Добрият подпис

Модул 4: Вие като подател · Време за четене: 10 минути

Учебна цел: След този урок ще можете да създадете кратък и полезен подпис с правилния разделителен ред, ще знаете защо пощенските програми разпознават този ред и ще избирате съзнателно между подпис в обикновен текст и подпис с форматиране или лого.

Основни понятия: подпис, разделителен ред "-- ", RFC 3676, правило за четири реда (RFC 1855), обикновен текст, HTML подпис, външно изображение, вградено изображение, отказ от отговорност

За какво служи подписът

Подписът (в webmail полето се казва Подпис) е краткият текст, който автоматично се добавя под Вашите писма. Целта е практична: получателят трябва без търсене да знае кой сте и как може да се свърже с Вас по друг начин. Представете си човек, който в 8 часа сутринта чете на телефона си Вашето писмо за доставка и иска да Ви се обади. Ако номерът Ви е отдолу, той се обажда. Ако го няма никъде, той отговаря с писмо и чака.

Какво трябва да съдържа:

• Вашето име и евентуално длъжността Ви;
• името на Вашата организация;
• телефонен номер, на който можете да бъдете намерени;
• Вашия уебсайт.

Какво не трябва да съдържа: цялата история на адресите Ви, три телефонни номера, пет икони на социални мрежи, мисъл на деня и копие на имейл адреса Ви (той вече е в From). Колкото повече неща поставите, толкова по-малко ще бъдат прочетени.

Разделителният ред: две тирета и интервал

Над подписа трябва да има определен ред: две тирета и интервал, и нищо друго на този ред.

До четвъртък!
Елена

--
Елена Димитрова | Флорално ателие Example
+359 000 000 000 | www.example.com

Редът -- е стара договореност от Usenet, която е обичайна и в електронната поща. Стандартът за поща в обикновен текст (RFC 3676, раздел 4.3) го описва като разделител между текста и подписа. Интервалът е задължителен: "--" без интервал е просто ред с две тирета.

Защо това е важно? Защото пощенските програми разпознават този ред. Много програми показват всичко под него в по-светъл цвят и пропускат подписа, когато отговаряте на писмо. Без този ред при всеки кръг от разговора подписът отново попада в цитата. След десет отговора в писмото има десет копия на един и същ подпис.

Webmail сам поставя разделителния ред над подписа Ви, когато го въведете в полето Подпис. Затова не го въвеждайте отново сами, иначе ще има два. И внимавайте при копиране от текстообработваща програма: тя понякога премахва интервала в края на реда.

Кратко: правилото за четири реда

Още през 1995 г. правилата за етикет в интернет (RFC 1855) дават едно практично правило: подписът да е кратък, не по-дълъг от четири реда. Тогава причината беше, че хората плащаха за връзката си на минута. Тази причина вече я няма, но правилото е все така добро: подпис от четири реда се чете, а подпис от дванадесет реда се прескача.

Четири реда са достатъчни, ако комбинирате умно. Използвайте разделител като |, за да поставите две данни на един ред:

--
Елена Димитрова | Флорално ателие Example
Цветя за сватби и фирми
+359 000 000 000 | www.example.com

Това са три реда с всичко, от което Ахмед има нужда.

Обикновен текст или HTML, и онова лого

Подписът може да бъде в обикновен текст или с форматиране (HTML), точно като писмата Ви (урок 3.2).

Подписът в обикновен текст пристига навсякъде еднакво, на всеки телефон и във всяка програма. За повечето хора това е най-добрият избор.

HTML подписът може да съдържа удебелен шрифт, цвят, връзка зад дума и лого. Тук има няколко капана:

• Подпис с форматиране се показва само ако пишете и писмото с форматиране. Ако пишете в обикновен текст, той се появява като обикновен текст под писмото Ви.
• Логото може да бъде добавено по два начина. Като външно изображение: картинка с уеб адрес, която вече е на Вашия уебсайт. Писмото остава малко, но много програми не зареждат външни изображения автоматично (както и самият webmail, урок 2.2). Тогава получателят вижда празно квадратче. Или като вградено изображение: картинката се изпраща като прикачен файл във всяко писмо. Тогава тя се вижда, но всяко писмо става по-голямо, а при някои получатели до всяко писмо се появява кламер, сякаш има прикачен файл.
• Лого от 300 KB под всяко писмо, дори под "Добре, до утре", е излишна загуба на хранилище за всички. Поддържайте логото малко, няколко десетки KB.
• Никога не поставяйте важни данни, като телефонния си номер, само в картинка. Картинката не може да се копира, а екранният четец не може да я прочете на глас.

