Ένα μήνυμα απουσίας που λειτουργεί σωστά

Ενότητα 6: Αυτόματα: φίλτρα και απουσία · Χρόνος ανάγνωσης: 9 λεπτά

Στόχος μαθήματος: Μετά από αυτό το μάθημα μπορείτε να εξηγήσετε πώς λειτουργεί ένα μήνυμα απουσίας στον server και ποιος το λαμβάνει ή όχι. Μπορείτε επίσης να ρυθμίσετε ένα μήνυμα απουσίας που ενεργοποιείται και απενεργοποιείται μόνο του και δεν αποκαλύπτει τίποτα που βοηθά τους απατεώνες.

Βασικές έννοιες: μήνυμα απουσίας, Sieve vacation, Διάστημα απάντησης (:days), Οι e-mail διευθύνσεις μου (:addresses), List-Id, Auto-Submitted, Ώρα έναρξης και Ώρα λήξης, Ενέργεια εισερχόμενου μηνύματος

Ένα φίλτρο που απαντά

Τεχνικά, ένα μήνυμα απουσίας είναι ένα φίλτρο. Βρίσκεται στο ίδιο σετ φίλτρων με τα υπόλοιπα φίλτρα σας (μάθημα 6.1) και επομένως εκτελείται κι αυτό στον server, τη στιγμή που φτάνει το email. Ο φορητός υπολογιστής σας μπορεί να είναι κλειστός. Η επέκταση Sieve ονομάζεται vacation (RFC 5230). Έτσι γράφει το webmail ένα μήνυμα απουσίας για τις διακοπές των Χριστουγέννων:

require ["date","relational","vacation"];
# rule:[Εκτός γραφείου]
if allof (currentdate :zone "+0100" :value "ge" "date" "2026-12-21", currentdate :zone "+0100" :value "le" "date" "2027-01-03")
{
	vacation :days 7 :addresses ["katerina@example.com","info@example.com"] :subject "Απουσία έως και τις 3 Ιανουαρίου" "Σας ευχαριστώ για το μήνυμά σας. Θα λείπω έως και τις 3 Ιανουαρίου. Για παραγγελίες μπορείτε να απευθυνθείτε στον Νίκο: nikos@example.com.";
}

Τι σημαίνει:

• currentdate ... "ge" ... "2026-12-21" και "le" ... "2027-01-03": η τρέχουσα ημερομηνία πρέπει να είναι στις 21 Δεκεμβρίου ή αργότερα, και στις 3 Ιανουαρίου ή νωρίτερα. Αυτές είναι η Ώρα έναρξης και η Ώρα λήξης σας. Εκτός αυτής της περιόδου το φίλτρο δεν κάνει τίποτα. Το :zone "+0100" είναι η Ζώνη Ώρας από τις ρυθμίσεις σας.
• vacation :days 7: η ίδια διεύθυνση λαμβάνει απάντηση το πολύ μία φορά κάθε 7 ημέρες.
• :addresses [...]: οι διευθύνσεις που σας ανήκουν.
• :subject και το κείμενο που ακολουθεί: το θέμα και το περιεχόμενο της απάντησης.

Μία απάντηση ανά αποστολέα ανά διάστημα

Χωρίς περιορισμό, κάποιος που σας στέλνει δέκα μηνύματα θα λάμβανε δέκα φορές την ίδια απάντηση. Γι' αυτό ο server θυμάται σε ποιους έχει ήδη απαντήσει. Μέσα στο Διάστημα απάντησης (στο Sieve :days) ο ίδιος αποστολέας δεν λαμβάνει δεύτερη απάντηση. Αν δεν επιλέξετε τίποτα, σύμφωνα με το πρότυπο ισχύουν 7 ημέρες (RFC 5230, ενότητα 4.1). Για διακοπές δύο εβδομάδων, το 7 είναι μια πολύ καλή τιμή: όποιος σας γράψει ξανά μετά από μία εβδομάδα, λαμβάνει υπενθύμιση ότι λείπετε ακόμη. Διάστημα μικρότερο από 1 ημέρα συνήθως δεν είναι δυνατό.

