Un message d'absence bien conçu

Module 6: En automatique : filtres et absence · Temps de lecture : 9 minutes

Objectif pédagogique : À l'issue de cette leçon, vous saurez expliquer comment fonctionne un message d'absence sur le serveur, qui le reçoit et qui ne le reçoit pas, et vous saurez configurer un message d'absence qui s'active et se désactive tout seul, sans rien révéler qui puisse aider des fraudeurs.

Notions clés : message d'absence, Sieve vacation, Plage de réponse (:days), Mes adresses courriel (:addresses), List-Id, Auto-Submitted, Début et Fin, Action pour courriel entrant

Un filtre qui répond

Techniquement, un message d'absence est un filtre. Il se trouve dans le même jeu de filtres que vos autres filtres (leçon 6.1) et s'exécute donc lui aussi sur le serveur, au moment où le courrier arrive. Votre ordinateur portable peut rester éteint. L'extension Sieve s'appelle vacation (RFC 5230). Voici comment la webmail écrit un message d'absence pour les vacances de Noël :

require ["date","relational","vacation"];
# rule:[Avis d’absence]
if allof (currentdate :zone "+0100" :value "ge" "date" "2026-12-21", currentdate :zone "+0100" :value "le" "date" "2027-01-03")
{
	vacation :days 7 :addresses ["julie@example.com","info@example.com"] :subject "Absente jusqu'au 3 janvier inclus" "Merci pour votre message. Je suis absente jusqu'au 3 janvier inclus. Pour les commandes, vous pouvez contacter Hugo : hugo@example.com.";
}

Ce que signifie ce script :

• currentdate ... "ge" ... "2026-12-21" et "le" ... "2027-01-03" : la date du jour doit être le 21 décembre ou après, et le 3 janvier ou avant. Ce sont vos valeurs Début et Fin. En dehors de cette période, le filtre ne fait rien. :zone "+0100" correspond au fuseau horaire défini dans vos paramètres.
• vacation :days 7 : une même adresse reçoit au maximum une réponse tous les 7 jours.
• :addresses [...] : les adresses qui vous appartiennent.
• :subject et le texte qui suit : l'objet et le contenu de la réponse.

Une seule réponse par expéditeur et par intervalle

Sans limite, une personne qui vous écrit dix fois recevrait dix fois la même réponse. C'est pourquoi le serveur mémorise à qui il a déjà répondu. Pendant la Plage de réponse (:days en Sieve), le même expéditeur ne reçoit pas de seconde réponse. Si vous ne choisissez rien, la norme prévoit 7 jours (RFC 5230, section 4.1). Pour des vacances de deux semaines, 7 est une très bonne valeur : la personne qui vous écrit de nouveau au bout d'une semaine reçoit un rappel indiquant que vous êtes toujours absent. Une durée inférieure à 1 jour n'est généralement pas possible.

La réponse est envoyée à l'expéditeur de l'enveloppe (Return-Path, leçon 1.1), pas nécessairement à l'adresse figurant dans From. Pour un e-mail ordinaire, c'est la même chose. Pour les newsletters et les systèmes automatisés, il s'agit souvent d'une adresse technique, et c'est justement le but : ainsi, une réponse automatique n'aboutit pas chez une personne qui ne pourrait rien en faire.

Qui ne reçoit pas de réponse

Un message d'absence peut faire beaucoup de dégâts s'il répond aux mauvais e-mails : des réponses envoyées à une liste de diffusion de mille membres, ou deux messages automatiques qui se répondent l'un à l'autre à l'infini. C'est pourquoi la norme (RFC 5230, section 4.6) indique que le serveur ne répond pas :

• aux e-mails contenant un en-tête List-Id ou d'autres en-têtes List : newsletters et listes de diffusion ;
• aux e-mails contenant un en-tête Auto-Submitted avec une valeur autre que "no" : messages automatiques, comme un autre message d'absence ou une notification envoyée par un système ;
• aux e-mails provenant d'adresses comme MAILER-DAEMON ou d'adresses qui commencent par "owner-" ou se terminent par "-request".

La réponse elle-même reçoit l'en-tête Auto-Submitted: auto-replied. Ainsi, un autre message d'absence sait qu'il ne doit pas y répondre, et aucune boucle ne se crée.

Mes adresses courriel : répondre uniquement si le message vous est destiné

Le serveur ne répond que si l'une de vos adresses figure dans les en-têtes To ou Cc (RFC 5230, section 4.5). Vous évitez ainsi de répondre à des e-mails arrivés via une liste ou en copie cachée (Bcc). Le serveur ne sait qu'en partie quelles adresses vous appartiennent : il connaît à coup sûr l'adresse de votre boîte mail, mais pas l'adresse info@ dont le courrier vous est transmis par redirection.

C'est pourquoi le champ Mes adresses courriel est important (:addresses en Sieve). Indiquez-y chaque adresse sur laquelle vous recevez du courrier, y compris les adresses de redirection. Avec Remplir avec toutes mes adresses, la webmail reprend les adresses de vos identités. Si vous oubliez info@, un client qui écrit à info@ ne recevra pas de message d'absence et attendra peut-être une réponse en vain.

Début, fin et sort du courrier reçu

Avec un Début et une Fin, le message s'active et se désactive tout seul. C'est la méthode la plus sûre : vous ne pouvez pas oublier de le désactiver. Si vous laissez ces champs vides, le message reste actif tant que État est sur Marche. Un message d'absence qui continue de tourner des semaines après les vacances est une erreur courante, et déroutante pour les clients.

