Dossiers et dossiers spéciaux

Module 5: Classer et retrouver · Temps de lecture : 9 minutes

Objectif pédagogique : À la fin de cette leçon, vous saurez expliquer où se trouvent réellement vos dossiers, quels dossiers spéciaux existent et comment un logiciel de messagerie les reconnaît. Vous saurez aussi repérer vous-même un double dossier Envoyés ou un dossier spam mal configuré.

Notions clés : dossier sur le serveur, dossier spécial, SPECIAL-USE, séparateur, sous-dossier, abonnement, dossier d'archive

Vos dossiers se trouvent sur le serveur

Dans le module 1, vous avez vu que la webmail communique avec le serveur de messagerie via IMAP. Cela vaut aussi pour les dossiers. Un dossier que vous créez dans la webmail n'est pas créé dans votre navigateur, mais sur le serveur. C'est pourquoi vous voyez immédiatement ce même dossier dans le logiciel de messagerie de votre ordinateur portable et dans l'application mail de votre téléphone. Si vous déplacez un message vers le dossier Clients sur votre téléphone, il se trouve aussi dans Clients dans la webmail.

Cela a trois conséquences à connaître :

• Supprimer un dossier est définitif. Si vous supprimez un dossier, les e-mails qu'il contient disparaissent aussi, sur tous les appareils à la fois. Il n'existe pas de "Corbeille pour dossiers".
• Tous les dossiers comptent dans votre espace de stockage. Y compris ceux que vous n'ouvrez presque jamais, comme Archives ou Envoyés. C'est le sujet de la leçon 5.4.
• Renommer un dossier affecte tout ce qui y fait référence. Un filtre qui déplace les e-mails vers "Factures" ne fonctionne plus si vous renommez le dossier en "Paiements". La leçon 6.2 y revient.

Les sous-dossiers et le séparateur

Les dossiers peuvent être imbriqués, par exemple un dossier par client sous un dossier Clients. Sur le serveur, chaque dossier a un seul nom complet. Le niveau est indiqué par un séparateur : un caractère fixe placé entre les parties du nom. Chez WebOké, c'est un point. Le dossier Karim sous Clients s'appelle donc Clients.Karim sur le serveur. Un dossier sous Boîte de réception s'appelle INBOX.Fournisseurs, car sur le serveur, la Boîte de réception s'appelle toujours INBOX.

La webmail n'affiche pas ces noms complets. Vous voyez une arborescence de dossiers en retrait et le nom français Boîte de réception. Il est pourtant utile de connaître le vrai nom. Vous le rencontrerez dans un script de filtre (module 6), lors de la configuration d'un logiciel de messagerie et dans les messages d'erreur. D'autres serveurs de messagerie utilisent parfois une barre oblique comme séparateur (Clients/Karim). Le principe est le même.

Comme le point sert de séparateur, vous ne pouvez pas l'utiliser dans un nom de dossier. Si vous tapez "Devis 2026.1" dans la webmail, un message vous indique que le nom contient un caractère non autorisé. Un logiciel de messagerie, lui, en fait parfois sans avertissement un dossier "1" sous "Devis 2026". Choisissez donc des noms sans point.

Les dossiers spéciaux : Brouillons, Envoyés, Pourriels, Corbeille et Archives

Certains dossiers ont une fonction précise. Un brouillon doit être conservé quelque part, un message envoyé aussi, tout comme les e-mails supprimés et le spam. Ce sont les dossiers spéciaux. La difficulté : autrefois, chaque logiciel de messagerie utilisait ses propres noms. Outlook utilisait "Sent Items", Apple Mail "Sent Messages", Thunderbird "Sent". On se retrouvait ainsi facilement avec trois dossiers pour les e-mails envoyés dans une seule boîte mail.

C'est pourquoi il existe une norme : SPECIAL-USE (RFC 6154). Le serveur place une étiquette sur le dossier qui a une fonction donnée. Un logiciel de messagerie qui connaît la norme lit ces étiquettes et utilise le bon dossier, quel que soit son nom. Les étiquettes sont :

Chez WebOké, ces dossiers s'appellent Drafts, Sent, Junk, Trash et Archive sur le serveur. La webmail les affiche en français. Attention au dossier spam : sur le serveur, il s'appelle Junk, la webmail l'affiche comme Pourriels et un logiciel de messagerie comme Indésirables ou Courrier indésirable. C'est trois fois le même dossier. Seul ce dossier sert au filtre antispam pour apprendre (leçon 8.2).

Pourquoi vous voyez parfois deux dossiers Envoyés

Un logiciel de messagerie qui ne lit pas les étiquettes ou qui est mal configuré crée lui-même un dossier avec son propre nom. Vous voyez alors, par exemple, à côté d'Envoyés, un dossier "Sent Items" sous Boîte de réception. Conséquence : ce que vous envoyez depuis votre ordinateur portable se trouve dans un dossier, et ce que vous envoyez depuis la webmail dans l'autre. Vous cherchez alors sans fin.

