Модул 7 · 7.1

Контакти и групи

Модул 7: Вашият адресник · Време за четене: 9 минути

Учебна цел: След този урок ще можете да обясните кои адресници води webmail, как работи автоматичното допълване и как да използвате група така, че да не разкривате чужди адреси.

Основни понятия: контакт, личен адресник, Събрани Получатели, Доверени Податели, автоматично допълване, група, Bcc, минимизиране на данните

Защо адресник, щом webmail и без това помни всичко?

Много хора почти не използват адресника си. Въвеждат няколко букви в полето Получател, webmail допълва адреса и готово. Това работи, но адресът, който webmail допълва, не винаги идва от списък, който Вие сте поддържали. И точно тук нещата се объркват: стар адрес на клиент, правописна грешка, която сте допуснали някога, или двама души с едно и също малко име.

Контактът е картичка с данни за един човек или организация: име, един или повече имейл адреси и, ако желаете, телефон, адрес, организация или бележка. Адресникът е съвкупността от тези картички. В webmail адресникът се намира на сървъра, точно като Вашата поща. Той е свързан с Вашата пощенска кутия и с начина, по който влизате (урок 1.3): ако изведнъж влезете по друг начин, например с попълнено поле Сървър, адресникът Ви може да изглежда празен.

Три адресника, три цели

Когато щракнете върху Контакти, вляво ще видите не един, а три адресника. Всеки от тях има собствена задача.

Адресник	Как попада нещо в него?	За какво е полезен?
Лични адреси	Вие добавяте контакти или ги импортирате (урок 7.2)	Вашият собствен, поддържан списък с имена, които са верни
Събрани Получатели	Webmail автоматично запазва всеки адрес, до който пишете	Допълване на адреси, които все още не сте въвели в собствения си списък
Доверени Податели	Попада там, когато при писмо изберете винаги да се зареждат външните изображения от този подател	Податели, чието външно съдържание webmail може да показва веднага

Разликата между първите два е важна. Събрани Получатели е автоматична памет. Тя помни всичко, включително онзи адрес с правописна грешка, от който писмото Ви се върна, и стария адрес на колега, който отдавна е напуснал. Вашите Лични адреси са списък, който сами поддържате чист.

Доверени Податели има друга функция. Той не е за допълване, а за външни изображения. По подразбиране webmail не зарежда изображения от интернет, защото чрез тях подателите могат да видят кога отваряте писмото им (урок 2.2). Ако при даден подател изберете, че винаги му се доверявате, той попада в този списък. В Настройки > Настройки > Показване на писма можете след това да изберете външните ресурси от доверени податели да се показват веднага.

Автоматично допълване: удобно, но внимавайте какво избирате

Когато въведете няколко букви в полето Получател, webmail търси в адресниците Ви имена и адреси, които започват с тях или ги съдържат. Получавате списък и избирате. Това се нарича автоматично допълване.

Пример. Елена Димитрова (elena@example.com) има клиент Ахмед (ahmed@example.net). Преди година веднъж по погрешка му писа на ahmed@example.org, адрес, който не е негов. Писмото не се върна, защото този адрес случайно съществуваше. Оттогава в Събрани Получатели има двама Ахмед. Когато Елена въведе "ahm", тя вижда и двата. Ако избере грешния, офертата отива при непознат.

Затова два навика:

Въвеждайте хората, на които пишете често, в Лични адреси, с пълното им име. Тогава при допълване ще виждате разпознаваемо име, а не само адрес.
Ако видите в списъка грешен или остарял адрес, изтрийте го от Събрани Получатели. В противен случай webmail ще продължи да го предлага.

Бърз начин да добавите някого: отворете писмо от него, щракнете върху името му над писмото и изберете Добави в адресната книга.

Адресникът с групата Клиенти под Лични адреси — (1) групата, (2) трите точки с действията за групи

Групи: едно име за много адреси

Групата е етикет, който поставяте на контакти, например "Управителен съвет", "Доставчици" или "Екип". Един контакт може да бъде в няколко групи, а изтриването на група не премахва самите контакти. На изображението виждате група под Лични адреси, с трите точки за действията с групата.

Когато пишете до група, webmail поставя всички адреси от групата в полето, в което сте избрали групата. Именно тук трябва добре да помислите. Ако изберете групата в полето Получател (До), всеки в групата вижда адресите на всички останали. При управителен съвет от петима души, които се познават, това е напълно наред. При група клиенти, които не се познават, това е проблем.

Имейл адресите на физически лица са лични данни по смисъла на GDPR. Ако изпратите писмо до четиридесет клиенти с всички адреси видими, Вие сте предоставили тези адреси на всички останали. Това може да бъде нарушение на сигурността на личните данни (урок 3.1). Решението е просто: изберете групата в полето Скрито копие до. Тогава всеки получава писмото, но никой не вижда другите получатели. В полето До въведете собствения си адрес: така писмото има подреден получател, а Вие получавате копие.

