Επαφές και ομάδες

Ενότητα 7: Το βιβλίο διευθύνσεών σας · Χρόνος ανάγνωσης: 9 λεπτά

Στόχος μαθήματος: Μετά από αυτό το μάθημα μπορείτε να εξηγήσετε ποια βιβλία διευθύνσεων κρατά το webmail, πώς λειτουργεί η αυτόματη συμπλήρωση, και να χρησιμοποιείτε μια ομάδα έτσι ώστε να μη διαρρέουν διευθύνσεις.

Βασικές έννοιες: επαφή, Προσωπικές Διευθύνσεις, Συλλεγέντες Παραλήπτες, Έμπιστοι Αποστολείς, αυτόματη συμπλήρωση, ομάδα, Κρυφή κοινοποίηση (Bcc), ελαχιστοποίηση δεδομένων

Γιατί βιβλίο διευθύνσεων, αφού το webmail θυμάται τα πάντα;

Πολλοί σχεδόν δεν χρησιμοποιούν το βιβλίο διευθύνσεών τους. Πληκτρολογούν μερικά γράμματα στο πεδίο Παραλήπτης, το webmail συμπληρώνει μια διεύθυνση, και τέλος. Αυτό λειτουργεί, όμως η διεύθυνση που συμπληρώνει το webmail δεν προέρχεται πάντα από μια λίστα που διατηρείτε εσείς. Και ακριβώς εκεί γίνονται τα λάθη: μια παλιά διεύθυνση ενός πελάτη, ένα τυπογραφικό λάθος που κάνατε κάποτε, ή δύο άτομα με το ίδιο μικρό όνομα.

Μια επαφή είναι μια καρτέλα με στοιχεία για ένα άτομο ή έναν οργανισμό: ένα όνομα, μία ή περισσότερες διευθύνσεις email και, αν θέλετε, επίσης τηλέφωνο, ταχυδρομική διεύθυνση, οργανισμό ή μια σημείωση. Το βιβλίο διευθύνσεων είναι η συλλογή αυτών των καρτελών. Στο webmail το βιβλίο διευθύνσεων βρίσκεται στον server, όπως και η αλληλογραφία σας. Ανήκει στο γραμματοκιβώτιό σας και στον τρόπο με τον οποίο συνδέεστε (μάθημα 1.3): αν ξαφνικά συνδεθείτε διαφορετικά, για παράδειγμα με συμπληρωμένο το πεδίο Εξυπηρετητής, το βιβλίο διευθύνσεών σας μπορεί να φαίνεται άδειο.

Τρία βιβλία διευθύνσεων, τρεις σκοποί

Αν κάνετε κλικ στις Επαφές, βλέπετε αριστερά όχι ένα αλλά τρία βιβλία διευθύνσεων. Το καθένα έχει τη δική του δουλειά.

Η διαφορά ανάμεσα στα δύο πρώτα είναι σημαντική. Οι Συλλεγέντες Παραλήπτες είναι μια αυτόματη μνήμη. Θυμάται τα πάντα, ακόμη και εκείνη τη μία διεύθυνση με τυπογραφικό λάθος από την οποία το μήνυμά σας επέστρεψε, και ακόμη την παλιά διεύθυνση ενός συναδέλφου που έχει φύγει εδώ και καιρό. Οι Προσωπικές Διευθύνσεις σας είναι μια λίστα που κρατάτε εσείς καθαρή.

Οι Έμπιστοι Αποστολείς έχουν άλλη λειτουργία. Δεν αφορούν τη συμπλήρωση, αλλά τις εξωτερικές εικόνες. Από προεπιλογή το webmail δεν φορτώνει εικόνες από το διαδίκτυο, επειδή με αυτές οι αποστολείς μπορούν να δουν πότε ανοίγετε το μήνυμά τους (μάθημα 2.2). Αν επιλέξετε για έναν αποστολέα ότι τον εμπιστεύεστε πάντα, μπαίνει σε αυτή τη λίστα. Στις Ρυθμίσεις > Προτιμήσεις > Προβολή Μηνυμάτων μπορείτε στη συνέχεια να επιλέξετε να εμφανίζονται αμέσως οι εξωτερικοί πόροι από έμπιστους αποστολείς.

