Προς, Κοινοποίηση, Κρυφή κοινοποίηση και Απάντηση σε

Ενότητα 3: Σύνταξη email · Χρόνος ανάγνωσης: 11 λεπτά

Στόχος μαθήματος: Μετά από αυτό το μάθημα μπορείτε να επιλέγετε συνειδητά για κάθε παραλήπτη ανάμεσα σε Προς, Κοινοποίηση και Κρυφή κοινοποίηση, γνωρίζετε τι ακριβώς κάνουν η Απάντηση όλων, η Απάντηση σε και η προώθηση, και αποφεύγετε τη διαρροή διευθύνσεων.

Βασικές έννοιες: Προς, Κοινοποίηση (Cc), Κρυφή κοινοποίηση (Bcc), φάκελος αποστολής, Απάντηση όλων, Λίστα παραληπτών απάντησης, Απάντηση σε (Reply-To), Σε συνέχεια, προώθηση σαν επισύναψη, παραβίαση δεδομένων, ημερήσιο όριο

Τρία πεδία, τρεις ρόλοι

Όταν γράφετε ένα μήνυμα, βλέπετε από προεπιλογή ένα πεδίο για παραλήπτες. Με το σύμβολο συν δίπλα του προστίθενται περισσότερα. Αυτά τα πεδία δεν είναι διακοσμητικά: κάθε πεδίο λέει κάτι στον παραλήπτη για τον ρόλο του.

• Το Προς (To) είναι για όποιον πρέπει να κάνει κάτι ή από τον οποίο περιμένετε απάντηση. Αν βάλετε τρία άτομα στο Προς, θα νιώσουν και τα τρία ότι απευθύνεστε σε αυτά. Ή, αντίθετα, κανένα από τα τρία, επειδή ο καθένας πιστεύει ότι θα το αναλάβει κάποιος άλλος. Γι' αυτό βάλτε κατά προτίμηση ένα άτομο στο Προς ή αναφέρετε στην πρώτη πρόταση ποιος κάνει τι.
• Η Κοινοποίηση (Cc, carbon copy, δηλαδή αντίγραφο) είναι για όποιον παρακολουθεί. Κάποιος στην Κοινοποίηση δεν χρειάζεται να κάνει τίποτα, αλλά ξέρει τι συμβαίνει. Όλοι οι παραλήπτες βλέπουν ποιος βρίσκεται στην Κοινοποίηση.
• Η Κρυφή κοινοποίηση (Bcc, blind carbon copy) είναι για όποιον λαμβάνει αντίγραφο που οι άλλοι δεν πρέπει να δουν. Όποιος βρίσκεται στην Κρυφή κοινοποίηση είναι αόρατος για τους παραλήπτες στο Προς και στην Κοινοποίηση, και οι παραλήπτες της Κρυφής κοινοποίησης δεν βλέπουν ούτε ο ένας τον άλλον.

Πώς μπορεί η Κρυφή κοινοποίηση να είναι αόρατη, αφού το μήνυμα φτάνει κανονικά σε αυτά τα άτομα; Αυτό οφείλεται στη διαφορά ανάμεσα στον φάκελο αποστολής (envelope) και στις κεφαλίδες (headers), από το μάθημα 1.1. Ο mail server παραδίδει το μήνυμα στις διευθύνσεις του φακέλου αποστολής (RCPT TO). Οι κεφαλίδες To και Cc είναι απλώς κείμενο μέσα στο μήνυμα. Με την Κρυφή κοινοποίηση, το πρόγραμμα email σας βάζει μεν τη διεύθυνση στον φάκελο αποστολής, αλλά αφαιρεί την κεφαλίδα Bcc από το μήνυμα που λαμβάνουν οι άλλοι. Το πρότυπο για τη μορφή των μηνυμάτων (RFC 5322) περιγράφει ακριβώς αυτή τη συμπεριφορά.