Avec Action pour courriel entrant, vous choisissez ce qu'il advient du message reçu lui-même. Laissez cette option sur Garder. Vacation laisse en effet le message normalement dans votre boîte mail (RFC 5230, section 4.7), et vous voudrez lire à votre retour ce qui est arrivé. Supprimer signifie que le courrier que vous recevez disparaît. Rediriger vers ou Envoyer une copie à n'ont de sens que vers un collègue de votre propre organisation, avec les mêmes inconvénients que dans la leçon 6.2.

Ce que vous écrivez, et ce que vous n'écrivez pas

Un bon message d'absence est court et aide l'expéditeur à avancer :

• Quand vous serez de retour, ou jusqu'à quand vous ne répondrez pas.
• Qui prend le relais entre-temps, avec une adresse ou un numéro de téléphone où quelqu'un répond.
• Ce que l'expéditeur peut faire en cas d'urgence.

Et ce que vous n'écrivez pas : les détails qui aident les fraudeurs et les cambrioleurs. La réponse est envoyée à toutes les personnes qui vous écrivent, y compris les spammeurs et les inconnus. N'indiquez donc pas que vous êtes à l'étranger pendant trois semaines, où vous partez, votre numéro personnel ou le nom de votre remplaçant avec une fonction qu'un fraudeur pourrait exploiter ("écrivez à notre comptable Nicolas pour les paiements"). Un fraudeur se sert volontiers d'un tel message pour rédiger un faux e-mail crédible, par exemple une demande de paiement urgent au nom d'une personne qui, de toute façon, est injoignable.

Exemple de bon message :

Objet : Absente jusqu'au 3 janvier inclus

Merci pour votre message. Je consulterai de nouveau mes e-mails à partir du 4 janvier.
Pour les commandes et les questions, vous pouvez écrire à info@example.com.

Pas en double

Vous pouvez aussi configurer un message d'absence dans le panneau d'administration de votre hébergement, chez WebOké dans DirectAdmin. Utilisez l'un des deux. Si les deux sont actifs, tout le monde reçoit deux réponses automatiques.

En pratique : comment cela fonctionne dans la webmail

Le message d'absence se trouve dans Paramètres > Avis d’absence, avec Objet, Corps, Début, Fin et État, et sous Paramètres avancés : Mes adresses courriel, Plage de réponse et Action pour courriel entrant. Vous retrouvez le résultat dans Filtres > Actions > Modifier le jeu de filtres. Les étapes sont décrites dans le guide Roundcube, à la section Configurer un message d'absence. Dans d'autres webmails, le fonctionnement est comparable : Gmail propose un répondeur automatique dans ses paramètres, Outlook.com des réponses automatiques.

Résumé

• Un message d'absence est un filtre Sieve (vacation, RFC 5230) qui s'exécute sur le serveur.
• Un même expéditeur reçoit au maximum une réponse par Plage de réponse ; sans choix de votre part, elle est de 7 jours.
• Pas de réponse aux listes de diffusion (List-Id) ni aux messages automatiques (Auto-Submitted), et une réponse uniquement si l'une de vos adresses figure dans To ou Cc.
• Indiquez aussi vos adresses de redirection dans Mes adresses courriel, utilisez une date de début et de fin, et laissez l'action sur Garder.
• Indiquez quand vous serez de retour et qui contacter, mais aucun détail qui aide les fraudeurs.

Quiz

Exercice

Exercice A6.3 : Faire vérifier votre message d'absence. Dans votre propre boîte mail, préparez un message d'absence dans Paramètres > Avis d’absence, avec un Début et une Fin situés tous deux dans le futur ; le message n'est alors pas encore réellement actif et personne ne reçoit de réponse pour l'instant. Renseignez un objet, un texte, Mes adresses courriel et une Plage de réponse, et laissez Action pour courriel entrant sur Garder. Collez ensuite votre jeu de filtres (Paramètres > Filtres > Actions > Modifier le jeu de filtres, tout copier) ou téléversez le fichier obtenu avec Télécharger. Le programme lit le script en mémoire (rien n'est enregistré) et vérifie : qu'il existe une action vacation ; que :days vaut au moins 1 ; que l'objet n'est pas vide ; que le texte compte plus de 40 caractères ; qu'il existe une limite de date avec currentdate (sinon orange : n'oublierez-vous pas de le désactiver ?) ; que :addresses contient au moins une adresse (sinon orange) ; et que le message est conservé, donc pas de discard ni de redirection vers une adresse extérieure à votre domaine. Après l'exercice, désactivez le message si vous n'en avez pas besoin.

Pour aller plus loin

Lorsque des étapes dans la webmail sont décrites, elles s'appliquent à la webmail de WebOké ; dans d'autres webmails, le fonctionnement est comparable.

• Roundcube Webmail 7.3: Configurer un avis d’absence
• Roundcube Webmail 7.1: Créer un filtre
• Formation gratuite Sécurité en ligne pour les entrepreneurs 1.2: Phishing, fraude au président et fraude à la facture
• Règles de messagerie côté serveur (filtres sur le serveur)
• RFC 5230, Sieve Email Filtering: Vacation Extension (en anglais) : https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc5230
• Waarom niet iedereen je afwezigheidsbericht krijgt