Η απάντηση πηγαίνει στον αποστολέα του φακέλου (Return-Path, μάθημα 1.1), όχι απαραίτητα στη διεύθυνση του From. Στα συνηθισμένα μηνύματα είναι η ίδια διεύθυνση. Στα ενημερωτικά δελτία και στα συστήματα είναι συχνά μια τεχνική διεύθυνση, και αυτός ακριβώς είναι ο σκοπός: έτσι μια αυτόματη απάντηση δεν φτάνει σε έναν άνθρωπο που δεν μπορεί να κάνει τίποτα με αυτήν.

Ποιος δεν λαμβάνει απάντηση

Ένα μήνυμα απουσίας μπορεί να προκαλέσει μεγάλη ζημιά αν απαντήσει σε λάθος email: απαντήσεις σε μια λίστα αλληλογραφίας με χίλια μέλη ή δύο αυτόματα μηνύματα που απαντούν το ένα στο άλλο ατελείωτα. Γι' αυτό το πρότυπο (RFC 5230, ενότητα 4.6) ορίζει ότι ο server δεν απαντά σε:

• email με κεφαλίδα List-Id ή άλλες κεφαλίδες List: ενημερωτικά δελτία και λίστες αλληλογραφίας·
• email με κεφαλίδα Auto-Submitted με τιμή διαφορετική από "no": αυτόματα μηνύματα, όπως ένα άλλο μήνυμα απουσίας ή μια ειδοποίηση από κάποιο σύστημα·
• email από διευθύνσεις όπως MAILER-DAEMON ή διευθύνσεις που αρχίζουν με "owner-" ή τελειώνουν σε "-request".

Η δική σας απάντηση φέρει η ίδια την κεφαλίδα Auto-Submitted: auto-replied. Έτσι ένα άλλο μήνυμα απουσίας γνωρίζει ότι δεν πρέπει να απαντήσει πίσω, και δεν δημιουργείται ατέρμονος κύκλος.

Οι e-mail διευθύνσεις μου: απάντηση μόνο όταν το μήνυμα είναι για εσάς

Ο server απαντά μόνο αν μία από τις διευθύνσεις σας βρίσκεται στις κεφαλίδες To ή Cc (RFC 5230, ενότητα 4.5). Έτσι αποφεύγετε να απαντάτε σε email που ήρθε μέσω μιας λίστας ή ως Bcc. Ποιες διευθύνσεις σας ανήκουν, ο server το γνωρίζει μόνο εν μέρει: τη διεύθυνση του γραμματοκιβωτίου σας σίγουρα, αλλά όχι τη διεύθυνση info@ που ανακατευθύνεται σε εσάς.

Γι' αυτό το πεδίο Οι e-mail διευθύνσεις μου είναι σημαντικό (στο Sieve :addresses). Καταχωρίστε εκεί κάθε διεύθυνση στην οποία λαμβάνετε email, και τις διευθύνσεις ανακατεύθυνσης. Με την επιλογή Συμπλήρωση με όλες τις email διευθύνσεις μου, το webmail παίρνει τις διευθύνσεις από τις ταυτότητές σας. Αν ξεχάσετε το info@, ένας πελάτης που γράφει στο info@ δεν λαμβάνει μήνυμα απουσίας και ίσως περιμένει μάταια.

Έναρξη, λήξη και τι γίνεται με το email

Με μια Ώρα έναρξης και μια Ώρα λήξης, το μήνυμα ενεργοποιείται και απενεργοποιείται μόνο του. Αυτός είναι ο ασφαλέστερος τρόπος: δεν μπορείτε να ξεχάσετε να το απενεργοποιήσετε. Αν τις αφήσετε κενές, το μήνυμα είναι ενεργό όσο η Κατάσταση είναι Ενεργό. Ένα μήνυμα απουσίας που συνεχίζει να στέλνεται εβδομάδες μετά τις διακοπές είναι ένα γνωστό λάθος και μπερδεύει τους πελάτες.

