До, Копие до, Скрито копие до и Отговор до

Модул 3: Писане на поща · Време за четене: 11 минути

Учебна цел: След този урок ще можете съзнателно да избирате за всеки получател между До, Копие до и Скрито копие до, ще знаете какво точно правят Отговор на всички, Отговор до и пренасочването и ще предотвратите изтичането на адреси.

Основни понятия: До, Копие до (Cc), Скрито копие до (Bcc), плик, Отговор на всички, Отговор на списък, Отговор до (Reply-To), Препращане към, препращане като прикачен файл, изтичане на данни, дневен лимит

Три полета, три роли

Когато пишете писмо, по подразбиране виждате едно поле за получатели. С плюса до него се добавят още. Тези полета не са украса: всяко поле казва на получателя нещо за неговата роля.

• До е за този, който трябва да направи нещо или от когото очаквате отговор. Ако поставите трима души в До, и тримата ще се почувстват адресирани. Или пък никой от тях, защото всеки мисли, че друг ще се заеме. Затова е най-добре да поставите един човек в До или да посочите в първото изречение кой какво прави.
• Копие до (Cc, carbon copy, копие под индиго) е за този, който следи кореспонденцията. Човекът в Копие до не трябва да прави нищо, но знае какво се случва. Всички получатели виждат кой е в Копие до.
• Скрито копие до (Bcc, blind carbon copy) е за този, който получава копие, което другите не бива да виждат. Който е в Скрито копие до, е невидим за получателите в До и Копие до, а получателите в Скрито копие до също не се виждат помежду си.

Как може Скрито копие до да е невидимо, щом писмото все пак стига до тези хора? Причината е разликата между плик и заглавни редове (хедъри) от урок 1.1. Пощенският сървър доставя до адресите върху плика (RCPT TO). Заглавните редове To и Cc са просто текст в писмото. При Bcc Вашата пощенска програма поставя адреса върху плика, но премахва заглавния ред Bcc от писмото, което получават другите. Стандартът за формата на писмата (RFC 5322) описва точно това поведение.

Скрито копие до и GDPR: видим адрес може да е изтичане на данни

Имейл адрес като ahmed@example.net е лични данни: той принадлежи на разпознаваем човек. Ако изпратите едно писмо до четиридесет клиенти и ги поставите всичките в До или Копие до, всеки клиент получава адресите на останалите тридесет и девет. Те никога не са давали съгласие за това.

GDPR нарича такова събитие нарушение на сигурността на личните данни (чл. 4, т. 12 от GDPR): пробив в сигурността, който води, наред с другото, до неразрешено разкриване на лични данни. На обикновен език: изтичане на данни. Дали трябва да го съобщите на надзорния орган, зависи от риска за засегнатите хора (чл. 33 от GDPR). Четиридесет адреса на клиенти на цветарски магазин са нещо различно от четиридесет адреса на участници в група за подкрепа при дългове: при втория случай самият факт, че някой е в списъка, разкрива нещо чувствително. Ако се колебаете, документирайте случая и проверете дали е нужно уведомяване. Курсът „Сигурно онлайн“ разглежда това по-подробно.

Правилото е просто: когато пишете на група хора, които не се познават (или не е нужно да се познават), поставете ги в Скрито копие до, а себе си поставете в До. Това важи и когато избирате група от адресника си: тогава webmail поставя всички адреси в полето, което използвате.

Капан, за който малко хора знаят: получател в Скрито копие до, който натисне Отговор на всички, разкрива себе си. Неговият отговор отива до всички в До и Копие до и те изведнъж виждат, че е имал скрито копие. Ако поставите някого в Скрито копие до, за да следи кореспонденцията, кажете му да не отговаря. Ако искате да включите някого открито, използвайте Копие до.

Отговаряне: Отговор, Отговор на всички, Отговор на списък

При получено писмо имате три начина да отговорите.

• Отговор отива само до подателя (или до адреса в Отговор до, вижте по-долу).
• Отговор на всички отива до подателя и до всички в До и Копие до. Използвайте го само ако всички останали наистина имат нужда от Вашия отговор. „Благодаря!“ до двадесет души е шум.
• Отговор на списък (чрез стрелката до Отговор на всички) е за писма от пощенски списък. Софтуерът на списъка поставя в писмото заглавен ред List-Post (RFC 2369) и тогава webmail изпраща Вашия отговор до списъка, а не до човека, който е написал писмото.

Ако се колебаете между Отговор и Отговор на всички, погледнете полетата До и Копие до, преди да изпратите. Там виждате точно кой ще го получи. Премахнете тези, които нямат място там.

Отговор до и Препращане към

С Отговор до (заглавният ред Reply-To) казвате: отговорите на това писмо искам да получавам на друг адрес. Например Елена изпраща писмо от elena@example.com за поръчка, но иска отговорите да пристигат на общия адрес info@example.com, за да ги вижда и Димитър. Тогава тя попълва info@example.com в Отговор до. Когато клиентът натисне Отговор, info@ вече е готов като получател.

Отговор до е и често използван трик на измамниците: подателят изглежда правилен, но Вашият отговор отива към съвсем друг домейн (урок 2.4). Затова от време на време проверявайте адреса, който webmail попълва при Вашите отговори.

Препращане към (заглавният ред Mail-Followup-To) идва от света на пощенските списъци. С него посочвате къде да отиват следващите реакции в дадена дискусия, например само до списъка, а не и лично до Вас. Не всяка пощенска програма го използва. В обикновената делова поща го оставяте празно.

