Module 5 · 5.2
Un système que vous pouvez tenir
Module 5: Classer et retrouver · Temps de lecture : 8 minutes
Objectif pédagogique : à l'issue de cette leçon, vous saurez choisir et mettre en place une méthode simple pour votre boîte mail. Vous verrez ainsi ce qui reste à faire et vous retrouverez vos e-mails sans devoir trier chaque jour.
Notions clés : la Boîte de réception comme bac de travail, quatre choix, signaler, non lu, archives, moments fixes, boîte mail partagée
Pourquoi un système
Une boîte mail pleine est rarement le problème. Le problème, c'est que vous ne voyez plus ce qui reste à faire. La question d'un client se perd entre les newsletters, une facture que vous devez encore payer se trouve en page quatre. Un système règle cela avec quelques règles fixes que vous vous donnez. Il n'a pas besoin d'être compliqué. Il doit surtout être assez simple pour que vous l'appliquiez encore dans trois mois.
Il n'existe pas de méthode idéale. Chacun travaille différemment, et une entreprise individuelle ne reçoit pas les mêmes e-mails qu'une association. Cette leçon vous donne les éléments de base et les choix possibles. C'est à vous de choisir ce qui vous convient.
La Boîte de réception comme bac de travail
Le cœur de presque tout système efficace : la Boîte de réception est un bac de travail, pas une archive. Ce qui se trouve dans la Boîte de réception attend encore quelque chose de vous. Ce qui est terminé en sort. Un coup d'œil à la Boîte de réception vous indique ainsi immédiatement la quantité de travail en attente.
Pour cela, vous prenez pour chaque message l'une de ces quatre décisions :
- Supprimer. Vous n'en avez pas besoin. Supprimez-le, ou signalez-le comme spam s'il s'agit de spam. Une newsletter que vous ne lisez jamais : désabonnez-vous, elle ne reviendra plus.
- Archiver. C'est terminé, mais vous voulez le conserver. Un clic sur Archives (leçon 5.1) et le message disparaît de la vue, mais vous le retrouvez par la recherche (leçon 5.3).
- Faire. Il faut faire quelque chose qui prend plus de quelques minutes. Laissez le message en place et donnez-lui un signalement (le drapeau Signalé) pour qu'il ressorte. Si cela prend moins de quelques minutes, faites-le tout de suite, puis archivez le message.
- Attendre. Vous attendez une réponse ou un paiement. Vous pouvez signaler le message, ou le placer dans un dossier En attente que vous parcourez une fois par semaine.
L'essentiel est de ne jamais passer à la suite sans décision. Chaque message que vous ouvrez puis laissez sans choix devra être relu plus tard.
Peu de dossiers et la recherche, ou beaucoup de dossiers
De combien de dossiers avez-vous besoin ? Deux écoles s'opposent.
Beaucoup de dossiers : un dossier par client, par projet, par fournisseur. Avantage : vous voyez tout ce qui concerne un client au même endroit. Inconvénient : chaque message demande une décision sur sa destination, et un e-mail qui concerne deux clients ne trouve sa place dans aucun des deux. Au bout d'un an, vous avez souvent quarante dossiers dont vous n'en utilisez que cinq.
Peu de dossiers et la recherche : une seule archive, éventuellement découpée par année, et pour le reste la recherche. Avantage : archiver se fait en un clic, sans réfléchir. Inconvénient : vous devez savoir bien chercher. La leçon 5.3 montre que la webmail le fait très bien : par expéditeur, destinataire, contenu, dans tous les dossiers à la fois.
Une voie intermédiaire fonctionne le mieux pour beaucoup de gens : quelques dossiers pour ce qui doit vraiment être à part (par exemple Factures pour la comptabilité), et pour le reste une seule archive. Les dossiers remplis automatiquement par un filtre (module 6) ne vous coûtent aucun travail. Ils peuvent donc être un peu plus nombreux.
Signaler, non lu et filtrer la liste
Quelques outils de la webmail facilitent le système :
- Signalé. Avec Marquer > Signalé, un message reçoit un drapeau et apparaît en rouge dans la liste. Le drapeau est enregistré sur le serveur, votre logiciel de messagerie et votre téléphone le voient donc aussi (on parle souvent d'étoile ou de drapeau).
- Non lu. Avec Marquer > Comme non lu, vous remettez un message à l'état non lu. Pratique comme pense-bête, mais peu fiable comme système : un téléphone qui ouvre brièvement le message le remet à l'état lu.
- Type dans les options de recherche. Choisissez à Type, par exemple, Signalé ou Sans réponse. La liste n'affiche alors que ces messages. Sans réponse est pratique dans la Boîte de réception : ce sont les messages auxquels vous n'avez pas encore répondu. Attention : la webmail sait seulement si vous avez vous-même cliqué sur Répondre. Si vous avez répondu depuis votre téléphone ou rappelé la personne, le message compte encore comme sans réponse, sauf si votre application de messagerie le marque aussi comme répondu.
