Съобщение за отсъствие, което е наред

Модул 6: Автоматично: филтри и отсъствие · Време за четене: 9 минути

Учебна цел: След този урок ще можете да обясните как работи съобщението за отсъствие на сървъра, кой го получава и кой не, и да настроите съобщение за отсъствие, което се включва и изключва само и не издава нищо, което помага на измамниците.

Основни понятия: съобщение за отсъствие, Sieve vacation, Интервал на отговор (:days), Мои адреси на ел. поща (:addresses), List-Id, Auto-Submitted, Начало и Край, Действие при получаване на писмо

Филтър, който отговаря

От техническа гледна точка съобщението за отсъствие е филтър. То се намира в същия набор филтри като другите Ви филтри (урок 6.1) и следователно също работи на сървъра, в момента, в който пристига писмото. Вашият лаптоп може да е изключен. Разширението на Sieve се нарича vacation (RFC 5230). Ето как уебпощата записва съобщение за отсъствие за коледната ваканция:

require ["date","relational","vacation"];
# rule:[Отпуск]
if allof (currentdate :zone "+0100" :value "ge" "date" "2026-12-21", currentdate :zone "+0100" :value "le" "date" "2027-01-03")
{
	vacation :days 7 :addresses ["elena@example.com","info@example.com"] :subject "Отсъствам до 3 януари включително" "Благодаря Ви за писмото. Отсъствам до 3 януари включително. За поръчки можете да се обърнете към Димитър: dimitar@example.com.";
}

Какво пише тук:

• currentdate ... "ge" ... "2026-12-21" и "le" ... "2027-01-03": текущата дата трябва да е на или след 21 декември и на или преди 3 януари. Това са Вашите Начало и Край. Извън този период филтърът не прави нищо. :zone "+0100" е часовата зона от Вашите настройки.
• vacation :days 7: един и същ адрес получава отговор най-много веднъж на 7 дни.
• :addresses [...]: адресите, които са Ваши.
• :subject и текстът след него: заглавието и съдържанието на отговора.

Един отговор на подател за всеки интервал

Без ограничение човек, който Ви пише десет пъти, би получил десет пъти един и същ отговор. Затова сървърът помни на кого вече е отговорил. В рамките на Интервал на отговор (в Sieve :days) същият подател не получава втори отговор. Ако не изберете нищо, според стандарта важат 7 дни (RFC 5230, раздел 4.1). За ваканция от две седмици 7 е отлична стойност: който пише отново след седмица, получава напомняне, че все още отсъствате. По-малко от 1 ден обикновено не е възможно.

Отговорът отива до подателя от плика (Return-Path, урок 1.1), а не непременно до адреса в From. При обикновената поща това е едно и също. При бюлетините и системите това често е технически адрес и точно това е целта: така автоматичният отговор не стига до човек, който не може да направи нищо с него.

Кой не получава отговор

Съобщението за отсъствие може да причини много вреди, ако отговаря на грешните писма: отговори до пощенски списък с хиляда членове или две автоматични съобщения, които безкрайно си отговарят едно на друго. Затова стандартът (RFC 5230, раздел 4.6) казва, че сървърът не отговаря на:

• писма със заглавен ред (хедър) List-Id или други заглавни редове (хедъри) List: бюлетини и пощенски списъци;
• писма със заглавен ред (хедър) Auto-Submitted със стойност, различна от "no": автоматични съобщения, като друго съобщение за отсъствие или известие от система;
• писма от адреси като MAILER-DAEMON или от адреси, които започват с "owner-" или завършват на "-request".

Собственият отговор също получава заглавния ред (хедър) Auto-Submitted: auto-replied. Така друго съобщение за отсъствие знае, че не трябва да отговаря обратно, и не се получава безкраен кръг.

Мои адреси на ел. поща: отговор само ако писмото е за Вас

Сървърът отговаря само ако някой от Вашите адреси е в заглавните редове (хедъри) To или Cc (RFC 5230, раздел 4.5). Така избягвате отговори на писма, пристигнали през списък или като Bcc. Сървърът знае само наполовина кои адреси са Ваши: адреса на пощенската Ви кутия със сигурност, но не и адреса info@, който се пренасочва към Вас.

Затова полето Мои адреси на ел. поща е важно (в Sieve :addresses). Впишете там всеки адрес, на който получавате поща, включително адресите за пренасочване. С Попълни с всички мои адреси уебпощата взема адресите от Вашите идентичности. Ако забравите info@, клиент, който пише на info@, няма да получи съобщение за отсъствие и може би ще чака напразно.

Начало, край и какво става с писмото

С Начало и Край съобщението се включва и изключва само. Това е най-сигурният начин: не можете да забравите да го изключите. Ако ги оставите празни, съобщението е активно, докато Статус е на Вкл. Съобщение за отсъствие, което продължава седмици след ваканцията, е известна грешка и обърква клиентите.

