Писмо, което се чете

Модул 3: Писане на поща · Време за четене: 11 минути

Учебна цел: След този урок ще можете да пишете писмо, което се разбира бързо: с тема, която казва какво трябва да се направи, въпросът най-отгоре, подредена структура, цитат, който помага, и обмислен избор между обикновен текст и форматиране.

Основни понятия: ред за тема, ключово изречение, една тема на писмо, цитиране, под или над цитата, обикновен текст, HTML редактор, multipart/alternative, тон, Обратна разписка

Читателите първо преглеждат

Който отваря пощата си, не чете отгоре надолу. В списъка с писма той вижда име и тема, може би отваря писмото, прочита първите редове и тогава решава: да го свърши сега, по-късно или изобщо не. Доброто писмо е написано за тези няколко секунди. Въпросът не е в красивите изречения, а в реда: най-важното първо.

Две неща определят дали Вашето писмо ще издържи този първи поглед: темата и първото изречение.

Темата: резюме с действие

Редът за тема е единственото, което получателят вижда, преди да отвори писмото, и единственото, по което ще търси по-късно. „Въпросче“, „Инфо“ или „Re: Re: Fwd: оферта“ не казват нищо. Добрата тема отговаря на два въпроса: за какво става дума и какво очаквате?

• Лошо: въпросче
• По-добре: Сватба 14 юни: цветове и брой маси
• Най-добре: Сватба 14 юни: моля за цветовете и броя маси до 1 май

Последната тема съдържа дата и действие. Ахмед знае, без да отваря писмото, че трябва да реши нещо и до кога. Шест месеца по-късно Елена ще намери писмото, като потърси „сватба“ или „маси“ (урок 5.3).

Ако разговорът смени темата си, променете и реда за тема. Нишка, която се казва „Оферта“, но вече е за рекламация, не може да бъде намерена.

Първото изречение е въпросът

Започнете с най-важното: въпроса, решението или новината. Подробностите идват след това. Това се нарича още ключово изречение. Сравнете „Надявам се всичко да е наред, тук е голямо натоварване покрай Ден на майката, Димитър беше в отпуск и аз пак прегледах офертата...“ с „Ахмед, можете ли да ми кажете до 1 май две неща: цветовете и броя на масите?“ На втория вариант Ахмед може да отговори наведнъж. Любезното въведение е добре дошло, но не го поставяйте преди въпроса.

Няколко правила, които помагат:

• Една тема на писмо. Две теми в едно писмо често означават, че втората ще бъде забравена. Освен това не можете да архивирате писмото в една папка или да го пренасочите към правилния човек.
• Кратки абзаци, с празен ред между тях. Блок от петнадесет реда никой не чете на телефон.
• Няколко въпроса? Номерирайте ги. Тогава получателят може да отговори с „1. пастелни, 2. четиринадесет маси“.
• Посочете дата, когато имате нужда от нещо, и кажете защо („тогава мога да поръчам навреме от разсадника“).
• Завършете със следващата стъпка, а не с три удивителни.

Цитиране: само това, което помага

Когато отговаряте на писмо, уебпощата поставя оригиналното писмо като цитат във Вашия отговор, с > пред всеки ред при обикновен текст или с вертикална линия при форматиране. Цитатът е полезен: получателят вижда на какво отговаряте. Но при дълга нишка цитатът расте с всеки кръг, докато Вашият отговор от два реда изчезне под четири екрана текст.

Затова премахнете това, което не е нужно. Оставете само изречението, на което отговаряте, и напишете отговора си под него. Това се нарича отговор между редовете:

> Бяло с розово ли искате, или по-скоро пастелни цветове?
Пастелни, моля, с малко светлозелено.

> Колко маси бяха?
Четиринадесет.

Дали ще започнете над или под цитата, е въпрос на договореност. В деловата поща писането над цитата е станало обичайно, защото най-новото е най-отгоре. В техническите пощенски списъци нормата е под цитата или между редовете. Изберете това, което подхожда на хората, с които си пишете, и бъдете последователни. Уебпощата Ви позволява да изберете в Настройки > Писане на писма > При отговор на писмо.

Капан: в цитирана нишка понякога има неща, които новият получател не трябва да чете, например вътрешна бележка или телефонен номер. Прегледайте цитата, преди да добавите някого или да пренасочите писмото.

Обикновен текст или форматиране?

Едно писмо може да бъде написано по два начина.

