Чернови, шаблонни отговори и допълнителни опции

Модул 3: Писане на поща · Време за четене: 10 минути

Учебна цел: След този урок ще знаете къде се пазят черновите и шаблонните отговори, ще можете да редактирате писмо като ново и ще знаете какво правят и какво не правят Обратна разписка, Нотификация при доставка, Приоритет и Запази изпратеното писмо в.

Основни понятия: чернова, папка Чернови, автоматично запазване, Отговори, Редактирай като ново, Обратна разписка, Нотификация при доставка (DSN), Приоритет, Запази изпратеното писмо в

Чернови: недовършено писмо на сървъра

Черновата е писмо, което все още не е изпратено. Ако по време на писане щракнете върху Запис, уебпощата поставя писмото Ви в папката Чернови. Ако не направите нищо, уебпощата също го запазва сама, на всеки няколко минути. Колко често, задавате в Настройки > Писане на писма.

Важно е къде се намира черновата. Папката Чернови е обикновена IMAP папка на пощенския сървър (урок 1.2). Следователно черновата не е в браузъра Ви, нито на лаптопа Ви, а на сървъра. Това има три последици:

• Можете да започнете писмо в офиса и да го довършите у дома или на телефона си. Отворете папката Чернови и щракнете два пъти върху писмото.
• Ако браузърът Ви блокира или по невнимание затворите раздела, губите най-много последните няколко минути.
• Черновата заема място от хранилището Ви и може да бъде прочетена точно като останалата Ви поща. Който има достъп до пощенската Ви кутия, има достъп и до черновите Ви.

Когато изпратите черновата, уебпощата я премахва от Чернови и поставя изпратената версия в Изпратени.

Един капан: ако освен уебпощата използвате и пощенска програма, двете трябва да използват една и съща папка като Чернови. Иначе в едната програма няма да виждате това, което сте започнали в другата. Урок 5.1 разглежда тези специални папки. Втори капан: ако отворите една и съща чернова едновременно в две програми и запазите и в двете, ще получите две версии.

Черновите са и добър помощник, за да не изпращате прибързано. Напишете трудното писмо, запазете го като чернова и го прочетете отново час по-късно. Тогава често виждате какво може да се подобри (урок 3.2).

Шаблонни отговори: готови текстове с едно щракване

Често ли получавате един и същ въпрос? Всяка седмица Елена получава писма като "Доставяте ли и през уикенда?" и "Колко време издържа един букет?". Вместо всеки път да пише един и същ отговор, тя създава Текст на отговор: готов текст с име, който при писане вмъква с едно щракване.

Шаблонният отговор не е автоматичен отговор. Нищо не се случва от само себе си: Вие избирате текста, можете да го промените и сами го изпращате. Затова няма проблем да добавите и лично изречение. Всъщност това трябва да правите винаги: отговор, който явно идва от шаблон, звучи хладно.

Съвети за добри шаблонни отговори:

• Дайте им кратко, лесно разпознаваемо име, например "Доставка през уикенда".
• Пишете ги така, че да са самостоятелни, без обръщение и заключителен поздрав. Тях пишете сами във всяко писмо, за да е вярно името на клиента.
• Не включвайте данни, които бързо остаряват, като цена или дата, или ги проверявайте редовно.

Уебпощата пази шаблонните отговори при Вашите настройки, а не в пощенската Ви кутия. Затова ги имате в уебпощата на всяко устройство, но не и в пощенска програма като Outlook или Thunderbird. Те имат свои собствени шаблони.

Редактирай като ново

Понякога искате да изпратите писмо отново, но малко по-различно: същата покана до нова група или писмо, което сте изпратили по-рано, но не е пристигнало. С Редактирай като ново (при отворено писмо, в менюто Още) уебпощата отваря ново писмо със същите получатели, същата тема, същия текст и същите прикачени файлове. Променяте каквото е нужно и изпращате.

Разликата с Препрати: при Препрати се създава ново писмо от Вас относно старото, с "Fwd:" в темата и старото писмо като цитат или прикачен файл. При Редактирай като ново това отново е просто оригинал. Удобно е, но проверете получателите: в стар списък може да има хора, които сега не трябва да са в него.

Допълнителните опции при писане

Вдясно в екрана Напиши има опции, които избирате за всяко писмо поотделно. Те си приличат, но правят съвсем различни неща.

Обратна разписка. Молите пощенската програма на получателя да съобщи, че писмото е отворено. Технически уебпощата Ви добавя за целта заглавен ред (хедър) в писмото (Disposition-Notification-To). Получателят обикновено вижда въпрос на екрана и може да откаже. Много програми никога не изпращат потвърждение. Ако получите такова, знаете, че писмото е отворено, но не и че е прочетено или разбрано. Ако не получите, не знаете нищо.