Voici comment résoudre le problème :

1. Identifiez le dossier qui porte l'étiquette \Sent. C'est le vrai.
2. Dans le logiciel de messagerie, définissez ce dossier comme dossier des messages envoyés.
3. Déplacez les messages du dossier en double vers le vrai dossier.
4. Ensuite seulement, supprimez le dossier en double devenu vide.

La même chose peut se produire avec les brouillons, la corbeille et le dossier spam. Un dossier "Pourriels" que vous avez créé vous-même sous Boîte de réception n'est pas le dossier spam : le filtre antispam n'y place rien et n'en tire aucun apprentissage.

L'abonnement : afficher ou masquer

Un dossier peut exister sans que vous le voyiez. Un logiciel de messagerie n'affiche que les dossiers auxquels vous êtes abonné. Dans la webmail, c'est l'interrupteur à côté de chaque dossier dans Paramètres > Dossiers. Si vous le désactivez, le dossier disparaît de votre liste de dossiers, mais les e-mails qu'il contient continuent d'exister et comptent dans votre espace de stockage. S'il vous manque un dossier, vérifiez d'abord s'il n'est pas simplement masqué.

Le dossier d'archive

Un dossier d'archive est destiné aux e-mails traités que vous souhaitez conserver. La différence avec un dossier ordinaire : la webmail lui consacre un bouton Archiver. Un clic, et le message se trouve dans votre archive. Avec Diviser l’archive par, vous choisissez si l'archive est automatiquement répartie en sous-dossiers, par exemple par année. Des dossiers comme Archive.2025 et Archive.2026 sont alors créés. Cela garde les grandes archives rapides, car un dossier contenant des dizaines de milliers de messages se charge plus lentement.

En pratique : comment cela fonctionne dans la webmail

Vous créez et gérez vos dossiers dans Paramètres > Dossiers ; c'est là aussi que se trouvent les interrupteurs d'abonnement. Le dossier que la webmail utilise pour chaque fonction est indiqué dans Paramètres > Préférences > Dossiers spéciaux. Laissez ces réglages tels quels, sauf si vous savez exactement pourquoi vous modifiez quelque chose. Les étapes figurent dans le manuel Roundcube (Créer et gérer des dossiers, Archiver des courriels). Dans d'autres webmails, le fonctionnement est similaire : Gmail utilise des libellés au lieu de dossiers, mais un logiciel de messagerie les voit aussi comme des dossiers via IMAP ; Outlook.com a des dossiers comme ici.

Résumé

• Les dossiers se trouvent sur le serveur : ce que vous faites dans la webmail se voit sur tous vos appareils, et supprimer un dossier supprime les e-mails qu'il contient.
• Chez WebOké, le point est le séparateur : Clients.Karim est le dossier Karim sous Clients, INBOX est la Boîte de réception.
• Les dossiers spéciaux se reconnaissent à leur étiquette (RFC 6154) : \Drafts, \Sent, \Junk, \Trash, \Archive. Le dossier spam s'appelle Junk sur le serveur.
• Deux dossiers Envoyés apparaissent lorsqu'un logiciel de messagerie crée son propre dossier ; le dossier portant \Sent est le vrai.
• Un dossier masqué (non abonné) existe toujours et compte dans votre espace de stockage.

Quiz

Exercice

Exercice A5.1 : Lire la liste des dossiers du serveur. Ouvrez le fichier mappen-1.txt. Il s'agit de la sortie littérale d'une commande IMAP LIST par laquelle un logiciel de messagerie demande la liste des dossiers, avec les étiquettes SPECIAL-USE. Chaque ligne qui commence par * LIST correspond à un dossier : entre parenthèses les attributs, puis le séparateur entre guillemets, et à la fin le nom complet du dossier. Indiquez quatre éléments : le nom du vrai dossier Envoyés, le nom du dossier spam, le séparateur, et le nom du dossier superflu parce qu'un logiciel de messagerie l'a créé en double. Tapez les noms de dossiers exactement comme ils figurent dans le fichier, sans les guillemets qui les entourent. Le programme compare vos réponses au corrigé et indique pour chaque réponse si elle est juste, avec une explication.

Pour aller plus loin

Lorsque des étapes dans la webmail sont décrites, elles s'appliquent à la webmail de WebOké ; dans d'autres webmails, le fonctionnement est similaire.

• Roundcube Webmail 6.1: Créer et gérer des dossiers
• Roundcube Webmail 6.2: Archiver des messages
• Dossiers de votre boîte mail : Boîte de réception, Éléments envoyés, Brouillons, Corbeille, Courrier indésirable et Archives
• Cours gratuit E-mail en ordre : configuration et bonne réception des messages 3.1: Dossiers et synchronisation : pourquoi vous avez deux fois « Envoyés »
• RFC 6154, IMAP LIST Extension for Special-Use Mailboxes (en anglais) : https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc6154