιουργείται ένα νέο μήνυμα δικό σας σχετικά με το παλιό, με «Fwd:» στο θέμα και το παλιό ως παράθεση ή συνημμένο. Με την Επεξεργασία σαν νέο είναι απλώς ξανά ένα πρωτότυπο. Πρακτικό, αλλά ελέγξτε τους παραλήπτες: μια παλιά λίστα μπορεί να περιέχει άτομα που τώρα δεν ανήκουν σε αυτήν.

Οι πρόσθετες επιλογές κατά τη σύνταξη

Στα δεξιά της οθόνης Δημιουργία μηνύματος υπάρχουν επιλογές που ορίζετε για κάθε μήνυμα ξεχωριστά. Μοιάζουν μεταξύ τους, αλλά κάνουν πολύ διαφορετικά πράγματα.

Αναφορά Παράδοσης. Ζητάτε από το πρόγραμμα email του παραλήπτη να αναφέρει ότι το μήνυμα άνοιξε. Τεχνικά, το webmail σας προσθέτει για τον σκοπό αυτό μια κεφαλίδα (header) στο μήνυμά σας (Disposition-Notification-To). Ο παραλήπτης συνήθως βλέπει μια ερώτηση στην οθόνη και μπορεί να αρνηθεί. Πολλά προγράμματα δεν στέλνουν ποτέ επιβεβαίωση. Αν λάβετε μία, γνωρίζετε ότι το μήνυμα άνοιξε, όχι ότι διαβάστηκε ή έγινε κατανοητό. Αν δεν λάβετε καμία, δεν γνωρίζετε τίποτα.

Κατάσταση αναφοράς παράδοσης (DSN). DSN σημαίνει Delivery Status Notification. Εδώ δεν ρωτάτε τον παραλήπτη, αλλά τους mail servers στη διαδρομή, να αναφέρουν ότι το μήνυμα παραδόθηκε στον server του παραλήπτη. Αυτό λοιπόν δεν λέει τίποτα για το άνοιγμα ή την ανάγνωση, λέει όμως ότι το μήνυμα έφτασε. Δεν το υποστηρίζει κάθε server, οπότε και εδώ η απουσία αναφοράς δεν σημαίνει ότι η αποστολή απέτυχε. Ένα μήνυμα σφάλματος (bounce) πάντως το λαμβάνετε πάντα, και χωρίς αυτήν την επιλογή (μάθημα 8.4).

Προτεραιότητα. Μπορείτε να δώσετε σε ένα μήνυμα την προτεραιότητα Μέγιστη δυνατή, Υψηλή, Κανονική, Χαμηλή ή Χαμηλότερη. Πολλά προγράμματα εμφανίζουν ένα θαυμαστικό όταν η προτεραιότητα είναι υψηλή. Χρησιμοποιήστε τη σπάνια. Όποιος επιλέγει Μέγιστη δυνατή σε κάθε μήνυμα, μετά από μία εβδομάδα δεν τον παίρνει κανείς στα σοβαρά, και ορισμένα φίλτρα spam θεωρούν ύποπτο όταν ένας άγνωστος αποστολέας χαρακτηρίζει τα πάντα ως επείγοντα. Για κάτι πραγματικά επείγον είναι προτιμότερο ένα τηλεφώνημα ή ένα σαφές θέμα («Σήμερα έως τις 14.00: επιβεβαίωση παράδοσης»).

Αποθήκευση απεσταλμένου στο φάκελο. Εδώ επιλέγετε σε ποιον φάκελο θα μπει η απεσταλμένη εκδοχή. Από προεπιλογή, αυτός είναι τα Απεσταλμένα. Μπορείτε επίσης να βάλετε ένα μήνυμα απευθείας σε έναν φάκελο έργου, ώστε όλη η αλληλογραφία με έναν πελάτη να βρίσκεται μαζί. Προσοχή: ένα απεσταλμένο μήνυμα που δεν το αποθηκεύετε πουθενά, δεν μπορείτε να το βρείτε αργότερα.

Η Διατήρηση μορφοποίησης φροντίζει ώστε κατά την προώθηση και την απάντηση να παραμένει η μορφοποίηση του αρχικού μηνύματος. Το μάθημα 3.2 εξηγεί το απλό κείμενο και τη μορφοποίηση.

Παράδειγμα: ο Νίκος και η ερώτηση για την παράδοση

Ο Νίκος λαμβάνει από τον Στέλιο την ερώτηση αν τα λουλούδια μπορούν να παραδοθούν το Σάββατο πριν από τις 9. Αρχίζει να γράφει, αλλά πρέπει πρώτα να ρωτήσει τον διανομέα. Κάνει κλικ στην Αποθήκευση και συνεχίζει με άλλη δουλειά. Το απόγευμα, από το τηλέφωνό του, ανοίγει τον φάκελο Πρόχειρα, συμπληρώνει ότι είναι εφικτό, εισάγει το Κείμενο απάντησης «Παράδοση Σαββατοκύριακο» για τους γενικούς όρους και το στέλνει. Δεν ζητά Αναφορά Παράδοσης και δεν ορίζει προτεραιότητα: ο Στέλιος βλέπει μόνο ένα κανονικό, σαφές μήνυμα.

