Импорт, експорт и преместване

Модул 7: Вашият адресник · Време за четене: 9 минути

Учебна цел: След този урок ще можете да пренасяте контактите си като файл от и към webmail, ще избирате съзнателно между vCard и CSV и ще избягвате дубликати и изгубени групи.

Основни понятия: vCard (.vcf), CSV, свързване на полета, присвояване на групи (CATEGORIES), дубликати, Замени цялата адресна книга, резервно копие, CardDAV

Адресникът Ви не се премества сам

Когато премествате пощата си от един доставчик към друг, писмата и папките Ви обикновено се пренасят: те се намират на IMAP сървъра и инструментът за преместване ги копира. Адресникът Ви се намира другаде. В webmail той е отделен списък, който принадлежи на webmail, а не на пощенската Ви кутия. Затова преместването на пощата не го пренася. Същото важи и в обратната посока: който преминава от Gmail или Outlook към нова пощенска кутия, оставя контактите си там, докато сам не ги пренесе.

Пренасянето става с файл. Експортирате от старата програма, получавате файл и импортирате този файл в новата. Има два вида файлове, които ще срещате често.

vCard: визитната картичка

vCard е текстов файл с разширение .vcf. Всяка картичка започва с BEGIN:VCARD и завършва с END:VCARD. Между тях на всеки ред стои по един елемент с фиксирано име пред него. Ето как изглежда картичката на Ахмед:

BEGIN:VCARD
VERSION:3.0
FN:Ахмед Мехмедов
N:Мехмедов;Ахмед;;;
EMAIL;TYPE=INTERNET:ahmed@example.net
ORG:Търговия на едро Example
TEL;TYPE=WORK:+359 000 000 000
CATEGORIES:Клиенти
END:VCARD

• VERSION показва коя версия на формата е използвана. Версия 4.0 е описана в RFC 6350; версия 3.0 е по-стара, но все още се използва и чете от почти всяка програма. Webmail експортира във версия 3.0.
• FN е пълното име, както го виждате, а N е името на части (фамилия, собствено име).
• EMAIL, TEL и ORG се разбират от само себе си. Една картичка може да съдържа повече адреси и номера.
• CATEGORIES е редът за групите. Ако Ахмед е във Вашата група "Клиенти", webmail записва това тук при експортирането.

Един файл .vcf може да съдържа една картичка или стотици една след друга. Предимството на vCard: значението на всяко поле е фиксирано. Програмата не трябва да гадае кое е телефонен номер.

CSV: таблица без правила

CSV (comma-separated values) е таблица във вид на текст: първият ред съдържа имената на колоните, а всеки следващ ред е един човек, със запетаи или точки и запетаи между стойностите. Можете да го отворите в spreadsheet. Това е удобно за почистване на списък, но има недостатък: няма фиксирано правило за колоните. Google назовава една колона по един начин, Outlook по друг, а Outlook на български пак различно от Outlook на английски.

Затова при CSV файл webmail трябва да свърже колоните със собствените си полета. Ако не разпознае дадена колона, Ви пита към кое поле принадлежи тя. Проверете внимателно това свързване. Класическа грешка: колоната със служебния адрес не е свързана и получавате сто контакта без имейл адрес.

Още два капана при CSV:

• Странни знаци. Ако след импортирането виждате "Müller" вместо "Müller", файлът не е бил записан в UTF-8. Запишете го отново в spreadsheet като CSV в UTF-8 и импортирайте пак.
• Разделител. Spreadsheet с европейски регионални настройки често използва точка и запетая. Ако всичко попадне в една колона, програмата е разчела разделителя погрешно.

Ако имате избор, изберете vCard. Google Contacts, Outlook и Apple Contacts могат да експортират както във vCard, така и в CSV.

Импорт без щети

В Контакти > Импорт избирате файла. Под него има два избора, които правят разликата между подреден импорт и разхвърлян адресник.

Импорт на задачи на група определя какво прави webmail с групите от файла (редовете CATEGORIES):

Замени цялата адресна книга първо изтрива всичко налично и след това поставя на негово място съдържанието на файла. Това е правилно само ако файлът наистина съдържа всичко, което искате да запазите. Оставяйте тази опция изключена по подразбиране.

А какво става с дубликатите? Ако вече има контакт със същия имейл адрес и същото име, webmail го пропуска при импортирането. Ако името е изписано различно ("Ахмед Мехмедов" срещу "А. Мехмедов"), webmail не го разпознава като дубликат и човекът се появява два пъти. Затова, ако по погрешка импортирате един и същ файл два пъти, не е страшно. Ако импортирате от два източника с различно изписване, почистете след това.

