Dossiers et synchronisation : pourquoi vous avez deux fois « Envoyés »

Module 3: Gérer votre boîte mail · Temps de lecture : 9 minutes

Objectif : À la fin de cette leçon, vous saurez expliquer le fonctionnement des dossiers IMAP sur le serveur, faire utiliser les bons dossiers spéciaux à votre logiciel de messagerie et éviter que des e-mails soient en double ou se perdent.

Notions clés : dossier IMAP, liste des dossiers sur le serveur, dossiers spéciaux (Envoyés, Corbeille, Brouillons, Spam, Archives), special-use (RFC 6154), association des dossiers, abonnement aux dossiers, suppression et suppression définitive (expunge), période de synchronisation, copie hors connexion

Où se trouvent réellement vos dossiers ?

Dans la leçon 1.3, vous avez vu la différence entre IMAP et POP3. Avec IMAP, votre courrier se trouve sur le serveur, et votre logiciel de messagerie affiche ce qui s'y trouve. Cela vaut aussi pour les dossiers. Si vous créez un dossier « Devis » dans Thunderbird, Thunderbird crée ce dossier sur le serveur. Votre téléphone le voit ensuite aussi, tout comme le webmail.

C'est exactement ce que vous voulez. Mais cela signifie aussi qu'un logiciel de messagerie peut créer sur le serveur des dossiers que vous n'aviez pas prévus. Et si deux logiciels ne sont pas d'accord sur le nom d'un dossier, vous en obtenez deux.

Quelques points à connaître sur les dossiers d'un serveur IMAP :

La Boîte de réception s'appelle toujours INBOX sur le serveur. C'est le seul dossier dont le nom est fixe. Votre logiciel l'affiche sous le nom « Boîte de réception », « Inbox » ou « Courrier entrant ».
Tous les autres dossiers ont un nom libre. Le serveur ne connaît pas de « vrai » dossier Envoyés, sauf s'il l'indique lui-même (voir ci-dessous).
Les sous-dossiers sont séparés par un caractère, généralement un point ou une barre oblique : INBOX.Offertes ou Offertes/2026. Vous le voyez rarement, mais cela explique pourquoi certains logiciels placent tous les dossiers sous la Boîte de réception.
Un logiciel n'affiche parfois que les dossiers auxquels il est abonné. Un dossier qui existe bien sur le serveur, mais auquel vous n'êtes pas abonné, semble alors avoir disparu.

Le problème des dossiers spéciaux

Votre logiciel de messagerie a besoin de quelques dossiers pour fonctionner :

Rôle	Noms courants sur le serveur
Conserver une copie des e-mails envoyés	`Sent`, `Sent Items`, `Sent Messages`, `Verzonden`, `Verzonden items`
Conserver temporairement les e-mails supprimés	`Trash`, `Deleted Items`, `Deleted Messages`, `Prullenbak`, `Verwijderde items`
Conserver les brouillons	`Drafts`, `Concepten`
Conserver le spam	`Junk`, `Spam`, `Ongewenste e-mail`
Archives	`Archive`, `Archief`

Chaque logiciel a ses propres préférences. Par défaut, Apple Mail utilise d'autres noms qu'Outlook, et Outlook encore d'autres que l'application Gmail. Si vous configurez votre boîte mail sur trois appareils sans y prêter attention, voici ce qui peut arriver :

Outlook place les e-mails envoyés dans Sent Items.
Votre iPhone place les e-mails envoyés dans Sent Messages.
Le webmail place les e-mails envoyés dans Sent.

Vous avez alors trois dossiers Envoyés, et sur chaque appareil vous ne voyez qu'une partie de ce que vous avez envoyé. C'est la plainte la plus fréquente à propos d'IMAP : « je ne vois pas sur mon téléphone ce que j'ai envoyé depuis mon ordinateur ».

La solution : special-use

Depuis 2011, il existe une extension d'IMAP qui permet au serveur d'indiquer à quoi sert chaque dossier : special-use (RFC 6154). Le serveur indique alors par exemple « ce dossier s'appelle Sent et a la fonction \Sent ». Un logiciel de messagerie moderne reprend cette information et ne crée plus son propre dossier.