Димитър, колегата на Елена, всеки месец пише на доставчиците на ателието. Той има група "Доставчици" с дванадесет адреса. Избира групата в Скрито копие до и въвежда dimitar@example.com в До. Ако някой доставчик отговори с Отговор на всички, отговорът отива само при Димитър, защото другите адреси не са били в писмото.

Капани при групите

Дневният лимит. Всеки получател се брои към броя писма, които Вашият пакет може да изпраща на ден, също и в Bcc. Група от няколкостотин адреса може да достигне лимита Ви (урок 8.4). За бюлетин до голям списък използвайте услуга за бюлетини: тя се грижи и за отписването и следи на кого наистина имате право да пишете.
Получатели, които не искат писмата. Групата не е пощенски списък. Няма бутон за отписване. Ако някой поиска да не му пишете повече, наистина го премахнете от групата.
Остаряла група. Групата остава такава, каквато сте я създали. Който напусне, остава в нея, докато Вие не го премахнете. Преглеждайте групите си от време на време.
Репутация за спам. Много писма наведнъж до адреси, които вече не съществуват, връщат много съобщения за грешка. За получаващите сървъри това изглежда като небрежно или нежелано изпращане на поща.

Пазете това, от което имате нужда, и нищо повече

GDPR съдържа принципа на минимизиране на данните: не обработвате повече лични данни, отколкото е необходимо за целта Ви, и не ги съхранявате по-дълго от необходимото (член 5 от GDPR). За адресника това на практика означава:

Въвеждайте това, което Ви трябва, за да се свържете с някого: име, адрес, може би телефонен номер. Дата на раждане или домашен адрес на клиент обикновено нямат място там.
Почиствайте. Клиент отпреди пет години, на когото вече не пишете, не е нужно да остава там.
Имайте предвид, че Събрани Получатели също съдържа лични данни и че този списък расте сам.

Това не е правен съвет. Какво е необходимо във Вашия случай, зависи от организацията и целта Ви.

На практика: така работи в webmail

Всичко ще намерите под Контакти в главното меню. Група създавате с трите точки до групите и след това Добави група; добавяте контакти в нея, като ги плъзнете върху групата. При писане избирате група, като въведете името ѝ в До, Cc или Скрито копие до, или с бутончето с човечетата до полето. Стъпките са описани в Ръководството за Roundcube (8.1 и 8.2). Кои адреси да помни webmail, настройвате в Настройки > Настройки > Контакти. В друга webmail, например Gmail или Outlook.com, работи по подобен начин: там групите често се наричат етикети или списъци с контакти.

Обобщение

Webmail има три адресника: Лични адреси (Вашият списък), Събрани Получатели (автоматично, всичко, до което сте писали) и Доверени Податели (за външно съдържание).
Автоматичното допълване предлага и стари и грешни адреси; въвеждайте постоянните контакти с пълно име в собствения си адресник и изтривайте грешните адреси.
Групата поставя всички адреси в полето, в което я изберете. Хора, които не се познават, поставяте в Скрито копие до.
Големите групи се броят към дневния лимит; бюлетин изпращате чрез услуга за бюлетини.
Пазете в адресника си само необходимото и почиствайте.

Тест (quiz)

Задача

Задача D7.1: Създайте и използвайте група. Създайте в Лични адреси три контакта (например себе си, колега и приятел, или трима измислени души с адреси в example.com) и група с име по Ваш избор. Добавете трите контакта в групата. Започнете ново писмо, въведете собствения си адрес в До и изберете групата в Скрито копие до. Вижте какво се появява в полето Скрито копие до. Не изпращайте писмото, а го запазете като чернова или го изтрийте. След това отговорете: (1) Какво видяхте в полето Скрито копие до, след като избрахте групата: името на групата или отделните адреси? (2) Да предположим, че един получател избере Отговор на всички: кой получава този отговор? (3) Погледнете в Събрани Получатели: има ли там адрес, който е грешен или остарял? Какво ще направите с него?

Задача D7.1: Създайте и използвайте група

Тази задача изпълнявате сами; никой не я проверява. Отбележете какво сте направили и маркирайте задачата като изпълнена.

Създадох три контакта.
Създадох група и добавих трите контакта в нея.
Започнах ново писмо с групата в Bcc.
Не изпратих писмото (запазих го като чернова или го изтрих).

Какво видяхте в полето Скрито копие, след като избрахте групата: името на групата или отделните адреси?

Да предположим, че един получател избере Отговор до всички: кой ще получи този отговор?

Имаше ли в Събрани получатели грешен или остарял адрес? Какво ще направите с него?

Вашите отметки и бележки остават само в този браузър; не ги изпращаме никъде. Ако сте влезли, в Моите курсове запазваме само че сте изпълнили задачата.

Прочетете още

Където са описани стъпки в webmail, те се отнасят за webmail на WebOké; в друга webmail работи по подобен начин.

Бисквитки в WebOké

Настройки за бисквитки

Необходими

Маркетинг