Στην Ενέργεια εισερχόμενου μηνύματος επιλέγετε τι γίνεται με το ίδιο το email. Αφήστε την επιλογή Διατήρηση. Το vacation αφήνει κανονικά το μήνυμα στο γραμματοκιβώτιό σας (RFC 5230, ενότητα 4.7), και θέλετε να διαβάσετε όταν επιστρέψετε τι έφτασε. Η Απόρριψη σημαίνει ότι το email που λαμβάνετε εξαφανίζεται. Η Ανακατεύθυνση σε ή η Αποστολή αντιγράφου σε έχουν νόημα μόνο προς έναν συνάδελφο μέσα στον δικό σας οργανισμό, με τα ίδια μειονεκτήματα όπως στο μάθημα 6.2.

Τι γράφετε και τι όχι

Ένα καλό μήνυμα απουσίας είναι σύντομο και βοηθά τον αποστολέα:

• Πότε επιστρέφετε, ή μέχρι πότε δεν απαντάτε.
• Ποιος αναλαμβάνει στο μεταξύ, με μια διεύθυνση ή έναν αριθμό τηλεφώνου που εξυπηρετείται.
• Τι μπορεί να κάνει ο αποστολέας αν είναι επείγον.

Και τι δεν γράφετε: λεπτομέρειες που βοηθούν απατεώνες και διαρρήκτες. Η απάντηση πηγαίνει σε όλους όσοι σας γράφουν, και σε spammers και αγνώστους. Μην γράψετε λοιπόν ότι βρίσκεστε για τρεις εβδομάδες στο εξωτερικό, πού πηγαίνετε, τον προσωπικό σας αριθμό ή το όνομα του αντικαταστάτη σας με μια θέση που μπορεί να εκμεταλλευτεί ένας απατεώνας ("γράψτε στον λογιστή μας Γιάννη για πληρωμές"). Ένας απατεώνας χρησιμοποιεί ευχαρίστως ένα τέτοιο μήνυμα για να γράψει ένα πειστικό ψεύτικο email, για παράδειγμα ένα αίτημα επείγουσας πληρωμής εκ μέρους κάποιου που ούτως ή άλλως δεν είναι διαθέσιμος.

Παράδειγμα ενός καλού μηνύματος:

Θέμα: Απουσία έως και τις 3 Ιανουαρίου

Σας ευχαριστώ για το μήνυμά σας. Θα διαβάζω ξανά τα email μου από τις 4 Ιανουαρίου.
Για παραγγελίες και ερωτήσεις μπορείτε να απευθυνθείτε στο info@example.com.

Όχι διπλά

Μπορείτε να ρυθμίσετε ένα μήνυμα απουσίας και στον πίνακα διαχείρισης της hosting σας, στη WebOké στο DirectAdmin. Χρησιμοποιήστε μόνο ένα από τα δύο. Αν είναι και τα δύο ενεργά, όλοι λαμβάνουν δύο αυτόματες απαντήσεις.

Στην πράξη: έτσι λειτουργεί στο webmail

Το μήνυμα απουσίας βρίσκεται στις Ρυθμίσεις > Εκτός γραφείου, με Θέμα, Σώμα, Ώρα έναρξης, Ώρα λήξης και Κατάσταση, και στις Προηγμένες ρυθμίσεις τα Οι e-mail διευθύνσεις μου, Διάστημα απάντησης και Ενέργεια εισερχόμενου μηνύματος. Το αποτέλεσμα το βλέπετε στα Φίλτρα > Ενέργειες > Επεξεργασία ομάδας φίλτρων. Τα βήματα περιγράφονται στο εγχειρίδιο του Roundcube, στην ενότητα Ρύθμιση μηνύματος απουσίας. Σε άλλα webmail λειτουργεί παρόμοια: το Gmail έχει αυτόματη απάντηση διακοπών στις ρυθμίσεις, το Outlook.com αυτόματες απαντήσεις.

