Модул 5 · 5.2
Система, която ще следвате дълго
Модул 5: Подреждане и намиране · Време за четене: 8 минути
Учебна цел: След този урок ще можете да изберете и настроите прост начин на работа с Вашата пощенска кутия, така че да виждате какво още трябва да се свърши и да намирате писмата си, без да ги сортирате всеки ден.
Основни понятия: Входящи като работна кутия, четири решения, маркиране, непрочетени, архив, фиксирани моменти, споделена пощенска кутия
Защо Ви е нужна система
Пълната пощенска кутия рядко е проблемът. Проблемът е, че вече не виждате какво още трябва да се свърши. Въпрос от клиент потъва между бюлетините, а фактура, която още трябва да платите, е на четвърта страница. Системата решава това с няколко постоянни уговорки със самия себе си. Не е нужно да е сложна. Най-важното е да е толкова проста, че след три месеца все още да я спазвате.
Няма един най-добър метод. Хората работят по различен начин, а едноличната фирма получава различна поща от едно сдружение. Този урок Ви дава градивните елементи и възможностите за избор. Вие избирате кое Ви подхожда.
Входящи като работна кутия
Основата на почти всяка работеща система е: Входящи е работна кутия, а не архив. Това, което е във Входящи, още изисква нещо от Вас. Това, което е готово, излиза оттам. Така един поглед към Входящи веднага Ви показва колко работа има.
За целта при всяко писмо вземате едно от четири решения:
- Изтриване. Не Ви е нужно. Изтрийте го или го докладвайте като спам, ако е спам. Бюлетин, който никога не четете: отпишете се и той повече няма да идва.
- Архив. Писмото е приключено, но искате да го запазите. Едно щракване върху Архив (урок 5.1) и то изчезва от погледа Ви, но го намирате отново чрез търсене (урок 5.3).
- За действие. Трябва да се направи нещо, което отнема повече от няколко минути. Оставете писмото и му поставете маркировка (флагчето Като отбелязани), за да се откроява. Ако отнема по-малко от няколко минути, направете го веднага и след това архивирайте писмото.
- Чакане. Очаквате отговор или плащане. Можете да маркирате писмото или да го преместите в отделна папка Чакащи, която преглеждате веднъж седмично.
Най-важното е да не продължавате нататък, без да сте взели решение. Всяко писмо, което отворите и оставите без избор, ще трябва да прочетете отново по-късно.
Малко папки и търсене или много папки
Колко папки са Ви нужни? По този въпрос има две школи.
Много папки: папка за всеки клиент, проект или доставчик. Предимство: виждате всичко за един клиент на едно място. Недостатък: всяко писмо изисква решение къде да отиде, а писмо, което засяга двама клиенти, не пасва в нито една от двете папки. След година често имате четиридесет папки, от които използвате пет.
Малко папки и търсене: един архив, при желание разделен по години, а за всичко останало търсене. Предимство: архивирането е едно щракване, без да мислите. Недостатък: трябва да умеете да търсите добре. Урок 5.3 показва, че в уеб пощата това става много лесно: по подател, получател, съдържание, във всички папки едновременно.
За много хора най-добре работи междинен вариант: няколко папки за неща, които наистина трябва да са отделно (например Фактури за счетоводството), а иначе един архив. Папките, които се пълнят автоматично чрез филтър (модул 6), не Ви струват никакъв труд. Затова те може да са малко повече.
Маркиране, непрочетени и филтриране на списъка
Няколко помощни средства в уеб пощата улесняват системата:
- Като отбелязани. С Маркирай > Като отбелязани писмото получава флагче и се оцветява в червено в списъка. Флагчето се съхранява на сървъра, така че Вашата пощенска програма и телефонът Ви също го виждат (там често се нарича звезда или флаг).
- Като нови. С Маркирай > Като нови връщате писмото в състояние непрочетено. Удобно е като напомняне, но е ненадеждно като система: телефон, който за миг отвори писмото, отново го отбелязва като прочетено.
- Тип в опциите за търсене. Изберете при Тип например Отбелязани или Без отговор. Тогава списъкът показва само тези писма. Без отговор е полезно във Входящи: това са писмата, на които още не сте отговорили. Внимание: уеб пощата знае само дали Вие сте щракнали върху Отговор. Ако сте отговорили от телефона или сте се обадили, писмото все още се води без отговор, освен ако пощенското Ви приложение също не го отбележи като отговорено.