Αυτόματη συμπλήρωση: πρακτική, αλλά προσέξτε τι επιλέγετε

Όταν πληκτρολογείτε μερικά γράμματα στο πεδίο Παραλήπτης, το webmail αναζητά στα βιβλία διευθύνσεών σας ονόματα και διευθύνσεις που ξεκινούν με αυτά ή τα περιέχουν. Εμφανίζεται μια μικρή λίστα και εσείς επιλέγετε. Αυτό λέγεται αυτόματη συμπλήρωση.

Ένα παράδειγμα. Η Κατερίνα Παπαδοπούλου (katerina@example.com) έχει έναν πελάτη, τον Στέλιο (stelios@example.net). Πριν από έναν χρόνο του έστειλε μία φορά κατά λάθος στη διεύθυνση stelios@example.org, μια διεύθυνση που δεν είναι δική του. Το μήνυμα δεν επέστρεψε, επειδή η διεύθυνση αυτή τυχαίνει να υπάρχει. Από τότε υπάρχουν δύο «Στέλιος» στους Συλλεγέντες Παραλήπτες. Όταν η Κατερίνα πληκτρολογεί "stel", βλέπει και τους δύο. Αν επιλέξει τη λάθος, μια προσφορά καταλήγει σε έναν άγνωστο.

Γι' αυτό, δύο συνήθειες:

• Βάλτε τα άτομα στα οποία στέλνετε συχνά στις Προσωπικές Διευθύνσεις, με το πλήρες όνομά τους. Έτσι, κατά τη συμπλήρωση βλέπετε ένα αναγνωρίσιμο όνομα αντί για μια σκέτη διεύθυνση.
• Αν δείτε στη λίστα μια λάθος ή παλιά διεύθυνση, διαγράψτε την από τους Συλλεγέντες Παραλήπτες. Διαφορετικά το webmail θα συνεχίσει να την προτείνει.

Ένας γρήγορος τρόπος να προσθέσετε κάποιον: ανοίξτε ένα μήνυμά του, κάντε κλικ στο όνομά του πάνω από το μήνυμα και επιλέξτε Προσθήκη στο βιβλίο διευθύνσεων.

Ομάδες: ένα όνομα για πολλές διευθύνσεις

Μια ομάδα είναι μια ετικέτα που κολλάτε σε επαφές, όπως "Διοικητικό Συμβούλιο", "Προμηθευτές" ή "Ομάδα". Μια επαφή μπορεί να ανήκει σε περισσότερες ομάδες, και η διαγραφή μιας ομάδας δεν διαγράφει τις ίδιες τις επαφές. Στην εικόνα βλέπετε μια ομάδα κάτω από τις Προσωπικές Διευθύνσεις, με τις τρεις τελείες για τις ενέργειες της ομάδας.

Όταν στέλνετε email σε μια ομάδα, το webmail βάζει όλες τις διευθύνσεις της ομάδας στο πεδίο όπου επιλέγετε την ομάδα. Εδώ χρειάζεται προσοχή. Αν επιλέξετε την ομάδα στο πεδίο Παραλήπτης (Προς), τότε όλοι στην ομάδα βλέπουν τις διευθύνσεις όλων των άλλων. Για ένα διοικητικό συμβούλιο πέντε ατόμων που γνωρίζονται, αυτό είναι εντάξει. Για μια ομάδα πελατών που δεν γνωρίζονται μεταξύ τους, είναι πρόβλημα.

Οι διευθύνσεις email φυσικών προσώπων είναι δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα κατά την έννοια του GDPR. Αν στείλετε ένα μήνυμα σε σαράντα πελάτες με όλες τις διευθύνσεις ορατές, έχετε δώσει αυτές τις διευθύνσεις σε όλους τους άλλους. Αυτό μπορεί να αποτελεί παραβίαση δεδομένων (μάθημα 3.1). Η λύση είναι απλή: επιλέξτε την ομάδα στην Κρυφή κοινοποίηση. Έτσι όλοι λαμβάνουν το μήνυμα, αλλά κανείς δεν βλέπει τους άλλους παραλήπτες. Βάλτε στο πεδίο Προς τη δική σας διεύθυνση: έτσι το μήνυμα έχει έναν κανονικό παραλήπτη και λαμβάνετε κι εσείς ένα αντίγραφο.

