Ένα σύστημα που μπορείτε να διατηρήσετε

Ενότητα 5: Οργάνωση και εύρεση · Χρόνος ανάγνωσης: 8 λεπτά

Στόχος μαθήματος: Μετά από αυτό το μάθημα μπορείτε να επιλέξετε και να οργανώσετε έναν απλό τρόπο εργασίας για το γραμματοκιβώτιό σας. Έτσι βλέπετε τι μένει να γίνει και βρίσκετε τα μηνύματά σας χωρίς να ταξινομείτε κάθε μέρα.

Βασικές έννοιες: Εισερχόμενα ως λίστα εργασιών, τέσσερις επιλογές, σήμανση, μη αναγνωσμένα, αρχείο, σταθερές ώρες, κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο

Γιατί ένα σύστημα

Ένα γεμάτο γραμματοκιβώτιο σπάνια είναι το πρόβλημα. Το πρόβλημα είναι ότι δεν βλέπετε πια τι μένει να γίνει. Η ερώτηση ενός πελάτη χάνεται ανάμεσα στα ενημερωτικά, ένα τιμολόγιο που πρέπει ακόμη να πληρώσετε βρίσκεται στη σελίδα τέσσερα. Ένα σύστημα το λύνει αυτό με μερικές σταθερές συμφωνίες με τον εαυτό σας. Δεν χρειάζεται να είναι περίπλοκο. Πρέπει κυρίως να είναι τόσο απλό, ώστε να το εφαρμόζετε ακόμη και σε τρεις μήνες.

Δεν υπάρχει μία καλύτερη μέθοδος. Οι άνθρωποι δουλεύουν διαφορετικά και μια ατομική επιχείρηση έχει άλλο είδος email από έναν σύλλογο. Αυτό το μάθημα σας δίνει τα δομικά στοιχεία και τις επιλογές. Εσείς επιλέγετε τι σας ταιριάζει.

Τα Εισερχόμενα ως λίστα εργασιών

Ο πυρήνας σχεδόν κάθε λειτουργικού συστήματος: τα Εισερχόμενα είναι λίστα εργασιών, όχι αρχείο. Ό,τι βρίσκεται στα Εισερχόμενα, χρειάζεται ακόμη κάτι από εσάς. Ό,τι έχει ολοκληρωθεί, φεύγει από εκεί. Έτσι μια ματιά στα Εισερχόμενα σας δείχνει αμέσως πόση δουλειά υπάρχει.

Για αυτό παίρνετε για κάθε μήνυμα μία από τέσσερις αποφάσεις:

1. Διαγραφή. Δεν το χρειάζεστε. Διαγράψτε το ή αναφέρετέ το ως spam, αν είναι spam. Ένα ενημερωτικό που δεν διαβάζετε ποτέ: καταργήστε την εγγραφή σας, ώστε να μην ξαναέρθει.
2. Αρχείο. Έχει ολοκληρωθεί, αλλά θέλετε να το κρατήσετε. Ένα κλικ στην Αρχειοθέτηση (μάθημα 5.1) και φεύγει από τη μέση, αλλά το βρίσκετε ξανά με την αναζήτηση (μάθημα 5.3).
3. Ενέργεια. Πρέπει να γίνει κάτι που διαρκεί περισσότερο από λίγα λεπτά. Αφήστε το εκεί και δώστε του μια σήμανση (τη σημαία Σημειωμένο), ώστε να ξεχωρίζει. Αν χρειάζεται λιγότερο από λίγα λεπτά, κάντε το αμέσως και αρχειοθετήστε το στη συνέχεια.
4. Αναμονή. Περιμένετε μια απάντηση ή μια πληρωμή. Μπορείτε να το σημειώσετε ή να το μετακινήσετε σε έναν δικό σας φάκελο Σε αναμονή, τον οποίο ελέγχετε μία φορά την εβδομάδα.

Το σημαντικότερο είναι να μην προχωράτε χωρίς απόφαση. Κάθε μήνυμα που ανοίγετε και αφήνετε χωρίς επιλογή, θα πρέπει να το ξαναδιαβάσετε αργότερα.

Λίγοι φάκελοι και αναζήτηση ή πολλοί φάκελοι

Πόσους φακέλους χρειάζεστε; Για αυτό υπάρχουν δύο σχολές.

Πολλοί φάκελοι: ένας φάκελος ανά πελάτη, ανά έργο, ανά προμηθευτή. Πλεονέκτημα: βλέπετε όλα τα μηνύματα ενός πελάτη μαζί. Μειονέκτημα: κάθε μήνυμα απαιτεί μια απόφαση για το πού θα πάει και ένα email που αφορά δύο πελάτες δεν ταιριάζει σε κανέναν από τους δύο. Μετά από έναν χρόνο έχετε συχνά σαράντα φακέλους, από τους οποίους χρησιμοποιείτε πέντε.