Откази от отговорност: кратко и внимателно

Под много бизнес писма стои дълъг текст от рода на "Този имейл е предназначен единствено за адресата. Ако не сте адресатът, следва да..." Такъв отказ от отговорност има малка правна стойност. Получателят не се е съгласил с него, а и той стои под писмо, което вече е прочетено. Отказът от отговорност също прави писмото по-дълго от самото съдържание, особено в дълга кореспонденция.

Ако все пак искате да добавите нещо, ограничете се до едно кратко, фактическо изречение, без обещания или твърдения. Ако под бизнес писмата Ви трябват задължителни данни, например регистрационен номер, поставете ги в подписа си, а не в дълъг текст.

Кога се добавя подписът

В Настройки > Писане на писма определяте как webmail работи с подписа Ви: дали той винаги се добавя, също и при отговор и пренасочване, и дали стои под или над цитираното писмо. Ако пишете над цитата (урок 3.2), изберете подписът също да стои над цитата. Иначе той ще бъде съвсем отдолу, под старото писмо, където никой няма да го намери.

Ако имате няколко самоличности (урок 4.1), всяка самоличност има собствен подпис. Когато изберете друга самоличност в полето Подател, подписът се сменя заедно с нея.

На практика: как работи това в webmail

Създавате подписа в Настройки > Самоличности: щракнете върху адреса си и попълнете полето Подпис. С бутона с картинката получавате лента с инструменти за форматиране. В Настройки > Писане на писма задавате кога и къде да се добавя подписът. Докато пишете, го добавяте или сменяте с бутона Подпис. Ръководството за Roundcube описва стъпките. В други webmail услуги и пощенски програми това работи по подобен начин, макар че не всички програми поставят сами разделителния ред.

Обобщение

• Подписът съдържа Вашето име, организация, телефон и уебсайт; нищо повече.
• Разделителният ред е точно "-- " (две тирета и интервал, RFC 3676, раздел 4.3); програмите го разпознават и пропускат подписа при цитиране.
• Практично правило: най-много четири реда (RFC 1855).
• Обикновеният текст пристига добре навсякъде; логото е малко, а важните данни никога не стоят само в картинка.
• Отказите от отговорност имат малка правна стойност: кратко и внимателно, или изобщо без тях.

Тест (quiz)

Задача

Задача A4.2: Проверка на Вашия подпис. В Настройки > Самоличности задайте подпис за своята самоличност и изпратете писмо до себе си с WMC A4.2 в темата. Отворете полученото писмо, изберете Още > Експорт и качете .eml файла. Програмата чете файла само в паметта и проверява: темата съдържа A4.2; има текстова част; има разделителен ред, който е точно "-- " (с интервал: зелено; "--" без интервал: оранжево; без разделителен ред: червено); подписът под разделителния ред е най-много четири реда (зелено), пет или шест реда (оранжево) или повече (червено); подписът съдържа Вашето име или част от показваното Ви име, или телефонен номер или уебсайт; ако писмото Ви е в HTML, в него има и версия в обикновен текст (multipart/alternative); а изображение в подписа, което се изпраща като прикачен файл и е по-голямо от 50 KB, дава оранжево. За всеки ред виждате зелено, оранжево или червено с обяснение.

Прочетете още

Където са описани стъпки в webmail, те се отнасят за webmail на WebOké; в други webmail услуги това работи по подобен начин.

• Roundcube Webmail 5.2: Създаване на подпис
• Roundcube Webmail 5.1: Вашето име като подател
• Roundcube Webmail 10.1: Най-важните настройки
• RFC 3676, раздел 4.3 Usenet Signature Convention (на английски): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc3676
• RFC 1855, Netiquette Guidelines (на английски): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc1855