Има и капан: автоматичното отбелязване като прочетено. Ако уеб пощата е настроена така, че писмото става прочетено веднага щом се покаже в прозореца за преглед, състоянието непрочетено губи смисъла си. В Настройки > Настройки > Изглед на пощенска кутия избирате след колко секунди писмото се счита за прочетено (урок 2.1).
Фиксирани моменти
Който по цял ден реагира на всяко ново писмо, не стига до почти никаква друга работа. Системата работи по-добре с фиксирани моменти: например сутрин, след обяд и в края на деня. При всеки такъв момент обработвате Входящи с четирите решения. Веднъж седмично преглеждате отбелязаните писма и папката Чакащи. Колко често проверявате зависи от работата Ви. Онлайн магазин с въпроси от клиенти проверява по-често от едно сдружение. Важното е Вие да избирате, вместо всяко известие да избира вместо Вас.
Споделена пощенска кутия
Ако няколко души работят в една пощенска кутия, например info@, са Ви нужни уговорки, иначе ще отговорят двама души или никой. Например:
- Който поеме дадено писмо, веднага го маркира (флагчето се вижда от всички, защото се съхранява на сървъра).
- След отговора писмото отива в архива, така че Входящи показва какво е още отворено.
- Отговорите се изпращат от един и същ адрес и с един и същ подпис (модул 4).
- Всеки ден един човек отговаря Входящи да бъде изчистена.
Уговорете също какво не правите: никой не настройва пощенска програма с POP за тази пощенска кутия, защото тогава пощата изчезва за останалите (урок 1.2).
На практика: как работи това в уеб пощата
Маркирай ще намерите в лентата с инструменти над писмото; Архив се появява като бутон, след като сте избрали папка за архив в Настройки > Настройки > Служебни папки. Тип и другите филтри са в опциите за търсене (стрелката в полето за търсене). Стъпките са описани в ръководството за Roundcube в разделите Маркиране, преместване и изтриване и Архивиране на писма. В други уеб пощи нещата работят по подобен начин: Gmail има бутон Архивиране и звезди, а Outlook.com има бутон Архивиране и флагове.
Обобщение
- Входящи е работна кутия: това, което е в нея, още изисква нещо от Вас.
- При всяко писмо вземете едно решение: изтриване, архив, за действие (маркиране) или чакане.
- Малко папки плюс добро търсене изискват по-малко труд от много папки; папките, които се пълнят от филтър, не струват нищо.
- Маркировките и състоянието отговорено се съхраняват на сървъра и затова се виждат и от колегите в споделена пощенска кутия.
- Обработвайте Входящи във фиксирани моменти и правете уговорки, ако споделяте пощенска кутия.
Тест (quiz)
Задача
Задача D5.2: Вашият план за подреждане. Отворете собствената си пощенска кутия в уеб пощата. Пребройте колко папки имате (Настройки > Папки) и колко непрочетени писма има във Входящи. След това изберете система: малко папки плюс архив, много папки или междинен вариант. Настройте я: изберете папка за архив в Служебни папки, ако все още нямате такава, премахнете папките, които не сте използвали от година (първо преместете писмата в архива си), и обработете Входящи веднъж с четирите решения. След това си отговорете: колко папки имахте и колко имате сега? Колко писма са останали във Входящи и наистина ли всички те още изискват нещо от Вас? В кои фиксирани моменти занапред ще проверявате пощата си? И ако споделяте пощенска кутия: кои две уговорки ще направите с колегите си?
Задача D5.2: Вашият план за подреждане
Тази задача изпълнявате сами; никой не я проверява. Отбележете какво сте направили и маркирайте задачата като изпълнена.
Работеща система: Входящи е Вашата работна кутия. За всяко съобщение решавате: изтриване, архив, за изпълнение (флаг) или изчакване. Малко папки плюс добро търсене работи за повечето хора по-добре от десетки папки. Планирайте постоянен момент, в който да преглеждате флаговете и работната кутия.
Вашите отметки и бележки остават само в този браузър; не ги изпращаме никъде. Ако сте влезли, в Моите курсове запазваме само че сте изпълнили задачата.
Прочетете още
Където са описани стъпки в уеб пощата, те се отнасят за уеб пощата на WebOké; в други уеб пощи нещата работят по подобен начин.