Пренасочване: в текста или като прикачен файл

С Препрати изпращате получено писмо на някой друг. Със стрелката до бутона избирате как:

• в текста (inline): старото писмо се появява като цитат под Вашия текст. Удобно е, за да осведомите бързо някого. Получателят може да го прочете като обикновено писмо.
• като прикачен файл: цялото оригинално писмо се изпраща като .eml файл с всички заглавни редове. Това Ви е нужно, когато някой трябва да може да види откъде всъщност е дошло писмото, например когато пренасочвате фишинг към служба за поддръжка.

При пренасочване внимавайте какво има в цитата. Дългата кореспонденция често съдържа адреси, телефонни номера или уговорки на хора, които не знаят, че я предавате на друг. Премахнете това, което новият получател не трябва да вижда.

Много получатели: дневният лимит

Пощенската кутия е създадена за лична поща, не за бюлетини. За да се предотврати злоупотреба, можете да изпращате ограничен брой писма на ден. При WebOké този лимит важи общо за целия Ви пакет: всички пощенски кутии, webmail и Вашия уебсайт. Внимание: всеки получател се брои. Едно писмо с двеста адреса в Скрито копие до са двеста писма. Ако редовно искате да достигате до голяма група, използвайте услуга за бюлетини. Тя урежда и отписването и поддържа подреден списък, което е задължително за един бюлетин. При други доставчици има подобни лимити.

Пример: едно писмо, три полета

Елена изпраща офертата за сватбените цветя на Ахмед.

До:  Ахмед <ahmed@example.net>
Копие до:   Димитър <dimitar@example.com>
Отговор до: info@example.com
Subject: Оферта за сватбени цветя 14 юни: моля за одобрение до 1 май

Ахмед трябва да даде одобрение, затова е в До. Димитър прави цветята и следи кореспонденцията: Копие до. Ахмед вижда, че Димитър следи, и това е добре, защото Димитър може би ще му се обади по-късно. Отговорите пристигат на info@, където гледат и Елена, и Димитър.

На практика: така работи в webmail

При Напиши има поле Получател. С плюса вдясно от това поле добавяте Копие до, Скрито копие до, Отговор до и Препращане към. С бутона с човечетата избирате контакти или група от адресника си. Над отворено писмо са бутоните Отговор, Отговор на всички (с Отговор на списък под стрелката) и Препрати (с избор в текста или като прикачен файл). Стъпките са описани в ръководството за Roundcube. В друг webmail, като Gmail или Outlook.com, бутоните се казват почти по същия начин и работят подобно.

Обобщение

• До е за този, който трябва да направи нещо, Копие до за този, който следи, Скрито копие до за този, който трябва да остане невидим.
• Скрито копие до работи чрез плика: адресът получава писмото, но заглавният ред Bcc не се изпраща на другите.
• Видимите адреси на хора, които не се познават, могат да бъдат изтичане на данни (чл. 4, т. 12 от GDPR); дали ще съобщите, зависи от риска (чл. 33).
• Използвайте Отговор на всички само ако всички имат нужда от отговора Ви; получател в Скрито копие до, който го използва, се издава.
• Отговор до насочва отговорите към друг адрес; всеки получател се брои към дневния лимит.

Тест (quiz)

Задача

Задача A3.1: Кого къде поставяте? Прочетете петте ситуации и изберете за всяка дали посоченият човек или група трябва да е в До, Копие до или Скрито копие до. (1) Елена изпраща офертата за сватбените цветя и иска Ахмед да я одобри: къде поставя Ахмед? (2) В същото писмо Елена иска Димитър да знае какво е договорено; Димитър не трябва да прави нищо, а Ахмед може да вижда, че Димитър следи кореспонденцията: къде поставя Димитър? (3) Елена пише на четиридесет клиенти, които не се познават, че на 3 март (Национален празник) магазинът е затворен: къде поставя клиентите? (4) Елена моли куриерската служба (planirane@example.org) и Димитър да потвърдят до петък дали могат в събота; тя очаква отговор и от двамата: къде поставя куриерската служба? (5) Елена отговаря на оплакване на клиент и иска копие на собствения си архивен адрес arhiv@example.com; този адрес не прави нищо с писмото и клиентът не трябва да го вижда: къде поставя arhiv@example.com? За всяка ситуация избирате от падащите полета и програмата сравнява отговорите Ви с ключа. За всяка ситуация виждате дали изборът Ви е правилен и защо.

Прочетете още

Там, където са описани стъпки в webmail, те важат за webmail на WebOké; в друг webmail работи по подобен начин.

• Roundcube Webmail 4.1: Писане на ново съобщение
• Roundcube Webmail 4.2: Отговор и препращане
• Roundcube Webmail 13.4: Дневният лимит е достигнат
• Лимит за изпращане на имейли
• Безплатен курс Безопасно онлайн за предприемачи 8.2: Нарушения на сигурността на данните и задължението за уведомяване
• Безплатен курс Имейлът в ред: настройка и добро получаване 7.2: Съгласие, отписване и чист списък @@ОМСКАНИЕ@@
• RFC 5322, Internet Message Format (на английски): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc5322
• GDPR, Регламент (ЕС) 2016/679: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj
• Използване на Bcc и поверителност: изпращане на имейл до група от хора, които не се познават