Une bonne signature

Module 4: Vous en tant qu'expéditeur · Temps de lecture : 10 minutes

Objectif pédagogique : À l'issue de cette leçon, vous saurez créer une signature courte et utile avec la bonne ligne de séparation. Vous saurez aussi pourquoi les logiciels de messagerie reconnaissent cette ligne, et vous choisirez en connaissance de cause entre une signature en texte brut et une signature avec mise en forme ou logo.

Notions clés : signature (Signature), ligne de séparation "-- ", RFC 3676, règle des quatre lignes (RFC 1855), texte brut, signature HTML, image externe, image intégrée, clause de non-responsabilité

À quoi sert une signature

Une signature (dans la webmail, le champ s'appelle aussi Signature) est le petit texte qui s'ajoute automatiquement sous vos messages. Son but est pratique : le destinataire doit savoir sans chercher qui vous êtes et comment vous joindre autrement. Imaginez une personne qui lit votre e-mail au sujet d'une livraison à 8 heures du matin sur son téléphone et qui veut vous appeler. Si votre numéro figure en bas, elle appelle. S'il n'apparaît nulle part, elle répond par e-mail et attend.

Ce qui doit y figurer :

• votre nom, et éventuellement votre fonction ;
• le nom de votre organisation ;
• un numéro de téléphone auquel on peut vous joindre ;
• votre site web.

Ce qui n'y a pas sa place : tout l'historique de vos adresses, trois numéros de téléphone, cinq icônes de réseaux sociaux, une citation du jour et une copie de votre adresse e-mail (elle figure déjà dans From). Plus vous en mettez, moins on en lit.

La ligne de séparation : deux tirets et une espace

Au-dessus d'une signature se place une ligne fixe : deux tirets et une espace, et rien d'autre sur cette ligne.

À jeudi !
Julie

--
Julie Dubois | Atelier floral Example
01 99 00 12 34 | www.example.com

Cette ligne -- est une vieille convention issue d'Usenet, devenue courante aussi dans les e-mails. La norme des e-mails en texte brut (RFC 3676, section 4.3) la décrit comme la séparation entre le texte et la signature. L'espace en fait partie : "--" sans espace n'est qu'une ligne avec deux tirets.

Pourquoi est-ce important ? Parce que les logiciels de messagerie reconnaissent cette ligne. Beaucoup affichent tout ce qui se trouve en dessous dans une couleur plus claire, et omettent la signature lorsque vous répondez à un message. Sans cette ligne, la signature se retrouve à nouveau dans la citation à chaque échange. Après dix réponses, l'e-mail contient dix copies de la même signature.

La webmail place elle-même la ligne de séparation au-dessus de votre signature lorsque vous la saisissez dans le champ Signature. Ne la tapez donc pas une seconde fois, sinon il y en aura deux. Et faites attention lorsque vous copiez depuis un traitement de texte : il supprime parfois l'espace en fin de ligne.

Restez bref : la règle des quatre lignes

Dès 1995, la nétiquette des utilisateurs d'Internet (RFC 1855) donnait une règle simple : gardez votre signature courte, pas plus de quatre lignes. À l'époque, la raison était que les gens payaient leur connexion à la minute. Cette raison a disparu, mais la règle reste bonne : une signature de quatre lignes, on la lit ; une signature de douze lignes, on la saute.

Quatre lignes suffisent si vous combinez habilement. Utilisez un séparateur comme | pour placer deux informations sur une même ligne :

--
Julie Dubois | Atelier floral Example
Fleurs pour mariages et entreprises
01 99 00 12 34 | www.example.com

Cela fait trois lignes, avec tout ce dont Karim a besoin.

Texte brut ou HTML, et ce fameux logo

Une signature peut être en texte brut ou avec mise en forme (HTML), tout comme vos messages (leçon 3.2).

Une signature en texte brut s'affiche partout de la même façon, sur chaque téléphone et dans chaque logiciel. Pour la plupart des gens, c'est le meilleur choix.

Une signature HTML peut contenir du gras, de la couleur, un lien derrière un mot et un logo. Elle comporte quelques pièges :

• Une signature mise en forme ne s'affiche que si vous rédigez aussi le message avec mise en forme. Si vous écrivez en texte brut, elle apparaît comme du texte ordinaire sous votre message.
• Un logo peut être joint de deux façons. Comme image externe : une image avec une adresse web, déjà présente sur votre site. L'e-mail reste léger, mais de nombreux logiciels ne chargent pas automatiquement les images externes (tout comme la webmail elle-même, leçon 2.2). Le destinataire voit alors un cadre vide. Ou comme image intégrée : l'image part en pièce jointe avec chaque e-mail. Elle s'affiche alors, mais chaque e-mail devient plus lourd, et chez certains destinataires un trombone apparaît à côté de chaque message, comme s'il contenait une pièce jointe.
• Un logo de 300 Ko sous chaque e-mail, même sous "Parfait, à demain", gaspille l'espace de stockage de tout le monde. Gardez un logo léger, quelques dizaines de Ko.
• Ne placez jamais des informations importantes, comme votre numéro de téléphone, uniquement dans une image. On ne peut pas copier le texte d'une image et un lecteur d'écran ne peut pas le lire à voix haute.

