Plusieurs adresses et boîtes mail

Module 4: Vous en tant qu'expéditeur · Temps de lecture : 11 minutes

Objectif pédagogique : À l'issue de cette leçon, vous connaissez la différence entre une adresse et une boîte mail, vous choisissez selon la situation la meilleure des quatre méthodes pour travailler avec plusieurs adresses, et vous savez convenir de bonnes règles pour une boîte mail partagée.

Notions clés : boîte mail, adresse, alias, redirection, identité supplémentaire, associer une autre boîte mail, sélecteur de boîte, fenêtre de navigation privée, logiciel de messagerie, boîte mail partagée, indicateurs

Une adresse n'est pas la même chose qu'une boîte mail

Beaucoup de gens emploient indifféremment « adresse e-mail » et « boîte mail ». Pour cette leçon, la différence est importante.

• Une boîte mail est un espace de stockage sur le serveur, avec ses propres dossiers, sa propre limite de stockage et son propre mot de passe. Vous vous y connectez.
• Une adresse n'est qu'un nom sur lequel le courrier arrive. Chaque boîte mail a une adresse, mais une adresse n'a pas forcément sa propre boîte mail. Une adresse sans stockage propre qui transfère le courrier s'appelle une redirection (ou alias). Vous ne pouvez pas vous y connecter.

Exemple : julie@example.com est une boîte mail. info@example.com peut être une deuxième boîte mail, avec son propre mot de passe et ses propres dossiers. Mais ce peut aussi être une redirection qui transfère tout le courrier vers julie@. Pour l'expéditeur, il n'y a aucune différence. Pour Julie, si : dans le premier cas, elle doit regarder à deux endroits ; dans le second, tout arrive dans une seule Boîte de réception.

Votre choix dépend d'une seule question : le courrier doit-il rester à un endroit à part, ou peut-il arriver chez quelqu'un ? Le courrier de la comptabilité, qui doit être lu par le comptable puis plus tard par son successeur, a sa place dans une boîte mail à part. Le courrier pour commandes@, qui arrive de toute façon toujours chez Julie, peut passer par une redirection.

Quatre méthodes pour travailler avec plusieurs adresses

1. Une identité supplémentaire avec une redirection

Si le courrier d'une deuxième adresse arrive de toute façon chez vous, vous faites de cette adresse une redirection vers votre propre boîte mail et vous créez une identité supplémentaire dans le webmail (leçon 4.1). Vous lisez tout au même endroit et vous choisissez dans Expéditeur l'adresse depuis laquelle vous répondez. Le contrôle de l'expéditeur effectué par le serveur l'autorise, car l'adresse redirige vers votre boîte mail.

Idéal pour : une seule personne avec plusieurs adresses. Pas adapté si le courrier de cette adresse doit être conservé à part.

2. Associer une autre boîte mail et basculer

Si vous avez réellement deux boîtes mail, chacune avec son propre mot de passe, vous pouvez associer la seconde à une identité supplémentaire. Pour cela, vous saisissez le nom du serveur, l'adresse et le mot de passe de la seconde boîte mail. Un sélecteur apparaît alors au-dessus de vos dossiers : un clic et vous êtes dans l'autre boîte mail, avec ses propres dossiers et son propre courrier, sans vous reconnecter. Ce que vous envoyez part alors de cette boîte mail et arrive dans son propre dossier Envoyés.

Idéal pour : quelqu'un qui travaille régulièrement dans deux ou trois boîtes mail et ne veut pas se déconnecter sans cesse. Attention : si vous modifiez plus tard le mot de passe de la boîte mail associée, modifiez-le aussi dans l'identité. Dans le webmail de WebOké, vous ne pouvez associer que des boîtes mail hébergées chez WebOké.

3. Deux boîtes mail côte à côte dans une fenêtre privée

Votre navigateur mémorise par fenêtre qui est connecté (leçon 1.3). Si vous ouvrez une fenêtre de navigation privée (navigation InPrivate dans Edge, navigation privée dans Chrome), cette fenêtre a sa propre session, vide. Vous pouvez vous y connecter à une deuxième boîte mail tandis que la première reste ouverte dans votre fenêtre habituelle. Lorsque vous fermez la fenêtre privée, cette connexion disparaît.

Idéal pour : jeter de temps en temps un coup d'œil dans une autre boîte mail, sans rien configurer. Peu pratique si vous le faites tous les jours.

4. Un logiciel de messagerie avec plusieurs comptes

Un logiciel de messagerie comme Thunderbird, Outlook ou Apple Mail affiche plusieurs comptes côte à côte, avec une seule liste de courrier non lu et des notifications pour tout. Il fonctionne via IMAP (leçon 1.2), vous voyez donc le même courrier que dans le webmail. Vous pouvez aussi lire votre courrier hors connexion, par exemple dans le train.

Idéal pour : ceux qui travaillent toute la journée avec de nombreuses boîtes mail. Vous pouvez tout à fait le combiner avec le webmail.

Une boîte mail partagée à plusieurs

Une organisation courante : info@example.com est une boîte mail à part, et Julie et Hugo la consultent tous les deux. Cela fonctionne bien, à condition de savoir comment IMAP mémorise les choses et de convenir de quelques règles.