Κρυφή κοινοποίηση και GDPR: μια ορατή διεύθυνση μπορεί να είναι παραβίαση δεδομένων

Μια διεύθυνση email όπως η stelios@example.net είναι δεδομένο προσωπικού χαρακτήρα: ανήκει σε έναν αναγνωρίσιμο άνθρωπο. Αν στείλετε ένα μήνυμα σε σαράντα πελάτες και τους βάλετε όλους στο Προς ή στην Κοινοποίηση, κάθε πελάτης λαμβάνει τις διευθύνσεις των άλλων τριάντα εννέα. Εκείνοι δεν έδωσαν ποτέ τη συγκατάθεσή τους γι' αυτό.

Ο GDPR ονομάζει ένα τέτοιο περιστατικό παραβίαση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα (άρθρο 4 σημείο 12): ένα σφάλμα ασφάλειας που οδηγεί, μεταξύ άλλων, σε μη εξουσιοδοτημένη κοινολόγηση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα. Με απλά λόγια: διαρροή δεδομένων. Το αν πρέπει να το γνωστοποιήσετε στην εποπτική αρχή εξαρτάται από τον κίνδυνο για τα πρόσωπα που αφορά (άρθρο 33). Σαράντα διευθύνσεις πελατών ενός ανθοπωλείου είναι κάτι διαφορετικό από σαράντα διευθύνσεις συμμετεχόντων σε μια ομάδα υποστήριξης για χρέη: στη δεύτερη περίπτωση, και μόνο το γεγονός ότι κάποιος βρίσκεται στη λίστα αποκαλύπτει κάτι ευαίσθητο. Αν έχετε αμφιβολίες, καταγράψτε το περιστατικό και ελέγξτε αν απαιτείται γνωστοποίηση. Η σειρά μαθημάτων Ασφάλεια online εξετάζει το θέμα πιο αναλυτικά.

Ο κανόνας είναι απλός: όταν στέλνετε email σε μια ομάδα ανθρώπων που δεν γνωρίζονται (ή δεν χρειάζεται να γνωρίζονται), βάλτε τους στην Κρυφή κοινοποίηση και βάλτε τον εαυτό σας στο Προς. Αυτό ισχύει και όταν επιλέγετε μια ομάδα από το βιβλίο διευθύνσεών σας: το webmail βάζει τότε όλες τις διευθύνσεις στο πεδίο που χρησιμοποιείτε.

Μια παγίδα που λίγοι γνωρίζουν: ένας παραλήπτης της Κρυφής κοινοποίησης που πατά Απάντηση όλων αποκαλύπτει τον εαυτό του. Η απάντησή του πηγαίνει σε όλους στο Προς και στην Κοινοποίηση, και εκείνοι βλέπουν ξαφνικά ότι είχε λάβει κρυφό αντίγραφο. Αν βάζετε κάποιον στην Κρυφή κοινοποίηση για να παρακολουθεί, πείτε του να μην απαντήσει. Αν θέλετε να συμμετέχει κάποιος φανερά, χρησιμοποιήστε την Κοινοποίηση.

Απαντήσεις: Απάντηση, Απάντηση όλων, Λίστα παραληπτών απάντησης

Σε ένα εισερχόμενο μήνυμα έχετε τρεις τρόπους να απαντήσετε.

• Η Απάντηση πηγαίνει μόνο στον αποστολέα (ή στη διεύθυνση του πεδίου Απάντηση σε, δείτε παρακάτω).
• Η Απάντηση όλων πηγαίνει στον αποστολέα και σε όλους στο Προς και στην Κοινοποίηση. Χρησιμοποιήστε την μόνο αν όλοι οι υπόλοιποι χρειάζονται πραγματικά την απάντησή σας. Ένα «Ευχαριστώ!» σε είκοσι άτομα είναι θόρυβος.
• Η Λίστα παραληπτών απάντησης (μέσω του βέλους δίπλα στην Απάντηση όλων) είναι για μηνύματα από λίστα αλληλογραφίας. Το λογισμικό της λίστας προσθέτει στο μήνυμα την κεφαλίδα List-Post (RFC 2369) και το webmail στέλνει τότε την απάντησή σας στη λίστα αντί για το άτομο που έγραψε το μήνυμα.