La plupart des serveurs de messagerie prennent cela en charge, et la plupart des logiciels aussi. Mais cela pose encore souvent problème avec :

une boîte mail qui existe depuis des années et dans laquelle d'anciens logiciels ont déjà créé leurs propres dossiers ;
une boîte mail déménagée depuis un autre fournisseur, où les dossiers portaient d'autres noms ;
des logiciels que vous avez configurés manuellement avant que le serveur ne fournisse special-use ;
POP3 (il n'y a pas de dossiers sur le serveur, donc chaque appareil conserve son propre dossier Envoyés en local).

Associer vous-même les bons dossiers

Vous avez déjà des dossiers en double, ou vous avez un doute ? Choisissez alors un seul dossier par fonction et indiquez à chaque logiciel de quel dossier il s'agit. Choisissez de préférence le dossier que le serveur désigne lui-même. Vous le reconnaissez dans le webmail : le dossier Envoyés y figure généralement en haut, avec sa propre icône.

Où le configurer ?

Thunderbird : Paramètres des comptes, votre compte, Copies et dossiers (Envoyés, Brouillons, Archives) et Paramètres serveur (ce qui arrive aux messages supprimés, et vers quel dossier).
Apple Mail sur Mac : Réglages, Comptes, votre compte, Comportements des BAL. Sur iPhone : Réglages, Mail, Comptes, votre compte, le compte lui-même, Avancé, puis choisissez pour chaque fonction le dossier sur le serveur.
Outlook classique : pour un compte IMAP, vous choisissez dans les paramètres du compte (Plus de paramètres (More Settings), Avancé) le chemin du dossier racine et le dossier des éléments supprimés. Pour les éléments envoyés, Outlook classique n'offre aucun choix dans de nombreuses versions : il utilise le dossier désigné par le serveur, et sinon le sien.
Application Gmail : utilise le dossier désigné par le serveur ; vous ne pouvez pas le régler dossier par dossier.

Ensuite, déplacez les e-mails des dossiers superflus vers le dossier choisi, puis supprimez les dossiers vides. Faites-le sur un seul appareil (de préférence le webmail ou l'ordinateur) et attendez que les autres appareils reprennent les changements.

La suppression se fait en deux étapes

Avec IMAP, supprimer revient en réalité à poser un indicateur. Un message reçoit le marqueur supprimé (\Deleted), mais il reste sur le serveur. Ce n'est que lorsque le logiciel envoie la commande expunge qu'il disparaît vraiment. La plupart des logiciels procèdent ainsi :

Vous cliquez sur Supprimer. Le logiciel déplace le message vers la Corbeille (en réalité : il le copie dans la Corbeille et marque l'original comme supprimé).
L'original est supprimé définitivement (expunge), immédiatement ou à la fermeture.
Ce n'est que lorsque vous videz la Corbeille que le message disparaît du serveur.

Certains logiciels sont configurés autrement. Vous voyez alors des messages barrés qui ne disparaissent pas : ils sont marqués, mais jamais supprimés définitivement. Et ils comptent toujours dans votre espace de stockage. Cherchez alors dans votre logiciel Compacter (Thunderbird), Effacer les messages supprimés ou un réglage du type « supprimer définitivement les éléments supprimés en quittant le dossier ».

Important : supprimer sur un appareil, c'est supprimer sur tous les appareils. C'est tout le principe d'IMAP. Si vous voulez retirer un message de votre téléphone tout en le gardant sur votre ordinateur, ce n'est pas possible avec IMAP. Vous pouvez tout au plus synchroniser une période plus courte sur le téléphone (voir ci-dessous).

Quelque chose a tout de même disparu ? De nombreux fournisseurs conservent des sauvegardes à partir desquelles une boîte mail ou un dossier peut être restauré, mais généralement pour une durée limitée. Ne comptez pas dessus comme archive.

Combien synchroniser ?