Λίγοι φάκελοι και αναζήτηση: ένα αρχείο, ενδεχομένως χωρισμένο ανά έτος, και κατά τα άλλα αναζήτηση. Πλεονέκτημα: η αρχειοθέτηση είναι ένα κλικ, χωρίς σκέψη. Μειονέκτημα: πρέπει να ξέρετε να κάνετε καλή αναζήτηση. Το μάθημα 5.3 δείχνει ότι αυτό λειτουργεί πολύ καλά στο webmail: κατά αποστολέα, παραλήπτη, περιεχόμενο, σε όλους τους φακέλους ταυτόχρονα.

Για πολλούς ανθρώπους λειτουργεί καλύτερα μια ενδιάμεση λύση: μερικοί φάκελοι για πράγματα που πρέπει πραγματικά να είναι χωριστά (για παράδειγμα Τιμολόγια για το λογιστήριο) και κατά τα άλλα ένα αρχείο. Οι φάκελοι που γεμίζουν αυτόματα μέσω ενός φίλτρου (ενότητα 6) δεν σας κοστίζουν καμία δουλειά. Αυτοί μπορούν λοιπόν να είναι λίγο περισσότεροι.

Σήμανση, μη αναγνωσμένα και φιλτράρισμα της λίστας

Μερικά εργαλεία του webmail κάνουν το σύστημα πιο εύκολο:

• Σημειωμένο. Με Μαρκάρισμα > Σημειωμένο ένα μήνυμα παίρνει μια σημαία και εμφανίζεται κόκκινο στη λίστα. Η σημαία αποθηκεύεται στον server, οπότε τη βλέπουν και το πρόγραμμα email και το τηλέφωνό σας (εκεί συχνά ονομάζεται αστέρι ή σημαία).
• Μη αναγνωσμένα. Με Μαρκάρισμα > Ως μη-αναγνωσμένα επαναφέρετε ένα μήνυμα σε μη αναγνωσμένο. Χρήσιμο ως υπενθύμιση, αλλά αναξιόπιστο ως σύστημα: ένα τηλέφωνο που ανοίγει για λίγο ένα μήνυμα, το κάνει ξανά αναγνωσμένο.
• Τυπος στις επιλογές αναζήτησης. Επιλέξτε στο Τυπος για παράδειγμα Σημειωμένο ή Αναπάντητο. Τότε η λίστα δείχνει μόνο αυτά τα μηνύματα. Το Αναπάντητο είναι χρήσιμο στα Εισερχόμενα: είναι τα μηνύματα στα οποία δεν έχετε απαντήσει ακόμη. Προσοχή: το webmail γνωρίζει μόνο αν έχετε κάνει εσείς κλικ στην Απάντηση. Αν απαντήσατε από το τηλέφωνο ή τηλεφωνήσατε, το μήνυμα μετράει ακόμη ως αναπάντητο, εκτός αν η εφαρμογή email σας το σημειώνει επίσης ως απαντημένο.

Υπάρχει και μια παγίδα: η αυτόματη σήμανση ως αναγνωσμένο. Αν το webmail είναι ρυθμισμένο ώστε ένα μήνυμα να γίνεται αμέσως αναγνωσμένο μόλις εμφανιστεί στο παράθυρο προεπισκόπησης, τότε η ένδειξη μη αναγνωσμένο χάνει το νόημά της. Στις Ρυθμίσεις > Προτιμήσεις > Προβολή Μηνυμάτων επιλέγετε μετά από πόσα δευτερόλεπτα ένα μήνυμα μετράει ως αναγνωσμένο (μάθημα 2.1).

Σταθερές ώρες

Όποιος απαντά όλη τη μέρα σε κάθε νέο email, προλαβαίνει ελάχιστη άλλη δουλειά. Ένα σύστημα λειτουργεί καλύτερα με σταθερές ώρες: για παράδειγμα το πρωί, μετά το μεσημεριανό και στο τέλος της ημέρας. Σε κάθε τέτοια στιγμή διεκπεραιώνετε τα Εισερχόμενα με τις τέσσερις επιλογές. Μία φορά την εβδομάδα ελέγχετε τα σημειωμένα μηνύματα και τον φάκελο Σε αναμονή. Το πόσο συχνά κοιτάτε εξαρτάται από τη δουλειά σας. Ένα ηλεκτρονικό κατάστημα με ερωτήσεις πελατών κοιτάει συχνότερα από έναν σύλλογο. Αυτό που μετράει είναι να επιλέγετε εσείς, αντί να επιλέγει για εσάς κάθε ειδοποίηση.

Ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο

Αν περισσότερα άτομα εργάζονται στο ίδιο γραμματοκιβώτιο, όπως το info@, χρειάζεστε συμφωνίες, αλλιώς απαντούν δύο άτομα ή κανένα. Για παράδειγμα:

• Όποιος αναλαμβάνει ένα μήνυμα, το σημειώνει αμέσως (τη σημαία τη βλέπουν όλοι, επειδή αποθηκεύεται στον server).
• Μετά την απάντηση το μήνυμα πηγαίνει στο αρχείο, ώστε τα Εισερχόμενα να δείχνουν τι είναι ακόμη ανοιχτό.
• Οι απαντήσεις στέλνονται από την ίδια διεύθυνση και με την ίδια υπογραφή (ενότητα 4).
• Ένα άτομο ανά ημέρα είναι υπεύθυνο να αδειάσουν τα Εισερχόμενα.

Συμφωνήστε επίσης τι δεν κάνετε: κανείς δεν ρυθμίζει πρόγραμμα email με POP σε αυτό το γραμματοκιβώτιο, γιατί τότε τα μηνύματα εξαφανίζονται για τους άλλους (μάθημα 1.2).

Στην πράξη: έτσι λειτουργεί στο webmail

Το Μαρκάρισμα το βρίσκετε στη γραμμή εργαλείων πάνω από το μήνυμα. Η Αρχειοθέτηση εμφανίζεται ως κουμπί μόλις έχετε επιλέξει φάκελο αρχείου στις Ρυθμίσεις > Προτιμήσεις > Ειδικοί Φάκελοι. Ο Τυπος και τα άλλα φίλτρα βρίσκονται στις επιλογές αναζήτησης (το βελάκι στο πεδίο αναζήτησης). Τα βήματα περιγράφονται στο εγχειρίδιο του Roundcube, στις ενότητες Σήμανση, μετακίνηση και διαγραφή και Αρχειοθέτηση μηνυμάτων. Σε άλλα webmail λειτουργεί παρόμοια: το Gmail έχει κουμπί Αρχειοθέτηση και αστέρια, το Outlook.com κουμπί Αρχειοθέτηση και σημαίες.

Σύνοψη

• Τα Εισερχόμενα είναι λίστα εργασιών: ό,τι βρίσκεται εκεί, χρειάζεται ακόμη κάτι από εσάς.
• Πάρτε για κάθε μήνυμα μία απόφαση: διαγραφή, αρχείο, ενέργεια (σήμανση) ή αναμονή.
• Λίγοι φάκελοι και καλή αναζήτηση απαιτούν λιγότερη δουλειά από πολλούς φακέλους. Οι φάκελοι που γεμίζει ένα φίλτρο δεν κοστίζουν τίποτα.
• Οι σημάνσεις και η κατάσταση απαντημένο αποθηκεύονται στον server και είναι επομένως ορατές και στους συναδέλφους σε ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο.
• Διεκπεραιώνετε τα Εισερχόμενα σε σταθερές ώρες και κάντε συμφωνίες όταν μοιράζεστε ένα γραμματοκιβώτιο.

Κουίζ

Άσκηση

Άσκηση D5.2: Το σχέδιο οργάνωσής σας. Ανοίξτε το δικό σας γραμματοκιβώτιο στο webmail. Μετρήστε πόσους φακέλους έχετε (Ρυθμίσεις > Φάκελοι) και πόσα μη αναγνωσμένα μηνύματα υπάρχουν στα Εισερχόμενα. Στη συνέχεια επιλέξτε ένα σύστημα: λίγοι φάκελοι και αρχείο, πολλοί φάκελοι ή μια ενδιάμεση λύση. Οργανώστε το: επιλέξτε φάκελο αρχείου στους Ειδικούς Φακέλους, αν δεν έχετε ακόμη, καταργήστε φακέλους που δεν χρησιμοποιήσατε για έναν χρόνο (μετακινήστε πρώτα τα μηνύματα στο αρχείο σας) και διεκπεραιώστε τα Εισερχόμενα μία φορά με τις τέσσερις επιλογές. Έπειτα απαντήστε για τον εαυτό σας: πόσους φακέλους είχατε και πόσους έχετε τώρα; Πόσα μηνύματα υπάρχουν ακόμη στα Εισερχόμενα και χρειάζονται όλα πραγματικά ακόμη κάτι από εσάς; Σε ποιες σταθερές ώρες θα κοιτάτε στο εξής το email σας; Και αν μοιράζεστε ένα γραμματοκιβώτιο: ποιες δύο συμφωνίες κάνετε με τους συναδέλφους σας;

Περαιτέρω ανάγνωση

Όπου περιγράφονται βήματα στο webmail, ισχύουν για το webmail της WebOké. Σε άλλα webmail λειτουργεί παρόμοια.

• Roundcube Webmail 3.3: Σήμανση, μετακίνηση και διαγραφή μηνυμάτων
• Roundcube Webmail 6.2: Αρχειοθέτηση μηνυμάτων
• Roundcube Webmail 2.2: Η λίστα μηνυμάτων: ταξινόμηση και θέματα
• Φάκελοι στο mailbox σας: Εισερχόμενα, Απεσταλμένα, Πρόχειρα, Κάδος απορριμμάτων, Ανεπιθύμητα και Αρχείο