Αν διστάζετε ανάμεσα στην Απάντηση και στην Απάντηση όλων, κοιτάξτε πριν από την αποστολή τα πεδία Προς και Κοινοποίηση. Βλέπετε ακριβώς ποιος θα το λάβει. Αφαιρέστε όποιον δεν χρειάζεται να είναι εκεί.

Απάντηση σε και Σε συνέχεια

Με το Απάντηση σε (την κεφαλίδα Reply-To) λέτε: τις απαντήσεις σε αυτό το μήνυμα τις θέλω σε άλλη διεύθυνση. Η Κατερίνα, για παράδειγμα, στέλνει ένα μήνυμα από τη διεύθυνση katerina@example.com για μια παραγγελία, αλλά θέλει οι απαντήσεις να φτάνουν στην κοινόχρηστη διεύθυνση info@example.com, ώστε να τις βλέπει και ο Νίκος. Συμπληρώνει τότε στο Απάντηση σε τη διεύθυνση info@example.com. Όταν ο πελάτης πατήσει Απάντηση, η info@ είναι ήδη συμπληρωμένη ως παραλήπτης.

Το Απάντηση σε είναι επίσης ένα συνηθισμένο κόλπο των απατεώνων: ο αποστολέας φαίνεται σωστός, αλλά η απάντησή σας πηγαίνει σε έναν εντελώς διαφορετικό τομέα (μάθημα 2.4). Γι' αυτό ρίχνετε κατά καιρούς μια ματιά στη διεύθυνση που συμπληρώνει το webmail όταν απαντάτε.

Το Σε συνέχεια (την κεφαλίδα Mail-Followup-To) προέρχεται από τον κόσμο των λιστών αλληλογραφίας. Με αυτό δηλώνετε πού πρέπει να πηγαίνουν οι επόμενες απαντήσεις σε μια συζήτηση, για παράδειγμα μόνο στη λίστα και όχι επιπλέον σε εσάς προσωπικά. Δεν το λαμβάνουν υπόψη όλα τα προγράμματα email. Στα συνηθισμένα επαγγελματικά μηνύματα το αφήνετε κενό.

Προώθηση: στο κείμενο ή σαν επισύναψη

Με την Προώθηση στέλνετε ένα εισερχόμενο μήνυμα σε κάποιον άλλον. Με το βέλος δίπλα επιλέγετε τον τρόπο:

• στο κείμενο (inline): το παλιό μήνυμα μπαίνει ως παράθεμα κάτω από το δικό σας κείμενο. Χρήσιμο για να ενημερώσετε γρήγορα κάποιον. Ο παραλήπτης μπορεί να το διαβάσει ως κανονικό μήνυμα.
• σαν επισύναψη: ολόκληρο το αρχικό μήνυμα επισυνάπτεται ως αρχείο .eml, με όλες τις κεφαλίδες. Αυτό το χρειάζεστε όταν κάποιος πρέπει να μπορεί να δει από πού ήρθε πραγματικά ένα μήνυμα, για παράδειγμα όταν προωθείτε phishing σε ένα helpdesk.

Κατά την προώθηση, προσέξτε τι περιέχει το παράθεμα. Μια μακριά αλληλογραφία περιέχει συχνά διευθύνσεις, αριθμούς τηλεφώνου ή συμφωνίες ανθρώπων που δεν γνωρίζουν ότι τη δίνετε σε κάποιον άλλον. Αφαιρέστε ό,τι δεν χρειάζεται να δει ο νέος παραλήπτης.