Нотификация при доставка (DSN). DSN означава Delivery Status Notification. Тук не молите получателя, а пощенските сървъри по пътя да съобщят, че писмото е доставено до сървъра на получателя. Това не казва нищо за отваряне или четене, а само че писмото е пристигнало. Не всеки сървър го поддържа, така че и тук липсата на съобщение не означава неуспех. Съобщение за грешка (bounce) впрочем получавате винаги, и без тази опция (урок 8.4).

Приоритет. Можете да зададете на писмото приоритет Най-висок, Висок, Нормален, Нисък или Най-нисък. Много програми показват удивителен знак при висок приоритет. Използвайте го рядко. Който избира Най-висок за всяко писмо, след седмица вече не се приема насериозно, а някои спам филтри намират за подозрително, когато непознат подател маркира всичко като спешно. Истинската спешност е по-добре да уредите с телефонно обаждане или с ясна тема ("Днес до 14.00: потвърждение на доставката").

Запази изпратеното писмо в. Тук избирате в коя папка да попадне изпратената версия. По подразбиране това е Изпратени. Можете също веднага да поставите писмото в папка на проект, така че цялата кореспонденция с даден клиент да е на едно място. Внимание: изпратено писмо, което не запазвате никъде, по-късно не можете да намерите.

Запази форматирането гарантира, че при препращане и отговор форматирането на оригиналното писмо се запазва. Урок 3.2 разглежда обикновения текст и форматирането.

Пример: Димитър и въпросът за доставката

Ахмед пита Димитър дали цветята могат да бъдат доставени в събота преди 9 часа. Димитър започва да пише, но първо трябва да провери при куриера. Щраква върху Запис и продължава с друга работа. Следобед, на телефона си, отваря папката Чернови, допълва, че е възможно, вмъква шаблонния отговор "Доставка през уикенда" с общите условия и изпраща. Не иска Обратна разписка и не задава приоритет: за Ахмед това е просто обикновено, ясно писмо.

На практика: така работи в уебпощата

Запис се намира горе в екрана Напиши. Шаблонните отговори създавате в Настройки > Отговори и ги вмъквате с бутона Отговори горе при писане. Редактирай като ново ще намерите при отворено писмо в менюто Още. Опциите Обратна разписка, Нотификация при доставка (DSN), Приоритет и Запази изпратеното писмо в се намират вдясно при писане. Ръководството за Roundcube описва стъпките. В друга уебпоща тези функции се казват подобно, макар че там шаблонният отговор понякога се нарича шаблон или бърз текст.

Обобщение

• Черновите са на сървъра в папката Чернови, затова можете да продължите на всяко устройство.
• Шаблонните отговори са готови текстове, които вмъквате сами; те се пазят в уебпощата, а не в пощенската Ви кутия.
• Редактирай като ново превръща старо писмо в нов оригинал; в този случай проверете получателите.
• Обратна разписка пита получателя, Нотификация при доставка (DSN) пита сървърите; липсата на отговор не доказва нищо.
• Използвайте Приоритет рядко; със Запази изпратеното писмо в избирате папката за изпратената версия.

Тест (quiz)

Задача

Задача D3.4: Създайте шаблонен отговор. Изберете въпрос, който получавате често (или, ако нямате такъв: "Какво е работното Ви време?"), и създайте за него Текст на отговор в Настройки > Отговори, с кратко име и текст без обръщение и заключителен поздрав. След това започнете ново писмо до себе си, напишете обръщение, вмъкнете шаблонния отговор с бутона Отговори, напишете заключителен поздрав и първо запазете писмото като чернова. Отворете папката Чернови, довършете писмото и го изпратете. След това отговорете: в коя папка беше черновата Ви и бихте ли могли да я довършите и на телефона си, какво променихте в шаблонния отговор за това конкретно писмо, кои данни в шаблонния Ви отговор трябва да проверявате редовно и защо не използвахте Обратна разписка или приоритет (или защо ги използвахте)?

Прочетете още

Там, където са описани стъпки в уебпощата, те важат за уебпощата на WebOké; в друга уебпоща работи по подобен начин.

• Roundcube Webmail 4.4: Форматиране, чернови и допълнителни опции
• Roundcube Webmail 4.2: Отговор и препращане
• Roundcube Webmail 10.1: Най-важните настройки
• Безплатен курс Имейлът в ред: настройка и добро получаване 3.1: Папки и синхронизация: защо имате две папки „Изпратени“
• RFC 3464, форматът на съобщенията за доставка (на английски): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc3464