Un logiciel de messagerie n'est pas obligé de tout télécharger. Sur le téléphone, il est souvent pratique de ne synchroniser que les dernières semaines, ou de n'activer le push que pour la Boîte de réception. Cela économise de l'espace et de la batterie. Rien ne change sur le serveur : les anciens e-mails y sont toujours, vous ne les voyez simplement pas sur cet appareil.

Sur l'ordinateur, la plupart des logiciels créent une copie hors connexion de la boîte mail (Outlook dans un fichier .ost, Thunderbird et Apple Mail dans leur propre dossier). C'est une copie, pas une sauvegarde : si vous supprimez quelque chose sur le serveur, cela disparaît aussi de la copie hors connexion. Un véritable espace de conservation local est un dossier que vous créez vous-même sous Dossiers locaux (Thunderbird), Sur mon Mac (Apple Mail) ou dans un fichier de données .pst (Outlook). Ce que vous y faites glisser ne se trouve plus sur le serveur. Nous y reviendrons dans la leçon 3.2.

En pratique : à quoi cela ressemble dans un panneau

Dans le webmail de WebOké (Roundcube), vous voyez à gauche tous les dossiers du serveur. Sous Paramètres, Dossiers, vous pouvez créer, renommer et supprimer des dossiers, et activer ou désactiver l'abonnement à ceux-ci. Sous Paramètres, Préférences, Dossiers spéciaux, vous voyez quel dossier est utilisé comme Envoyés, Brouillons, Corbeille et Spam. Chez WebOké, le serveur désigne le dossier Junk comme dossier de spam, et le webmail l'affiche sous le nom Spam. Pour en savoir plus, consultez l'article sur les dossiers de votre boîte mail. Chez d'autres fournisseurs, le fonctionnement est similaire ; le webmail y porte peut-être un autre nom, mais presque tous les webmails disposent d'une telle gestion des dossiers.

Résumé

Avec IMAP, vos dossiers se trouvent eux aussi sur le serveur. Chaque appareil voit les mêmes dossiers.
Seul INBOX a un nom fixe. Envoyés, Corbeille, Brouillons et Spam portent un nom différent selon le logiciel, sauf si le serveur les désigne (special-use, RFC 6154).
Vous résolvez les dossiers Envoyés en double en choisissant un seul dossier par fonction et en y associant chaque logiciel.
Avec IMAP, supprimer consiste à marquer puis à effacer définitivement (expunge). Les messages marqués comptent encore dans votre espace de stockage.
Une copie hors connexion n'est pas une sauvegarde ; un dossier local, en revanche, est bien un espace de conservation distinct.

Quiz

Exercice

Exercice O3.1: Vérifier vos dossiers. Ouvrez votre boîte mail dans le webmail et sur chaque appareil où vous l'utilisez. Notez pour chaque appareil le dossier qu'il utilise pour Envoyés, Corbeille, Brouillons et Spam. Avez-vous des dossiers en double ? Choisissez-en un par fonction, configurez chaque appareil pour l'utiliser, déplacez les e-mails et supprimez les dossiers vides. Remplissez ensuite la liste de contrôle et répondez à la question : quel dossier le serveur a-t-il désigné lui-même, et comment l'avez-vous reconnu ?

Exercice O3.1: Vérifier vos dossiers

Cet exercice, vous le faites vous-même ; personne ne le vérifie. Cochez ce que vous avez fait et marquez l'exercice comme terminé.

Chaque appareil utilise le même dossier sur le serveur pour Envoyés.
Idem pour Corbeille et Brouillons.
Les dossiers superflus ont été vidés (courrier déplacé) et supprimés.
Un e-mail que j'envoie depuis l'appareil A apparaît dans Envoyés sur l'appareil B.

Aviez-vous des dossiers en double, et lesquels ?

Quel dossier le serveur désignait-il, et comment l'avez-vous reconnu ?

Vos cases cochées et vos notes restent uniquement dans ce navigateur ; nous ne les envoyons nulle part. Si vous êtes connecté, nous enregistrons dans Mes formations uniquement le fait que vous avez terminé l'exercice.

Pour aller plus loin

Les étapes de ces articles concernent les panneaux de WebOké ; chez d'autres fournisseurs, le fonctionnement est similaire.

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