Ce que le serveur partage, ce sont les indicateurs : lu, répondu, marqué. Si Hugo ouvre un message, il apparaît aussi comme lu chez Julie. Si Julie y répond depuis info@, il reçoit la flèche « répondu », et Hugo la voit aussi. Le dossier Envoyés d'info@ montre ce qui a été envoyé au nom d'info@, quelle que soit la personne.

C'est là que se trouvent les pièges :

• « Lu » ne veut pas dire « traité ». Hugo ouvre un e-mail, voit qu'il est pour Julie et le laisse. Julie le voit comme lu et le saute. Personne ne répond.
• Répondre deux fois. Julie et Hugo ouvrent la même question en même temps et répondent tous les deux, avec des informations légèrement différentes.
• Répondre depuis la mauvaise boîte mail. Hugo envoie une réponse depuis sa propre boîte mail au lieu d'info@. Elle n'apparaît alors pas dans le dossier Envoyés partagé et Julie ne sait pas que c'est déjà fait.

Quelques règles pour éviter cela :

1. Celui qui prend en charge un e-mail le marque (l'indicateur) ou le déplace dans un dossier « En cours ». Celui qui voit un e-mail marqué n'y touche pas.
2. Les réponses partent toujours depuis info@, pour qu'elles apparaissent dans le dossier Envoyés partagé. Celui qui répond depuis sa propre boîte mail met info@ en Cc.
3. Une fois traité, un e-mail va dans Archives. La Boîte de réception ne contient que ce qui reste à faire (leçon 5.2).
4. Chaque personne a sa propre identité dans info@, par exemple « Hugo | Atelier floral Example », pour que le client sache qui lui répond.

Un dernier point : si vous partagez le mot de passe d'info@ avec plusieurs personnes, vous devez le changer au départ d'un collègue et le communiquer aux autres. Avec une boîte mail associée (méthode 2), vous le modifiez ensuite aussi dans l'identité.

En pratique : comment cela fonctionne dans le webmail

Vous créez une identité supplémentaire dans Paramètres > Identités > Créer. Vous y trouvez aussi la partie permettant d'associer une autre boîte mail, avec Activer et les informations de la seconde boîte mail. Après l'enregistrement, vous basculez à l'aide du sélecteur au-dessus de vos dossiers. Vous créez une redirection et une nouvelle boîte mail dans le panneau d'administration de votre hébergement (chez WebOké, DirectAdmin). Vous ouvrez une fenêtre privée avec Ctrl+Shift+N (Chrome, Edge) ou Ctrl+Shift+P (Firefox). Le guide Roundcube décrit les étapes. Dans d'autres webmails, le fonctionnement est similaire ; Gmail et Outlook.com, par exemple, ont leurs propres méthodes pour ajouter un deuxième compte.

Résumé

• Une boîte mail a son propre stockage et un mot de passe ; une redirection n'est qu'une adresse qui transfère le courrier.
• Identité supplémentaire avec redirection : une seule personne, plusieurs adresses, tout au même endroit.
• Associer une autre boîte mail : basculer entre de vraies boîtes mail sans vous reconnecter.
• Fenêtre privée pour un usage occasionnel, logiciel de messagerie pour ceux qui travaillent toute la journée avec de nombreuses boîtes mail.
• Dans une boîte mail partagée, tous les utilisateurs partagent les indicateurs ; convenez de qui prend en charge quoi et répondez depuis l'adresse partagée.

Quiz

Exercice

Exercice A4.3 : Quelle méthode convient ? Lisez les quatre situations et choisissez pour chacune la meilleure méthode : « identité supplémentaire avec redirection », « associer une autre boîte mail », « fenêtre privée » ou « logiciel de messagerie ». (1) Julie veut aussi envoyer des e-mails en tant que commandes@example.com ; cette adresse n'a pas de boîte mail propre et tout son courrier peut simplement arriver dans sa propre Boîte de réception. (2) Hugo a sa propre boîte mail et gère aussi la boîte mail comptabilite@example.com, qui a son propre mot de passe et se trouve chez le même fournisseur ; il travaille dans le webmail et veut basculer de l'une à l'autre plusieurs fois par jour d'un seul clic, sans se reconnecter. (3) Julie veut, sur son propre ordinateur portable, consulter une seule fois la boîte mail d'un stagiaire, à côté de sa propre boîte mail, sans rien configurer, et l'ordinateur ne doit ensuite rien mémoriser. (4) Hugo travaille toute la journée avec quatre boîtes mail, veut des notifications de nouveau courrier pour les quatre et veut pouvoir lire son courrier dans le train sans connexion. Vous choisissez pour chaque situation dans les listes déroulantes ; le programme compare avec la grille de correction et explique pour chaque situation pourquoi.

Pour aller plus loin

Lorsque des étapes dans le webmail sont décrites, elles valent pour le webmail de WebOké ; dans d'autres webmails, le fonctionnement est similaire.

• Roundcube Webmail 5.3: Envoyer depuis une autre adresse
• Roundcube Webmail 5.4: Utiliser plusieurs boîtes mail
• Envoyer des e-mails depuis plusieurs alias, erreur : Account xxx can not send emails from
• Créer une nouvelle adresse e-mail/boîte mail
• Transfert d'e-mails vers une autre adresse (redirections, l'adresse de capture globale étant déconseillée)
• Cours gratuit E-mail en ordre : configuration et bonne réception des messages 3.3: Alias, redirection et e-mail attrape-tout : pratique, mais pas sans risques
• IMAP ou POP3 : quelle est la différence et lequel choisir ?