При Действие при получаване на писмо избирате какво се случва със самото писмо. Оставете тук Запази. Vacation всъщност оставя писмото в пощенската Ви кутия (RFC 5230, раздел 4.7), а Вие искате след завръщането си да прочетете какво е пристигнало. Изтриването означава, че получените писма изчезват. Пренасочване или Прати копие на имат смисъл само към колега във Вашата собствена организация, със същите недостатъци като в урок 6.2.

Какво да напишете и какво не

Доброто съобщение за отсъствие е кратко и помага на подателя:

• Кога се връщате или до кога няма да отговаряте.
• Кой Ви замества междувременно, с адрес или телефонен номер, на който някой отговаря.
• Какво може да направи подателят, ако е спешно.

И какво да не пишете: подробности, които помагат на измамници и крадци. Отговорът отива до всеки, който Ви пише, включително до спамъри и непознати. Затова не пишете, че сте три седмици в чужбина, къде отивате, личния си номер или името на заместника си с длъжност, която измамник може да злоупотреби ("пишете на нашия счетоводител Иван за плащания"). Измамниците с удоволствие използват такова съобщение, за да напишат правдоподобно фалшиво писмо, например за спешно плащане от името на човек, който така или иначе не е на разположение.

Пример за добро съобщение:

Заглавие: Отсъствам до 3 януари включително

Благодаря Ви за писмото. Отново чета пощата си от 4 януари.
За поръчки и въпроси можете да се обърнете към info@example.com.

Не два пъти

Можете да настроите съобщение за отсъствие и в контролния панел на хостинга си, при WebOké в DirectAdmin. Използвайте само едното от двете. Ако и двете са включени, всеки ще получава по два автоматични отговора.

На практика: ето как работи в уебпощата

Съобщението за отсъствие се намира в Настройки > Отпуск, с Заглавие, Основен текст, Начало, Край и Статус, а под Разширени настройки са Мои адреси на ел. поща, Интервал на отговор и Действие при получаване на писмо. Резултата ще видите във Филтри > Действия > Редакция на набор филтри. Стъпките са описани в ръководството за Roundcube, в раздела „Настройване на съобщение за отсъствие“. В друга уебпоща работи по подобен начин: Gmail има автоматичен отговор при отпуск в настройките, а Outlook.com има автоматични отговори.

Обобщение

• Съобщението за отсъствие е Sieve филтър (vacation, RFC 5230), който работи на сървъра.
• Един и същ подател получава най-много един отговор за всеки Интервал на отговор; ако не изберете нищо, това са 7 дни.
• Няма отговор на пощенски списъци (List-Id) и автоматични писма (Auto-Submitted), а отговор има само ако някой от Вашите адреси е в To или Cc.
• В Мои адреси на ел. поща впишете и адресите за пренасочване, задайте начална и крайна дата и оставете действието на Запази.
• Напишете кога се връщате и към кого могат да се обърнат, но без подробности, които помагат на измамниците.

Тест (quiz)

Задача

Задача A6.3: Проверка на Вашето съобщение за отсъствие. Подгответе в собствената си пощенска кутия съобщение за отсъствие в Настройки > Отпуск, с Начало и Край, които и двете са в бъдещето; така съобщението все още не е реално включено и никой не получава отговор сега. Попълнете заглавие, текст, Мои адреси на ел. поща и Интервал на отговор, а Действие при получаване на писмо оставете на Запази. След това поставете своя набор филтри (Настройки > Филтри > Действия > Редакция на набор филтри, копирайте всичко) или качете файла от Изтегли. Програмата чете скрипта в паметта (нищо не се запазва) и проверява: има действие vacation; :days е поне 1; заглавието не е празно; текстът е по-дълъг от 40 знака; има ограничение по дата с currentdate (иначе оранжево: да не забравите да го изключите?); :addresses съдържа поне един адрес (иначе оранжево); и писмото се запазва, т.е. няма discard и няма пренасочване към адрес извън Вашия домейн. След задачата изключете отново съобщението, ако не Ви е нужно.

Прочетете още

Където са описани стъпки в уебпощата, те важат за уебпощата на WebOké; в друга уебпоща работи по подобен начин.

• Roundcube Webmail 7.3: Настройване на автоматичен отговор при отсъствие
• Roundcube Webmail 7.1: Създаване на филтър
• Безплатен курс Безопасно онлайн за предприемачи 1.2: Фишинг, CEO измама и фактурна измама
• Сървърни правила за имейл (филтри на сървъра)
• RFC 5230, Sieve Email Filtering: Vacation Extension (на английски): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc5230
• Защо не всеки получава Вашето съобщение за отсъствие