Ο Νίκος, συνάδελφος της Κατερίνας, στέλνει κάθε μήνα email στους προμηθευτές του ατελιέ. Έχει μια ομάδα "Προμηθευτές" με δώδεκα διευθύνσεις. Επιλέγει την ομάδα στην Κρυφή κοινοποίηση και βάζει τη διεύθυνση nikos@example.com στο Προς. Αν ένας προμηθευτής απαντήσει με Απάντηση όλων, η απάντηση πηγαίνει μόνο στον Νίκο, επειδή οι άλλες διευθύνσεις δεν υπήρχαν στο μήνυμα.

Παγίδες με τις ομάδες

• Το ημερήσιο όριο. Κάθε παραλήπτης μετράει στον αριθμό μηνυμάτων που επιτρέπεται να στέλνει το πακέτο σας ανά ημέρα, και στην Κρυφή κοινοποίηση. Μια ομάδα μερικών εκατοντάδων διευθύνσεων μπορεί να φτάσει το όριό σας (μάθημα 8.4). Για ένα ενημερωτικό σε μεγάλη λίστα χρησιμοποιήστε μια υπηρεσία ενημερωτικών δελτίων: αυτή φροντίζει και για την απεγγραφή και καταγράφει σε ποιους επιτρέπεται πραγματικά να στέλνετε.
• Παραλήπτες που δεν το θέλουν. Μια ομάδα δεν είναι λίστα αλληλογραφίας. Δεν υπάρχει κουμπί απεγγραφής. Αν κάποιος ζητήσει να μην του στέλνετε άλλο, αφαιρέστε τον πραγματικά από την ομάδα.
• Μια παλιά ομάδα. Μια ομάδα μένει όπως τη δημιουργήσατε. Όποιος φεύγει παραμένει μέσα μέχρι να τον αφαιρέσετε εσείς. Ελέγχετε τις ομάδες σας κατά διαστήματα.
• Φήμη ως προς το spam. Πολλά μηνύματα ταυτόχρονα σε διευθύνσεις που δεν υπάρχουν πια επιστρέφουν πολλά μηνύματα σφάλματος. Για τους servers παραλαβής αυτό μοιάζει με πρόχειρη ή ανεπιθύμητη αποστολή.

Κρατήστε ό,τι χρειάζεστε, όχι περισσότερα

Ο GDPR περιλαμβάνει την αρχή της ελαχιστοποίησης των δεδομένων: δεν επεξεργάζεστε περισσότερα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα από όσα χρειάζονται για τον σκοπό σας και δεν τα διατηρείτε περισσότερο από όσο χρειάζεται (άρθρο 5 του GDPR). Για ένα βιβλίο διευθύνσεων αυτό σημαίνει στην πράξη:

• Βάλτε ό,τι χρειάζεστε για να επικοινωνήσετε με κάποιον: όνομα, διεύθυνση, ίσως έναν αριθμό τηλεφώνου. Η ημερομηνία γέννησης ή η διεύθυνση κατοικίας ενός πελάτη συνήθως δεν χρειάζεται να υπάρχει εκεί.
• Κάντε εκκαθάριση. Ένας πελάτης πριν από πέντε χρόνια στον οποίο δεν στέλνετε πια email δεν χρειάζεται να υπάρχει εκεί.
• Λάβετε υπόψη ότι και οι Συλλεγέντες Παραλήπτες περιέχουν δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα και ότι αυτή η λίστα μεγαλώνει αυτόματα.

Αυτό δεν αποτελεί νομική συμβουλή. Το τι χρειάζεται στη δική σας περίπτωση εξαρτάται από τον οργανισμό και τον σκοπό σας.