Πολλοί παραλήπτες: το ημερήσιο όριο

Ένα γραμματοκιβώτιο είναι φτιαγμένο για προσωπική αλληλογραφία, όχι για ενημερωτικά δελτία. Για την αποφυγή κατάχρησης, μπορείτε να στέλνετε περιορισμένο αριθμό μηνυμάτων ανά ημέρα. Στη WebOké το όριο αυτό ισχύει για ολόκληρο το πακέτο σας μαζί: όλα τα γραμματοκιβώτια, το webmail και την ιστοσελίδα σας. Προσοχή: κάθε παραλήπτης μετράει. Ένα μήνυμα με διακόσιες διευθύνσεις στην Κρυφή κοινοποίηση αντιστοιχεί σε διακόσια μηνύματα. Αν θέλετε να απευθύνεστε τακτικά σε μια μεγάλη ομάδα, χρησιμοποιήστε μια υπηρεσία ενημερωτικών δελτίων. Αυτή φροντίζει επίσης για τη διαγραφή από τη λίστα και για μια τακτοποιημένη λίστα, όπως αρμόζει σε ένα ενημερωτικό. Και σε άλλους παρόχους υπάρχουν παρόμοια όρια.

Παράδειγμα: ένα μήνυμα, τρία πεδία

Η Κατερίνα στέλνει την προσφορά για τα λουλούδια του γάμου στον Στέλιο.

To:   Στέλιος <stelios@example.net>
Cc:   Νίκος <nikos@example.com>
Reply-To: info@example.com
Subject: Προσφορά για τα λουλούδια του γάμου 14 Ιουνίου: παρακαλώ έγκριση έως 1 Μαΐου

Ο Στέλιος πρέπει να δώσει την έγκρισή του, γι' αυτό βρίσκεται στο Προς. Ο Νίκος φτιάχνει τα λουλούδια και παρακολουθεί: Κοινοποίηση. Ο Στέλιος βλέπει ότι ο Νίκος παρακολουθεί, και αυτό είναι καλό, γιατί ο Νίκος ίσως του τηλεφωνήσει αργότερα. Οι απαντήσεις φτάνουν στην info@, την οποία ελέγχουν και η Κατερίνα και ο Νίκος.

Στην πράξη: έτσι λειτουργεί στο webmail

Στη Δημιουργία μηνύματος υπάρχει το πεδίο Παραλήπτης. Με το σύμβολο συν δεξιά από αυτό το πεδίο προσθέτετε Κοινοποίηση, Κρυφή κοινοποίηση, Απάντηση σε και Σε συνέχεια. Με το κουμπί με τα ανθρωπάκια επιλέγετε επαφές ή μια ομάδα από το βιβλίο διευθύνσεών σας. Πάνω από ένα ανοιχτό μήνυμα βρίσκονται τα κουμπιά Απάντηση, Απάντηση όλων (με τη Λίστα παραληπτών απάντησης κάτω από το βέλος) και Προώθηση (με την επιλογή στο κείμενο ή σαν επισύναψη). Τα βήματα περιγράφονται στο εγχειρίδιο του Roundcube. Σε άλλα webmail, όπως το Gmail ή το Outlook.com, τα κουμπιά έχουν σχεδόν τα ίδια ονόματα και λειτουργούν παρόμοια.

Σύνοψη

• Το Προς είναι για όποιον πρέπει να κάνει κάτι, η Κοινοποίηση για όποιον παρακολουθεί, η Κρυφή κοινοποίηση για όποιον πρέπει να μείνει αόρατος.
• Η Κρυφή κοινοποίηση λειτουργεί μέσω του φακέλου αποστολής: η διεύθυνση λαμβάνει το μήνυμα, αλλά η κεφαλίδα Bcc δεν φτάνει στους άλλους.
• Ορατές διευθύνσεις ανθρώπων που δεν γνωρίζονται μπορεί να αποτελούν παραβίαση δεδομένων (άρθρο 4 σημείο 12 GDPR)· το αν θα τη γνωστοποιήσετε εξαρτάται από τον κίνδυνο (άρθρο 33).
• Απάντηση όλων μόνο όταν όλοι χρειάζονται την απάντησή σας· ένας παραλήπτης της Κρυφής κοινοποίησης που τη χρησιμοποιεί αποκαλύπτει τον εαυτό του.
• Το Απάντηση σε στέλνει τις απαντήσεις σε άλλη διεύθυνση· κάθε παραλήπτης μετράει στο ημερήσιο όριο.