Clauses de non-responsabilité : brèves et prudentes

Sous beaucoup d'e-mails professionnels figure un long texte du type "Ce courriel est exclusivement destiné à son destinataire. Si vous n'êtes pas le destinataire, vous êtes tenu de..." Une telle clause de non-responsabilité a peu de valeur juridique. Le destinataire ne l'a pas acceptée, et elle se trouve sous un message déjà lu. Une clause de ce genre rend aussi l'e-mail plus long que le message lui-même, surtout dans un long fil de discussion.

Si vous souhaitez malgré tout en inclure une, limitez-vous à une phrase courte et factuelle, sans promesses ni affirmations. Si vous devez faire figurer des mentions légales sous vos e-mails professionnels, comme un numéro d'immatriculation, placez-les dans votre signature et non dans un pavé de texte.

Quand votre signature s'ajoute

Dans Paramètres > Rédaction de courriels, vous déterminez comment la webmail gère votre signature : si elle s'ajoute toujours, y compris lors des réponses et des transferts, et si elle se place sous ou au-dessus du message cité. Si vous écrivez au-dessus de la citation (leçon 3.2), choisissez aussi de placer votre signature au-dessus de la citation. Sinon, elle se retrouve tout en bas, sous l'ancien message, où personne ne la trouve.

Si vous avez plusieurs identités (leçon 4.1), chaque identité a sa propre signature. Si vous choisissez une autre identité dans le champ Expéditeur, la signature change en même temps.

En pratique : comment cela fonctionne dans la webmail

Vous créez la signature dans Paramètres > Identités : cliquez sur votre adresse et remplissez le champ Signature. Le petit bouton avec une image affiche une barre d'outils de mise en forme. Dans Paramètres > Rédaction de courriels, vous réglez quand et où la signature s'ajoute. Lors de la rédaction, vous l'insérez ou la changez avec le bouton Signature. Le manuel de Roundcube décrit les étapes. Dans d'autres webmails et logiciels de messagerie, le fonctionnement est similaire, même si tous les logiciels ne placent pas eux-mêmes la ligne de séparation.

Résumé

• Une signature indique votre nom, votre organisation, votre téléphone et votre site web, rien de plus.
• La ligne de séparation est exactement "-- " (deux tirets et une espace, RFC 3676 section 4.3) ; les logiciels la reconnaissent et omettent la signature dans les citations.
• Règle simple : quatre lignes au maximum (RFC 1855).
• Le texte brut s'affiche bien partout ; un logo reste léger, et les informations importantes ne figurent jamais uniquement dans une image.
• Les clauses de non-responsabilité ont peu de valeur juridique : brèves et prudentes, ou à supprimer.

Quiz

Exercice

Exercice A4.2 : Faire vérifier votre signature. Configurez une signature pour votre identité dans Paramètres > Identités et envoyez-vous un e-mail avec WMC A4.2 en objet. Ouvrez l'e-mail reçu, choisissez Plus > Exporter et téléversez le fichier .eml. Le programme lit le fichier uniquement en mémoire et vérifie : l'objet contient A4.2 ; il y a une partie texte ; il y a une ligne de séparation qui est exactement "-- " (avec espace : vert ; "--" sans espace : orange ; aucune ligne de séparation : rouge) ; la signature sous la ligne de séparation compte au maximum quatre lignes (vert), cinq ou six lignes (orange) ou plus (rouge) ; la signature contient votre nom ou une partie de votre nom d'affichage, ou un numéro de téléphone ou un site web ; si votre message est en HTML, il contient aussi une version en texte brut (multipart/alternative) ; et une image dans la signature envoyée en pièce jointe et dépassant 50 Ko donne orange. Pour chaque point, vous voyez vert, orange ou rouge avec une explication.

Pour aller plus loin

Lorsque des étapes dans la webmail sont décrites, elles s'appliquent à la webmail de WebOké ; dans d'autres webmails, le fonctionnement est similaire.

• Roundcube Webmail 5.2: Créer une signature
• Roundcube Webmail 5.1: Votre nom comme expéditeur
• Roundcube Webmail 10.1: Les principaux paramètres
• RFC 3676, section 4.3 Usenet Signature Convention (en anglais) : https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc3676
• RFC 1855, Netiquette Guidelines (en anglais) : https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc1855