• Обикновен текст: само букви, без удебеляване, цветове или картинки в текста. Пристига навсякъде еднакво, малък е и се чете добре на всеки екран, също и в просто приложение за поща или с екранен четец.
• HTML (форматиране): с удебеляване, заглавия, цветове, връзки зад думи и изображения. Пощенска програма, която изпраща форматиране, обикновено изпраща и версия с обикновен текст в същото писмо. Това се нарича multipart/alternative: получателят получава версията, която неговата програма може да покаже най-добре.

Форматирането има смисъл, когато помага на съдържанието: таблица с часове, заглавие над всяка част, удебелен краен срок. Няма смисъл, когато е само украса: цветни букви, фон или пет шрифта. Форматирането може и да се загуби или да пристигне различно, например ако получателят чете само обикновен текст. Затова никога не предавайте смисъла само чрез цвят („червените дати са заети“).

В уебпощата на WebOké по подразбиране пишете с обикновен текст. HTML редакторът се включва за отделно писмо с бутончето с картинката горе вляво в текстовото поле или по подразбиране в Настройки > Писане на писма.

Тон, преглед и Обратна разписка

В писмото липсват гласът и лицето Ви. Кратко изречение, което Вие сте замислили като ефективно, може да прозвучи грубо за другия. Няколко основни правила: поздравете и се сбогувайте, пишете „можете ли“ вместо „трябва да“, никога не пишете нещо, което не бихте казали на глас на получателя, и изчакайте с изпращането, ако сте ядосани. Да оставите чернова и да я прегледате час по-късно (урок 3.4) спестява много съжаления.

Преди да щракнете върху Изпрати, прегледайте още веднъж: правилен ли е получателят, правилна ли е темата, въпросът най-отгоре ли е, приложен ли е файлът (урок 3.3)?

С опцията Обратна разписка молите получателя да Ви уведоми, че е отворил писмото Ви. Използвайте я умерено. Получателят вижда въпрос на екрана, може да откаже, а много програми никога не изпращат потвърждение. Липсата на потвърждение следователно не означава нищо. Освен това, ако искате потвърждение за всяко писмо, това изглежда недоверчиво. Ако искате да сте сигурни, че нещо е пристигнало, просто попитайте в текста.

На практика: така работи в уебпощата

Дали пишете над или под цитата, избирате в Настройки > Писане на писма. Там задавате и дали по подразбиране пишете с форматиране. HTML редакторът се включва за отделно писмо с бутончето с картинката. Обратна разписка ще намерите сред опциите вдясно в екрана Напиши. Ръководството за Roundcube описва бутоните стъпка по стъпка. В друга уебпоща и в пощенските програми опциите се наричат по подобен начин, а правилата за писане важат навсякъде.

Обобщение

• Пишете за първия поглед: темата и първото изречение определят дали писмото Ви ще бъде прочетено.
• Добрата тема казва за какво става дума и какво очаквате, по възможност с дата.
• Една тема на писмо, кратки абзаци, номерирани въпроси и ясна следваща стъпка.
• Цитирайте само това, което помага; изберете над или под цитата и се придържайте към избора си.
• Форматиране само когато помага на съдържанието; искайте Обратна разписка най-много по изключение.

Тест (quiz)

Задача

Задача D3.2: Пренапишете объркано писмо. Отворете материала slechte-mail.txt: писмо от Елена до Ахмед с тема „въпросче“, в което четири теми са смесени, а истинският въпрос идва едва в края. Пренапишете го в уебпощата като ново писмо до себе си (не го изпращайте на друг човек). Използвайте този контролен списък: темата казва за какво става дума, какво трябва да се направи и до кога; първото изречение е въпросът; въпросите са номерирани; нещата, които не са свързани с тази тема, са премахнати (или са в отделно писмо); в полето До е само този, който трябва да отговори; писмото е по-кратко от оригинала. След това отговорете: кое изречение от оригинала всъщност беше същността, какво пропуснахте и защо, и трябва ли Димитър да е в До, в Cc или изобщо да не е включен? Накрая сравнете с примерния отговор към тази задача.

Прочетете още

Когато са описани стъпки в уебпощата, те важат за уебпощата на WebOké; в друга уебпоща работи по подобен начин.

• Roundcube Webmail 4.2: Отговор и препращане
• Roundcube Webmail 4.4: Форматиране, чернови и допълнителни опции
• Roundcube Webmail 10.1: Най-важните настройки
• Roundcube Webmail 9.1: Търсене в пощата