Στην πράξη: έτσι λειτουργεί στο webmail

Η Αποθήκευση βρίσκεται στο επάνω μέρος της οθόνης Δημιουργία μηνύματος. Τα κείμενα απάντησης τα δημιουργείτε στις Ρυθμίσεις > Απαντήσεις και τα εισάγετε με το κουμπί Απαντήσεις στο επάνω μέρος κατά τη σύνταξη. Την Επεξεργασία σαν νέο τη βρίσκετε σε ένα ανοιχτό μήνυμα κάτω από τα Περισσότερα. Οι επιλογές Αναφορά Παράδοσης, Κατάσταση αναφοράς παράδοσης (DSN), Προτεραιότητα και Αποθήκευση απεσταλμένου στο φάκελο βρίσκονται στα δεξιά κατά τη σύνταξη. Το εγχειρίδιο του Roundcube περιγράφει τα βήματα. Σε άλλα webmail αυτές οι λειτουργίες έχουν παρόμοια ονόματα, αν και ένα κείμενο απάντησης εκεί ονομάζεται μερικές φορές πρότυπο ή γρήγορο κείμενο.

Σύνοψη

• Τα πρόχειρα βρίσκονται στον server, στον φάκελο Πρόχειρα, οπότε μπορείτε να συνεχίσετε σε οποιαδήποτε συσκευή.
• Τα κείμενα απάντησης είναι έτοιμα κείμενα που εισάγετε μόνοι σας· βρίσκονται στο webmail, όχι στο γραμματοκιβώτιό σας.
• Η Επεξεργασία σαν νέο κάνει ένα παλιό μήνυμα νέο πρωτότυπο· ελέγξτε τότε τους παραλήπτες.
• Η Αναφορά Παράδοσης ρωτά τον παραλήπτη, η Κατάσταση αναφοράς παράδοσης (DSN) ρωτά τους servers· η απουσία απάντησης δεν αποδεικνύει τίποτα.
• Χρησιμοποιείτε σπάνια την Προτεραιότητα· με την Αποθήκευση απεσταλμένου στο φάκελο επιλέγετε τον φάκελο για την απεσταλμένη εκδοχή σας.

Κουίζ

Άσκηση

Άσκηση D3.4: Δημιουργία έτοιμης απάντησης. Επιλέξτε μια ερώτηση που λαμβάνετε συχνά (ή, αν δεν έχετε τέτοια: «Ποιο είναι το ωράριο λειτουργίας σας;») και δημιουργήστε γι' αυτήν ένα Κείμενο απάντησης στις Ρυθμίσεις > Απαντήσεις, με ένα σύντομο όνομα και ένα κείμενο χωρίς προσφώνηση και χαιρετισμό. Στη συνέχεια ξεκινήστε ένα νέο μήνυμα προς τον εαυτό σας, γράψτε μια προσφώνηση, εισαγάγετε το Κείμενο απάντησης με το κουμπί Απαντήσεις, γράψτε έναν χαιρετισμό και αποθηκεύστε πρώτα το μήνυμα ως πρόχειρο. Ανοίξτε τον φάκελο Πρόχειρα, ολοκληρώστε το και στείλτε το. Έπειτα απαντήστε: σε ποιον φάκελο βρισκόταν το πρόχειρό σας και θα μπορούσατε να το ολοκληρώσετε και στο τηλέφωνό σας, τι προσαρμόσατε στο Κείμενο απάντησης για αυτό το συγκεκριμένο μήνυμα, ποια στοιχεία στο Κείμενο απάντησης πρέπει να ελέγχετε τακτικά, και γιατί δεν χρησιμοποιήσατε Αναφορά Παράδοσης ή προτεραιότητα (ή γιατί τις χρησιμοποιήσατε);

Περαιτέρω ανάγνωση

Όπου αναφέρονται βήματα στο webmail, ισχύουν για το webmail της WebOké· σε άλλα webmail η λειτουργία είναι παρόμοια.

• Roundcube Webmail 4.4: Μορφοποίηση, πρόχειρα και επιπλέον επιλογές
• Roundcube Webmail 4.2: Απάντηση και προώθηση
• Roundcube Webmail 10.1: Οι σημαντικότερες ρυθμίσεις
• Δωρεάν μάθημα Το email σε τάξη: ρύθμιση και σωστή παράδοση 3.1: Φάκελοι και συγχρονισμός: γιατί έχετε δύο φορές «Απεσταλμένα»
• RFC 3464, η μορφή των αναφορών παράδοσης (στα αγγλικά): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc3464