Σύνοψη

• Ένα μήνυμα απουσίας είναι ένα φίλτρο Sieve (vacation, RFC 5230) που εκτελείται στον server.
• Ο ίδιος αποστολέας λαμβάνει το πολύ μία απάντηση ανά Διάστημα απάντησης· χωρίς επιλογή, αυτό είναι 7 ημέρες.
• Καμία απάντηση σε λίστες αλληλογραφίας (List-Id) και σε αυτόματα μηνύματα (Auto-Submitted), και απάντηση μόνο αν μία από τις διευθύνσεις σας βρίσκεται στο To ή στο Cc.
• Στο πεδίο Οι e-mail διευθύνσεις μου συμπληρώστε και τις διευθύνσεις ανακατεύθυνσης, χρησιμοποιήστε ημερομηνία έναρξης και λήξης και αφήστε την ενέργεια στη Διατήρηση.
• Γράψτε πότε επιστρέφετε και σε ποιον μπορεί να απευθυνθεί κανείς, αλλά όχι λεπτομέρειες που βοηθούν απατεώνες.

Κουίζ

Άσκηση

Άσκηση A6.3: Έλεγχος του μηνύματος απουσίας σας. Ετοιμάστε στο δικό σας γραμματοκιβώτιο ένα μήνυμα απουσίας στις Ρυθμίσεις > Εκτός γραφείου, με Ώρα έναρξης και Ώρα λήξης που βρίσκονται και οι δύο στο μέλλον· έτσι το μήνυμα δεν είναι ακόμη πραγματικά ενεργό και κανείς δεν λαμβάνει απάντηση τώρα. Συμπληρώστε θέμα, κείμενο, Οι e-mail διευθύνσεις μου και Διάστημα απάντησης, και αφήστε την Ενέργεια εισερχόμενου μηνύματος στη Διατήρηση. Στη συνέχεια επικολλήστε το σετ φίλτρων σας (Ρυθμίσεις > Φίλτρα > Ενέργειες > Επεξεργασία ομάδας φίλτρων, αντιγραφή όλου του περιεχομένου) ή ανεβάστε το αρχείο από τη Λήψη. Το πρόγραμμα διαβάζει το script στη μνήμη (δεν αποθηκεύεται τίποτα) και ελέγχει: υπάρχει ενέργεια vacation· το :days είναι τουλάχιστον 1· το θέμα δεν είναι κενό· το κείμενο έχει περισσότερους από 40 χαρακτήρες· υπάρχει όριο ημερομηνίας με currentdate (διαφορετικά πορτοκαλί: μήπως ξεχάσετε να το απενεργοποιήσετε;)· το :addresses περιέχει τουλάχιστον μία διεύθυνση (διαφορετικά πορτοκαλί)· και το μήνυμα διατηρείται, δηλαδή χωρίς discard και χωρίς ανακατεύθυνση σε διεύθυνση εκτός του domain σας. Μετά την άσκηση απενεργοποιήστε ξανά το μήνυμα, αν δεν το χρειάζεστε.

Περαιτέρω ανάγνωση

Όπου περιγράφονται βήματα στο webmail, ισχύουν για το webmail της WebOké· σε άλλα webmail λειτουργεί παρόμοια.

• Roundcube Webmail 7.3: Ρύθμιση μηνύματος εκτός γραφείου
• Roundcube Webmail 7.1: Δημιουργία φίλτρου
• Δωρεάν μάθημα Ασφαλείς online για επιχειρηματίες 1.2: Phishing, απάτη τύπου CEO και απάτη τιμολογίων
• Κανόνες email στον server (φίλτρα στον server)
• RFC 5230, Sieve Email Filtering: Vacation Extension (στα αγγλικά): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc5230
• Γιατί δεν λαμβάνουν όλοι το μήνυμα απουσίας σας