Il existe aussi un piège : le marquage automatique comme lu. Si la webmail est réglée pour qu'un message soit lu dès qu'il apparaît dans le volet de prévisualisation, l'état non lu perd son sens. Dans Paramètres > Préférences > Vue de la boîte de courriel, vous choisissez après combien de secondes un message compte comme lu (leçon 2.1).
Des moments fixes
Si vous réagissez toute la journée à chaque nouvel e-mail, il vous reste peu de temps pour le reste. Un système fonctionne mieux avec des moments fixes : par exemple le matin, après le déjeuner et en fin de journée. À chaque moment, vous traitez la Boîte de réception avec les quatre choix. Une fois par semaine, vous passez en revue les messages signalés et le dossier En attente. La fréquence dépend de votre activité. Une boutique en ligne qui reçoit des questions de clients regarde plus souvent qu'une association. L'important, c'est que vous choisissiez, plutôt que de laisser chaque notification choisir pour vous.
Une boîte mail partagée
Si plusieurs personnes travaillent dans une même boîte mail, comme info@, il vous faut des règles communes, sinon deux personnes répondent ou personne ne répond. Par exemple :
- La personne qui prend en charge un message le signale immédiatement (tout le monde voit le drapeau, car il est enregistré sur le serveur).
- Après la réponse, le message va dans l'archive, pour que la Boîte de réception montre ce qui reste ouvert.
- Les réponses partent de la même adresse et avec la même signature (module 4).
- Chaque jour, une personne est chargée de vider la Boîte de réception.
Convenez aussi de ce que vous ne faites pas : personne ne configure un logiciel de messagerie en POP sur cette boîte mail, sinon les e-mails disparaissent pour les autres (leçon 1.2).
En pratique : comment cela fonctionne dans la webmail
Marquer se trouve dans la barre d'outils au-dessus du message ; Archives apparaît comme bouton dès que vous avez choisi un dossier d'archive dans Paramètres > Préférences > Dossiers spéciaux. Type et les autres filtres se trouvent dans les options de recherche (la petite flèche dans le champ de recherche). Les étapes sont décrites dans le manuel Roundcube, aux sections Marquer, déplacer et supprimer et Archiver des courriels. Les autres webmails fonctionnent de façon similaire : Gmail a un bouton Archiver et des étoiles, Outlook.com un bouton Archiver et des indicateurs.
Résumé
- La Boîte de réception est un bac de travail : ce qui s'y trouve attend encore quelque chose de vous.
- Prenez une décision pour chaque message : supprimer, archiver, faire (signaler) ou attendre.
- Peu de dossiers et une bonne recherche demandent moins de travail que beaucoup de dossiers ; les dossiers remplis par un filtre ne coûtent rien.
- Les signalements et l'état répondu sont enregistrés sur le serveur et sont donc aussi visibles par vos collègues dans une boîte mail partagée.
- Traitez la Boîte de réception à des moments fixes et fixez des règles communes si vous partagez une boîte mail.
Quiz
Exercice
Exercice D5.2 : Votre plan de classement. Ouvrez votre propre boîte mail dans la webmail. Comptez le nombre de dossiers dont vous disposez (Paramètres > Dossiers) et le nombre de messages non lus dans la Boîte de réception. Choisissez ensuite un système : peu de dossiers et une archive, beaucoup de dossiers, ou une voie intermédiaire. Mettez-le en place : choisissez un dossier d'archive dans Dossiers spéciaux si vous n'en avez pas encore, supprimez les dossiers que vous n'avez pas utilisés depuis un an (déplacez d'abord les e-mails vers votre archive) et traitez une fois la Boîte de réception avec les quatre choix. Répondez ensuite pour vous-même : combien de dossiers aviez-vous et combien en avez-vous maintenant ? Combien de messages reste-t-il dans la Boîte de réception, et attendent-ils tous vraiment encore quelque chose de vous ? À quels moments fixes consulterez-vous désormais vos e-mails ? Et si vous partagez une boîte mail : quelles deux règles convenez-vous avec vos collègues ?
Exercice D5.2: Votre plan de classement
Cet exercice, vous le faites vous-même ; personne ne le vérifie. Cochez ce que vous avez fait et marquez l'exercice comme terminé.
Un système qui fonctionne : le Courrier entrant est votre bac de travail. Pour chaque message, vous décidez : supprimer, archiver, à traiter (drapeau) ou en attente. Peu de dossiers et une bonne recherche fonctionnent mieux, pour la plupart des gens, que des dizaines de dossiers. Prévoyez un moment fixe pour passer en revue les drapeaux et le bac de travail.
Vos cases cochées et vos notes restent uniquement dans ce navigateur ; nous ne les envoyons nulle part. Si vous êtes connecté, nous enregistrons dans Mes formations uniquement le fait que vous avez terminé l'exercice.
Pour aller plus loin
Lorsque des étapes dans la webmail sont décrites, elles s'appliquent à la webmail de WebOké ; les autres webmails fonctionnent de façon similaire.