Κουίζ

Άσκηση

Άσκηση A3.1: Ποιον βάζετε πού; Διαβάστε τις πέντε περιπτώσεις και επιλέξτε για καθεμία αν το πρόσωπο ή η ομάδα που αναφέρεται ανήκει στο Προς, στην Κοινοποίηση ή στην Κρυφή κοινοποίηση. (1) Η Κατερίνα στέλνει την προσφορά για τα λουλούδια του γάμου και θέλει ο Στέλιος να την εγκρίνει: πού βάζει τον Στέλιο; (2) Στο ίδιο μήνυμα η Κατερίνα θέλει ο Νίκος να ξέρει τι συμφωνήθηκε· ο Νίκος δεν χρειάζεται να κάνει τίποτα και ο Στέλιος μπορεί να βλέπει ότι ο Νίκος παρακολουθεί: πού βάζει τον Νίκο; (3) Η Κατερίνα ενημερώνει με email σαράντα πελάτες που δεν γνωρίζονται μεταξύ τους ότι το κατάστημα θα είναι κλειστό την 25η Μαρτίου (εθνική εορτή): πού βάζει τους πελάτες; (4) Η Κατερίνα ζητά από την υπηρεσία διανομής (programmatismos@example.org) και από τον Νίκο να επιβεβαιώσουν και οι δύο πριν από την Παρασκευή αν μπορούν το Σάββατο· περιμένει απάντηση και από τους δύο: πού βάζει την υπηρεσία διανομής; (5) Η Κατερίνα απαντά σε ένα παράπονο πελάτη και θέλει ένα αντίγραφο στη δική της διεύθυνση αρχείου archeio@example.com· αυτή η διεύθυνση δεν κάνει τίποτα με το μήνυμα και ο πελάτης δεν χρειάζεται να τη δει: πού βάζει τη διεύθυνση archeio@example.com; Επιλέγετε για κάθε περίπτωση από τα πεδία επιλογής και το πρόγραμμα συγκρίνει τις απαντήσεις σας με τις σωστές. Για κάθε περίπτωση βλέπετε αν η επιλογή σας είναι σωστή και γιατί.

Περαιτέρω ανάγνωση

Όπου περιγράφονται βήματα στο webmail, ισχύουν για το webmail της WebOké· σε άλλα webmail η λειτουργία είναι παρόμοια.

• Roundcube Webmail 4.1: Σύνταξη νέου μηνύματος
• Roundcube Webmail 4.2: Απάντηση και προώθηση
• Roundcube Webmail 13.4: Συμπληρώθηκε το ημερήσιο όριο
• Όριο αποστολής email
• Δωρεάν μάθημα Ασφαλείς online για επιχειρηματίες 8.2: Παραβιάσεις δεδομένων και η υποχρέωση γνωστοποίησης
• Δωρεάν μάθημα Το email σε τάξη: ρύθμιση και σωστή παράδοση 7.2: Συγκατάθεση, απεγγραφή και μια καθαρή λίστα
• RFC 5322, Internet Message Format (στα αγγλικά): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc5322
• GDPR, Κανονισμός (ΕΕ) 2016/679: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj
• Χρήση Bcc και ιδιωτικότητα: αποστολή email σε ομάδα παραληπτών που δεν γνωρίζονται μεταξύ τους