Στην πράξη: έτσι λειτουργεί στο webmail

Όλα θα τα βρείτε στις Επαφές στο κύριο μενού. Μια ομάδα τη δημιουργείτε με τις τρεις τελείες δίπλα στις ομάδες και στη συνέχεια Προσθήκη ομάδας. Βάζετε επαφές μέσα σύροντάς τες στην ομάδα. Κατά τη σύνταξη επιλέγετε μια ομάδα πληκτρολογώντας το όνομά της στο Προς, στην Κοινοποίηση ή στην Κρυφή κοινοποίηση, ή με το κουμπάκι με τα ανθρωπάκια δίπλα στο πεδίο. Τα βήματα περιγράφονται στον Οδηγό του Roundcube (8.1 και 8.2). Ποιες διευθύνσεις θυμάται το webmail το ρυθμίζετε στις Ρυθμίσεις > Προτιμήσεις > Επαφές. Σε άλλα webmail, όπως το Gmail ή το Outlook.com, λειτουργεί παρόμοια: εκεί οι ομάδες λέγονται συχνά ετικέτες ή λίστες επαφών.

Σύνοψη

• Το webmail έχει τρία βιβλία διευθύνσεων: Προσωπικές Διευθύνσεις (η δική σας λίστα), Συλλεγέντες Παραλήπτες (αυτόματα, όλες οι διευθύνσεις στις οποίες στείλατε) και Έμπιστοι Αποστολείς (για εξωτερικό περιεχόμενο).
• Η αυτόματη συμπλήρωση προτείνει και παλιές ή λάθος διευθύνσεις. Βάλτε τις σταθερές επαφές με πλήρες όνομα στο δικό σας βιβλίο διευθύνσεων και διαγράψτε τις λάθος διευθύνσεις.
• Μια ομάδα βάζει όλες τις διευθύνσεις στο πεδίο όπου την επιλέγετε. Άτομα που δεν γνωρίζονται μεταξύ τους τα βάζετε στην Κρυφή κοινοποίηση.
• Οι μεγάλες ομάδες μετρούν στο ημερήσιο όριο. Ένα ενημερωτικό το στέλνετε με μια υπηρεσία ενημερωτικών δελτίων.
• Κρατήστε στο βιβλίο διευθύνσεών σας μόνο ό,τι χρειάζεται και κάνετε εκκαθάριση.

Κουίζ

Άσκηση

Άσκηση D7.1: Δημιουργία και χρήση ομάδας. Δημιουργήστε στις Προσωπικές Διευθύνσεις σας τρεις επαφές (για παράδειγμα τον εαυτό σας, έναν συνάδελφο και έναν φίλο, ή τρία φανταστικά πρόσωπα με διευθύνσεις στο example.com) και μια ομάδα με όνομα της επιλογής σας. Βάλτε τις τρεις επαφές στην ομάδα. Ξεκινήστε ένα νέο μήνυμα, βάλτε τη δική σας διεύθυνση στο Προς και επιλέξτε την ομάδα στην Κρυφή κοινοποίηση. Δείτε τι εμφανίζεται στο πεδίο Κρυφή κοινοποίηση. Μην στείλετε το μήνυμα, αλλά αποθηκεύστε το ως πρόχειρο ή διαγράψτε το. Στη συνέχεια απαντήστε: (1) Τι είδατε στο πεδίο Κρυφή κοινοποίηση αφού επιλέξατε την ομάδα: το όνομα της ομάδας ή τις μεμονωμένες διευθύνσεις; (2) Ας υποθέσουμε ότι ένας παραλήπτης επιλέγει Απάντηση όλων: ποιος λαμβάνει αυτή την απάντηση; (3) Κοιτάξτε στους Συλλεγέντες Παραλήπτες: υπάρχει εκεί κάποια διεύθυνση που είναι λάθος ή παλιά; Τι κάνετε με αυτήν;

Περαιτέρω ανάγνωση

Όπου περιγράφονται βήματα στο webmail, ισχύουν για το webmail της WebOké. Σε άλλα webmail λειτουργεί παρόμοια.

• Roundcube Webmail 8.1: Προσθήκη και εύρεση επαφών
• Roundcube Webmail 8.2: Δημιουργία ομάδων
• Roundcube Webmail 10.1: Οι σημαντικότερες ρυθμίσεις
• Όριο αποστολής email
• Δωρεάν μάθημα Ασφαλείς online για επιχειρηματίες 8.2: Παραβιάσεις δεδομένων και η υποχρέωση γνωστοποίησης
• Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων (GDPR): https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj
• Χρήση Bcc και ιδιωτικότητα: αποστολή email σε ομάδα παραληπτών που δεν γνωρίζονται μεταξύ τους