Пример. Елена преминава от стара пощенска програма. Там тя експортира контактите си като vCard, 212 картички. Импортира с "Всички (създава групи ако е необходимо)" и оставя "Замени цялата адресна книга" изключено. След това вижда отново старите си групи "Клиенти" и "Доставчици" и търси няколко имена, които е имала и в двете програми, за да премахне дубликатите.

Ако получите визитна картичка като прикачен файл в писмо, не е нужно първо да я записвате: при прикачен файл .vcf webmail показва бутон за добавянето ѝ към адресника Ви.

Експорт като резервно копие

Експортирате от Контакти > Експорт. Получавате един файл .vcf с всички Ваши контакти; със стрелката до бутона избирате между Експортиране на всичко и Експортиране на избраното (само избраните). Ако контактите Ви са в групи, те се записват във файла като CATEGORIES. Отворете файла в текстов редактор и го проверете: ако виждате имената на групите, те ще се пренесат отново при импорт.

Експортът е и Вашето резервно копие. Пощата Ви е на сървъра и той прави резервни копия, но адресника си можете да изтриете с едно грешно щракване върху Замени цялата адресна книга. Експорт няколко пъти годишно, съхранен на сигурно място, отнема минута. Имайте предвид обаче: такъв файл съдържа лични данни. Не го оставяйте да се търкаля в папката Downloads или в споделена папка.

Адресникът на телефона Ви е друг адресник

Контактите на телефона Ви и адресникът в webmail са два отделни списъка. Нов контакт на телефона не се появява автоматично в webmail и обратно. Пощенската Ви програма изтегля чрез IMAP само пощата, не и контактите.

Ако искате един адресник на всички свои устройства, Ви е нужен CardDAV: стандарт за синхронизиране на контакти между сървър и Вашите устройства. Nextcloud например може това, а телефоните и пощенските програми го поддържат. Webmail на WebOké не се синхронизира чрез CardDAV; там използвате импорт и експорт. Затова изберете едно място като източник на истината и от него от време на време правете експорт.

На практика: как работи това в webmail

Импорт и Експорт се намират най-горе в Контакти. Импортираният файл може да бъде .vcf или CSV. Подробното описание стъпка по стъпка ще намерите в ръководството за Roundcube (8.3). В други webmail услуги работи по подобен начин: Gmail и Outlook.com също предлагат импорт и експорт на контактите, обикновено със същите два вида файлове.

Обобщение

• При преместване на пощата адресникът Ви не се пренася сам: пренесете го с експорт и импорт.
• vCard (.vcf) има фиксирани полета и групи като CATEGORIES; CSV е таблица, чиито колони трябва да свържете.
• Оставяйте Замени цялата адресна книга изключено и при групите избирайте съзнателно Остави без избор, Всички или Само за съществуващите групи.
• Webmail разпознава дубликати само при същия адрес и същото име; почиствайте след импорт.
• Експортът е Вашето резервно копие и съдържа лични данни; адресникът на телефона Ви е друг списък.

Тест (quiz)

Задача

Задача A7.2: Проверка на Вашия адресник. Експортирайте адресника си в webmail (Контакти > Експорт; получавате файл .vcf) и го качете. Ако все още имате малко контакти, първо създайте поне три и поставете поне един от тях в група. Програмата чете файла само в паметта и не запазва нищо. Тя проверява: има поне 3 картички; версията е 3.0 или 4.0; всяка картичка има име (FN) и имейл адрес; няма дубликати (един и същ имейл адрес на две картички); и има поне една група (CATEGORIES, иначе оранжево). Виждате само бройки, например "24 картички, 2 без имейл адрес, 1 дубликат", никога имена или адреси. Зелено, ако всичко е наред; оранжево, ако липсва група, ако има картички без име или имейл адрес или ако има дубликати; червено при по-малко от 3 картички или непозната версия.

Прочетете още

Там, където са описани стъпки в webmail, те се отнасят за webmail на WebOké; в други webmail услуги работи по подобен начин.

• Roundcube Webmail 8.3: Импорт и експорт на контакти
• Roundcube Webmail 8.2: Създаване на групи
• Възстановяване на пощенска кутия или изтрити имейли от резервно копие
• RFC 6350, vCard Format Specification (на английски): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc6350
• Преместете Вашия адресник от Gmail или Outlook в webmail